De Duitse economie ondergaat een digitale transformatie. In 2024 steeg de Digitaliseringsindex naar 113,6 punten, een stijging ten opzichte van 108,1 het jaar ervoor. Woonachtig uit 36 belangrijke indicatoren laat de index twee belangrijke trends zien: ten eerste dat de digitale transformatie van de Duitse economie gestaag vordert, en ten tweede dat er nog ruimte is voor verbetering, met name in de digitalisering van ondernemingen.

In dit artikel bekijken we wat digitalisering van processen inhoudt, welke soorten bedrijfsprocessen gedigitaliseerd kunnen worden en hoe je dit kunt aanpakken. Ook gaan we in op de voordelen die digitalisering van processen bedrijven in Duitsland kan bieden.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat betekent digitalisering van processen?
  
• Welke processen kunnen worden gedigitaliseerd?
  
• Wat zijn enkele voorbeelden van digitalisering van processen?
  
• Wat zijn de voordelen van digitalisering van processen?
  
• Hoe kunnen bedrijven hun processen digitaliseren?
  

Wat betekent digitalisering van processen?

Het federale ministerie van Economische Zaken en Energie definieert digitalisering als 'het gebruik van gegevens en algoritmische systemen voor nieuwe of verbeterde processen, producten en ondernemingsmodellen'. Een van de belangrijkste voordelen van digitalisering is de schaalbaarheid van gegevens. Door middel van digitalisering kunnen gegevens tegelijkertijd door meerdere belanghebbenden worden geraadpleegd en hergebruikt, waardoor meer efficiëntie en innovatie mogelijk worden.

De vier dimensies van digitalisering

Het federale ministerie van Economische Zaken en Energie verdeelt digitalisering in vier dimensies:

• Digitale producten
  
• Processen
  
• Netwerken
  
• Businessmodellen
  

Het ministerie beschrijft digitale processen verder als een 'op gegevens gebaseerde weergave van de werkelijkheid voor het organiseren en beheersen van processen'. Er is ook een onderscheid tussen bedrijven met een hoog niveau van digitale volwassenheid en bedrijven op een lager niveau. Bedrijven worden geacht een hoog niveau van digitale volwassenheid te hebben als ze complete processen in kaart brengen als digitale modellen, waarmee ze processen kunnen observeren en automatisch kunnen aansturen. Bedrijven met een lager niveau kunnen gegevens voor bestellingen of voorraad vastleggen en weergeven, maar zijn niet zo grondig gedigitaliseerd.

Digitalisering van processen versus automatisering van processen

Bij digitalisering van processen worden analoge workflows met behulp van moderne technologieën omgezet in digitale workflows. Met deze verschuiving worden menselijke taken ondersteund (of in sommige gevallen vervangen) door computergestuurde systemen om de efficiëntie, snelheid en juistheid te verbeteren.

Digitalisering van processen moet echter niet worden verward met automatisering van processen. Hoewel automatisering zich richt op het vereenvoudigen van taken door middel van machines of robots, waardoor bepaalde stappen vaak automatisch kunnen worden uitgevoerd, kunnen deze processen nog steeds handmatige invoer omvatten en mogelijk niet volledig digitaal zijn. Digitalisering van processen betekent daarentegen dat workflows volledig digitaal bestaan. Ze zijn niet langer op papier gebaseerd of fysiek. Maar dat betekent niet dat ze volledig geautomatiseerd zijn: gedigitaliseerde processen kunnen in bepaalde stadia nog steeds menselijke tussenkomst vereisen.

Welke processen kunnen worden gedigitaliseerd?

Bedrijven in Duitsland kunnen veel verschillende processen digitaliseren. Digitalisering stelt bedrijven niet alleen in staat om bestaande processen te optimaliseren, maar ook om volledig nieuwe processen op te zetten met behulp van kunstmatige intelligentie (AI) en machine-learning. Hieronder bekijken we een paar van de processen die bedrijven in Duitsland kunnen digitaliseren.

Facturatie

Papieren facturen behoren zo langzamerhand tot het verleden. Digitale oplossingen maken automatische Invoicing, directe levering aan klanten en naadloze integratie in boekhoudsystemen mogelijk. Dit bespaart niet alleen tijd en geld, maar vermindert ook het aantal fouten en maakt Payments gemakkelijker te traceren. Bedrijven profiteren ook van een beter overzicht van hun financiën en een snellere verwerking van transacties.

Stripe kan bedrijven in Duitsland helpen hun Invoicing procedure te digitaliseren met Stripe Invoicing. Met deze tool kunnen bedrijven snel en eenvoudig facturen maken en versturen, met behoud van compliance met de wet. Stripe Billing maakt terugkerende Invoicing en overzichtelijk account beheer mogelijk. Daarnaast biedt het Stripe Dashboard directe toegang tot gedetailleerde financiële en verkooprapporten.

Verwerking van betalingen

Bedrijven in Duitsland kunnen ook hun betalingsprocessen digitaliseren. Digitale systemen maken snellere en foutloze verwerking van transacties mogelijk, verminderen handmatige inspanningen en minimaliseren het risico op wanbetaling. Met moderne betaaloplossingen, zoals Stripe Payments, kunnen bedrijven alle Payments eenvoudig accepteren en beheren. Met Stripe profiteren kopers van een snelle Checkout met één klik en een breed scala van meer dan 100 betaalopties.

Fysieke winkels kunnen cashloze Payments aanbieden met betaalkaartlezers of mobiele apparaten. Om kaartbetalingen mogelijk te maken, kunnen bedrijven vooraf gecertificeerde betaalkaartlezers van Stripe Terminal gebruiken, zoals de S700, of mobiele apparaten zoals de BBPOS WisePad 3. Daarnaast kunnen bedrijven met Tap to Pay cashloze Payments accepteren via een iPhone of Android-apparaat.

Boekhouding

Door te kiezen voor een digital-first benadering van boekhouding kunnen Duitse bedrijven administratieve processen automatiseren, bronnen van fouten verminderen en de efficiëntie verhogen. Moderne boekhoudsoftware stelt bedrijven onder andere in staat om inkomsten automatisch te registreren, Link-betalingen rechtstreeks aan facturen te koppelen en fiscaal relevante gegevens in real time te beheren. Dit elimineert de noodzaak van eentonig handmatig werk en stelt bedrijven in staat om altijd het traject over hun financiën te behouden.

Digitale oplossingen zijn vooral handig als het gaat om belastingen. Met Stripe Tax kunnen bedrijven automatisch belastingen berekenen, innen en aangeven voor wereldwijde Payments. Deze fiscale compliance oplossing bepaalt in real time het juiste omzetbelasting bedrag en biedt alle benodigde documentatie voor omzetbelasting teruggave.

Interne en externe communicatie

Digitalisering van processen biedt ook duidelijke voordelen voor zowel interne als externe communicatie. Online vergaderingen zorgen voor snelle, locatie-onafhankelijke afstemming met klanten, partners en werknemers. Dit virtuele alternatief voor fysieke vergaderingen verhoogt de flexibiliteit en bespaart reistijd en kosten.

De interne samenwerking verbetert ook met digitale tools. Platforms in de cloud stellen teams in staat om tegelijkertijd aan documenten te werken, informatie op een centrale locatie op te slaan en overal toegang te krijgen tot belangrijke bestanden. Het resultaat is efficiënter, transparanter en flexibeler teamwork. Door digitale communicatie- en samenwerkingstools strategisch in te zetten, kunnen bedrijven hun workflows stroomlijnen en de algehele productiviteit verhogen.

Marketing en verkoop

Online zichtbaarheid speelt een zeer grote rol bij marketing en klantbenadering. Zoekmachineoptimalisatie (SEO), gerichte advertenties, e-mailmarketing en sociale mediacampagnes kunnen het bereik en de klantloyaliteit van een bedrijf aanzienlijk vergroten.

Het gebruik van CRM (Customer Relationship Management)-systemen stelt bedrijven in staat om interacties met klanten systematisch vast te leggen en te evalueren. Deze systemen maken het ook mogelijk om gepersonaliseerde marketingcampagnes efficiënt te implementeren. Daarnaast kunnen op gegevens gebaseerde analyses de ontwikkeling van afzonderlijk productaanbod verbeteren.

Logistiek

Het digitaliseren van logistieke processen kan de efficiëntie, transparantie en kosteneffectiviteit van leveringen aanzienlijk verbeteren. Digitale trackingtechnologieën maken het bijvoorbeeld mogelijk om zendingen in real time te volgen en levertijden nauwkeurig te voorspellen. Met behulp van AI en datagestuurde analyses kunnen bedrijven transportroutes verbeteren, het brandstofverbruik verminderen en hun CO2-uitstoot verlagen.

Slimme softwareoplossingen maken het ook mogelijk om voorraadniveaus in real time te monitoren. Deze tracking helpt potentiële tekorten vroegtijdig te signaleren en indien nodig automatisch nabestellingen te activeren. Als gevolg hiervan maximaliseert het digitaliseren van voorraad- en magazijnbeheer de opslagefficiëntie en minimaliseert dit het risico op het aanhouden van te grote voorraden of vertragingen bij de levering.

Wat zijn enkele voorbeelden van digitalisering van processen?

Digitale facturatiesystemen

Digitale facturatieprocessen laten zien hoe nuttig digitalisering kan zijn. Van oudsher moesten bedrijven in Duitsland facturen handmatig maken, op papier afdrukken en per post versturen. Ontvangers moesten de facturen vervolgens controleren en verwerken en ze goed archiveren. Dit was een tijdrovende procedure die vaak werd ontsierd door menselijke fouten en vertragingen.

Tegenwoordig kunnen facturen automatisch worden gemaakt nadat een product is gekocht, dankzij digitale facturatiesystemen. Klantgegevens worden rechtstreeks uit het bestelformulier gehaald en er hoeven geen extra gegevens handmatig te worden ingevoerd. Facturen kunnen vervolgens automatisch via e-mail naar klanten worden gestuurd. Ze kunnen ook automatisch worden opgeslagen in het boekhoudsysteem van een bedrijf en doorgestuurd worden naar de relevante belastingautoriteiten. Digitalisering van het facturatieproces bespaart ondernemingen dus niet alleen papier: het bespaart hen ook tijd en geld.

Projectplanning en -beheer

Projectplanning en -beheer is een ander gebied waar veel kansen liggen voor digitalisering van processen. Voorheen moesten bedrijven verschillende documenten en informatie handmatig controleren, wat tot vertragingen of misverstanden kon leiden. Tegenwoordig kunnen digitale projectbeheertools echter de planning, coördinatie en bewaking van projecten aanzienlijk verbeteren.

Met deze tools kunnen bedrijven alle relevante gegevens centraal opslaan, zoals afspraken, taken, middelen en voortgang. Medewerkers hebben waar en wanneer ze maar willen toegang tot gegevens via hun smartphone. Dit bespaart tijd en middelen en zorgt er tegelijkertijd voor dat medewerkers toegang hebben tot de meest actuele informatie. Tijdens klantafspraken en opdrachten buiten de deur kunnen rapporten en protocollen ook rechtstreeks op een mobiel apparaat worden gemaakt en bewerkt. Dit vermindert het verlies van informatie en verbetert de communicatie tussen buitendienstmedewerkers en de administratie.

Wat zijn de voordelen van digitalisering van processen?

Digitalisering van processen biedt tal van voordelen voor bedrijven in Duitsland. Hier volgt een overzicht van de belangrijkste voordelen:

• Transparantie: alle digitale processen zijn transparant en traceerbaar. Elke beslissing, actie en transactie kan automatisch worden gedocumenteerd. Dit zorgt voor een nauwkeurigere controle en ondersteunt naleving van regels en voorschriften.

• Snellere workflows: Digitalisering neemt de noodzaak van handmatige interventie weg uit veel processen. Dit leidt tot snellere workflows en mogelijk zelfs tot minder stappen voor een bepaald proces.

• Flexibiliteit: Digitale systemen stellen bedrijven in staat flexibeler te reageren op veranderingen en nieuwe vereisten. Workflows kunnen snel worden aangepast en verbeterd om beter aan de behoeften van de markt of klanten te kunnen voldoen.

• Foutreductie: Mensen maken fouten, vooral bij het uitvoeren van repetitieve en monotone taken. Digitale systemen voeren daarentegen grote hoeveelheden repetitieve taken uit zonder menselijke fouten te maken, wat leidt tot een verbetering van de kwaliteit van de resultaten.

• Verbeterde gegevensanalyse: Digitale informatie kan eenvoudig worden doorzocht en geanalyseerd met behulp van AI. Hierdoor kunnen bedrijven gedragspatronen en trends in hun gegevens identificeren, voorspellingen doen over toekomstige ontwikkelingen en beter onderbouwde strategische beslissingen nemen. Daarnaast kan gegevensanalyse worden gebruikt om inefficiënte processen te identificeren en te verbeteren.

• Beter gebruik van middelen: Digitale processen zorgen ervoor dat middelen effectiever kunnen worden gepland en gebruikt. De juiste software levert gegevens in real time en kan knelpunten of overcapaciteiten in een vroeg stadium signaleren.

• Kostenbesparingen: Hoewel het digitaliseren van bedrijven een initiële investering vereist, kan dit in de loop van de tijd leiden tot aanzienlijke kostenbesparingen. Snellere, efficiëntere workflows geven werknemers de ruimte om zich te concentreren op taken met een hogere waarde, waardoor de algehele productiviteit toeneemt en er capaciteit ontstaat voor meer strategische initiatieven. Bovendien kan het automatiseren van routinematige handmatige taken helpen de personeelskosten te verlagen en de operationele efficiëntie te verbeteren.

• Concurrentievoordeel: Geoptimaliseerde workflows kunnen het verschil maken tussen succes en mislukking in een wereldwijde markt. Bedrijven die op digitale processen vertrouwen kunnen dus een concurrentievoordeel behalen

Hoe kunnen bedrijven hun processen digitaliseren?

Digitalisering van procedures moet onderdeel zijn van een uitgebreide digitaliseringsstrategie. Dit zorgt ervoor dat alle particuliere maatregelen zijn afgestemd op strategische bedrijfsdoelstellingen. Digitalisering van procedures kan worden onderverdeeld in particuliere, concrete actiepunten als onderdeel van een bredere digitaliseringsstrategie.

Als eigenaar van een bedrijf moet je beginnen met een gerichte analyse van je bestaande processen. Op deze manier kun je gebieden identificeren die digitaal kunnen worden geoptimaliseerd. Afhankelijk van je branche, bedrijfsgrootte en specifieke vereisten zijn er vele soorten digitale oplossingen die kunnen worden gebruikt, dus is het belangrijk om grondig onderzoek te doen om de juiste tools voor je behoeften te kiezen.

Een alles-in-één oplossing is zelden de beste keuze voor elk bedrijf. Oplossingen op maat zijn vaak effectiever, omdat ze zo kunnen worden ontworpen dat ze aan de specifieke behoeften van een bedrijf voldoen. Denk hierbij aan op maat gemaakte applicaties of een combinatie van gespecialiseerde tools die naadloos samenwerken. Een andere belangrijke overweging bij het kiezen van digitale tools is hun levensvatbaarheid op lange termijn. Idealiter moet de gekozen software niet alleen voldoen aan de huidige vereisten, maar ook flexibel genoeg zijn om zich aan te passen aan veranderende bedrijfsomstandigheden en opkomende technologieën.