ไม่ว่าจะเป็นการใช้ระบบคลาวด์แทนโฟลเดอร์ไฟล์, ใช้ PDF แทนเอกสารกระดาษ และใช้อีเมลแทนจดหมาย หลายๆ บริษัทในเยอรมนีกำลังเลิกใช้กระดาษและเปลี่ยนมาใช้โซลูชันดิจิทัล แต่ทั้งนี้ ใครก็ตามที่ต้องการให้กระบวนการทางธุรกิจของตนพร้อมสำหรับอนาคต ก็ต้องทำให้รอบคอบและมีโครงสร้างที่ชัดเจน

ในบทความนี้ คุณจะได้เรียนรู้ว่าบริษัทในเยอรมนีมีข้อกำหนดทางกฎหมายให้ต้องเปลี่ยนระบบบัญชีให้เป็นดิจิทัลหรือไม่ และขั้นตอนการบริหารงานออนไลน์มีความแพร่หลายแค่ไหนในระดับประเทศ นอกจากนี้ เรายังอธิบายขั้นตอนโดยละเอียดเกี่ยวกับการปรับปรุงระบบบัญชีให้ทันสมัย ​​และแสดงให้เห็นข้อดีและข้อเสียของการทำบัญชีแบบไร้กระดาษในทางปฏิบัติ

เนื้อหาหลักในบทความ

• การทำบัญชีแบบดิจิทัลในเยอรมนี: สถานะที่เป็นอยู่
  
• การทำบัญชีแบบดิจิทัลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทในประเทศเยอรมนีหรือไม่
  
• ข้อดีและข้อเสียของการทำบัญชีแบบดิจิทัลคืออะไร
  
• บริษัทต่างๆ ในเยอรมนีจะแปลงระบบบัญชีให้เป็นดิจิทัลได้อย่างไร
  

การทำบัญชีแบบดิจิทัลในเยอรมนี: สถานะที่เป็นอยู่

ปัจจุบันบริษัทในเยอรมนี 15% ดำเนินงานแบบไม่ใช้กระดาษเลย ตัวเลขนี้มาจากผลการศึกษาที่เผยแพร่ในปี 2024 โดยสมาคมดิจิทัล Bitkom ซึ่งสำรวจองค์กรมากกว่า 1,100 แห่ง เมื่อเปรียบเทียบกันแล้ว ในปี 2022 มีเพียง 8% ขององค์กรในประเทศที่รายงานว่าได้เลิกใช้กระดาษแล้ว และยังมีผลการศึกษาอื่นๆ อีกดังนี้

• 24% ของบริษัทในเยอรมนีประมวลผลขั้นตอนการบริหารจัดการประมาณหนึ่งในสี่บนกระดาษ (ปี 2022 อยู่ที่ 34%)
  
• 38% ของบริษัทในเยอรมนีดำเนินขั้นตอนการบริหารจัดการประมาณครึ่งหนึ่งบนกระดาษ (ปี 2022 อยู่ที่ 33%)
  
• 14% ของบริษัทในเยอรมนีดำเนินขั้นตอนการบริหารจัดการประมาณสามในสี่บนกระดาษ (ปี 2022 อยู่ที่ 18%)
  
• 6% ของบริษัทในเยอรมนีประมวลผลขั้นตอนการบริหารจัดการเกือบทั้งหมดบนกระดาษ (ปี 2022 อยู่ที่ 4%)
  

การใช้กระดาษที่ลดลงหมายถึงจำนวนแฟ้มเอกสารที่ลดลงด้วย ไม่น่าแปลกใจที่ผู้ตอบแบบสอบถามครึ่งหนึ่งรายงานว่าจำนวนตู้เก็บเอกสารลดลงในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ประโยชน์ของการเปลี่ยนแปลงนี้ส่งผลให้เกือบทุกองค์กรในประเทศเปิดรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทางธุรกิจสู่ดิจิทัลอย่างจริงจัง ในปี 2024 มีผู้ตอบแบบสอบถาม 96% บอกว่าเปิดรับการเปลี่ยนแปลงตรงนี้ ซึ่งเพิ่มขึ้นจาก 89% ในปี 2022

ผลการศึกษาในหัวข้อ “Digitization in Accounting 2024/2025” (การแปลงการทำบัญชีให้เป็นดิจิทัล 2024/2025) โดย KPMG บริษัทตรวจสอบบัญชีและที่ปรึกษา ได้ข้อสรุปที่คล้ายคลึงกันจากบริษัท 261 แห่งที่สำรวจ โดย 68% รายงานว่าได้นำระบบบัญชีแบบไร้กระดาษมาใช้ทั้งหมดหรือบางส่วน มี 12% ที่กำลังดำเนินการเปลี่ยนผ่านอยู่ในตอนนี้ และ 11% มีแผนการดำเนินการที่ชัดเจน นอกจากนี้ยังมีความแตกต่างที่เห็นได้ชัดในการปรับภูมิทัศน์ของระบบให้เป็นเนื้อเดียวกัน ซึ่งอาจรวมถึงการกำหนดมาตรฐานระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ด้วย

การทำบัญชีแบบดิจิทัลเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทในประเทศเยอรมนีหรือไม่

บริษัทต่างๆ ในเยอรมนีไม่มีข้อผูกมัดทางกฎหมายพื้นฐานในการทำให้ระบบบัญชีของตนเป็นดิจิทัล อย่างไรก็ตาม ข้อกำหนดทางกฎหมายต่างๆ หมายความว่าการย้ายขั้นตอนการทำงานหลักไปเป็นระบบออนไลน์ โดยเฉพาะในระบบบัญชี กำลังกลายเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในหลายกรณี

บังคับให้ออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2025 เป็นต้นไป องค์กรต่างๆ ในประเทศจะต้องรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์สำหรับธุรกรรมแบบธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) ภายในประเทศ คาดว่าในอีกไม่กี่ปีข้างหน้า ขอบเขตของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ภาคบังคับจะขยายกว้างขึ้น และภายในปี 2028 เอกสารเรียกเก็บเงินจะสามารถออกได้เฉพาะในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น

สำหรับในภาคเอกชน การออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์มีผลบังคับใช้มาตั้งแต่ปี 2020 บริษัทต่างๆ ที่ทำงานร่วมกับหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างภาครัฐจะต้องส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบที่มีโครงสร้าง เช่น ZUGFeRD หรือ XRechnung (ดูส่วนที่ 3 และ 11[3] ของข้อบังคับการออกใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์)

การปฏิบัติตาม GoBD

หลักการสำหรับการจัดการและจัดเก็บหนังสือ บันทึก และเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างเหมาะสม (GoBD) ครอบคลุมหลักการสำคัญของการทำบัญชีดิจิทัลสำหรับบริษัทในประเทศเยอรมนี โดยกำหนดวิธีการรวบรวม ประมวลผล และจัดเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษี ในบรรดาบทบัญญัติ GoBD กำหนดให้จัดเก็บบันทึกทางบัญชีอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้เพื่อป้องกันการบิดเบือน การปฏิบัติตามข้อกำหนดนี้ต้องอาศัยเครื่องมือที่เชื่อถือได้และโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่แข็งแกร่ง

องค์กรต่างๆ จะต้องเก็บรักษาข้อมูลบัญชีไว้อย่างรัดกุมและโปร่งใส เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลดังกล่าวสามารถเข้าถึงได้และตรวจสอบได้ตลอดเวลาตลอดระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล ระยะเวลาตามกฎหมายคือ 6, 8 หรือ 10 ปี ขึ้นอยู่กับประเภทของเอกสาร ตามมาตรา 147(3) แห่งประมวลกฎหมายการคลังของเยอรมนี (AO)

การจัดเตรียมเอกสารขั้นตอน

บริษัทต่างๆ ยังต้องจัดทำเอกสารประกอบขั้นตอนต่างๆ นอกเหนือจากเกณฑ์ทางเทคนิคด้วย เอกสารเหล่านี้ต้องอธิบายถึงกระบวนการและขั้นตอนการทำบัญชีดิจิทัลทั้งหมด โดยอธิบายถึงวิธีการรวบรวม ประมวลผล และจัดเก็บข้อมูล เอกสารเหล่านี้จะแสดงให้กรมสรรพากรเห็นว่าองค์กรปฏิบัติตามพระราชบัญญัติ GoBD และรักษาแนวปฏิบัติทางบัญชีที่ถูกต้อง

การปฏิบัติตาม GDPR

ระเบียบข้อบังคับทั่วไปว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) ได้กำกับดูแลการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในสหภาพยุโรปและเยอรมนีมาตั้งแต่ปี 2018 โดยกำหนดให้บริษัทต่างๆ ต้องใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยทั้งในระดับองค์กรและทางเทคนิค เพื่อป้องกันไม่ให้บุคคลภายนอกเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ตัวอย่างเช่น ข้อมูลส่วนบุคคลต้องถูกส่งในรูปแบบเข้ารหัสและเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ที่ปลอดภัย

ข้อดีและข้อเสียของการทำบัญชีแบบดิจิทัลคืออะไร

การทำบัญชีดิจิทัลมีข้อดีมากมาย โดยองค์กรในเยอรมนีที่ต้องการปรับปรุงระบบบัญชีให้ทันสมัยจำเป็นต้องรู้ถึงข้อเสียที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงดังกล่าว

ข้อดีของการทำบัญชีดิจิทัล

• ประหยัดเวลา: ประโยชน์หลักของระบบบัญชีดิจิทัลคือการประหยัดเวลาได้มากจากระบบอัตโนมัติ ซอฟต์แวร์บัญชีสามารถจัดการงานต่างๆ เช่น การจัดทำใบแจ้งหนี้ การจัดการใบเสร็จ และการจัดทำงบการเงินประจำปี ช่วยลดภาระงานที่ต้องทำด้วยตนเองและเพิ่มความรวดเร็วให้กับงานธุรการ

• ลดข้อผิดพลาด: การประมวลผลเอกสารเรียกเก็บเงินและใบเสร็จรับเงินอัตโนมัติช่วยลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองได้มาก การใช้ AI ในระบบบัญชีจะช่วยปรับปรุงคุณภาพข้อมูลและลดขอบเขตการตรวจสอบบัญชี

• ความพร้อมใช้งานของข้อมูล: บริษัทที่อัปเกรดระบบบัญชีจะสามารถดูบันทึก เอกสาร และธุรกรรมแบบเรียลไทม์ได้ทุกที่ทุกเวลาจากทุกสถานที่ ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลได้เร็วขึ้น ประมวลผลง่ายขึ้น และติดตามกิจกรรมทางการเงินได้อย่างโปร่งใส การเข้าถึงข้อมูลได้ทันทีช่วยให้ทีมงานสามารถตัดสินใจได้รวดเร็วขึ้น มีข้อมูลครบถ้วนมากขึ้น และตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงหรือคำขอต่างๆ ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น เครื่องมือที่ขับเคลื่อนด้วย AI จะเพิ่มความเป็นไปได้ใหม่ๆ ในการวิเคราะห์และตีความ การทำงานร่วมกับที่ปรึกษาด้านภาษี ผู้ตรวจสอบบัญชี และพันธมิตรอื่นๆ ก็จะยิ่งราบรื่นขึ้นด้วย

• ประหยัดพื้นที่: การเปลี่ยนไปใช้ระบบดิจิทัลช่วยลดความจำเป็นในการเก็บเอกสารสำคัญ บันทึกสำคัญจะถูกเก็บไว้ในบริการคลาวด์ที่ปลอดภัยหรือเซิร์ฟเวอร์กลาง ซึ่งช่วยให้มีพื้นที่สำนักงานมากขึ้นจากการที่ไม่ต้องใช้ตู้เก็บเอกสารและชั้นวางเอกสารอีกต่อไป

• การประหยัดต้นทุนในระยะยาว: ขั้นตอนการทำงานแบบดิจิทัลช่วยลดค่าใช้จ่ายในระยะยาว บริษัทต่างๆ ไม่เพียงแต่ประหยัดค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ และฮาร์ดแวร์เครื่องพิมพ์เท่านั้น แต่ยังประหยัดค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บและจัดเก็บไฟล์อีกด้วย การลดพื้นที่เก็บเอกสารและพื้นที่เก็บเอกสารมีผลดีต่อค่าเช่า นอกจากนี้ ระบบอัตโนมัติยังช่วยลดภาระงานด้านบัญชีของพนักงาน จึงช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรโดยรวม

• มาตรการป้องกันทางกฎหมาย: สำหรับนักบัญชี การแปลงเป็นดิจิทัลถือเป็นข้อเรียกร้องทางกฎหมายในบางด้าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ในภาคธุรกิจกับธุรกิจ (B2B) การปฏิบัติตามข้อกำหนดภายใต้ GoBD ทำได้ง่ายกว่าผ่านแพลตฟอร์มที่ทันสมัย ​​การอัปเดตซอฟต์แวร์อัตโนมัติยังช่วยยืนยันว่ากระบวนการทางการบริหารได้รับการอัปเดตให้ทันสมัยอยู่เสมอตามกฎระเบียบภาษีล่าสุด

ข้อเสียของการทำบัญชีดิจิทัล

• การลงทุนเริ่มต้นสูง: บริษัทต่างๆ ในเยอรมนีที่ต้องการเปลี่ยนระบบบัญชีให้เป็นดิจิทัลจำเป็นต้องลงทุนในซอฟต์แวร์และโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีก่อน ซึ่งถือเป็นความท้าทายด้านงบประมาณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับธุรกิจขนาดเล็กและสตาร์ทอัพ การฝึกอบรมพนักงานก็มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมด้วยเช่นกัน

• ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย: ข้อมูลที่เก็บไว้ออนไลน์เป็นเป้าหมายของการโจมตีทางไซเบอร์ ด้วยเหตุนี้ องค์กรต่างๆ จึงต้องปกป้องโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของตนอย่างเหมาะสม มาตรการต่างๆ เช่น การเข้ารหัสและการสำรองข้อมูลตามปกตินั้นถือเป็นกุญแจสำคัญ

• ต้องอาศัยเทคโนโลยี: การเปลี่ยนแปลงสู่ดิจิทัลที่เพิ่มมากขึ้นทำให้การพึ่งพาเทคโนโลยีเพิ่มมากขึ้นตามไปด้วย หากระบบล้มเหลวหรือเกิดปัญหาทางเทคนิค กระบวนการทำบัญชีทั้งหมดอาจเกิดการหยุดชะงัก

บริษัทต่างๆ ในเยอรมนีจะแปลงระบบบัญชีให้เป็นดิจิทัลได้อย่างไร

การเปลี่ยนผ่านจากระบบบัญชีกระดาษแบบดั้งเดิมไปสู่ขั้นตอนการทำงานแบบดิจิทัลอาจมีความซับซ้อนและจำเป็นต้องมีการวางแผนและการดำเนินการอย่างเป็นระบบ นี่คือขั้นตอนสำคัญที่สุดเพื่อการปรับปรุงระบบบัญชีให้ทันสมัย

ปรึกษากับที่ปรึกษาด้านภาษีตั้งแต่เนิ่นๆ

การปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีตั้งแต่เนิ่นๆ ในช่วงการวางแผนเป็นสิ่งสำคัญ ควรขอคำแนะนำจากผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีเกี่ยวกับกฎระเบียบและข้อผูกพันที่เกี่ยวข้องทั้งหมด การประสานงานตั้งแต่เนิ่นๆ มีประโยชน์อย่างยิ่งต่อการตีความกฎเกณฑ์ทางการคลังและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด ที่ปรึกษายังสามารถแนะนำซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสมและสอดคล้องกับความต้องการขององค์กร และฝึกอบรมทีมงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

คัดเลือกบุคลากรที่มีคุณสมบัติเหมาะสม

จัดตั้งทีมงานที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อเป็นผู้นำในการเปลี่ยนแปลงระบบบัญชีสู่ระบบดิจิทัล หากคุณในฐานะผู้นำบริษัทต้องบริหารจัดการโครงการด้วยตนเอง ควรแต่งตั้งทีมงานหลักสองถึงสามคนเพื่อดูแลการดำเนินงาน และคอยสื่อสารอย่างใกล้ชิดกับผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีที่เชื่อถือได้

จัดซื้อฮาร์ดแวร์ที่จำเป็น

จำเป็นต้องมีฮาร์ดแวร์ที่เหมาะสมเพื่อย้ายระบบบัญชีออนไลน์ นอกจากโครงสร้างพื้นฐานไอทีหลักและคอมพิวเตอร์ประสิทธิภาพสูงแล้ว ควรซื้อเครื่องสแกนเอกสารคุณภาพดีสำหรับบันทึกเอกสารกระดาษ แนะนำให้ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์กลางเพื่อจัดเก็บข้อมูลบัญชีอย่างปลอดภัย

เลือกซอฟต์แวร์บัญชีที่เหมาะสม

การเลือกแพลตฟอร์มที่เหมาะสมเป็นหัวใจสำคัญของความสำเร็จในการเปลี่ยนผ่าน คุณจะต้องมีซอฟต์แวร์ที่ได้มาตรฐานตาม GoBD และมีฟังก์ชันที่จำเป็นทั้งหมด ตรวจสอบว่าซอฟต์แวร์นั้นรองรับการผสานรวมกับโปรแกรมให้คำปรึกษาด้านภาษียอดนิยม เช่น DATEV ได้อย่างง่ายดายหรือไม่ รวมถึงควรพิจารณาล่วงหน้าว่ามีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่อาจเกิดขึ้นสำหรับการบำรุงรักษา การอัปเดต และการสนับสนุนหรือไม่

Stripe Revenue Recognition ช่วยให้บริษัทต่างๆ สามารถบันทึกรายได้ตามเกณฑ์คงค้างได้โดยอัตโนมัติ เครื่องมือนี้ไม่เพียงแค่ช่วยในการกำหนดการชำระเงินให้ตรงกับระยะเวลาการจัดส่งที่ถูกต้องเท่านั้น แต่ยังช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดทำงบการเงินรายเดือนและรายปี โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการชำระเงินแบบประจำ เช่น ค่าสมัครสมาชิก ซอฟต์แวร์นี้รับประกันการรายงานที่แม่นยำและรองรับการปฏิบัติตามมาตรฐานสากล รวมถึงมาตรฐานการบัญชี (ASC) 606 และมาตรฐานการรายงานทางการเงินระหว่างประเทศ (IFRS) 15

การสร้างความตระหนักรู้และการฝึกอบรมให้กับพนักงาน

การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญสำหรับนักบัญชี ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องแจ้งให้พนักงานทราบตั้งแต่เนิ่นๆ ให้ความสำคัญกับข้อกังวลใดๆ และอธิบายประโยชน์ของการทำบัญชีแบบไร้กระดาษอย่างชัดเจน หลักสูตรฝึกอบรมจะช่วยให้พนักงานคุ้นเคยกับขั้นตอนการทำงานใหม่ๆ

การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านภาษี

ขอให้ผู้เชี่ยวชาญด้านภาษีดำเนินการตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎหมายภาษีหลังจากการเปลี่ยนแปลง เพื่อตรวจสอบว่ากระบวนการใหม่เป็นไปตามข้อกำหนดของ GoBD หรือไม่ ดำเนินการปรับปรุงตามความจำเป็นเพื่อให้บันทึกถูกต้องตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง