L’économie allemande est en pleine transformation numérique. En 2024, l’Indice de numérisation est passé à 113,6 points, par rapport à 108,1 l’année précédente. Basé sur 36 indicateurs clés, l’indice met en évidence deux tendances principales : premièrement, que la transformation numérique de l’économie allemande progresse régulièrement – et deuxièmement, qu’il y a encore place pour des améliorations, notamment concernant la numérisation des processus d’entreprise.

Dans cet article, nous allons explorer ce que signifie la numérisation des processus, quels types de processus d’entreprise peuvent être numérisés et comment s’y prendre. Nous allons également examiner les avantages que la numérisation des processus peut offrir aux entreprises en Allemagne.

Contenu de cet article

• Que signifie la numérisation des processus ?
  
• Quels processus peuvent être numérisés ?
  
• Quels sont des exemples de numérisation des processus ?
  
• Quels sont les avantages de la numérisation des processus ?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles numériser leurs processus ?
  

Que signifie la numérisation des processus ?

Le ministère fédéral de l’Économie et de l’Énergie définit la numérisation comme « l’utilisation des données et des systèmes algorithmiques pour des processus, des produits et des modèles économiques nouveaux ou améliorés ». L’un des principaux avantages de la numérisation est l’évolutivité des données. Grâce à la numérisation, les données peuvent être consultées et réutilisées simultanément par de multiples parties prenantes, ce qui permet une plus grande efficacité et innovation.

Les quatre dimensions de la numérisation

Le Ministère fédéral de l'Économie et de l'Énergie divise la numérisation en quatre domaines :

• Produits numériques
  
• Processus
  
• Réseautage :
  
• Modèles économiques
  

Le ministère décrit en outre les processus numériques comme une « représentation de la réalité basée sur les données pour organiser et contrôler les processus ». Les entreprises sont également distinguées entre celles présentant un niveau de élevé de maturité et celles présentant un niveau inférieur. Les entreprises sont réputées avoir un niveau élevé de maturité numérique si elles cartographient des processus complets comme des modèles numériques, ce qui leur permet d’observer les processus et de les contrôler automatiquement. Celles qui ont un niveau inférieur peuvent capturer et afficher des données pour les commandes ou les stocks, mais ne sont pas tout à fait aussi complètement numérisées.

Numérisation des processus vs automatisation des processus

La numérisation des processus consiste à transformer les flux de travail analogiques en flux numériques à l'aide de technologies modernes, ce qui permet de soutenir les tâches humaines – ou dans certains cas de les remplacer – par des systèmes informatiques afin d'améliorer l'efficacité, la vitesse et la précision.

La numérisation des processus ne doit cependant pas être confondue avec l’automatisation des processus. Alors que l’automatisation se concentre sur la simplification des tâches grâce à des machines ou des robots – permettant souvent de réaliser certaines étapes automatiquement –, ces processus peuvent encore impliquer une saisie manuelle et ne pas être entièrement numériques. En revanche, la numérisation des processus signifie que les flux de travail existent entièrement sous forme numérique. Ils ne sont plus sur papier ou physiques. Mais cela ne signifie pas qu’ils sont entièrement automatisés – les processus numérisés peuvent encore nécessiter une implication humaine à certaines étapes.

Quels processus peuvent être numérisés ?

Les entreprises allemandes peuvent numériser de nombreux processus différents. Non seulement la numérisation permet aux entreprises d’optimiser les processus existants, mais elle leur permet également d’établir des processus totalement nouveaux en utilisant l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique. Ci-dessous, nous allons examiner quelques-uns des processus que les entreprises allemandes peuvent numériser.

Facturation

Les factures papier appartiennent désormais au passé. Les solutions numériques permettent la facturation automatique, la livraison directe aux clients et une intégration transparente dans les systèmes comptables. Cela permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi de réduire les erreurs et de faciliter le traçage des paiements. Les entreprises bénéficient également d’une meilleure vue d’ensemble de leurs finances et d’un traitement plus rapide des transactions.

Stripe peut aider les entreprises en Allemagne à numériser leur processus de facturation avec Stripe Invoicing. Cet outil permet aux entreprises de créer et d'envoyer leurs factures rapidement et facilement, en maintenant la conformité avec la loi. Stripe Billing permet une facturation récurrente ainsi qu'une gestion claire des comptes. De plus, le Dashboard Stripe donne un accès direct aux rapports financiers et [aux rapports de vente] détaillés(https://stripe.com/revenue-recognition).

Traitement des paiements

Les entreprises allemandes peuvent également numériser leurs processus de paiement. Les systèmes numériques permettent un traitement plus rapide et sans erreur des transactions, réduisent les efforts manuels et minimisent le risque d'impayés de paiement. Les solutions de paiement modernes, telles que Stripe Payments, permettent aux entreprises d'accepter et de gérer facilement tous les paiements. Avec Stripe, les acheteurs bénéficient d'un paiement rapide en un clic et d'une large gamme de plus de 100 options de paiement.

Les magasins traditionnels peuvent proposer des paiements sans espèces en utilisant des lecteurs de cartes ou des appareils mobiles. Pour permettre les paiements par carte bancaire, les entreprises peuvent utiliser des lecteurs de cartes pré-certifiés Stripe Terminal tels que le S700, ou des appareils mobiles tels que le BBPOS WisePad 3. De plus, Tap to Pay permet aux entreprises d'accepter des paiements dématérialisés via un iPhone ou un appareil Android.

Comptabilité

En adoptant une approche « digital-first » de la comptabilité, les entreprises allemandes peuvent automatiser les processus administratifs, réduire les sources d’erreur et accroître l’efficacité. Entre autres, un logiciel comptable moderne permet aux entreprises d’enregistrer automatiquement les reçus, de lier directement les paiements aux factures et de gérer en temps réel les données fiscales pertinentes. Cela élimine le travail manuel fastidieux et permet aux entreprises de toujours suivre leurs finances.

Les solutions numériques s’avèrent particulièrement utiles lorsqu’il s’agit de fiscalité. Avec Stripe Tax, les entreprises peuvent calculer, collecter et déclarer automatiquement les taxes pour les paiements internationaux. Cette solution de conformité fiscale détermine le montant de taxe correct en temps réel et fournit toute la documentation nécessaire pour les remboursements de taxes.

Communication interne et externe

La numérisation des processus offre également des avantages évidents en termes de communications internes et externes. Les réunions en ligne permettent une coordination rapide et indépendante de l’emplacement, avec les clients, les partenaires et les employés. Cette alternative virtuelle aux réunions en personne renforce la flexibilité tout en réduisant le temps et les coûts de déplacement.

La collaboration interne s'améliore également grâce aux outils numériques. Les plateformes cloud permettent aux équipes de travailler simultanément sur des documents, de stocker des informations dans un emplacement central et d'accéder à des fichiers importants depuis n’importe où. Un travail d'équipe plus efficace, transparent et agile en découle. En utilisant stratégiquement les outils de communication et de collaboration numériques, les entreprises peuvent rationaliser leurs flux de travail et booster leur productivité globale.

Marketing et ventes

La visibilité en ligne joue un grand rôle dans le marketing et l’approche client. L’optimisation pour les moteurs de recherche (SEO), la publicité ciblée, les campagnes marketing et sur les réseaux sociaux peuvent considérablement booster la portée et la fidélité client d’une entreprise.

L’utilisation de systèmes de gestion de la relation client (CRM) permet aux entreprises d’enregistrer et d’évaluer systématiquement les interactions avec les clients. Ils permettent également de mettre en œuvre des campagnes marketing personnalisées de manière efficace. Les analyses basées sur des données peuvent également améliorer le développement des offres de produits individuelles.

Logistique

La numérisation des processus logistiques peut améliorer considérablement l'efficacité, la transparence et la rentabilité des livraisons. Par exemple, les technologies de suivi numérique permettent un suivi des expéditions en temps réel et des prévisions précises des délais de livraison. Grâce à l'IA et à l'analyse basée sur les données, les entreprises peuvent améliorer les itinéraires de transport, réduire la consommation de carburant ainsi que leurs émissions de CO2.

Les solutions logicielles intelligentes permettent également de surveiller le niveau des stocks en temps réel. Ce suivi permet d’identifier rapidement les pénuries potentielles et de déclencher automatiquement de nouvelles commandes en cas de besoin. Ainsi, la numérisation de la gestion des stocks et des entrepôts maximise l’efficacité du stockage et minimise les risques de surstockage ou de retard de livraison.

Quels sont des exemples de processus numériques ?

Systèmes de facturation numérique

Les processus de facturation numérique montrent à quel point la numérisation peut être utile. Historiquement, les entreprises en Allemagne devaient créer des factures manuellement, les imprimer sur papier et les envoyer par la poste. Les destinataires devaient ensuite vérifier et traiter les factures et les archiver correctement. Ce processus prenait beaucoup de temps et était souvent entaché d'erreurs humaines et de retards.

Aujourd’hui, les factures peuvent être créées automatiquement après l’achat d’un produit, grâce aux systèmes de facturation numérique. Les données clients sont directement tirées du bon de commande et aucune donnée supplémentaire n’a besoin d’être saisie manuellement. Les factures sont ensuite envoyées automatiquement aux clients par e-mail. Elles peuvent également être automatiquement enregistrées dans le système comptable d’une entreprise et transmises aux autorités fiscales compétentes. Ainsi, la numérisation du processus de facturation ne se contente pas d’économiser du papier pour les entreprises : elle leur permet également d’économiser du temps et de l’argent.

Planification et gestion de projets

La planification et la gestion de projets sont un autre domaine qui regorge de possibilités de numérisation des processus. Avant, les entreprises devaient examiner manuellement divers documents et informations, ce qui pouvait causer des retards ou des malentendus. Aujourd'hui, cependant, les outils de gestion de projets numériques peuvent améliorer considérablement la planification, la coordination et le suivi des projets.

Grâce à ces outils, les entreprises peuvent stocker toutes les données pertinentes de façon centralisée, par exemple les rendez-vous, les tâches, les ressources et les progrès. Les employés peuvent accéder aux données où et quand ils le souhaitent, à l'aide de leur smartphone. Cela permet d'économiser du temps et des ressources tout en veillant à ce que les employés aient accès aux informations les plus récentes possibles. Lors des rendez-vous avec les clients et des missions sur le terrain, des rapports et des protocoles peuvent également être créés et modifiés directement sur un appareil mobile. Cela réduit la perte d'informations et renforce la communication entre le personnel sur le terrain et l'administration.

Quels sont les avantages de la numérisation des processus ?

La numérisation des processus offre de nombreux avantages aux entreprises en Allemagne. Voici un aperçu des principaux avantages :

• Transparence : Tous les processus numériques sont transparents et traçables. Chaque décision, action et transaction peut être documentée automatiquement. Cela permet un contrôle plus précis et favorise le respect des règles et règlements.

• Flux de travail plus rapides : La numérisation supprime le besoin d'intervention manuelle de nombreux processus. Cela aide les flux de travail à avancer plus rapidement et peut même réduire le nombre d'étapes pour un processus donné.

• Souplesse : Les systèmes numériques permettent aux entreprises de répondre avec plus de souplesse aux changements et aux nouvelles exigences. Les flux de travail peuvent être rapidement adaptés et améliorés pour mieux répondre aux besoins du marché ou des clients.

• Réduction des erreurs : Les gens commettent des erreurs, surtout lorsqu'ils effectuent des tâches répétitives et monotones. Les systèmes numériques, quant à eux, effectuent de grandes quantités de tâches répétitives sans commettre d'erreurs humaines, ce qui entraîne une augmentation de la qualité des résultats.

• Amélioration de l'analyse des données : L'information numérique peut être facilement recherchée et analysée à l'aide de l'IA. Cela permet aux entreprises d'identifier des modèles comportementaux et des tendances dans leurs données, de faire des prévisions sur les développements futurs et de prendre des décisions stratégiques sur une base plus éclairée. En outre, l'analyse des données peut être utilisée pour identifier et améliorer les processus inefficaces.

• Meilleure utilisation des ressources : Les processus numériques permettent de planifier et d'utiliser plus efficacement les ressources. Le bon logiciel fournit des données en temps réel et permet d'identifier très tôt les goulets d'étranglement ou les surcapacités.

• Économies de coûts : Bien que la numérisation des processus opérationnels nécessite un investissement initial, elle peut entraîner d'importantes économies de coûts au fil du temps. Des flux de travail plus rapides et plus efficaces permettent aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui stimule la productivité globale et crée la capacité nécessaire à des initiatives plus stratégiques. En outre, l'automatisation des tâches manuelles courantes peut aider à réduire les coûts de personnel et à améliorer l'efficacité opérationnelle.

• Avantage concurrentiel : L’optimisation des flux de travail peut faire la différence entre le succès et l’échec sur un marché mondial. Les entreprises qui s’appuient sur des processus numériques peuvent donc acquérir un avantage concurrentiel

Comment les entreprises peuvent-elles numériser leurs processus ?

La numérisation des processus devrait former partie d’une stratégie de numérisation globale, ce qui permettrait de s’assurer que toutes les mesures individuelles sont alignées sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. La numérisation des processus peut être divisée en plusieurs éléments d’action individuels et concrets dans le cadre d’une plus ample stratégie de numérisation.

En tant que propriétaire d'entreprise, vous devriez commencer par une analyse ciblée de vos processus existants. De cette façon, vous pouvez identifier les domaines qui peuvent être optimisés numériquement. Selon votre secteur, la taille de votre entreprise, et les exigences spécifiques, il existe une variété de solutions numériques qui peuvent être utilisées, il est donc important de mener des recherches approfondies pour sélectionner les outils adaptés à vos besoins.

Une solution tout-en-un est rarement la mieux adaptée à chaque entreprise. Les solutions sur mesure sont souvent plus efficaces, car elles peuvent être conçues pour répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise. Il peut s’agir d’applications personnalisées ou d’une combinaison d’outils spécialisés qui fonctionnent ensemble de manière transparente. Une autre considération essentielle lors du choix des outils numériques est leur viabilité à long terme. Idéalement, le logiciel sélectionné devrait non seulement répondre aux exigences actuelles, mais aussi être suffisamment flexible pour s’adapter à l’évolution des conditions commerciales et aux technologies émergentes.