Tysklands ekonomi genomgår en digital omvandling. År 2024 steg Digitaliseringsindex till 113,6 punkter, en ökning från 108,1 föregående år. Baserat på 36 nyckeltal belyser indexet två huvudtrender: för det första att den digitala omvandlingen av Tysklands ekonomi går stadigt framåt – och för det andra att det fortfarande finns utrymme för förbättringar, särskilt när det gäller digitaliseringen av företagsprocesser.

I den här artikeln kommer vi att utforska vad processer innebär, vilka typer av företag som kan digitaliseras och hur det går till. Vi kommer också att titta på de fördelar som digitaliseringsprocesser kan erbjuda företag i Tyskland.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad innebär processdigitalisering?
  
• Vilka processer kan digitaliseras?
  
• Exempel på digitalisering av processer
  
• Vilka är fördelarna med processdigitalisering?
  
• Hur kan företag digitalisera sina processer?
  

Vad innebär processdigitalisering?

Förbundsministeriet för ekonomi och energi definierar digitalisering som "användning av data och algoritmiska system för nya eller förbättrade processer, produkter och företag". En av de viktigaste fördelarna med digitalisering är dataskalbarhet. Genom digitalisering kan data nås och återanvändas samtidigt av flera intressenter, vilket möjliggör högre effektivitet och innovation.

Digitaliseringens fyra dimensioner

Förbundsministeriet för ekonomi och energi delar in digitaliseringen i fyra dimensioner:

• Digitala produkter
  
• Processer
  
• Nätverk
  
• Affärsmodeller
  

Ministeriet beskriver vidare digitala processer som en ”databaserad representation av verkligheten för att organisera och kontrollera processer”. Det finns också en skillnad mellan företag som har en hög digital mognadsnivå och företag på en lägre nivå. Företag anses ha en hög digital mognadsnivå om de kartlägger kompletta processer som digitala modeller, vilket gör att de kan observera processer och kontrollera dem automatiskt. De som har en lägre nivå kan debitera och visa data för beställningar eller lager, men är inte lika grundligt digitaliserade.

Processdigitalisering jämfört med processautomatisering

Processdigitalisering handlar om att omvandla analoga arbetsflöden till digitala med hjälp av modern teknik. I och med denna förändring stöds – eller i vissa fall ersätts – mänskliga uppgifter av datorbaserade system för att förbättra effektiviteten, snabbheten och noggrannheten.

Digitalisering av processer ska dock inte förväxlas med automatisering av processer. Även om automatisering fokuserar på att förenkla uppgifter genom maskiner eller robotar – och ofta gör det möjligt att utföra vissa steg automatiskt – kan dessa processer fortfarande innebära manuell inmatning och kanske inte vara helt digitala. Digitalisering av processer innebär däremot att arbetsflöden existerar helt i digital form. De är inte längre pappersbaserade eller fysiska. Men det betyder inte att de är helt automatiserade – digitala processer kan fortfarande kräva mänsklig inblandning i vissa skeden.

Vilka processer kan digitaliseras?

Företag i Tyskland kan digitalisera många olika processer. Digitaliseringen gör det inte bara möjligt för företag att optimera befintliga processer – den gör det också möjligt för dem att etablera helt nya processer med hjälp av artificiell intelligens (AI) och maskininlärning. Nedan kommer vi att titta på några av de processer som företag i Tyskland kan digitalisera.

Fakturering

Pappersfakturor tillhör det förflutna. Digitala lösningar möjliggör automatisk fakturering, direktleverans till kunder och sömlös integration i bokföringssystem. Detta sparar inte bara tid och pengar, utan minskar också antalet fel och gör betalningar lättare att spåra. Företag drar också nytta av en bättre översikt över sin ekonomi och snabbare behandling av transaktioner.

Stripe kan hjälpa företag i Tyskland att digitalisera sin faktureringsprocess med Stripe Invoicing. Med det här verktyget kan företag skapa och skicka sina fakturor snabbt och enkelt, samtidigt som de upprätthåller efterlevnad av lagen. Stripe Billing möjliggör återkommande fakturering samt tydlig kontohantering. Dessutom ger Stripe Dashboard direkt tillgång till detaljerade ekonomi- och försäljningsrapporter.

Betalningsbehandling

Företag i Tyskland kan också digitalisera sina betalningar. Digitala system möjliggör snabbare och felfri behandling av transaktioner, minskar det manuella arbetet och minimerar risken för uteblivna betalningar. Moderna betalningslösningar, som Stripe Payments gör det möjligt för företag att enkelt ta emot och hantera alla betalningar. Med Stripe drar köpare nytta av en snabb kassaprocess med ett klick och ett brett utbud av fler än 100 betalningsalternativ.

Fysiska butiker kan erbjuda kontantfria betalningar med kort eller mobila enheter. För att aktivera kortbetalningar kan företag använda Stripe Terminal förcertifierade kortterminaler som S700 eller mobila enheter som BBPOS WisePad 3. Med Tap to Pay kan företag dessutom ta emot kontantfria betalningar via en iPhone- eller Android-enhet.

Redovisning

Genom att ha en digital strategi för redovisning kan tyska företag automatisera administrativa processer, minska antalet felkällor och öka effektiviteten. Moderna bokföringsprogram gör det bland annat möjligt för företag att automatiskt registrera inkomster, Link-betalningar direkt till fakturor och hantera skatterelevanta data i realtid. Detta eliminerar behovet av tråkigt manuellt arbete och gör det möjligt för företag att alltid hålla ordning på sin ekonomi.

Digitala lösningar är särskilt användbara när det gäller skatter. Med Stripe Tax kan företag automatiskt beräkna, ta ut (skatt) och rapportera skatt för globala betalningar. Denna lösning för efterlevnad av skatteregler fastställer rätt skatt i realtid och tillhandahåller all nödvändig dokumentation för återbetalning av skatt.

Intern och extern kommunikation

Digitalisering av behandlade processer ger också tydliga fördelar jämfört med både intern och extern kommunikation. Onlinemöten möjliggör snabb platsoberoende samordning med kunder, partner och anställda. Detta virtuella alternativ till personliga möten ökar flexibiliteten samtidigt som det minskar restiden och kostnaderna.

Det interna samarbetet förbättras också med digitala verktyg. Molnbaserade plattformar gör det möjligt för team att arbeta med dokument samtidigt, lagra information på en central plats och komma åt viktiga filer var som helst. Resultatet är ett effektivare, mer transparent och flexibelt teamarbete. Genom att använda digitala kommunikations- och samarbetsverktyg på ett strategiskt sätt kan företag effektivisera sina arbetsflöden och öka den övergripande produktiviteten.

Marknadsföring och försäljning

Onlinesynlighet spelar en stor roll för marknadsföring och kunduppsökning. Sökmotoroptimering (SEO), riktad annonsering, e-post och kampanjer i sociala medier kan avsevärt öka ett företags räckvidd och kundlojalitet.

Användningen av CRM-system (Customer Relationship Management) gör det möjligt för företag att systematiskt registrera och utvärdera kundinteraktioner. De gör det också möjligt att genomföra personliga marknadsföringskampanjer på ett effektivt sätt. Databaserade analyser kan också förbättra utvecklingen av enskilda firmors produkterbjudanden.

Logistik

Digitalisering av logistikprocesser kan avsevärt förbättra leveransernas effektivitet, transparens och kostnadseffektivitet. Till exempel möjliggör digital spårningsteknik leveransspårning i realtid och korrekta prognoser för leveranstiden. Med hjälp av AI och datadriven analys kan företag förbättra transportrutterna, minska bränsleförbrukningen och sänka sina koldioxidutsläpp.

Smarta programvarulösningar gör det också möjligt att övervaka lagernivåer i realtid. Denna spårning hjälper till att identifiera potentiella brister tidigt och automatiskt utlösa ombeställningar efter behov. Som ett resultat av detta maximerar digitaliseringen av lager och lagerhantering lagereffektiviteten och minimerar risken för överlager eller leveransförseningar.

Exempel på digitalisering av processer

Digitala faktureringssystem

Processer för digital fakturering visar hur användbar digitaliseringen kan vara. Tidigare var företag i Tyskland tvungna att skapa fakturor manuellt, skriva ut dem på papper och skicka dem med posten. Mottagarna var sedan tvungna att kontrollera och behandla fakturorna och arkivera dem på rätt sätt. Detta var en tidskrävande process som ofta präglades av mänskliga fel och förseningar.

Idag kan fakturor skapas automatiskt efter att en produkt har köpts, tack vare digitala faktureringssystem. Kundernas data hämtas direkt från beställningsformuläret och inga extra data behöver matas in manuellt. Fakturor skickas sedan till kunderna automatiskt via e-post. De kan också sparas automatiskt i ett företags bokföringssystem och vidarebefordras till relevanta skattemyndigheter. Digitalisering av faktureringsprocessen sparar alltså inte bara papper för företag: det sparar också tid och pengar för dem.

Projektplanering och projektledning

Projektplanering och projektledning är ett annat område där det finns många möjligheter för digitalisering av processer. Tidigare var företag tvungna att manuellt granska olika dokument och information, vilket kan orsaka förseningar eller missförstånd. Idag kan dock digitala projektledningsverktyg avsevärt förbättra projektplanering, samordning och övervakning.

Med hjälp av dessa verktyg kan företag lagra alla relevanta data centralt, t.ex. möten, uppgifter, resurser och framsteg. Medarbetarna kan komma åt data när och var de vill med hjälp av sina smartphones. Detta sparar tid och resurser samtidigt som de ser till att de anställda alltid har tillgång till den senaste informationen som är tillgänglig. Under kundbesök och fältuppdrag kan rapporter och protokoll också skapas och redigeras direkt på en mobil enhet. Detta minskar informationsförlusten och förbättrar kommunikationen mellan fältpersonal och administration.

Vilka är fördelarna med processdigitalisering?

Processdigitalisering erbjuder många fördelar för företag i Tyskland. Här är en översikt över de viktigaste fördelarna:

• Transparens: Alla digitala processer är transparenta och spårbara. Varje beslut, åtgärd och transaktion kan dokumenteras automatiskt. Detta möjliggör mer exakt kontroll och stöder efterlevnad av regler och förordningar.

• Snabbare arbetsflöden: Digitaliseringen eliminerar behovet av manuella ingrepp i många processer. Detta gör att arbetsflödena rör sig snabbare och kan till och med minska antalet steg i en viss process.

• Flexibilitet: Digitala system gör det möjligt för företag att reagera mer flexibelt på förändringar och nya krav. Arbetsflöden kan snabbt anpassas och förbättras för att bättre möta marknadens eller kundernas behov.

• Minskning av fel: Människor gör misstag, särskilt när de utför repetitiva och monotona uppgifter. Digitala system, å andra sidan, utför stora mängder repetitiva uppgifter utan att göra mänskliga fel, vilket leder till ökad kvalitet på resultaten.

• Förbättrad dataanalys: Digital information kan enkelt sökas och analyseras med hjälp av AI. Detta gör det möjligt för företag att identifiera beteendemönster och trender i sina data, göra förutsägelser om framtida utveckling och fatta strategiska beslut på en mer välgrundad basis. Dessutom kan dataanalys användas för att identifiera och förbättra ineffektiva processer.

• Bättre resursanvändning: Digitala processer gör det möjligt att planera och använda resurser mer effektivt. Rätt programvara ger data i realtid och kan identifiera flaskhalsar eller överkapacitet i ett tidigt skede.

• Kostnadsbesparingar: Digitalisering av företagets processer kräver en initial investering, men kan leda till betydande kostnadsbesparingar över tid. Snabbare och effektivare arbetsflöden frigör personal så att de kan fokusera på uppgifter med högre värde, vilket ökar den totala produktiviteten och skapar kapacitet för mer strategiska initiativ. Automatisering av rutinmässiga manuella uppgifter kan dessutom bidra till att minska personalkostnaderna och förbättra den operativa effektiviteten.

• Konkurrensfördelar: Optimerade arbetsflöden kan utgöra skillnaden mellan framgång och misslyckande på en global marknad. Företag som är förlitar sig på digitala processer kan därför få en konkurrensfördel

Hur kan företag digitalisera sina processer?

Processdigitalisering bör vara en del av en övergripande digitaliseringsstrategi. Detta säkerställer att alla enskilda åtgärder är i linje med strategiska företagsmål. Processdigitalisering kan delas in i enskilda, konkreta åtgärdspunkter som en del av en bredare digitaliseringsstrategi.

Som företagsägare bör du börja med en fokuserad analys av dina befintliga processer. På så sätt kan du identifiera områden som kan optimeras digitalt. Beroende på din bransch, företagets storlek och specifika krav finns det en mängd olika digitala lösningar som kan användas, så det är viktigt att göra noggranna efterforskningar för att välja rätt verktyg för dina behov.

En allt-i-ett-lösning passar sällan bäst för alla företag. Skräddarsydda lösningar är ofta mer effektiva, eftersom de kan utformas för att möta ett företags specifika behov. Det kan handla om anpassade applikationer eller en kombination av specialiserade verktyg som samverkar sömlöst. En annan viktig faktor när du väljer digitala verktyg är deras långsiktiga lönsamhet. Helst bör den valda programvaran inte bara tillgodose nuvarande krav utan också vara tillräckligt flexibel för att kunna anpassas till föränderliga företagsförhållanden och ny teknik.