Moln istället för filmappar, PDF-filer istället för utskrifter och e-post istället för brev: allt fler företag i Tyskland gör sig av med papper och går över till digitala lösningar. Den som vill framtidssäkra sina affärsprocesser måste dock ta sig an denna uppgift försiktigt och på ett strukturerat sätt.

I den här artikeln kommer du att lära dig om tyska företag enligt lag är skyldiga att digitalisera sin redovisning och hur utbredda administrativa arbetsflöden online är över hela landet. Vi beskriver också steg för steg hur du kan modernisera bokföringen och lyfter fram för- och nackdelar med papperslös redovisning i praktiken.

Vad innehåller den här artikeln?

• Digitaliserad bokföring i Tyskland: Status quo
  
• Är digital bokföring obligatorisk för företag i Tyskland?
  
• Vilka är för- och nackdelarna med digital redovisning?
  
• Hur kan företag i Tyskland digitalisera sin bokföring?
  

Digitaliserad bokföring i Tyskland: Status quo

Femton procent av företagen i Tyskland arbetar nu helt pappersfritt. Denna siffra är från en representativ studie som publicerades 2024 av den digitala föreningen Bitkom, som undersökte mer än 1 100 organisationer. Som jämförelse kan nämnas att år 2022 rapporterade endast 8 % av företagen i landet att de hade eliminerat papper. Andra resultat från studien inkluderar:

• 24 % av de tyska företagen hanterar ungefär en fjärdedel av sina administrativa arbetsflöden på papper (2022: 34 %)
  
• 38 % av de tyska företagen hanterar ungefär hälften av sina administrativa arbetsflöden på papper (2022: 33 %)
  
• 14 % av de tyska företagen hanterar cirka tre fjärdedelar av sina administrativa arbetsflöden på papper (2022: 18 %)
  
• 6 % av de tyska företagen hanterar nästan alla sina administrativa arbetsflöden på papper (2022: 4 %)
  

Mindre pappersförbrukning innebär färre filmappar. Föga förvånande rapporterade hälften av de svarande en minskning av arkivskåp under de senaste fem åren. Fördelarna med detta skifte har bidragit till det faktum att nästan alla företag i landet nu i grunden är öppna för att digitalisera sina affärsprocesser. År 2024 rapporterade 96 % öppenhet, en ökning från 89 % år 2022.

Studien ”Digitalisering inom redovisning 2024/2025” av revisions- och konsultfirman KPMG kom fram till liknande slutsatser. Av de 261 undersökta företagen uppgav 68 % att de helt eller delvis har infört papperslös redovisning. Tolv procent håller just nu på att genomföra omställningen och 11 procent har konkreta planer på att göra det. Det finns också anmärkningsvärda skillnader i homogeniseringen av systemlandskapet, vilket till exempel kan innebära standardisering av ERP-system (Enterprise Resource Planning).

Är digital bokföring obligatorisk för företag i Tyskland?

Det finns ingen grundläggande rättslig skyldighet för företag i Tyskland att digitalisera sin redovisning. Olika lagkrav innebär dock att det i många fall blir oundvikligt att flytta primära arbetsflöden online, särskilt inom redovisning.

Obligatorisk elektronisk fakturering

Från och med den 1 januari 2025, är företag i landet skyldiga att ta emot och bearbeta elektroniska fakturor för inhemska transaktioner mellan företag (B2B). Under de närmaste åren förväntas obligatorisk e-fakturering expandera och senast 2028 kan faktureringsdokument endast utfärdas i elektronisk form.

Inom den offentliga sektorn har e-fakturering varit i kraft sedan 2020. Företag som arbetar med offentliga upphandlande myndigheter måste nu lämna in fakturor i strukturerade format, t.ex. ZUGFeRD (ZUGFeRD) eller XRechnung (se avsnitten 3 och 11[3] i förordningen om e-fakturering).

Överensstämmelse med GoBD

Principerna för korrekt förvaltning och förvaring av böcker, register och dokument i elektronisk form (GoBD) styr de grundläggande principerna för digital bokföring för företag i Tyskland. De beskriver hur skatterelevanta data ska samlas in, bearbetas och arkiveras. Bland bestämmelserna kräver GoBD att elektroniska redovisningshandlingar ska lagras i ett oföränderligt format för att förhindra manipulation. För att uppnå denna efterlevnad krävs tillförlitliga verktyg och en robust IT-infrastruktur.

Företag förväntas också behålla bokföringsinformation noggrant och transparent, vilket säkerställer att den är tillgänglig och verifierbar hela tiden under hela lagringsperioden. Den lagstadgade perioden är 6, 8 eller 10 år, beroende på typ av dokument, enligt § 147.3 i den tyska skattelagen (AO).

Förberedelse av procedurdokumentation

Utöver tekniska kriterier förväntas företag förbereda dokumentation om förfarandet. Detta material måste omfatta alla digitala redovisningsprocesser och procedurer och beskriva hur data samlas in, bearbetas och arkiveras. Det visar för skattekontoret att organisationen följer GoBD och upprätthåller korrekta bokföringsrutiner.

Efterlevnad av GDPR

Den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) reglerar skyddet av personuppgifter i EU och Tyskland sedan 2018. Bland dess regler kräver den att företag genomför organisatoriska och tekniska säkerhetsåtgärder för att skydda data från obehörig åtkomst av tredje part. Personuppgifter ska till exempel överföras i krypterad form och förvaras på säkra servrar.

Vilka är för- och nackdelarna med digital redovisning?

Digitaliserad bokföring erbjuder många fördelar. Företag i Tyskland som vill modernisera sin bokföring måste också vara medvetna om de nackdelar som kan följa med en sådan förändring.

Fördelar med digitaliserad bokföring

• Sparad tid: En stor fördel med digital bokföring är de avsevärda tidsbesparingar som uppnås genom processautomatisering. Bokföringsprogram hanterar uppgifter som att skapa fakturor, hantera kvitton och förbereda årsbokslut, vilket minskar manuellt arbete och påskyndar administrativa uppgifter.

• Felreducering: Den automatiserade bearbetningen av faktureringsunderlag och kvitton tar till stor del bort manuella inmatningsfel. Användningen av AI inom redovisning förbättrar datakvaliteten ytterligare och minskar revisionsarbetets omfattning.

• Datatillgänglighet: Företag som uppgraderar sin bokföring kan se register, dokument och transaktioner i realtid när som helst och från vilken plats som helst. Detta möjliggör snabbare åtkomst, enklare bearbetning och transparent övervakning av finansiell aktivitet. Med omedelbar tillgång till information kan teamen fatta snabbare och mer välgrundade beslut och reagera snabbare på ändringar eller förfrågningar. AI-drivna verktyg ger nya möjligheter till analys och tolkning. Samarbetet med skatterådgivare, revisorer och andra partner blir också smidigare.

• Platsbesparing: Övergången till digitala system tar bort behovet av fysiska arkiv. Nyckelregister lagras på säkra molntjänster eller centrala servrar, vilket frigör kontorsutrymme som arkivskåp och hyllor en gång tog upp.

• Långsiktiga kostnadsbesparingar: Digitala arbetsflöden minskar utgifterna på lång sikt. Företag sparar inte bara på papper, toner och skrivarmaskinvara, utan även på kostnaderna för att lagra och arkivera filer. Att ta bort arkivrum och ytor för pappersförvaring har en positiv effekt på hyreskostnaderna. Dessutom minskar automatiseringen personalansträngningen inom redovisningen, vilket sänker de totala personalkostnaderna.

• Rättsliga skyddsåtgärder: För revisorer är digitalisering en rättslig förväntan inom vissa områden, särskilt när det gäller e-fakturering inom B2B-sektorn. Efterlevnad enligt GoBD är lättare att uppnå via moderna plattformar. Automatiska programuppdateringar verifierar också att administrativa processer alltid är uppdaterade med de senaste skattereglerna.

Nackdelar med digital bokföring

• Hög initial investering: Företag i Tyskland som vill digitalisera sin redovisning måste först investera i programvara och IT-infrastruktur. Detta utgör en budgetutmaning, särskilt för småföretag och nystartade företag. Personalutbildning medför också ytterligare kostnader.

• Säkerhetsrisker: Information som lagras online är ett mål för cyberattacker. Av denna anledning måste företag skydda sin IT-infrastruktur på lämpligt sätt. Åtgärder som kryptering och rutinmässiga säkerhetskopieringar är nyckeln.

• Teknikberoende: Med ökande digitalisering växer också beroendet av teknik. Om system fallerar eller tekniska problem uppstår riskerar hela bokföringsflödet att störas.

Hur kan företag i Tyskland digitalisera sin bokföring?

Övergången från traditionell pappersbaserad redovisning till digitala arbetsflöden kan vara komplex och kräver ett systematiskt tillvägagångssätt för planering och genomförande. Här är de viktigaste stegen för att framgångsrikt modernisera bokföringen:

Involvera skatterådgivare i ett tidigt skede

Det är viktigt att involvera skatteexperter tidigt i planeringsfasen. Sök deras vägledning om alla tillämpliga regler och efterlevnadsskyldigheter. Tidig samordning är särskilt värdefull för att tolka finanspolitiska regler och undvika fel. Rådgivare kan också rekommendera lämplig bokföringsprogramvara som är anpassad till organisationens behov och utbilda ditt team i hur man använder den effektivt.

Välj kvalificerad personal

Sätt ihop ett kvalificerat team för att leda digitaliseringen av redovisningen. Om du som företagsledare leder projektet själv kan du utse ett kärnteam på två till tre anställda som övervakar genomförandet. Upprätthåll en nära kommunikation med en betrodd skatteexpert.

Inköp av nödvändig hårdvara

Lämplig hårdvara behövs för att flytta bokföringen online. Vid sidan av den grundläggande IT-infrastrukturen och kraftfulla datorer kan du köpa en bra dokumentskanner för att fånga pappersdokument. Det är lämpligt att använda molnlagring eller en central server för säker lagring av bokföringsdata.

Välj lämplig bokföringsprogramvara

Att välja rätt plattform är centralt för att övergången ska lyckas. Bekräfta att programvaran är GoBD-kompatibel och täcker alla nödvändiga funktioner. Kontrollera om det underlättar enkel integration med populära skatterådgivningsprogram, som DATEV. Ta reda på i förväg om det finns några potentiella uppföljningskostnader för underhåll, uppdateringar och support.

Stripe Revenue Recognition Gör det möjligt för företag att automatiskt registrera sina intäkter enligt periodiseringsprincipen. Verktyget hjälper dock inte bara till att tilldela betalningar till rätt leveransperioder, utan underlättar också månads- och årsredovisningar, särskilt för återkommande betalningar som prenumerationer. Programvaran säkerställer korrekt rapportering och stöder efterlevnad av internationella standarder, inklusive Accounting Standards Codification (ASC) 606 och International Financial Reporting Standard (IFRS) 15.

Medvetandehöjande åtgärder och utbildning för anställda

Digitaliseringen innebär betydande förändringar för revisorer. Det är därför viktigt att du informerar dina medarbetare i ett tidigt skede. Ta eventuella bekymmer på allvar och förklara tydligt fördelarna med papperslös bokföring. Utbildning hjälper personalen att bekanta sig med nya arbetsflöden.

Granskning av skatteefterlevnad

Be en skatteexpert utföra en granskning av skatteefterlevnad efter övergången för att verifiera att de nya processerna uppfyller GoBD-kraven. Implementera justeringar efter behov för att hålla registren i linje med tillämplig lag.