Des nuages au lieu de dossiers papier, des fichiers PDF au lieu de documents imprimés, et des courriels au lieu de lettres : de plus en plus d’entreprises en Allemagne abandonnent le papier pour passer à des solutions numériques. Cependant, toute entreprise qui souhaite pérenniser ses processus doit aborder cette transition avec prudence et de manière structurée.

Dans cet article, vous découvrirez si les entreprises allemandes sont légalement tenues de numériser leur comptabilité et dans quelle mesure les processus administratifs en ligne sont répandus dans le pays. Nous vous expliquons également étape par étape comment moderniser votre comptabilité et mettons en avant les avantages et les inconvénients de la comptabilité sans papier dans la pratique.

Que contient cet article?

– Comptabilité numérisée en Allemagne : statu quo
– La comptabilité numérique est-elle obligatoire pour les entreprises en Allemagne?
– Quels sont les avantages et les inconvénients de la comptabilité numérique?
– Comment les entreprises allemandes peuvent-elles numériser leur comptabilité?

Comptabilité numérisée en Allemagne : état quo

Quinze pour cent des entreprises allemandes fonctionnent désormais sans aucun support papier. Ce chiffre est tiré d’une étude représentative publiée en 2024 par l’association numérique Bitkom, qui a interrogé plus de 1 100 organisations. À titre de comparaison, en 2022, seuls 8 % des entreprises du pays déclaraient avoir éliminé le papier. Parmi les autres conclusions de l’étude, on peut citer :

– 24 % des entreprises allemandes traitent environ un quart de leurs flux de travail administratifs sur papier (2022 : 34 %)
– 38 % des entreprises allemandes traitent environ la moitié de leurs flux de travail administratifs sur papier (2022 : 33 %)
– 14 % des entreprises allemandes traitent environ les trois quarts de leurs flux de travail administratifs sur papier (2022 : 18 %)
– 6 % des entreprises allemandes traitent la quasi-totalité de leurs flux de travail administratifs sur papier (2022 : 4 %)

Il n’est pas surprenant que la moitié des personnes interrogées aient signalé une réduction du nombre de classeurs au cours des cinq dernières années, ce qui a contribué au fait que presque toutes les entreprises du pays sont désormais fondamentalement ouvertes à la numérisation de leurs processus d’entreprise. En 2024, 96 % d’entre elles se sont déclarées ouvertes à cette évolution, contre 89 % en 2022.

L’étude «  Digitization in Accounting 2024/2025  » réalisée par le cabinet d’audit et de conseil KPMG arrive à des conclusions similaires. Sur les 261 entreprises interrogées, 68 % déclarent avoir adopté totalement ou partiellement la comptabilité sans papier. Douze pour cent sont actuellement en train de mettre en œuvre la transition et 11 % ont des projets concrets en ce sens. Il existe également des différences notables dans l’homogénéisation du paysage des systèmes, qui peut impliquer, par exemple, la standardisation des systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP).

La comptabilité numérique est-elle obligatoire pour les entreprises en Allemagne?

Il n’existe aucune obligation juridique fondamentale pour les entreprises allemandes de numériser leur comptabilité. Néanmoins, diverses exigences légales font que la mise en ligne des principaux flux de travail, en particulier dans le domaine de la comptabilité, devient inévitable dans de nombreux cas.

Facturation électronique obligatoire :

À compter du 1er janvier 2025, les entreprises du pays seront tenues de recevoir et de traiter des factures électroniques pour les transactions interentreprises (B2B) nationales. Au cours des prochaines années, le champ d’application de la facturation électronique obligatoire devrait s’étendre et, d’ici 2028, les documents de facturation pourraient être émis exclusivement sous forme électronique.

Dans le secteur public, la facturation électronique est en vigueur depuis 2020. Les entreprises qui travaillent avec des pouvoirs adjudicateurs publics doivent désormais soumettre leurs factures dans des formats structurés, tels que ZUGFeRD ou XRechnung (voir les sections 3 et 11[3] du règlement sur la facturation électronique).

Conformité à la norme GoBD

Les principes relatifs à la gestion et au stockage appropriés des livres, registres et documents sous forme électronique (GoBD) régissent les principes fondamentaux de la comptabilité numérique pour les entreprises en Allemagne. Ils décrivent la manière dont les données fiscales doivent être collectées, traitées et archivées. Parmi les dispositions, le GoBD impose que les registres comptables électroniques soient sauvegardés dans un format inaltérable afin d’empêcher toute manipulation. Pour se conformer à cette exigence, il est nécessaire de disposer d’outils fiables et d’une infrastructure informatique robuste.

Les entreprises sont également tenues de conserver les informations comptables de manière exhaustive et transparente, en veillant à ce qu’elles soient accessibles et vérifiables à tout moment pendant toute la durée de conservation. La durée légale est de 6, 8 ou 10 ans, selon le type de document, conformément à l’article 147, paragraphe 3, du code fiscal allemand (AO).

Préparation de la documentation de procédure

Au-delà des critères techniques, les entreprises sont censées préparer des documents de procédure. Ces documents doivent prendre en compte tous les processus et procédures comptables numériques, décrivant la façon dont les données sont collectées, traitées et archivées. Cela démontre au bureau des services fiscaux que l’organisation se conforme au GoBD et adopte des pratiques comptables précises.

Conformité au RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) régit la protection des données personnelles dans l’Union européenne et en Allemagne depuis 2018. Parmi ses règles, il impose aux entreprises d’implémenter des mesures de sécurité organisationnelles et techniques pour protéger les données contre tout accès non autorisé par des tiers. Les données personnelles doivent, par exemple, être transmises sous forme chiffrée et conservées sur des serveurs sécurisés.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la comptabilité numérique?

La comptabilité numérisée offre de nombreux avantages. Les entreprises allemandes qui souhaitent moderniser leur comptabilité doivent également être conscientes des inconvénients qui pourraient accompagner un tel changement.

Avantages de la comptabilité numérisée

– Gain de temps : en effet, l’un des principaux avantages de la comptabilité numérique réside dans le gain de temps considérable réalisé grâce à l’automatisation des processus. Les logiciels de comptabilité prennent en charge des tâches telles que la création de factures, la gestion des reçus et la préparation des états financiers annuels, ce qui réduit le travail manuel et accélère les tâches administratives.

– Réduction des erreurs : le traitement automatisé des documents de facturation et des reçus réduit considérablement les erreurs de saisie manuelle. L’utilisation de l’IA dans la comptabilité améliore encore la qualité des données et réduit l’étendue des audits.

– Disponibilité des données : les entreprises qui mettent à niveau leur comptabilité peuvent consulter les registres, les documents et les transactions en temps réel, à tout moment et depuis n’importe quel endroit. Cela permet un accès plus rapide, un traitement plus facile et un suivi transparent de l’activité financière. Avec un accès instantané à l’information, les équipes prennent des décisions plus rapides et mieux éclairées et répondent plus rapidement aux changements ou aux demandes. Les outils basés sur l’intelligence artificielle ajoutent de nouvelles possibilités d’analyse et d’interprétation. La collaboration avec les conseillers fiscaux, les auditeurs et d’autres partenaires devient également plus fluide.

– Gain d’espace : le passage aux systèmes numériques élimine le besoin d’archives physiques. Les documents importants sont conservés sur des services infonuagiques sécurisés ou des serveurs centraux, ce qui permet de récupérer l’espace de bureau autrefois occupé par les classeurs et les étagères.

– Économies de coûts à long terme : les flux de travail numériques réduisent les dépenses à long terme. Les entreprises économisent non seulement sur le papier, le toner et le matériel d’impression, mais aussi sur les dépenses de stockage et d’archivage des fichiers. La suppression des salles d’archives et des espaces de stockage du papier a un effet positif sur les coûts de location. De plus, l’automatisation réduit les efforts du personnel comptable, réduisant ainsi les dépenses globales de personnel.

– Garanties juridiques : pour les comptables, la numérisation est une attente juridique dans certains domaines, notamment concernant la facturation électronique dans le secteur du commerce interentreprises. La conformité aux normes GoBD est plus facile à atteindre via les plateformes modernes. Les mises à jour logicielles automatiques valident également que les processus administratifs sont toujours à jour avec les dernières règles fiscales.

Inconvénients de la comptabilité numérique

– Investissement initial élevé : en Allemagne, les entreprises qui souhaitent passer à la comptabilité numérique doivent d’abord investir dans des logiciels et une infrastructure informatique. Cela représente un défi budgétaire, en particulier pour les petites entreprises et les start-ups. La formation des employés entraîne également des dépenses supplémentaires.

– Risques liés à la sécurité : les informations conservées en ligne sont susceptibles d’être la cible de cyberattaques. C’est pourquoi les entreprises doivent protéger leur infrastructure informatique de manière adéquate. Des mesures telles que le chiffrement et les sauvegardes régulières sont essentielles.

– Dépendance à la technologie : Plus la numérisation est généralisée, plus la dépendance à la technologie augmente. En cas de panne des systèmes ou de problèmes techniques, l’ensemble du processus comptable risque d’être perturbé.

Comment les entreprises en Allemagne peuvent-elles numériser leur comptabilité?

La transition entre la comptabilité traditionnelle sur papier et les flux de travail numériques peut être complexe et nécessite une approche systématique en matière de planification et de mise en œuvre. Voici les étapes essentielles pour moderniser avec succès sa comptabilité :

Faire appel à des conseillers fiscaux dès le début

Il est important d’impliquer des fiscalistes dès la phase de planification. Demandez-leur conseil sur toutes les réglementations applicables et les obligations de conformité. Une coordination précoce est particulièrement utile pour interpréter les dispositions fiscales et éviter les erreurs. Les conseillers peuvent également recommander un logiciel de comptabilité adapté aux besoins de l’organisation et former votre équipe à son utilisation efficace.

Choisir un personnel qualifié

Constituez une équipe qualifiée pour diriger la numérisation de la comptabilité. Si, en tant que dirigeant de l’entreprise, vous gérez vous-même le projet, nommez une équipe de deux ou trois employés pour superviser sa mise en œuvre. Maintenez une communication étroite avec un expert fiscal de confiance.

Achat du matériel nécessaire

Un matériel informatique approprié est nécessaire pour passer à la comptabilité en ligne. Outre l’infrastructure informatique de base et des ordinateurs puissants, achetez un bon scanner de documents pour numériser les documents physiques. Il est conseillé d’utiliser un espace de stockage dans le nuage ou un serveur central pour conserver les données comptables en toute sécurité.

Choisir un logiciel de comptabilité adapté

Le choix d’une bonne plateforme est essentiel à la réussite de la transition. Vérifiez que le logiciel est conforme à la réglementation GoBD et qu’il couvre toutes les fonctionnalités nécessaires. Assurez-vous qu’il s’intègre facilement aux programmes de conseil fiscal courants, tels que DATEV. Déterminez à l’avance s’il existe des frais supplémentaires potentiels pour la maintenance, les mises à jour et l’assistance.

Stripe Comptabilisation des revenus permet aux entreprises d’enregistrer automatiquement leurs revenus selon la méthode de la comptabilité d’exercice. Par ailleurs, cet outil aide non seulement à affecter les paiements aux bonnes périodes de livraison, mais facilite également l’établissement des états financiers mensuels et annuels, en particulier pour les paiements récurrents, tels que les abonnements. Le logiciel garantit l’exactitude des rapports et garantit la conformité aux normes internationales, notamment la codification des normes comptables (ASC) 606 et la norme internationale d’information financière (IFRS) 15.

Sensibilisation et formation des employés

La numérisation implique des changements importants pour les comptables. Il est donc important d’informer vos employés dès le début. Prenez leurs préoccupations au sérieux et expliquez-leur clairement les avantages de la comptabilité dématérialisée. Des formations aideront le personnel à se familiariser avec les nouveaux processus de travail.

Audit de conformité fiscale

Après la transition, confiez à un fiscaliste la tâche d’effectuer un audit de conformité afin de vérifier que les nouveaux processus sont alignés sur les exigences de la réglementation GoBD. Apportez les ajustements nécessaires pour que vos registres soient en accord avec la législation en vigueur.