Nubes en lugar de carpetas de archivos, PDF en lugar de impresiones y correos electrónicos en lugar de cartas: cada vez más empresas en Alemania están eliminando el papel y pasando a soluciones digitales. Sin embargo, cualquiera que quiera preparar sus procesos empresariales para el futuro debe abordar esta tarea con cuidado y de forma estructurada.

En este artículo, descubrirás si las empresas alemanas están obligadas por ley a digitalizar su contabilidad y cuál es el grado de implantación de los flujos de trabajo administrativos en línea en todo el país. También te explicamos paso a paso cómo puedes modernizar tu contabilidad y te mostramos las ventajas y desventajas de la contabilidad sin papel en la práctica.

¿Qué contiene este artículo?

• Contabilidad digitalizada en Alemania: situación actual
  
• ¿Es obligatoria la contabilidad digital para las empresas en Alemania?
  
• ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la contabilidad digital?
  
• ¿Cómo pueden las empresas en Alemania digitalizar su contabilidad?
  

Contabilidad digitalizada en Alemania: situación actual

El 15% de las empresas en Alemania operan ahora sin utilizar papel. Esta cifra procede de un estudio representativo publicado en 2024 por la asociación digital Bitkom, que encuestó a más de 1100 organizaciones. A modo de comparación, en 2022, solo el 8 % de las empresas del país declararon haber eliminado el papel. A continuación se enumeran otras conclusiones del estudio:

• El 24 % de las empresas alemanas procesan alrededor de una cuarta parte de sus flujos de trabajo administrativo en papel (2022: 34 %)
  
• El 38 % de las empresas alemanas procesan aproximadamente la mitad de sus flujos de trabajo administrativo en papel (2022: 33 %)
  
• El 14 % de las empresas alemanas procesan alrededor de tres cuartas partes de sus flujos de trabajo administrativo en papel (2022: 18 %)
  
• El 6 % de las empresas alemanas procesa casi todos sus flujos de trabajo administrativo en papel (2022: 4 %)
  

Un menor consumo de papel significa menos carpetas de archivos. Como era de esperar, la mitad de los encuestados informó de una reducción en el número de archivadores en los últimos cinco años. Las ventajas de este cambio han contribuido a que casi todas las empresas del país estén ahora fundamentalmente abiertas a la digitalización de sus procesos empresariales. En 2024, el 96 % declaró estar abierto a ello, frente al 89 % en 2022.

El estudio «Digitalización en la contabilidad 2024/2025» realizado por la empresa de auditoría y consultoría KPMG llega a conclusiones similares. De las 261 empresas encuestadas, el 68 % afirma haber adoptado total o parcialmente la contabilidad sin papel. El 12 % está llevando a cabo la transición en la actualidad y el 11 % tiene planes concretos para hacerlo. También hay diferencias notables en la homogeneización del panorama de los sistemas, lo que puede implicar, por ejemplo, la estandarización de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

¿Es obligatoria la contabilidad digital para las empresas en Alemania?

En Alemania, las empresas no tienen la obligación legal fundamental de digitalizar su contabilidad. Sin embargo, diversos requisitos legales hacen que, en muchos casos, sea inevitable trasladar los flujos de trabajo principales a Internet, especialmente en el ámbito de la contabilidad.

Facturación electrónica obligatoria:

A partir del 1o de enero de 2025, las empresas del país estarán obligadas a recibir y procesar facturas electrónicas para las transacciones nacionales business to business (B2B). En los próximos años, se prevé que se amplíe el alcance de la facturación electrónica obligatoria y que para 2028 los documentos de facturación se emitan exclusivamente en formato electrónico.

En el sector público, la facturación electrónica está en vigor desde 2020. Las empresas que trabajan con organismos públicos contratantes ahora deben presentar facturas en formatos estructurados, como ZUGFeRD o XRechnung (véanse las secciones 3 y 11[3] del Reglamento sobre facturación electrónica).

Cumplimiento de la normativa de GoBD

Los principios para la gestión y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD) rigen los principios básicos de la contabilidad digital para las empresas en Alemania. En ellos se describe cómo deben recopilarse, procesarse y archivarse los datos relevantes a efectos fiscales. Entre otras disposiciones, la normativa GoBD exige que los registros contables electrónicos se almacenen en un formato inalterable para evitar su manipulación. Para cumplir con esta normativa, se necesitan herramientas fiables y una infraestructura informática sólida.

También se espera que las empresas conserven la información contable de forma exhaustiva y transparente, y que garanticen que sea accesible y verificable en todo momento durante el período de retención. El período legal es de 6, 8 o 10 años, según el tipo de documento, de acuerdo con el artículo 147(3) del Código Fiscal (AO) alemán.

Preparación de documentación procesal

Más allá de los criterios técnicos, se espera que las empresas preparen documentación sobre los procedimientos. Estos materiales deben abarcar todos los procesos y procedimientos contables digitales, y describir cómo se recopilan, procesan y archivan los datos. Esto le demuestra a la agencia fiscal que la organización cumple con la normativa GoBD y mantiene prácticas contables precisas.

Cumplimiento de la normativa del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD rige la protección de datos personales en la Unión Europea y Alemania desde 2018. Entre sus normas, obliga a las empresas a implementar medidas de seguridad organizativas y técnicas para proteger los datos del acceso no autorizado por parte de terceros. Por ejemplo, la información personal debe transmitirse en forma cifrada y mantenerse en servidores seguros.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la contabilidad digital?

La contabilidad digital ofrece numerosas ventajas. Las empresas alemanas que aspiran a modernizar su contabilidad también deben ser conscientes de los inconvenientes que puede acarrear este cambio.

Ventajas de la contabilidad digital

• Ahorro de tiempo: una de las principales ventajas de la contabilidad digital es el considerable ahorro de tiempo que se consigue gracias a la automatización de los procesos. El software de contabilidad se encarga de tareas como la creación de facturas, la gestión de recibos y la preparación de estados financieros anuales, lo que reduce el trabajo manual y agiliza las tareas administrativas.

• Reducción de errores: el procesamiento automatizado de documentos de facturación y recibos elimina en gran medida los errores de introducción manual de datos. El uso de la IA en la contabilidad mejora aún más la calidad de los datos y reduce el alcance de las auditorías.

• Disponibilidad de datos: las empresas que actualizan su contabilidad pueden ver registros, documentos y transacciones en tiempo real en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto permite un acceso más rápido, un procesamiento más sencillo y un seguimiento transparente de la actividad financiera. Con acceso instantáneo a la información, los equipos toman decisiones más rápidas y mejor informadas, y responden más rápidamente a los cambios o solicitudes. Las herramientas basadas en inteligencia artificial añaden nuevas posibilidades de análisis e interpretación. La colaboración con asesores fiscales, auditores y otros socios también se vuelve más fluida.

• Ahorro de espacio: la transición a los sistemas digitales elimina la necesidad de archivos físicos. Los registros clave se guardan en servicios en la nube seguros o en servidores centrales, lo que permite recuperar el espacio de oficina que antes ocupaban los archivadores y las estanterías.

• Ahorro de costos a largo plazo: los flujos de trabajo digitales reducen los gastos a largo plazo. Las empresas no solo ahorran en papel, tóner y hardware de impresión, sino también en los gastos de almacenamiento y archivo de documentos. La eliminación de las salas de archivo y las áreas de almacenamiento de papel tiene un efecto positivo en los costos de alquiler. Además, la automatización reduce el esfuerzo del personal en contabilidad, lo que disminuye los gastos generales de personal.

• Garantías legales: para los contadores, la digitalización es una expectativa legal en ciertas áreas, especialmente en lo que respecta a la facturación electrónica en el sector B2B. El cumplimiento de la normativa GoBD es más fácil de lograr a través de plataformas modernas. Las actualizaciones automáticas de software también garantizan que los procesos administrativos estén siempre al día con las últimas normas fiscales.

Desventajas de la contabilidad digital

• Alta inversión inicial: las empresas alemanas que desean digitalizar su contabilidad deben invertir primero en software e infraestructura informática. Esto supone un reto presupuestario, especialmente para las pequeñas empresas y las startups. La formación de los empleados también conlleva gastos adicionales.

• Riesgos de seguridad: la información almacenada en línea es blanco de ciberataques. Por este motivo, las empresas deben proteger adecuadamente su infraestructura de TI. Medidas como el cifrado y las copias de seguridad periódicas son fundamentales.

• Dependencia de la tecnología: con el aumento de la digitalización, también crece la dependencia de la tecnología. Si los sistemas fallan o surgen problemas técnicos, todo el flujo contable corre el riesgo de verse interrumpido.

¿Cómo pueden las empresas en Alemania digitalizar su contabilidad?

La transición de la contabilidad tradicional en papel a los flujos de trabajo digitales puede ser compleja y requiere un enfoque sistemático para su planificación e implementación. Estos son los pasos más importantes para modernizar con éxito la contabilidad:

Involucra a los asesores fiscales desde el principio

Es importante involucrar a expertos tributarios desde las primeras fases de la planificación. Solicita su asesoramiento sobre todas las normativas aplicables y las obligaciones de cumplimiento. La coordinación temprana es especialmente valiosa para interpretar las normas fiscales y evitar errores. Los asesores también pueden recomendar un software de contabilidad adecuado que se ajuste a las necesidades de la organización y formar a tu equipo sobre cómo utilizarlo de forma eficaz.

Selecciona personal calificado

Reúne un equipo calificado para dirigir la digitalización de la contabilidad. Si tú, como líder de la empresa, gestionas el proyecto por tu cuenta, designa un equipo central de dos o tres empleados para supervisar su implementación. Mantén una comunicación fluida con un experto fiscal de confianza.

Compra del hardware necesario

Se necesita el hardware adecuado para llevar la contabilidad en línea. Además de la infraestructura informática básica y computadoras potentes, adquiere un buen escáner de documentos para capturar los registros en papel. Es recomendable utilizar un repositorio en la nube o un servidor central para almacenar de forma segura los datos contables.

Selecciona el software de contabilidad adecuado

Elegir la plataforma adecuada es fundamental para el éxito de la transición. Confirma que el software cumpla con la normativa GoBD y cubra todas las funciones necesarias. Comprueba si facilita la integración sencilla con programas de asesoría fiscal populares, como DATEV. Determina de antemano si hay posibles gastos adicionales por mantenimiento, actualizaciones y asistencia técnica.

Revenue Recognition de Stripe permite a las empresas registrar automáticamente sus ingresos según el principio de devengo. Sin embargo, la herramienta no solo ayuda a asignar los pagos a los periodos de entrega correctos, sino que también facilita la elaboración de estados financieros mensuales y anuales, especialmente en el caso de pagos recurrentes, como las suscripciones. El software garantiza la precisión de los informes y cumple con las normas internacionales, incluidas la Codificación de Normas Contables (ASC) 606 y la Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) 15.

Sensibilización y capacitación de los empleados

La digitalización supone cambios significativos para los contadores. Por lo tanto, es importante que informes a tus empleados en una fase temprana. Toma en serio cualquier inquietud y explica claramente las ventajas de la contabilidad sin papel. Los cursos de capacitación ayudan al personal a familiarizarse con los nuevos flujos de trabajo.

Auditoría del cumplimiento de la normativa fiscal

Pide a un experto tributario que realice una auditoría de cumplimiento de la normativa fiscal después de la transición para verificar que los nuevos procesos cumplan con los requisitos de GoBD. Implementa los ajustes necesarios para mantener los registros alineados con la legislación aplicable.