Nuvens em vez de pastas de arquivos, PDFs em vez de impressões e e-mails em vez de cartas: cada vez mais empresas na Alemanha estão eliminando o papel e fazendo a transição para soluções digitais. No entanto, qualquer um que queira preparar seus processos corporativos para o futuro deve abordar essa tarefa com cuidado e de maneira estruturada.

Neste artigo, você aprenderá se as empresas alemãs são legalmente obrigadas a digitalizar sua contabilidade e como os fluxos de trabalho administrativos on-line estão difundidos em todo o país. Também descrevemos passo a passo como você pode modernizar a contabilidade e destacamos as vantagens e desvantagens da contabilidade sem papel na prática.

O que vamos abordar neste artigo?

• Contabilidade digitalizada na Alemanha: status quo
  
• A contabilidade digital é obrigatória para as empresas na Alemanha?
  
• Quais são os prós e contras da contabilidade digital?
  
• Como as empresas na Alemanha podem digitalizar sua contabilidade?
  

Contabilidade digitalizada na Alemanha: status quo

Quinze por cento das empresas na Alemanha agora operam totalmente sem papel. Este número é de um estudo representativo publicado em 2024 pela associação digital Bitkom, que entrevistou mais de 1.100 organizações. A título de comparação, em 2022, apenas 8% das empresas do país informaram ter eliminado o papel. Outras descobertas do estudo incluem:

• 24% das empresas alemãs processam cerca de um quarto de seus fluxos de trabalho administrativos em papel (em 2022 eram 34%)
  
• 38% das empresas alemãs processam cerca de metade de seus fluxos de trabalho administrativos em papel (em 2022 eram 33%)
  
• 14% das empresas alemãs processam cerca de três quartos de seus fluxos de trabalho administrativos em papel (em 2022 eram 18%)
  
• 6% das empresas alemãs processam quase todos os seus fluxos de trabalho administrativos em papel (em 2022 eram 4%)
  

Menos consumo de papel significa menos pastas de arquivos. Sem surpresa, metade dos entrevistados relatou uma redução nos armários de arquivos nos últimos cinco anos. Os benefícios dessa mudança contribuíram para o fato de que quase todas as empresas do país estão agora fundamentalmente abertas a digitalizar seus processos corporativos. Em 2024, 96% reportaram essa abertura, acima dos 89% registrados em 2022.

O estudo "Digitalização na Contabilidade 2024/2025" da empresa de auditoria e consultoria KPMG chega a conclusões semelhantes. Das 261 empresas pesquisadas, 68% relatam adotar a contabilidade sem papel de forma total ou parcial. Doze por cento estão atualmente implementando a transição e 11% têm planos concretos para fazê-lo. Existem também diferenças notáveis na homogeneização do cenário do sistema, que pode envolver, por exemplo, a padronização de sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP).

A contabilidade digital é obrigatória para as empresas na Alemanha?

Não há obrigação jurídica para as empresas na Alemanha digitalizarem sua contabilidade. No entanto, várias exigências legais significam que mover os fluxos de trabalho primários online, principalmente na contabilidade, está se tornando inevitável em muitos casos.

Obrigatoriedade de faturamento eletrônico:

A partir de 1º de janeiro de 2025, as empresas do país são obrigadas a receber e processar faturas eletrônicas para transações domésticas B2B (B2B). Nos anos seguintes, o escopo da fatura eletrônica obrigatória se expande e, até 2028, os documentos de fatura só poderão ser emitidos em formato eletrônico.

No setor público, a fatura eletrônica está em vigor desde 2020. As empresas que trabalham com entidades adjudicantes públicas devem agora apresentar faturas em formatos estruturados, como ZUGFeRD ou XRechnung (ver Seções 3 e 11[3] doRegulamento E-Invoicing).

Conformidade com GoBD

Os princípios para o gerenciamento e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em formato eletrônico (GoBD) regem os princípios fundamentais da contabilidade digital para empresas na Alemanha. Eles descrevem como os dados relevantes para tributos devem ser coletados, processados e arquivados. Entre as disposições, o GoBD exige que os registros contábeis eletrônicos sejam armazenados em um formato inalterável para evitar manipulação. Alcançar essa conformidade exige ferramentas confiáveis e uma infraestrutura de TI robusta.

Também é esperado que as empresas retenham as informações contábeis de forma completa e transparente, garantindo que sejam acessíveis e verificáveis a qualquer momento durante todo o período de retenção. O prazo legal é de 6, 8 ou 10 anos, dependendo do tipo de documento, conforme o Artigo 147(3) do Código Tributário Alemão (AO).

Preparação da documentação processual

Além dos critérios técnicos, espera-se que as empresas preparem uma documentação processual. Esses materiais precisam abranger todos os processos e procedimentos contábeis digitais, descrevendo como os dados são coletados, processados e arquivados. Ele demonstra ao órgão tributário que a organização está em conformidade com o GoBD e mantém práticas contábeis precisas.

Conformidade com o GDPR

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (GDPR) rege a proteção de dados pessoais na União Europeia e na Alemanha desde 2018. Entre suas regras, exige que as empresas implementem organizações emedidas técnicas de segurança para proteger os dados contra acesso não autorizado por terceiros. As informações pessoais devem, por exemplo, ser transmitidas de forma criptografada e armazenadas em servidores seguros.

Quais são os prós e contras da contabilidade digital?

A contabilidade digitalizada oferece inúmeras vantagens. Mas, as empresas na Alemanha que pretendem modernizar sua contabilidade também precisam estar cientes das desvantagens que podem acompanhar essa mudança.

Vantagens da contabilidade digitalizada

• Economia de tempo: um grande benefício da contabilidade digital é a economia de tempo considerável obtida com a automação de processos. O software de contabilidade lida com tarefas como criação de faturas, gestão de recibos e preparação de demonstrações financeiras anuais, reduzindo assim o trabalho manual e acelerando as tarefas administrativas.

• Redução de erros: o processamento automatizado de documentos de faturamento e recibos remove em grande parte os erros de entrada manual. O uso de IA na contabilidade melhora ainda mais a qualidade dos dados e reduz a extensão da auditoria.

• Disponibilidade de dados: as empresas que atualizam sua contabilidade podem visualizar registros, documentos e transações em tempo real a qualquer momento e em qualquer lugar. Isso permite acesso mais rápido, processamento mais fácil e monitoramento transparente da atividade financeira. Com acesso instantâneo às informações, as equipes tomam decisões mais rápidas e bem informadas e respondem mais rapidamente a mudanças ou solicitações. As ferramentas orientadas por IA permitem novas possibilidades de análise e interpretação. A colaboração com consultores tributários, auditores e outros parceiros também se torna mais tranquila.

• Economia de espaço: a transição para sistemas digitais elimina a necessidade de arquivos físicos. Os principais registros são mantidos em serviços de nuvem seguros ou servidores centrais, liberando espaço nos escritórios antes ocupados pelos armários de arquivos e por prateleiras.

• Economia de custos a longo prazo: os fluxos de trabalho digitais reduzem os gastos a longo prazo. As empresas economizam não apenas em papel, toner e hardware de impressora, mas também nas despesas de armazenamento e arquivamento. A eliminação de salas de arquivo e áreas para armazenamento de papel tem um efeito positivo nos custos de aluguel. Além disso, a automação reduz o a necessidade de pessoal na contabilidade, diminuindo assim as despesas gerais com pessoal.

• Salvaguardas legais: para os contadores, a digitalização é uma expectativa jurídica em certas áreas, principalmente no que diz respeito à fatura eletrônica no setor B2B. A conformidade com o GoBD é mais fácil de alcançar com o uso de plataformas modernas. As atualizações automáticas de software também validam que os processos administrativos estão sempre atualizados com as regras tributárias mais recentes.

Desvantagens da contabilidade digital

• Alto investimento inicial: as empresas na Alemanha que desejam digitalizar sua contabilidade precisam primeiro investir em software e infraestrutura de TI. Isso representa um desafio orçamentário, especialmente para pequenas empresas e startups. O treinamento de funcionários também acarreta despesas adicionais.

• Riscos de segurança: as informações mantidas online são alvo de ataques cibernéticos. Por esse motivo, as empresas devem proteger sua infraestrutura de TI adequadamente. Medidas como criptografia e backups de rotina são fundamentais.

• Dependência da tecnologia: com o aumento da digitalização, a dependência da tecnologia também cresce. Se os sistemas falharem ou surgirem problemas técnicos, todo o fluxo de escrituração corre o risco de ser interrompido.

Como as empresas na Alemanha podem digitalizar sua contabilidade?

A transição da contabilidade tradicional estabelecida em papel para fluxos de trabalho digitais pode ser complexa e requer uma abordagem sistemática de planejamento e implementação. Confira as etapas mais importantes para modernizar com sucesso a contabilidade:

Desde o início envolva assessores fiscais

Envolver especialistas fiscais no início da fase de planejamento é importante. Siga a orientação deles sobre todos os regulamentos e obrigações de conformidade aplicáveis. A coordenação precoce é particularmente valiosa para interpretar as regras orçamentárias e evitar erros. Os consultores também podem recomendar um software de contabilidade adequado que se alinhe às necessidades da organização e treinar sua equipe sobre como operá-lo de forma eficaz.

Selecione pessoal qualificado

Monte uma equipe qualificada para liderar a digitalização da contabilidade. Se você, como líder da empresa, estiver gerenciando o projeto por conta própria, nomeie uma equipe principal com dois a três funcionários para supervisionar sua implementação. Mantenha uma comunicação próxima com um especialista tributário de confiança.

Compra do hardware necessário

É necessário hardware apropriado para transferir a contabilidade para o ambiente online. Juntamente com a infraestrutura de TI central e computadores poderosos, adquira um bom scanner de documentos para capturar registros em papel. É aconselhável usar um repositório em nuvem ou um servidor central para armazenamento seguro de dados contábeis.

Selecione o software de contabilidade adequado

Escolher a plataforma certa é fundamental para o sucesso da transição. Confirme se o software é compatível com GoBD e se ele abrange todas as funções necessárias. Verifique se ele facilita a integração simples com programas populares de consultoria tributária, como o DATEV. Determine desde o início se há possíveis despesas de acompanhamento para manutenção, atualizações e suporte.

O Stripe Revenue Recognition permite que as empresas registrem suas receitas automaticamente pelo regime de competência. No entanto, a ferramenta não apenas auxilia na atribuição de pagamentos aos prazos de entrega corretos, mas também facilita as demonstrações financeiras mensais e anuais, especialmente para pagamentos recorrentes, como assinaturas. O software garante relatórios precisos e suporta a conformidade com as normas internacionais, incluindo a Codificação de Normas Contábeis (ASC) 606 e a International Financial Reporting Standard (IFRS) 15.

Conscientização e formação dos colaboradores

A digitalização traz mudanças significativas para os contadores. Portanto, é importante que você informe seus funcionários desde o começo. Leve a sério quaisquer preocupações e explique claramente os benefícios da contabilidade sem papel. Os cursos de treinamento ajudam a equipe a se familiarizar com os novos fluxos de trabalho.

Auditoria de conformidade fiscal

Peça a um especialista fiscal para realizar uma auditoria de conformidade fiscal após a transição para verificar se os novos processos obedecem aos requisitos do GoBD. Implemente os ajustes necessários para manter os registros alinhados com a legislação em vigor.