La economía alemana está experimentando una transformación digital. En 2024, el Índice de Digitalización ascendió a 113,6 puntos, frente a los 108,1 del año anterior. Basado en 36 indicadores clave, el índice destaca dos tendencias principales: en primer lugar, que la transformación digital de la economía alemana avanza a buen ritmo y, en segundo lugar, que aún hay margen de mejora, especialmente en la digitalización de los procesos empresariales.

En este artículo analizaremos qué significa la digitalización de procesos, qué tipos de procesos empresariales pueden digitalizarse y cómo hacerlo. También analizaremos las ventajas que la digitalización de procesos puede ofrecer a las empresas en Alemania.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué significa digitalización de procesos?
  
• ¿Qué procesos pueden digitalizarse?
  
• ¿Cuáles son algunos ejemplos de digitalización de procesos?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de procesos?
  
• ¿Cómo pueden las empresas digitalizar sus procesos?
  

¿Qué significa digitalización de procesos?

El Ministerio Federal de Economía y Energía define la digitalización como «el uso de datos y sistemas algorítmicos para procesos, productos y modelos de negocio nuevos o mejorados». Una de las principales ventajas de la digitalización es la escalabilidad de los datos. Gracias a la digitalización, varios interesados pueden acceder a los datos y reutilizarlos simultáneamente, lo que permite una mayor eficiencia e innovación.

Las cuatro dimensiones de la digitalización

El Ministerio Federal de Economía y Energía divide la digitalización en cuatro dimensiones:

• Productos digitales
  
• Procesos
  
• Creación de redes
  
• Modelos de negocio
  

El ministerio describe además los procesos digitales como una «representación basada en datos de la realidad para organizar y controlar procesos». También se distingue entre empresas con un alto nivel de madurez digital y aquellas con un nivel inferior. Se considera que las empresas tienen un alto nivel de madurez digital si mapean procesos completos como modelos digitales, lo que les permite observar los procesos y controlarlos automáticamente. Las que tienen un nivel inferior pueden capturar y mostrar datos de pedidos o inventario, pero no están tan digitalizadas.

Digitalización de procesos frente a automatización de procesos

La digitalización de procesos se refiere a la transformación de los flujos de trabajo analógicos en digitales utilizando tecnologías modernas. Con este cambio, las tareas humanas se ven asistidas, o en algunos casos sustituida, por sistemas informáticos para mejorar su eficacia, velocidad y precisión.

Sin embargo, la digitalización de procesos no debe confundirse con la automatización de procesos. Mientras que la automatización se centra en simplificar las tareas mediante máquinas o robots, lo que a menudo permite que ciertos pasos se realicen de forma automática, estos procesos pueden seguir requiriendo una intervención manual y no ser totalmente digitales. Por el contrario, la digitalización de procesos significa que los flujos de trabajo se llevan a cabo íntegramente en formato digital. Ya no son físicos ni se basan en papel. Sin embargo, eso no significa que estén totalmente automatizados, ya que los procesos digitalizados pueden seguir requiriendo la intervención humana en determinadas fases.

¿Qué procesos pueden digitalizarse?

En Alemania, las empresas pueden digitalizar muchos procesos diferentes. La digitalización no solo permite a las empresas optimizar los procesos existentes, sino también establecer procesos completamente nuevos utilizando la inteligencia artificial (IA) y el machine learning. A continuación, examinaremos algunos de los procesos que las empresas en Alemania pueden digitalizar.

Facturas

Las facturas en papel están quedando completamente obsoletas. Las soluciones digitales permiten la facturación automática, la entrega directa a los clientes y una integración perfecta en los sistemas contables. Esto no solo ahorra tiempo y dinero, sino que también reduce los errores y facilita el seguimiento de los pagos. Las empresas también se benefician de un mejor resumen de sus finanzas y de un proceso más rápido de las transacciones.

[Stripe puede ayudar a las empresas en Alemania a digitalizar su proceso de facturación con Stripe Invoicing. Esta herramienta permite a las empresas crear y enviar sus facturas de forma rápida y sencilla, todo ello manteniendo el cumplimiento de la normativa. Stripe Billing permite la facturación recurrente así como una gestión clara de las cuentas. Además, el Dashboard de Stripe proporciona acceso directo a detallados informes financieros y de ventas.

Procesamiento de pagos

Las empresas en Alemania también pueden digitalizar sus procesos de pago. Los sistemas digitales permiten un proceso más rápido y sin errores de las transacciones, reducen el esfuerzo manual y minimizan el riesgo de impagos. Las soluciones de pago modernas, como Stripe Payments, permiten a las empresas aceptar y gestionar fácilmente todos los pagos. Con Stripe, los compradores se benefician de un proceso de compra rápido y con un solo clic, y de una amplia gama de más de 100 opciones de pago.

Las tiendas físicas pueden ofrecer pagos sin efectivo mediante lectores de tarjetas o dispositivos móviles. Para habilitar los pagos con tarjeta, las empresas pueden utilizar lectores de tarjetas precertificados Stripe Terminal, como el S700, o dispositivos móviles como el BBPOS WisePad 3. Además, Tap to Pay permite a las empresas aceptar pagos sin efectivo a través de un dispositivo iPhone o Android.

Contabilidad

Adoptando un enfoque digital en la contabilidad, las empresas alemanas pueden automatizar los procesos administrativos, reducir las fuentes de error y aumentar la eficiencia. Entre otras cosas, los programas de contabilidad modernos permiten a las empresas registrar automáticamente los recibos, vincular los pagos directamente a las facturas y gestionar los datos relevantes para los impuestos en tiempo real. Esto elimina la necesidad de realizar este tedioso trabajo de forma manual y permite a las empresas llevar siempre un seguimiento de sus finanzas.

Las soluciones digitales resultan especialmente útiles cuando se trata de impuestos. Con Stripe Tax, las empresas pueden calcular, cobrar y notificar automáticamente los impuestos de los pagos globales. Esta solución de cumplimiento de la normativa fiscal determina el importe correcto de los impuestos en tiempo real y proporciona toda la documentación necesaria para el reembolso de impuestos.

Comunicación interna y externa

La digitalización de los procesos también ofrece claras ventajas para la comunicación interna y externa. Las reuniones en línea permiten una coordinación rápida e independiente del sitio con clientes, socios y empleados. Esta alternativa virtual a las reuniones en persona potencia la flexibilidad al tiempo que reduce el tiempo y los costes de desplazamiento.

La colaboración interna también mejora con las herramientas digitales. Las plataformas basadas en la nube permiten a los equipos trabajar en documentos simultáneamente, almacenar la información en un sitio central y acceder a los archivos importantes desde cualquier lugar. El resultado es un trabajo en equipo más eficaz, transparente y ágil. Mediante el uso estratégico de herramientas digitales de comunicación y colaboración, las empresas pueden agilizar sus flujos de trabajo e impulsar la productividad general.

Marketing y ventas

La visibilidad en línea desempeña un papel muy importante en el marketing y la captación de clientes. La optimización de motores de búsqueda (SEO), la publicidad dirigida, el marketing por correo electrónico y las campañas en redes sociales pueden aumentar considerablemente el alcance y la fidelidad de los clientes de una empresa.

El uso de sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) permite a las empresas registrar y evaluar sistemáticamente las interacciones con los clientes. También permiten implementar eficazmente campañas de marketing personalizadas. Los análisis basados en datos también pueden mejorar el desarrollo de ofertas de productos particulares.

Logística

La digitalización de los procesos logísticos puede mejorar significativamente la eficiencia, la transparencia y la rentabilidad de las entregas. Por ejemplo, las tecnologías de seguimiento digital permiten realizar un seguimiento en tiempo real de los envíos y predecir con precisión los tiempos de entrega. Mediante el uso de la inteligencia artificial y el análisis basado en datos, las empresas pueden mejorar las rutas de transporte, reducir el consumo de combustible y disminuir sus emisiones de CO₂.

Las soluciones de software inteligentes también permiten supervisar los niveles de inventario en tiempo real. Este seguimiento ayuda a identificar posibles déficits de forma temprana y a activar automáticamente nuevos pedidos según sea necesario. Como resultado, la digitalización de la gestión del inventario y del almacén maximiza la eficiencia del almacenamiento y minimiza el riesgo de exceso de existencias o de retrasos en las entregas.

¿Cuáles son algunos ejemplos de digitalización de procesos?

Sistemas de facturación digital

Los procesos de facturación digital demuestran lo útil que puede ser la digitalización. Históricamente, las empresas en Alemania tenían que crear las facturas manualmente, imprimiéndolas en papel y enviándolas por correo. A continuación, los destinatarios debían comprobar y procesar las facturas y archivarlas correctamente. Se trataba de un proceso poco eficiente y que, con frecuencia, se veía obstaculizado por errores humanos y retrasos.

Hoy en día, las facturas se pueden crear automáticamente después de comprar un producto, gracias a los sistemas de facturación digital. Los datos del cliente se toman directamente del formulario de pedido y no es necesario introducir datos adicionales manualmente. A continuación, las facturas se envían automáticamente a los clientes por correo electrónico. También se pueden guardar automáticamente en el sistema contable de la empresa y reenviarse a las autoridades fiscales pertinentes. Por lo tanto, la digitalización del proceso de facturación no solo ahorra papel a las empresas, sino que también les ahorra tiempo y dinero.

Planificación y gestión de proyectos

La planificación y gestión de proyectos es otra área que ofrece numerosas oportunidades para la digitalización de procesos. Antes, las empresas tenían que revisar manualmente diversos documentos e información, lo que podía provocar retrasos o malentendidos. Hoy en día, sin embargo, las herramientas digitales de gestión de proyectos pueden mejorar considerablemente la planificación, la coordinación y el seguimiento de los proyectos.

Con estas herramientas, las empresas pueden almacenar de forma centralizada todos los datos relevantes, por ejemplo, citas, tareas, recursos y progresos. Los empleados pueden acceder a los datos cuando y donde quieran, utilizando sus smartphones. Esto permite ahorrar tiempo y recursos, a la vez que garantiza que los empleados tengan acceso a la información más actualizada posible. Durante las citas con los clientes y las tareas sobre el terreno, también se pueden crear y editar informes y protocolos directamente en un dispositivo móvil. De esta forma, se reduce la pérdida de información y se mejora la comunicación entre el personal de campo y la administración.

¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de procesos?

La digitalización de procesos ofrece muchas ventajas a las empresas en Alemania. He aquí un resumen de las principales ventajas:

• Transparencia: Todos los procesos digitales son transparentes y rastreables. Cada decisión, acción y transacción puede documentarse automáticamente. Esto permite un control más preciso y acepta el cumplimiento de las normas y reglamentos.

• Flujos de trabajo más rápidos: La digitalización elimina la necesidad de intervención manual de muchos procesos. Esto ayuda a que los flujos de trabajo sean más rápidos y puede incluso reducir el número de pasos de un proceso determinado.

• Flexibilidad: Los sistemas digitales permiten a las empresas responder con mayor flexibilidad a los cambios y a las nuevas necesidades. Los flujos de trabajo pueden adaptarse y mejorarse rápidamente para satisfacer mejor las necesidades del mercado o de los clientes.

• Reducción de errores: Las personas cometen errores, especialmente al realizar tareas repetitivas y monótonas. Los sistemas digitales, en cambio, realizan grandes cantidades de tareas repetitivas sin cometer errores humanos, lo que conlleva un aumento de la calidad de los resultados.

• Mejora del análisis de datos: La información digital puede buscarse y analizarse fácilmente utilizando la IA. Esto permite a las empresas identificar patrones de comportamiento y tendencias en sus datos, hacer predicciones sobre la evolución futura y tomar decisiones estratégicas con mayor conocimiento de causa. Además, el análisis de datos puede utilizarse para identificar y mejorar procesos ineficaces.

• Mejor uso de los recursos: Los procesos digitales permiten planificar y utilizar los recursos de forma más eficaz. El software adecuado proporciona datos en tiempo real y puede identificar cuellos de botella o excesos de capacidad en una fase temprana.

• Ahorro de costes:Aunque la digitalización de los procesos de la empresa requiere una inversión inicial, con el tiempo puede suponer un importante ahorro de costes. Unos flujos de trabajo más rápidos y eficientes liberan a los empleados para que puedan centrarse en tareas de mayor valor, impulsando la productividad general y creando capacidad para iniciativas más estratégicas. Además, la automatización de las tareas manuales rutinarias puede ayudar a reducir los costes de personal y mejorar la eficacia operativa.

• Ventaja competitiva: Los flujos de trabajo optimizados pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en un mercado global. Por ello, las empresas que confían en los procesos digitales pueden obtener una ventaja competitiva.

¿Cómo pueden las empresas digitalizar sus procesos?

La digitalización de los procesos debe formar parte de una estrategia de digitalización integral. Esto garantiza que todas las medidas particulares estén alineadas con los objetivos corporativos estratégicos. La digitalización de los procesos puede dividirse en partidas de acción particulares y concretas como parte de una estrategia de digitalización más amplia.

Como propietario de una empresa, debes comenzar con un análisis detallado de tus procesos actuales. De esta manera, podrás identificar las áreas que se pueden optimizar digitalmente. Dependiendo de tu sector, el tamaño de tu empresa y tus requisitos específicos, existen diversas soluciones digitales que se pueden utilizar, por lo que es importante realizar una investigación exhaustiva para seleccionar las herramientas adecuadas para tus necesidades.

Una solución integral rara vez es la más adecuada para todas las empresas. Las soluciones personalizadas suelen ser más eficaces, ya que pueden diseñarse para satisfacer las necesidades específicas de una empresa, que pueden incluir aplicaciones creadas a medida o una combinación de herramientas especializadas que funcionan a la perfección entre sí. Otro factor clave a tener en cuenta a la hora de elegir herramientas digitales es su viabilidad a largo plazo. Lo ideal es que el software seleccionado no solo satisfaga las necesidades actuales, sino que también sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las condiciones cambiantes del negocio y a las tecnologías emergentes.