Des fichiers en nuage à la place des dossiers physiques, des fichiers PDF à la place des imprimés, des e-mails à la place des lettres : de plus en plus d’entreprises en Allemagne éliminent le papier et passent aux solutions numériques. Cependant, toute entreprise souhaitant pérenniser ses processus commerciaux doit aborder cette transition avec soin et de manière structurée.

Dans cet article, vous découvrirez si les entreprises allemandes sont légalement tenues de numériser leur comptabilité et quelle est l’ampleur de l’utilisation des flux de travail administratifs en ligne dans le pays. Nous vous expliquerons aussi, étape par étape, comment moderniser votre comptabilité et vous présenterons les avantages et les inconvénients de la comptabilité sans papier en pratique.

Contenu de cet article

• La comptabilité numérisée en Allemagne : la situation actuelle
  
• Est-ce que la comptabilité numérique est obligatoire pour les entreprises en Allemagne ?
  
• Quels sont les avantages et les inconvénients de la comptabilité numérique ?
  
• Comment les entreprises allemandes peuvent-elles numériser leur comptabilité ?
  

La comptabilité numérisée en Allemagne : la situation actuelle

Quinze pour cent des entreprises en Allemagne fonctionnent désormais entièrement sans papier. Ce chiffre est issu d’une étude représentative publiée en 2024 par l’association numérique Bitkom, qui a interrogé plus de 1 100 organisations. À titre de comparaison, en 2022, seules 8 % des entreprises du pays déclaraient avoir éliminé le papier. Parmi les autres conclusions de l’étude, on peut citer ce qui suit :

• 24 % des entreprises allemandes traitent environ un quart de leurs flux de travail administratifs sur papier (2022 : 34 %)
  
• 38 % des entreprises allemandes traitent environ la moitié de leurs flux de travail administratifs sur papier (2022 : 33 %)
  
• 14 % des entreprises allemandes traitent environ trois quarts de leurs flux de travail administratifs sur papier (2022 : 18 %)
  
• 6 % des entreprises allemandes traitent la quasi-totalité de leurs flux de travail administratifs sur papier (2022 : 4 %)
  

Une consommation de papier réduite signifie moins de dossiers physiques. Sans surprise, la moitié des personnes interrogées ont fait état d’une diminution du nombre de dossiers physiques au cours des cinq dernières années. Les avantages de cette évolution ont contribué au fait que la quasi-totalité des entreprises du pays est désormais fondamentalement ouverte à la numérisation de leurs processus commerciaux. En 2024, 96 % d’entre elles se sont déclarées ouvertes à cette idée, contre 89 % en 2022.

L’étude « Numérisation de la comptabilité 2024/2025 » réalisée par le cabinet d’audit et de conseil KPMG parvient à des conclusions similaires. Sur les 261 entreprises interrogées, 68 % déclarent avoir adopté, totalement ou partiellement, une comptabilité sans papier. Douze pour cent sont actuellement en phase de transition et 11 % ont des projets concrets en ce sens. On observe également des différences notables en matière d’harmonisation du paysage des systèmes, qui peuvent notamment inclure la standardisation des systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP).

Est-ce que la comptabilité numérique est obligatoire pour les entreprises en Allemagne ?

Il n’existe aucune obligation juridique fondamentale pour les entreprises allemandes de numériser leur comptabilité. Néanmoins, diverses exigences légales font que le passage des principaux flux de travail au numérique, notamment en matière de comptabilité, devient inévitable dans de nombreux cas.

Facturation électronique obligatoire

À compter du 1er janvier 2025, les entreprises du pays sont tenues de recevoir et de traiter les factures électroniques pour les transactions interentreprises (B2B) nationales. Au cours des prochaines années, le champ d’application de la facturation électronique obligatoire devrait s’étendre et, d’ici 2028, les documents de facturation pourraient être émis exclusivement sous forme électronique.

Dans le secteur public, la facturation électronique est en vigueur depuis 2020. Les entreprises qui travaillent avec des autorités contractantes publiques doivent désormais soumettre leurs factures sous des formats structurés, tels queZUGFeRD ou XRechnung (voir les sections 3 et 11[3] du règlement sur la facturation électronique).

Conformité avec les GoBD

Les principes relatifs à la gestion et la conservation appropriées des livres, registres et documents sous forme électronique (GoBD) régissent les principes fondamentaux de la comptabilité numérique pour les entreprises en Allemagne. Ils définissent la manière dont les données fiscales doivent être collectées, traitées et archivées. Parmi ces dispositions, les GoBD exigent que les documents comptables électroniques soient sauvegardés dans un format inaltérable afin d’éviter toute manipulation. La conformité à ces exigences nécessite des outils fiables et une infrastructure informatique robuste.

Les entreprises sont également tenues de conserver leurs informations comptables de manière exhaustive et transparente, en veillant à ce qu’elles soient accessibles et vérifiables à tout moment pendant toute la durée de conservation. La durée légale de conservation est de 6, 8 ou 10 ans, selon le type de document, conformément à la section 147(3) du code fiscal allemand (AO).

Préparation de la documentation procédurale

Au-delà des critères techniques, les entreprises sont tenues de préparer une documentation procédurale. Ces documents doivent couvrir l’ensemble des processus et procédures comptables numériques, en décrivant la manière dont les données sont collectées, traitées et archivées. Cela permet de prouver à l’administration fiscale que l’organisation respecte les exigences des GoBD et tient une comptabilité rigoureuse.

Conformité avec le RGPD

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) régit la protection des données personnelles au sein de l’Union européenne et en Allemagne depuis 2018. Parmi ses dispositions, il impose aux entreprises de mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles afin de protéger les données contre tout accès non autorisé par des tiers. Les informations personnelles doivent, par exemple, être transmises sous forme cryptée et conservées sur des serveurs sécurisés.

Quels sont les avantages et les inconvénients de la comptabilité numérique ?

La comptabilité numérisée offre de nombreux avantages. Les entreprises allemandes qui souhaitent moderniser leur système de comptabilité doivent également être conscientes des inconvénients potentiels qu’un tel changement peut engendrer.

Avantages de la comptabilité numérisée

• Gain de temps : l’un des principaux avantages de la comptabilité numérique est le gain de temps considérable réalisé grâce à l’automatisation des processus. Les logiciels de comptabilité prennent en charge des tâches telles que la création de factures, la gestion des reçus et la préparation des états financiers annuels, réduisant ainsi le travail manuel et accélérant les tâches administratives.

• Réduction des erreurs : le traitement automatisé des documents de facturation et des reçus élimine en grande partie les erreurs de saisie manuelle. L’utilisation de l’IA en comptabilité améliore encore la qualité des données et réduit l’étendue des audits.

• Disponibilité des données : les entreprises qui modernisent leur système comptable peuvent consulter leurs registres, documents et transactions en temps réel, à tout moment et depuis n’importe quel endroit. Cela permet un accès plus rapide, un traitement simplifié et un suivi transparent de l’activité financière. Grâce à un accès instantané à l’information, les équipes prennent des décisions plus rapides et mieux éclairées et réagissent plus rapidement aux changements ou aux demandes. Les outils basés sur l’intelligence artificielle offrent de nouvelles possibilités d’analyse et d’interprétation. La collaboration avec les conseillers fiscaux, les auditeurs et autres partenaires est également facilitée.

• Gain d’espace : la transition vers des systèmes numériques élimine le besoin d’archives physiques. Les documents importants sont conservés sur des services cloud sécurisés ou des serveurs centraux, ce qui permet de récupérer l’espace de bureau autrefois occupé par les armoires et les étagères consacrées aux dossiers.

• Réduction des coûts à long terme : les flux de travail numériques permettent de réduire les dépenses sur le long terme. Les entreprises économisent non seulement sur le papier, le toner et le matériel d’impression, mais aussi sur les coûts de stockage et d’archivage des documents. La suppression des salles d’archives et des espaces de stockage de papier a un impact positif sur les frais de location. De plus, l’automatisation réduit la charge de travail du personnel comptable, ce qui diminue les dépenses globales de personnel.

• Garanties juridiques : pour les comptables, la numérisation est une obligation légale dans certains domaines, notamment en ce qui concerne la facturation électronique dans le secteur B2B. La conformité aux exigences des GoBD est plus facile à obtenir grâce aux plateformes modernes. Les mises à jour automatiques des logiciels garantissent également que les processus administratifs sont toujours conformes aux dernières réglementations fiscales.

Inconvénients de la comptabilité numérique

• Investissement initial important : les entreprises en Allemagne qui souhaitent numériser leur comptabilité doivent d’abord investir dans des logiciels et une infrastructure informatique. Cela représente un défi budgétaire, en particulier pour les petites entreprises et les startups. Aussi, la formation du personnel engendre des dépenses supplémentaires.

• Risques de sécurité : les informations stockées en ligne sont la cible de cyberattaques. Pour cette raison, les entreprises doivent protéger adéquatement leur infrastructure informatique. Des mesures telles que le chiffrement et les sauvegardes régulières sont essentielles.

• Dépendance à l’égard de la technologie : avec la numérisation croissante, la dépendance à l’égard de la technologie augmente également. En cas de panne des systèmes ou de problèmes techniques, l’ensemble du processus de comptabilité risque d’être perturbé.

Comment les entreprises allemandes peuvent-elles numériser leur comptabilité ?

Le passage d’une comptabilité traditionnelle sur papier à des flux de travail numériques peut être complexe et nécessite une approche systématique en matière de planification et de mise en œuvre. Voici les étapes essentielles pour réussir à moderniser votre système de comptabilité :

Impliquez les conseillers fiscaux dès le début

Il est important d’impliquer les fiscalistes dès la phase de planification. Sollicitez leurs conseils concernant toutes les réglementations et les obligations de conformité applicables. Une coordination précoce est particulièrement précieuse pour interpréter les règles fiscales et éviter les erreurs. Les conseillers peuvent également recommander un logiciel de comptabilité adapté aux besoins de l’organisation et former votre équipe à son utilisation efficace.

Choisissez un personnel qualifié

Constituez une équipe qualifiée pour diriger la numérisation de la comptabilité. Si, en tant que dirigeant de l’entreprise, vous gérez vous-même le projet, désignez une équipe centrale de deux à trois employés pour superviser sa mise en œuvre. Maintenez une communication étroite avec un expert fiscal de confiance.

Achetez le matériel nécessaire

Un matériel approprié est nécessaire pour transférer la comptabilité en ligne. En plus de l’infrastructure informatique de base et des ordinateurs puissants, achetez un bon scanner de documents pour numériser les documents papier. Il est conseillé aussi d’utiliser un référentiel cloud ou un serveur central pour le stockage sécurisé des données comptables.

Choisissez le logiciel de comptabilité approprié

Le choix de la bonne plateforme est essentiel à la réussite de la transition. Assurez-vous que le logiciel est conforme aux GoBD et qu’il couvre toutes les fonctions nécessaires. Vérifiez s’il permet une intégration facile avec les logiciels de conseil fiscal les plus courants, tels que DATEV. Déterminez à l’avance s’il existe d’éventuels frais supplémentaires pour l’entretien, les mises à jour et l’assistance technique.

Stripe Revenue Recognition permet aux entreprises d’enregistrer automatiquement leurs revenus selon la méthode de la comptabilité d’exercice. Cet outil facilite non seulement l’affectation des paiements aux périodes de livraison correspondantes, mais aussi l’établissement des états financiers mensuels et annuels, notamment pour les paiements récurrents, tels que les abonnements. Le logiciel garantit une comptabilité précise et assure la conformité aux normes internationales, notamment la norme ASC 606 (Accounting Standards Codification) et la norme IFRS 15 (International Financial Reporting Standard).

Assurez la sensibilisation et la formation des employés

La numérisation entraîne des changements importants pour les comptables. Il est donc essentiel d’informer vos employés dès le début du processus. Prenez au sérieux leurs préoccupations et expliquez clairement les avantages de la comptabilité sans papier. Des formations permettent au personnel de se familiariser avec les nouveaux flux de travail.

Effectuez un audit de conformité fiscale

Demandez à un fiscaliste d’effectuer un audit de conformité fiscale après la transition afin de vérifier que les nouveaux processus sont conformes aux exigences des GoBD. Apportez les réajustements nécessaires pour que les documents comptables restent conformes à la législation en vigueur.