Die Digitalisierung der Wirtschaft schreitet in Deutschland weiter voran – der Digitalisierungsindex stieg 2024 auf 113,6 Punkte, im Vergleich zu 108,1 Punkten im Vorjahr. Der auf 36 Indikatoren basierende Indexwert ist Beleg für zweierlei: Einerseits schreitet die Transformation der deutschen Wirtschaft stetig voran. Andererseits besteht weiterhin Optimierungspotenzial – unter anderem bei der Prozessdigitalisierung.

In diesem Artikel erklären wir, was die Prozessdigitalisierung ist und welche Geschäftsprozesse wie digitalisiert werden können. Zudem erfahren Sie, welche Vorteile eine Prozessdigitalisierung für Unternehmen in Deutschland haben kann.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was bedeutet Prozessdigitalisierung?
  
• Welche Prozesse können digitalisiert werden?
  
• Beispiele für die Prozessdigitalisierung
  
• Vorteile der Prozessdigitalisierung
  
• Wie können Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren?
  

Was bedeutet Prozessdigitalisierung?

Digitalisierung ist nach der Definition des Bundeswirtschaftsministeriums „die Verwendung von Daten und algorithmischen Systemen für neue oder verbesserte Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle“. Die Daten bieten dabei eine Möglichkeit zur Skalierung, denn sie können mehrfach von verschiedenen Akteuren gleichzeitig genutzt werden.

Die vier Dimensionen der Digitalisierung

Das Wirtschaftsministerium unterteilt die Digitalisierung in vier Dimensionen:

• digitale Produkte,
  
• Prozesse,
  
• Vernetzung und
  
• Geschäftsmodelle.
  

Digitale Prozesse werden beschrieben als eine „datenbasierte Darstellung der Realität zur Organisation und Steuerung von Prozessen“. Es wird unterschieden zwischen Unternehmen mit einem niedrigen und einem hohen digitalen Reifegrad. Ersterer ist vorhanden, wenn ein Unternehmen Daten erfassen und anzeigen kann, zum Beispiel Bestellungen oder Lagerbestände. Einen hohen digitalen Prozessreifegrad haben Unternehmen, wenn sie darüber hinaus komplette Abläufe als digitale Modelle abbilden. Denn damit können sie Prozesse nicht nur beobachten, sondern auch automatisch steuern.

Der Unterschied zwischen Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung

Prozessdigitalisierung ist folglich die Umwandlung analoger in digitale Arbeitsabläufe mithilfe moderner Technologien. Menschliche Tätigkeiten werden durch computergestützte Systeme unterstützt oder ersetzt, um Abläufe effizienter, schneller und fehlerfreier zu gestalten. Nicht zu verwechseln ist die Prozessdigitalisierung mit der Prozessautomatisierung.

Bei der Prozessautomatisierung werden Abläufe mithilfe von Maschinen oder Robotern vereinfacht, sodass bestimmte Tätigkeiten automatisch ablaufen. Dabei können die Prozesse weiterhin manuell oder nur teilweise digitalisiert sein. Bei der Prozessdigitalisierung werden die Abläufe hingegen vollständig in digitaler Form dargestellt – sie existieren also nicht mehr in physischer Form. Dies bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass sie automatisch ablaufen. Ein digitalisierter Prozess kann weiterhin manuelle Eingriffe erfordern.

Welche Prozesse können digitalisiert werden?

Unternehmen in Deutschland können in vielen Bereichen Prozesse digitalisieren. Dies kann zum einen bedeuten, bestehende Prozesse mit technologischen Mitteln zu optimieren. Zum anderen können mit künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und anderen digitalen Möglichkeiten gänzlich neue Prozesse entwickelt und etabliert werden. Nachfolgend finden Sie eine Auswahl an Geschäftsprozessen, die Unternehmen in Deutschland digitalisieren können.

Rechnungsstellung

Rechnungen in Papierform gehören ebenso der Vergangenheit an wie deren manuelle Erstellung. Digitale Lösungen ermöglichen eine automatische Rechnungsstellung, den direkten Versand an Kundinnen und Kunden sowie eine nahtlose Integration in Buchhaltungssysteme. Dies spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern reduziert auch Fehler und erleichtert die Nachverfolgbarkeit von Zahlungen. Zudem profitieren Unternehmen von einer besseren Übersicht über ihre Finanzen und einer schnelleren Bearbeitung von Transaktionen.

Unterstützung bei der Prozessdigitalisierung bietet Ihnen Stripe. Mit Stripe Invoicing können Unternehmen ihre Rechnungen schnell, einfach und rechtskonform erstellen und versenden. Stripe Billing ermöglicht die wiederkehrende Rechnungsstellungsowie eine übersichtliche Verwaltung von Konten. Darüber hinaus können ausführliche Finanz- und Umsatzberichte direkt im Dashboard abgerufen werden.

Zahlungsabwicklung

Die Digitalisierung der Prozesse bietet sich für Unternehmen in Deutschland auch im Bereich der Zahlungsabwicklung an. Automatisierte Systeme ermöglichen eine schnellere und fehlerfreie Verarbeitung von Transaktionen, reduzieren den manuellen Aufwand und minimieren das Risiko von Zahlungsausfällen. Mit modernen Zahlungslösungen wie Stripe Payments können Unternehmen sämtliche Zahlungen einfach akzeptieren und verwalten. Käufer/innen profitieren von über 100 Bezahloptionen sowie einem schnellen One-Click-Bezahlvorgang.

Im stationären Handel können bargeldlose Zahlungen mit Kartenlesegeräten oder auf mobilen Endgeräten angeboten werden. Um Kartenzahlungen zu ermöglichen, können Unternehmen über Stripe Terminal vorzertifizierte Kartenlesegeräte wie das S700 oder mobile Geräte wie das BBPOS WisePad 3 beziehen. Zudem ist es mit Tap to Pay möglich, bargeldlose Zahlungen über ein iPhone oder Android-Gerät zu akzeptieren.

Buchführung

Mit einer Digitalisierung der Buchführung können deutsche Unternehmen administrative Prozesse automatisieren, Fehlerquellen reduzieren und ihre Effizienz steigern. Moderne Buchhaltungssoftware ermöglicht es unter anderem, Belege automatisch zu erfassen, Zahlungen direkt mit Rechnungen zu verknüpfen und steuerrelevante Daten in Echtzeit zu verwalten. Dadurch entfällt der mühsame manuelle Abgleich, und Unternehmen behalten stets den Überblick über ihre Finanzen.

Besonders im Bereich der Steuerabwicklung können digitale Lösungen eine erhebliche Erleichterung darstellen. Mit Stripe Tax können Unternehmen Steuern für weltweite Zahlungen automatisch berechnen, erheben und melden. Die Integration ermittelt den korrekten Steuerbetrag in Echtzeit und stellt alle notwendigen Unterlagen für Steuererstattungen bereit.

Interne und externe Kommunikation

Eine Prozessdigitalisierung ist auch im Bereich der internen und externen Kommunikation empfehlenswert. Digitale Meetings ermöglichen eine schnelle, ortsunabhängige Abstimmung mit Kundinnen und Kunden, Geschäftspartnerinnen und -partnern sowie Mitarbeitenden. Diese digitale Alternative zu Präsenzmeetings erhöht die Flexibilität und spart Reisezeit und Kosten.

Auch die Zusammenarbeit im Unternehmen profitiert von digitalen Lösungen. Mit Cloud-basierten Tools können Teams Dokumente gleichzeitig bearbeiten, Informationen zentral speichern und unabhängig vom Standort auf wichtige Unterlagen zugreifen. So wird die Zusammenarbeit nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und dynamischer. Durch den gezielten Einsatz digitaler Kommunikations- und Kollaborationstools können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Produktivität steigern.

Marketing und Vertrieb

Um potenzielle Kundinnen und Kunden zu erreichen, spielt die Online-Sichtbarkeit für Unternehmen eine zunehmend wichtige Rolle. Durch professionelle Suchmaschinenoptimierung (SEO) sowie gezielte Werbung auf Suchmaschinen, E-Mail-Marketing und Social-Media-Kampagnen lassen sich Reichweite und Kundenbindung deutlich steigern.

Der Einsatz von CRM-Systemen (Customer Relationship Management) ermöglicht es Unternehmen, Kundeninteraktionen systematisch zu erfassen und auszuwerten. Auf dieser Basis können personalisierte Marketingkampagnen effizient umgesetzt werden. Zudem können datenbasierte Analysen die Entwicklung individueller Produktangebote verbessern.

Logistik

Das Digitalisieren von logistischen Prozessen kann Lieferungen effizienter, transparenter und günstiger machen. Der Einsatz von Tracking-Technologien und vernetzten Datenplattformen erlaubt beispielsweise eine Nachverfolgbarkeit in Echtzeit und präzise Lieferzeitprognosen. Mithilfe von künstlicher Intelligenz und datenbasierten Analysen lassen sich Transportwege effizienter gestalten, Kraftstoffkosten senken und CO₂-Emissionen reduzieren.

Darüber hinaus helfen intelligente Softwarelösungen dabei, Lagerbestände in Echtzeit zu überwachen. Dadurch können Engpässe frühzeitig erkannt und automatisch Nachbestellungen veranlasst werden. Die Prozessdigitalisierung der Bestands- und Lagerverwaltung verbessert somit die Nutzung von Lagerkapazitäten und minimiert das Risiko von Überbeständen oder Lieferverzögerungen.

Beispiele für Prozessdigitalisierung

Beispiel 1

Wie vorteilhaft digitale Prozesse sein können, zeigt das Beispiel der Rechnungsstellung. Lange Zeit mussten Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen manuell erstellen, auf Papier drucken und postalisch versenden. Die Empfänger/innen mussten die Rechnungen dann manuell prüfen und bearbeiten, um sie schließlich in Aktenordnern zu archivieren. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwendig, sondern führte auch häufig zu Fehlern oder Verzögerungen.

Mit einem digitalen Rechnungsstellungssystem werden Rechnungen beispielsweise nach einem Produktkauf automatisch erstellt. Die Kundendaten werden dabei direkt aus dem Bestellsystem übernommen, sodass keine Daten manuell eingegeben werden müssen. Der Versand erfolgt ebenfalls ohne menschliches Zutun: Die Rechnungen werden zum Beispiel per E-Mail an die Kundinnen und Kunden geschickt. Anschließend werden sie automatisch im Buchhaltungssystem des Unternehmens gespeichert. Zudem können die Rechnungen automatisch an die Finanzbehörden weitergeleitet werden. Die Digitalisierung der Rechnungsstellung kann Unternehmen folglich nicht nur Papier, sondern viel Zeit und finanzielle Ressourcen sparen.

Beispiel 2

Die Planung und Verwaltung von Projekten ist ein weiteres Beispiel für die mögliche Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Früher mussten Unternehmen verschiedene Dokumente und Informationen manuell abgleichen, was zu Verzögerungen und Missverständnissen führen konnte. Heute bieten Projektmanagement-Tools eine effiziente Lösung, um Projektinformationen an einem Ort zu bündeln. Dies kann die Planung, Koordination und Überwachung von Projekten deutlich verbessern.

Unternehmen können alle relevanten Daten – wie Termine, Aufgaben, Ressourcen und Fortschritte – zentral speichern. Die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, jederzeit und überall mit ihrem Smartphone auf die Daten zuzugreifen. Dies spart Zeit und Ressourcen und sorgt zudem dafür, dass alle Teammitglieder immer mit den aktuellen Daten arbeiten. Bei Kundenterminen und Außeneinsätzen können Berichte und Protokolle ebenfalls direkt auf dem Mobilgerät erstellt und bearbeitet werden. Dies verringert den Informationsverlust und verbessert die Kommunikation zwischen Außendienst und Verwaltung.

Vorteile der Prozessdigitalisierung

Für Unternehmen in Deutschland kann die Prozessdigitalisierung zahlreiche Vorteile mit sich bringen. Die wichtigsten finden Sie nachfolgend im Überblick:

• Transparenz: Alle digitalen Prozesse sind transparent und nachvollziehbar. Jede Entscheidung, Aktion oder Transaktion kann automatisch dokumentiert werden. Das erleichtert die Kontrolle und unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

• Schnellere Arbeitsabläufe: Durch die Digitalisierung können Daten „fließen“, ohne dass manuelle Eingriffe nötig sind. Dies führt zu einem enormen Geschwindigkeitszuwachs bei den einzelnen Arbeitsschritten und dem gesamten Arbeitsprozess.

• Flexibilität: Digitale Systeme ermöglichen es Unternehmen, flexibler auf Veränderungen und neue Anforderungen zu reagieren. Arbeitsabläufe lassen sich schnell anpassen und optimieren, um die Bedürfnisse des Marktes oder der Kundinnen und Kunden besser zu erfüllen.

• Fehlerreduktion: Menschen machen Fehler, besonders bei sich wiederholenden und eintönigen Aufgaben. Digitale Systeme hingegen erledigen große Mengen an repetitiven Aufgaben fehlerfrei und konstant, was zu einer Steigerung der Ergebnisqualität führt.

• Analysemöglichkeiten: Digitale Informationen können mithilfe Künstlicher Intelligenz leicht durchsucht und analysiert werden. Dies ermöglicht Unternehmen, Verhaltensmuster und Trends in ihren Daten zu erkennen, Prognosen für zukünftige Entwicklungen zu erstellen und strategische Entscheidungen auf einer fundierteren Basis zu treffen. Darüber hinaus können durch Datenanalyse ineffiziente Prozesse identifiziert und optimiert werden.

• Bessere Ressourcennutzung: Mithilfe digitaler Prozesse können Ressourcen besser geplant und genutzt werden. Die passende Software liefert Daten in Echtzeit und kann Engpässe oder Überkapazitäten frühzeitig identifizieren.

• Kosteneinsparungen: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist initial mit Kosten verbunden; langfristig sind jedoch Kosteneinsparungen möglich. Durch die Beschleunigung von Prozessen haben Mitarbeitende mehr Zeit für andere Aufgaben, was die Produktivität steigert und Kapazitäten für strategischere Tätigkeiten freisetzt. Darüber hinaus können Unternehmen Personalkosten sparen, wenn manuelle Aufgaben von automatisierten Systemen übernommen werden.

• Wettbewerbsvorteil: Optimierte Arbeitsabläufe können in einem globalen Markt den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Unternehmen, die auf digitale Prozesse setzen, können sich daher einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wie können Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren?

Die Prozessdigitalisierung sollte Teil einer umfassenden Digitalisierungsstrategie sein. Diese gewährleistet, dass sämtliche Einzelmaßnahmen auf die strategischen Unternehmensziele abgestimmt sind. Als Teilprojekt der Digitalisierungsstrategie kann die Prozessdigitalisierung des Unternehmens in einzelne konkrete To-Dos gegliedert werden.

Grundlage sollte eine Analyse der bestehenden Prozesse sein. Auf diese Weise identifizieren Unternehmen Bereiche und Prozesse, die digital optimiert werden können. In Abhängigkeit der Branche, Unternehmensgröße und der spezifischen Anforderungen gibt es eine Vielzahl an digitalen Lösungen, die zum Einsatz kommen können. Es empfiehlt sich daher eine gründliche Recherche, um die richtigen Tools für die jeweiligen Bedürfnisse auszuwählen.

Eine All-in-One-Lösung ist meist nicht die beste Wahl. Individuelle Lösungen werden den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens im Regelfall besser gerecht. Dies können maßgeschneiderte Anwendungen oder die Kombination spezialisierter Tools sein. Wichtig bei der Auswahl ist zudem die Zukunftsfähigkeit der gewählten Software-Lösungen. Bestenfalls berücksichtigen sie nicht nur den aktuellen Bedarf, sondern können sich auch an veränderte Bedingungen anpassen und zukünftige technologische Entwicklungen integrieren.