L'economia tedesca sta andando incontro a una trasformazione digitale. Nel 2024 l'indice di digitalizzazione è salito a 113,6 punti, rispetto ai 108,1 dell'anno precedente. Sulla base di 36 indicatori chiave, l'indicatore evidenzia due tendenze principali: da un lato, la trasformazione digitale dell'economia tedesca sta progredendo costantemente e, dall'altro, c'è ancora spazio per miglioramenti, in particolare nella digitalizzazione dei processi aziendali.

In questo articolo esamineremo cosa significa digitalizzazione dei processi, quali tipi di processi aziendali possono essere digitalizzati e come è possibile procedere. Esamineremo anche i vantaggi che la digitalizzazione dei processi può offrire alle attività in Germania.

Di cosa parla questo articolo?

• Cosa significa digitalizzazione dei processi?
  
• Quali processi possono essere digitalizzati?
  
• Quali sono alcuni esempi di digitalizzazione dei processi?
  
• Quali sono i vantaggi della digitalizzazione dei processi?
  
• In che modo le attività possono digitalizzare i loro processi?
  

Cosa significa digitalizzazione dei processi?

Il Ministero federale dell'economia e dell'energia definisce la digitalizzazione come "l'uso di dati e sistemi algoritmici per processi, prodotti e modelli di business nuovi o migliorati". Uno dei principali vantaggi della digitalizzazione è la scalabilità dei dati. Attraverso la digitalizzazione, i dati possono essere resi accessibili e riutilizzati contemporaneamente da più parti coinvolte, consentendo di migliorare l'efficienza e l'innovazione.

Le quattro dimensioni della digitalizzazione

Il Ministero federale dell'economia e dell'energia suddivide la digitalizzazione in quattro dimensioni:

• Prodotti digitali
  
• Processi
  
• Networking
  
• Modelli di business
  

Il ministero descrive inoltre i processi digitali come una "rappresentazione della realtà basata sui dati per l'organizzazione e il controllo dei processi". Viene anche fatta distinzione tra le attività che hanno un livello elevato di maturità digitale e quelle a un livello inferiore. Si ritiene che le attività abbiano un livello elevato di maturità digitale se mappano processi completi come modelli digitali, consentendo di osservare i processi e controllarli automaticamente. Quelle con un livello inferiore possono acquisire e visualizzare i dati degli ordini o dell'inventario, ma non sono completamente digitalizzate.

Digitalizzazione o automazione dei processi

La digitalizzazione dei processi riguarda la trasformazione dei flussi di lavoro analogici in flussi di lavoro digitali utilizzando le tecnologie moderne. Con questo cambiamento, le attività umane sono supportate, o sostituite in alcuni casi, da sistemi basati su computer per migliorare l'efficienza, la velocità e la precisione.

Tuttavia, la digitalizzazione dei processi non deve essere confusa con l'automazione dei processi. Sebbene l'automazione si concentri sulla semplificazione delle attività attraverso macchine o robot, spesso consentendo l'esecuzione automatica di determinati passaggi, questi processi potrebbero comunque comportare input manuali e potrebbero non essere completamente digitalizzati. Al contrario, la digitalizzazione dei processi significa che i flussi di lavoro sono del tutto in formato digitale. Non sono più basati su carta o fisici. Questo non significa che siano completamente automatizzati: i processi digitalizzati possono comunque richiedere, in determinate fasi, un coinvolgimento umano.

Quali processi possono essere digitalizzati?

Le aziende in Germania possono digitalizzare molti processi diversi. La digitalizzazione non solo consente alle aziende di ottimizzare i processi esistenti, ma consente anche di definire processi completamente nuovi utilizzando l'intelligenza artificiale (AI) e il machine learning. Di seguito esamineremo alcuni dei processi che possono essere digitalizzati dalle aziende tedesche.

Fatturazione

Le fatture cartacee stanno diventando un ricordo del passato. Le soluzioni digitali consentono la fatturazione automatica, la spedizione diretta ai clienti e la perfetta integrazione nei sistemi contabili. In questo modo non solo si risparmia tempo e denaro, ma si riducono anche gli errori e si facilita la tracciabilità dei pagamenti. Le aziende beneficiano anche di una migliore visione della situazione finanziaria e di un'elaborazione più rapida delle transazioni.

Stripe può aiutare le attività tedesche a digitalizzare i loro processi di fatturazione con Stripe Invoicing. Questo strumento consente alle attività di creare e inviare le fatture in modo rapido e semplice, mantenendo la conformità alla legge. Stripe Billing consente la fatturazione ricorrente e una chiara gestione dei conti. Inoltre, la dashboard di Stripe consente di accedere direttamente a report finanziari e report di vendite dettagliati.

Elaborazione dei pagamenti

Le attività tedesche possono anche digitalizzare i loro processi di pagamento. I sistemi digitali consentono un'elaborazione più rapida e senza errori delle transazioni, riducono il lavoro manuale e riducono al minimo il rischio di mancati pagamenti. Le moderne soluzioni di pagamento, come Stripe Payments, consentono alle attività di accettare e gestire facilmente tutti i pagamenti. Con Stripe, gli acquirenti beneficiano di un rapido completamento delle transazioni con un solo clic e di un'ampia gamma di oltre 100 opzioni di pagamento.

I negozi fisici possono offrire pagamenti senza contanti utilizzando lettori di carte o dispositivi mobili. Per abilitare i pagamenti con carta, le attività possono utilizzare i lettori di carte pre-certificati Stripe Terminal, come il modello S700, o dispositivi mobili come BBPOS WisePad 3. Inoltre, Tap to Pay consente alle attività di accettare pagamenti senza contanti tramite un iPhone o un dispositivo Android.

Contabilità

Grazie all'adozione di un approccio alla contabilità incentrato sul digitale, le attività tedesche possono automatizzare i processi amministrativi, ridurre le fonti di errori e aumentare l'efficienza. Tra l'altro, i moderni software di contabilità consentono alle attività di registrare automaticamente le ricevute, collegare direttamente i pagamenti alle fatture e gestire in tempo reale i relativi dati fiscali. Questo elimina la necessità di noiosi lavori manuali e consente alle attività di tenere sempre sotto controllo la situazione finanziaria.

Le soluzioni digitali si rivelano particolarmente utili per gli aspetti fiscali. Con Stripe Tax, le attività possono calcolare, riscuotere e dichiarare automaticamente le imposte per i pagamenti globali. Questa soluzione di conformità fiscale determina l'importo corretto delle imposte in tempo reale e fornisce tutta la documentazione necessaria per i rimborsi fiscali.

Comunicazioni interne ed esterne

La digitalizzazione dei processi offre anche chiari vantaggi sia per le comunicazioni interne, sia per quelle esterne. Le riunioni online consentono un coordinamento rapido e indipendente dalla località con clienti, partner e dipendenti. Questa alternativa virtuale alle riunioni in presenza aumenta la flessibilità riducendo al contempo i tempi e i costi dei viaggi.

Gli strumenti digitali migliorano anche la collaborazione interna. Le piattaforme basate su cloud consentono ai team di lavorare contemporaneamente sui documenti, archiviare le informazioni in una posizione centralizzata e accedere ai file più importanti da qualsiasi luogo. Il risultato è un lavoro di squadra più efficiente, trasparente e agile. Grazie all'utilizzo strategico degli strumenti digitali di comunicazione e collaborazione, le attività possono semplificare i flussi di lavoro e aumentare la produttività complessiva.

Marketing e vendite

La visibilità online gioca un ruolo enorme nel marketing e nella sensibilizzazione dei clienti. L'ottimizzazione per i motori di ricerca (SEO), la pubblicità mirata, il marketing tramite email e le campagne sui social media possono aumentare significativamente la copertura e la fidelizzazione dei clienti di un'attività.

L'uso dei sistemi di gestione delle relazioni con la clientela (CRM) consente alle attività di registrare e valutare sistematicamente le interazioni con i clienti. Consente inoltre di implementare campagne di marketing personalizzate in modo efficiente. Le analisi basate sui dati possono anche migliorare lo sviluppo dell'offerta dei singoli prodotti.

Logistica

La digitalizzazione dei processi logistici può migliorare significativamente l'efficienza, la trasparenza e l'economicità delle consegne. Ad esempio, le tecnologie di tracciamento digitale consentono il monitoraggio delle spedizioni in tempo reale e la formulazione di previsioni accurate dei tempi di consegna. Utilizzando l'intelligenza artificiale e l'analisi basata sui dati, le attività possono migliorare i percorsi di consegna, ridurre il consumo di carburante e ridurre le emissioni di CO₂.

Le soluzioni software intelligenti consentono inoltre di monitorare i livelli di inventario in tempo reale. Il monitoraggio aiuta a identificare tempestivamente le potenziali carenze e ad attivare automaticamente i riordini secondo le esigenze. La digitalizzazione dell'inventario e della gestione del magazzino massimizza quindi l'efficienza dello stoccaggio e riduce al minimo il rischio di eccessi di scorte o di ritardi nelle consegne.

Quali sono alcuni esempi di digitalizzazione dei processi?

Sistemi di fatturazione digitale

I processi di fatturazione digitale dimostrano quanto possa essere utile la digitalizzazione. In passato, le attività tedesche dovevano creare manualmente le fatture, stamparle su carta e inviarle per posta. I destinatari dovevano quindi controllare ed elaborare le fatture e archiviarle correttamente. Si trattava di un processo dispendioso in termini di tempo, spesso viziato da errori umani e ritardi.

Oggi, grazie ai sistemi di fatturazione digitale, le fatture possono essere create automaticamente dopo l'acquisto di un prodotto. I dati del cliente vengono presi direttamente dal modulo d'ordine e non è necessario inserire manualmente ulteriori dati. Le fatture vengono quindi inviate automaticamente ai clienti tramite email. Possono anche essere salvate automaticamente nel sistema contabile dell'attività e inoltrate alle autorità fiscali competenti. Pertanto, la digitalizzazione dei processi di fatturazione non consente alle attività soltanto un risparmio di carta, ma anche un risparmio di tempo e denaro.

Pianificazione e gestione dei progetti

La pianificazione e la gestione dei progetti sono un'altra area ricca di opportunità per la digitalizzazione dei processi. In precedenza, le attività dovevano rivedere manualmente svariati documenti e informazioni, con possibili ritardi o malintesi. Oggi, invece, gli strumenti digitali di gestione dei progetti possono migliorare significativamente la pianificazione, il coordinamento e il monitoraggio dei progetti.

Attraverso questi strumenti, le attività possono archiviare centralmente tutti i dati rilevanti, come appuntamenti, operazioni, risorse e stati d'avanzamento. I dipendenti possono accedere ai dati quando e dove vogliono, utilizzando il proprio smartphone. In questo modo si risparmiano tempo e risorse, garantendo al contempo l'accesso alle informazioni più aggiornate da parte dei dipendenti. Negli appuntamenti con i clienti e nelle assegnazioni sul campo, i report e i protocolli possono anche essere creati e modificati direttamente da un dispositivo mobile. Questo riduce la perdita di informazioni e migliora la comunicazione tra il personale sul campo e l'amministrazione.

Quali sono i vantaggi della digitalizzazione dei processi?

La digitalizzazione dei processi offre molti vantaggi alle aziende tedesche. Ecco una panoramica dei principali vantaggi:

• Trasparenza: tutti i processi digitali sono trasparenti e tracciabili. Ogni decisione, azione e transazione può essere documentata automaticamente. Questo consente un controllo più preciso e supporta la conformità a norme e regolamenti.

• Flussi di lavoro più rapidi: la digitalizzazione elimina da molti processi la necessità di interventi manuali. Questo aiuta i flussi di lavoro a snodarsi più velocemente e può persino ridurre il numero di passaggi di un determinato processo.

• Flessibilità: i sistemi digitali consentono alle attività di rispondere in modo più flessibile ai cambiamenti e alle nuove esigenze. I flussi di lavoro possono essere adattati e migliorati rapidamente per soddisfare al meglio le esigenze del mercato o dei clienti.

• Riduzione degli errori: le persone commettono errori, soprattutto quando svolgono compiti ripetitivi e monotoni. I sistemi digitali, invece, eseguono grandi quantità di operazioni ripetitive senza commettere errori umani, determinando un aumento della qualità dei risultati.

• Analisi dei dati migliorata: le informazioni digitali possono essere facilmente cercate e analizzate utilizzando l'intelligenza artificiale. Questo consente alle attività di identificare modelli comportamentali e tendenze nei dati, fare previsioni sugli sviluppi futuri e prendere decisioni strategiche basate su più informazioni. Inoltre, l'analisi dei dati può essere utilizzata per identificare e migliorare i processi inefficienti.

• Utilizzo migliore delle risorse: i processi digitali consentono di pianificare e utilizzare le risorse in modo più efficace. Il software corretto fornisce dati in tempo reale ed è in grado di identificare tempestivamente i colli di bottiglia o le capacità sovrautilizzate.

• Risparmi nei costi: Sebbene la digitalizzazione dei processi delle attività richieda un investimento iniziale, nel tempo può portare a notevoli risparmi sui costi. Flussi di lavoro più rapidi ed efficienti consentono ai dipendenti di concentrarsi sui compiti di maggior valore, aumentando la produttività complessiva e creando capacità per iniziative più strategiche. Inoltre, l'automazione delle attività manuali di routine può aiutare a ridurre i costi del personale e migliorare l'efficienza operativa.

• Vantaggi competitivi: i flussi di lavoro ottimizzati possono fare la differenza tra successo e fallimento in un mercato globale. Le attività che si affidano a processi digitali possono quindi ottenere un vantaggio competitivo

In che modo le attività possono digitalizzare i loro processi?

La digitalizzazione dei processi dovrebbe far parte di una strategia di digitalizzazione globale. In questo modo si garantisce che tutte le persone siano allineate agli obiettivi strategici aziendali. La digitalizzazione dei processi può essere suddivisa in singole operazioni concrete nell'ambito di una strategia più ampia di digitalizzazione.

Come titolare di attività, dovresti iniziare con un'analisi mirata dei processi esistenti. In questo modo puoi identificare le aree che possono essere ottimizzate con la digitalizzazione. A seconda del settore, delle dimensioni dell'attività e dei requisiti specifici, puoi utilizzare svariate soluzioni digitali, quindi è importante condurre ricerche approfondite per selezionare gli strumenti giusti per le proprie esigenze.

Una soluzione onnicomprensiva è di rado la soluzione migliore per ogni attività. Le soluzioni su misura sono spesso più efficaci, in quanto possono essere progettate per soddisfare le esigenze specifiche di un'attività. Queste potrebbero includere applicazioni personalizzate o una combinazione di strumenti specializzati che funzionino insieme senza problemi. Un'altra considerazione chiave nella scelta degli strumenti digitali è la loro redditività a lungo termine. Idealmente, il software selezionato non dovrebbe limitarsi a soddisfare i requisiti attuali, ma essere anche sufficientemente flessibile da adattarsi all'evoluzione dell'attività e alle tecnologie emergenti.