用云代替文件夹，用 PDF 代替打印输出，用电子邮件代替信件：越来越多的德国公司正在淘汰纸张并过渡到数字解决方案。但任何希望让业务流程具备未来适应性的企业，都必须以严谨且有条理的方式推进这项工作。

在本文中，您将了解德国企业是否被法律要求将其会计数字化，以及在线管理工作流程在全国范围内的普及程度。我们将逐步概述如何实现簿记现代化，并强调无纸化会计在实践中的优缺点。

本文内容

• 德国会计数字化：现状
  
• 德国的公司是否必须进行会计数字化？
  
• 数字化会计的优缺点是什么？
  
• 德国公司如何实现会计数字化？
  

德国会计数字化：现状

德国百分之十五的公司现在完全无纸化运营。该数据来自数字协会 Bitkom 于 2024 年发布的一项代表性研究，该研究对 1100 多个组织进行了调查。相比之下，2022 年，该国只有 8% 的企业表示已淘汰纸张。该研究的其他发现包括：

• 24% 的德国公司约四分之一的行政流程仍采用纸质化处理（2022 年：34%）
  
• 38% 的德国公司约一半的行政流程仍采用纸质化处理（2022 年：33%）
  
• 14% 的德国公司约四分之三的行政流程仍采用纸质化处理（2022 年：18%）
  
• 6% 的德国公司几乎所有行政流程仍采用纸质化处理（2022 年：4%）
  

纸张消耗量减少，文件夹用量也随之下降。不出所料，有半数受访者表示，过去五年间文件柜的数量有所减少。这一转变带来的诸多益处，使得德国几乎所有企业如今从根本上愿意推进业务流程数字化。2024 年，这一接受度比例达到 96%，较 2022 年的 89% 有所上升。

毕马威 (KPMG) 会计师事务所与咨询公司联合发布的《2024/2025 年会计数字化报告》得出了相似结论。在受访的 261 家企业中，68% 表示已完全或部分采用无纸化会计；12% 正处于转型实施阶段，11% 则有具体推进计划。此外，系统环境的同质化程度也存在显著差异，这方面的工作可能包括企业资源规划 (ERP) 系统的标准化等。

德国的公司是否必须进行会计数字化？

德国公司没有基本的法律义务将其会计数字化。然而，各种法律要求意味着在许多情况下，将主要工作流程转移到线上，尤其是在会计领域，变得不可避免。

强制性电子发票

自 2025 年 1 月 1 日起，德国企业开展国内 B2B 交易时，必须接收并处理电子发票。未来几年，强制性电子发票的适用范围预计将进一步扩大，到 2028 年，各类计费凭证或将全面采用电子形式开具。

在公共部门，电子发票自 2020 年起已生效。与公共采购机构合作的企业，如今必须以结构化格式提交发票，例如 ZUGFeRD 格式或 XRechnung 格式（详见《电子发票条例》第 3 条及第 11[3] 条）。

符合 GoBD

《电子形式账簿、记录及凭证的规范管理与存储原则》（简称 GoBD）规定了德国企业数字化会计的核心准则。该原则明确了涉税数据的收集、处理及归档要求，其中 GoBD 规定，电子会计记录必须以不可篡改的格式存储，以防数据被篡改。要实现这一合规要求，企业需配备可靠的工具及稳固的 IT 基础设施。

企业还需全面、透明地留存簿记信息，确保该信息在整个留存期内始终可查阅、可核验。根据《德国税法》(AO) 第 147(3) 条规定，法定留存期限为 6 年、8 年或 10 年，具体取决于凭证类型。

准备程序文件

除了技术标准之外，公司还应准备程序文件。这些材料需要涵盖所有数字会计流程和程序，描述如何收集、处理和存档数据。它向税务局证明该组织遵守 GoBD 并保持准确的簿记做法。

遵守欧盟通用数据保护条例 (GDPR)

《欧盟通用数据保护条例》(GDPR) 自 2018 年起便管辖着欧盟及德国境内的个人信息保护事宜。该条例规定，企业必须采取组织性及技术性安全措施，以防范第三方未经授权获取数据。例如，个人信息必须以加密形式传输，并存储在安全服务器上。

数字化会计的优缺点是什么？

数字化会计具有许多优点。旨在实现簿记现代化的德国企业也需要意识到这种变化可能带来的不利影响。

数字化会计的优点

• 节省时间： 数字化会计的一个主要好处是通过流程自动化节省了大量时间。簿记软件可处理开具发票、管理收据、编制年度财务报表等工作，进而减少人工操作，提升行政事务处理效率。

• 减少错误： 计费文档和收据的自动化处理在很大程度上消除了手动输入错误。AI 在会计中的应用进一步提高了数据质量并减少了审计工作量。

• 数据可用性： 升级会计的公司能够随时随地实时查看记录、文档和交易。这使得对金融活动的访问速度更快、处理更轻松、透明监控成为可能。通过即时访问信息，团队可以做出更快、更明智的决策，同时快速响应变化或各类需求。AI 驱动的工具为数据的分析与解读增添了新可能，企业与税务顾问、审计师及其他合作伙伴的协作也会更加顺畅。

• 节省空间： 过渡到数字系统后无需物理档案。关键记录保存在安全的云服务或中央服务器上，从而回收了文件柜和架子曾经占用的办公空间。

• 长期节省成本： 从长远来看，数字工作流程减少了支出。公司不仅节省了纸张、碳粉和打印机硬件，还节省了存储和存档文件的费用。取消档案室和纸张存储区域对租金成本有积极影响。此外，自动化减少了会计人员的工作量，从而降低了总体人事费用。

• 法律保障： 对于会计师来说，数字化在某些领域是法律要求，尤其是在 B2B 领域的电子发票方面。通过现代平台更容易实现 GoBD 下的合规性。自动软件更新还确保管理流程始终与最新的税务规则保持同步。

数字化会计的缺点

• 高初始投资： 德国希望实现会计数字化的公司需要首先投资软件和 IT 基础设施。这带来了预算挑战，特别是对于小型企业和初创公司而言。员工培训也需要进一步的费用。

• 安全风险： 在线保存的信息是网络攻击的目标。因此，企业必须充分保护其 IT 基础设施。加密和例行备份等措施是关键。

• 对技术的依赖： 随着数字化程度的提高，对技术的依赖也在增加。如果系统出现故障或出现技术问题，整个簿记流程就有中断的风险。

德国公司如何实现会计数字化？

从传统的纸质会计到数字工作流程的过渡可能很复杂，需要采用系统的方法来规划和实施。以下是成功实现簿记现代化的最重要步骤：

尽早让税务顾问参与进来

在规划阶段尽早让税务专业人士参与至关重要。就所有适用法规及合规义务寻求他们的指导，这种早期协作对解读财税规则、避免失误尤为重要。顾问还能推荐符合企业需求的合适会计软件，并培训团队高效操作该软件。

选择合格人员

组建一支合格的团队，引领会计数字化。如果您作为公司领导者自己管理项目，请任命一个由两到三名员工组成的核心团队来监督其实施。与值得信赖的税务专家保持密切沟通。

购买必要的硬件

需要适当的硬件才能将簿记转移到线上。除了核心 IT 基础设施和功能强大的计算机外，购买一台好的文档扫描仪来捕获纸质记录。建议使用云存储库或中央服务器来安全存储会计数据。

选择合适的会计软件

选择合适的平台是转型成功的核心。需确认软件符合 GoBD 法规要求，且涵盖所有必要功能；核实其是否能便捷对接 DATEV 等主流税务咨询软件；提前明确维护、更新及技术支持等潜在后续费用。

Stripe Revenue Recognition 能自动按权责发生制记录企业收入。该工具不仅可协助将款项分配至对应交付期，还能为月度及年度财务报表的编制提供便利，尤其适用于订阅服务等经常性付款场景。软件可确保报表数据准确，且支持符合《会计准则汇编》 (ASC 606) 及《国际财务报告准则》(IFRS 15) 等国际准则的合规要求。

员工意识提升和培训

数字化给会计师带来了重大变化。因此，尽早告知员工非常重要。认真对待任何疑虑，并清楚地解释无纸化簿记的好处。培训课程有助于员工熟悉新的工作流程。

税务合规审计

请税务专业人士在过渡后进行税务合规审计，以验证新流程是否符合 GoBD 要求。根据需要进行调整，使记录与适用法律保持一致。