A economia da Alemanha está passando por uma transformação digital. Em 2024, o Índice de Digitalização subiu para 113,6 pontos, ante 108,1 no ano anterior. Estabelecido em 36 indicadores-chave, o índice destaca duas tendências principais: primeiro, que a transformação digital da economia alemã está progredindo de forma constante e, segundo, que ainda há espaço para melhorias, especialmente na digitalização dos processos das empresas.

Neste artigo, vamos explorar o que significa digitalização de processos, quais tipos de empresas podem ser digitalizados e como fazer isso. Também analisaremos os benefícios que a digitalização de processos pode oferecer às empresas na Alemanha.

O que há neste artigo?

• O que significa digitalização de processos?
  
• Quais processos podem ser digitalizados?
  
• Quais são alguns exemplos de digitalização de processos?
  
• Quais são as vantagens da digitalização de processos?
  
• Como as empresas podem digitalizar seus processos?
  

O que significa digitalização de processos?

O Ministério Federal de Assuntos Econômicos e Energia define digitalização como "o uso de dados e sistemas algorítmicos para processos, produtos e modelos de negócio novos ou aprimorados". Uma das principais vantagens da digitalização é a escalabilidade dos dados. Por meio da digitalização, os dados podem ser acessados e reutilizados simultaneamente por várias partes interessadas, possibilitando maior eficiência e inovação.

As quatro dimensões da digitalização

O Ministério Federal de Assuntos Econômicos e Energia divide a digitalização em quatro dimensões:

• Produtos digitais
  
• Processos
  
• Networking
  
• Modelos de negócios
  

O ministério descreve ainda os processos digitais como uma "representação da realidade estabelecida em dados para organizar e controlar processos". Há também uma distinção entre as empresas que têm um alto nível de maturidade digital e as que estão em um nível mais baixo. Considera-se que as empresas têm um alto nível de maturidade digital se mapearem processos completos como modelos digitais, o que lhes permite observar os processos e controlá-los automaticamente. Aquelas com um nível mais baixo podem capturar e exibir dados de pedidos ou estoque, mas não são tão completamente digitalizadas.

Digitalização de processos vs. automação de processos

A digitalização de processos refere-se à transformação de fluxos de trabalho analógicos em digitais, utilizando tecnologias modernas. Com essa mudança, tarefas humanas são apoiadas ou, em alguns casos, substituídas por sistemas computadorizados para melhorar a eficiência, a velocidade e a precisão.

No entanto, a digitalização de processos não deve ser confundida com a automação de processos. Embora a automação se concentre na simplificação de tarefas por meio de máquinas ou robôs, muitas vezes permitindo que certas etapas sejam realizadas automaticamente, esses processos ainda podem envolver entrada manual e podem não ser totalmente digitais. Em contraste, a digitalização de processos significa que os fluxos de trabalho existem inteiramente em formato digital. Eles não são mais baseados em papel ou físicos. Mas isso não significa que sejam totalmente automatizados. Processos digitalizados ainda podem exigir intervenção humana em certas etapas.

Quais processos podem ser digitalizados?

As empresas na Alemanha podem digitalizar muitos processos diferentes. A digitalização não apenas permite que as empresas otimizem os processos existentes, mas também que estabeleçam processos completamente novos usando inteligência artificial (IA) e machine learning. A seguir, veremos alguns dos processos que as empresas na Alemanha podem digitalizar.

Faturamento

As faturas em papel estão se tornando uma coisa do passado. As soluções digitais permitem o faturamento automático, a entrega direta aos clientes e a integração perfeita com os sistemas de contabilidade. Isso não apenas economiza tempo e dinheiro, mas também reduz os erros e facilita o rastreamento dos pagamentos. As empresas também se beneficiam de uma visão geral melhor de suas finanças e de um processo mais rápido de transações.

A Stripe pode ajudar as empresas na Alemanha a digitalizar seu processo de fatura com o Stripe Invoicing. Essa ferramenta permite que as empresas criem e enviem suas faturas de forma rápida e fácil, mantendo a conformidade com a lei. O Stripe Billing permite o faturamento recorrente, bem como o gerenciamento claro das contas. Além disso, o painel da Stripe oferece acesso direto a relatórios de vendas e financeiros detalhados.

Processamento de pagamento

As empresas na Alemanha também podem digitalizar seus processos de pagamento. Os sistemas digitais permitem o processamento mais rápido e sem erros das transações, reduzem o esforço manual e minimizam o risco de inadimplência nos pagamentos. Soluções modernas de pagamento, como o Stripe Payments, permitem que as empresas aceitem e gerenciem facilmente todos os pagamentos. Com a Stripe, os compradores se beneficiam de um checkout rápido, com um clique, e de uma ampla gama de mais de 100 opções de pagamento.

As lojas físicas podem oferecer pagamentos com cartão usando máquinas de cartão ou dispositivos móveis. Para habilitar pagamentos com cartão, as empresas podem usar máquinas de cartão pré-certificadas Stripe Terminal, como o S700, ou dispositivos móveis como o BBPOS WisePad 3. Além disso, o Tap to Pay permite que as empresas aceitem pagamentos sem dinheiro em espécie por meio de um iPhone ou dispositivo Android.

Contabilidade

Ao adotar uma abordagem digital para a contabilidade, as empresas alemãs podem automatizar processos administrativos, reduzir fontes de erro e aumentar a eficiência. Entre outras coisas, o software de contabilidade moderno permite que as empresas registrem automaticamente os rendimentos, vinculem os pagamentos diretamente com as faturas e gerenciem os dados relevantes para impostos em tempo real. Isso elimina a necessidade de trabalho manual tedioso e permite que as empresas sempre mantenham a categoria de suas finanças.

As soluções digitais são particularmente úteis quando se trata de tributos. Com o Stripe Tax, as empresas podem calcular, recolher e informar automaticamente os tributos para pagamentos globais. Essa solução de conformidade fiscal determina o valor correto do tributo em tempo real e fornece toda a documentação necessária para o reembolso de impostos.

Comunicação interna e externa

A digitalização de processos também oferece vantagens claras para a comunicação interna e externa. As reuniões online permitem uma coordenação rápida e independente da localização com clientes, parceiros e funcionários. Essa alternativa virtual às reuniões presenciais aumenta a flexibilidade e reduz o tempo e os custos de viagem.

A colaboração interna também melhora com as ferramentas digitais. As plataformas estabelecidas na nuvem permitem que as equipes trabalhem em documentos simultaneamente, armazenem informações em uma localização central e acessem arquivos importantes de qualquer lugar. O resultado é um trabalho em equipe mais eficiente, transparente e ágil. Ao usar estrategicamente as ferramentas de comunicação e colaboração digitais, as empresas podem simplificar seus fluxos de trabalho e aumentar a produtividade geral.

Marketing e vendas

A visibilidade online desempenha uma função enorme no marketing e no alcance do cliente. A otimização de mecanismos de pesquisa (SEO), a publicidade direcionada, o e-mail marketing e as campanhas de rede social podem aumentar significativamente o alcance de uma empresa e a fidelidade do cliente.

O uso de sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) permite que as empresas registrem e avaliem sistematicamente as interações com os clientes. Eles também permitem que campanhas de marketing personalizadas sejam implementadas com eficiência. As análises estabelecidas com base em dados também podem melhorar o desenvolvimento de ofertas de produtos para pessoas físicas.

Logística

A digitalização dos processos logísticos pode melhorar significativamente a eficiência, a transparência e a relação custo-benefício das entregas. Por exemplo, as tecnologias de categoria digital permitem o rastreamento de remessas em tempo real e previsões precisas do tempo de entrega. Usando IA e análise orientada por dados, as empresas podem melhorar os direcionamentos de transporte, reduzir o consumo de combustível e diminuir suas emissões de CO₂.

As soluções inteligentes de software também possibilitam o monitoramento dos níveis de estoque em tempo real. Essa categoria ajuda a identificar antecipadamente possíveis faltas de estoque e aciona automaticamente os pedidos de reposição, conforme necessário. Como resultado, a digitalização do gerenciamento do estoque e do depósito maximiza a eficiência do armazenamento e minimiza o risco de excesso de estoque ou de atrasos na entrega.

Quais são alguns exemplos de digitalização de processos?

Sistemas de faturamento digital

Os processos de faturamento digital mostram como a digitalização pode ser útil. Historicamente, as empresas na Alemanha tinham de criar faturas manualmente, imprimindo-as em papel e enviando-as pelo correio. Em seguida, os destinatários tinham que verificar e processar as faturas e arquivá-las adequadamente. Esse era um processo demorado, muitas vezes marcado por erros humanos e atrasos.

Atualmente, as faturas podem ser criadas automaticamente após a compra de um produto, graças aos sistemas de faturamento digital. Os dados do cliente são extraídos diretamente do formulário de pedido e nenhum dado extra precisa ser inserido manualmente. As faturas são então enviadas aos clientes automaticamente por e-mail. Elas também podem ser salvas automaticamente no sistema contábil da empresa e encaminhadas às autoridades tributárias competentes. Assim, a digitalização do processo de faturamento não economiza apenas papel para as empresas, mas também economiza tempo e dinheiro.

Planejamento e gerenciamento de projetos

O planejamento e o gerenciamento de projetos é outra área repleta de oportunidades para a digitalização de processos. Antes, as empresas tinham que revisar manualmente vários documentos e informações, o que possivelmente causava atrasos ou mal-entendidos. Hoje, no entanto, as ferramentas digitais de gerenciamento de projetos podem melhorar significativamente o planejamento, a coordenação e o monitoramento dos projetos.

Usando essas ferramentas, as empresas podem armazenar todos os dados relevantes de forma centralizada, por exemplo, compromissos, tarefas, recursos e progresso. Os funcionários podem acessar os dados quando e onde quiserem, usando seus smartphones. Isso economiza tempo e recursos e, ao mesmo tempo, garante que os funcionários tenham acesso às informações mais atualizadas possíveis. Durante os compromissos com os clientes e as tarefas de campo, os relatórios e protocolos também podem ser criados e editados diretamente em um dispositivo móvel. Isso reduz a perda de informações e melhora a comunicação entre a equipe de campo e a administração.

Quais são as vantagens da digitalização de processos?

A digitalização de processos oferece muitas vantagens para as empresas na Alemanha. Aqui está uma visão geral dos principais benefícios:

• Transparência: Todos os processos digitais são transparentes e rastreáveis. Cada decisão, ação e transação pode ser documentada automaticamente. Isso permite um controle mais preciso e aceita a conformidade com regras e regulamentos.

• Fluxos de trabalho mais rápidos: A digitalização elimina a necessidade de intervenção manual em muitos processos. Isso ajuda os fluxos de trabalho a se moverem mais rapidamente e pode até reduzir o número de etapas de um determinado processo.

• Flexibilidade: Os sistemas digitais permitem que as empresas respondam de forma mais flexível às mudanças e aos novos requisitos. Os fluxos de trabalho podem ser rapidamente adaptados e aprimorados para atender melhor às necessidades do mercado ou dos clientes.

• Redução de erros: As pessoas cometem erros, especialmente ao realizar tarefas repetitivas e monótonas. Os sistemas digitais, por outro lado, executam grandes quantidades de tarefas repetitivas sem cometer erros humanos, o que leva a um aumento na qualidade dos resultados.

• Análise de dados aprimorada: As informações digitais podem ser facilmente pesquisadas e analisadas com o uso da IA. Isso permite que as empresas identifiquem padrões e tendências de comportamento em seus dados, façam previsões sobre desenvolvimentos futuros e tomem decisões estratégicas com mais embasamento. Além disso, a análise de dados pode ser usada para identificar e melhorar processos ineficientes.

• Melhor uso dos recursos: Os processos digitais permitem que os recursos sejam planejados e usados com mais eficiência. O software certo fornece dados em tempo real e pode identificar gargalos ou excesso de capacidade em um estágio inicial.

• Economia de custos: Embora a digitalização dos processos da empresa exija um investimento inicial, ela pode levar a uma economia de custos significativa ao longo do tempo. Fluxos de trabalho mais rápidos e eficientes liberam os funcionários para se concentrarem em tarefas de maior valor, aumentando a produtividade geral e criando capacidade para iniciativas mais estratégicas. Além disso, a automação de tarefas manuais de rotina pode ajudar a reduzir os custos com pessoal e melhorar a eficiência operacional.

• Vantagem competitiva: Fluxos de trabalho otimizados podem fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso em um mercado global. As empresas que dependem de processos digitais podem, portanto, obter uma vantagem competitiva

Como as empresas podem digitalizar seus processos?

A digitalização de processos deve fazer parte de uma estratégia de digitalização abrangente. Isso garante que todas as medidas das pessoas físicas estejam alinhadas aos objetivos estratégicos da empresa. A digitalização de processos pode ser dividida em pessoas físicas e itens de ação concretos como parte de uma estratégia de digitalização mais ampla.

Como proprietário de uma empresa, o senhor deve começar com uma análise focada de seus processos existentes. Dessa forma, o senhor pode identificar as áreas que podem ser otimizadas digitalmente. Dependendo do seu setor, do tamanho da empresa e dos requisitos específicos, há uma variedade de soluções digitais que podem ser usadas, por isso é importante realizar uma pesquisa completa para selecionar as ferramentas certas para as suas necessidades.

Uma solução tudo em um raramente é a melhor opção para todas as empresas. As soluções personalizadas geralmente são mais eficazes, pois podem ser projetadas para atender às necessidades específicas de uma empresa. Essas soluções podem incluir inscrições personalizadas ou uma combinação de ferramentas especializadas que funcionam em conjunto sem problemas. Outra consideração importante na escolha de ferramentas digitais é a sua viabilidade a longo prazo. O ideal é que o software selecionado não apenas atenda aos requisitos atuais, mas também seja flexível o suficiente para se adaptar à evolução das condições da empresa e às tecnologias emergentes.