La economía alemana está atravesando una transformación digital. En 2024, el Índice de Digitalización alcanzó los 113.6 puntos, frente a los 108.1 del año anterior. Basado en 36 indicadores clave, el índice destaca dos tendencias principales: primero, que la transformación digital de la economía alemana avanza de manera constante; y segundo, que aún existe margen de mejora, en particular en la digitalización de los procesos comerciales.

En este artículo, exploraremos qué significa la digitalización de procesos, qué tipos de procesos comerciales se pueden digitalizar y cómo llevarlo a cabo. Además, analizaremos los beneficios que la digitalización de los procesos puede ofrecer a las empresas en Alemania.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué significa la digitalización de procesos?
  
• ¿Qué procesos se pueden digitalizar?
  
• ¿Cuáles son algunos ejemplos de digitalización de procesos?
  
• ¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de procesos?
  
• ¿Cómo pueden las empresas digitalizar sus procesos?
  

¿Qué significa la digitalización de procesos?

El Ministerio Federal de Economía y Energía define la digitalización como «el uso de datos y sistemas algorítmicos para procesos, productos y modelos de negocio nuevos o mejorados». Una de las principales ventajas de la digitalización es la escalabilidad de los datos. Gracias a la digitalización, los datos están disponibles y pueden ser reutilizados al mismo tiempo por diferentes actores, lo que favorece la eficiencia y potencia la innovación.

Las cuatro dimensiones de la digitalización

El Ministerio Federal de Economía y Energía divide la digitalización en cuatro dimensiones:

• Productos digitales
  
• Procesos
  
• Creación de redes:
  
• Modelos de negocios
  

El ministerio describe además los procesos digitales como una "representación de la realidad establecida en datos para organizar y controlar los procesos". También existe una distinción entre las empresas que tienen un alto nivel de madurez digital y las que tienen un nivel más bajo. Se considera que las empresas tienen un alto nivel de madurez digital si mapean procesos completos como modelos digitales, lo que les permite observar los procesos y controlarlos automáticamente. Aquellas con un nivel más bajo pueden capturar y mostrar datos para pedidos o inventario, pero no están tan digitalizadas.

Digitalización de procesos vs. automatización de procesos

La digitalización de procesos se refiere a la transformación de flujos de trabajo analógicos en digitales utilizando tecnologías modernas. Con este cambio, las tareas humanas son respaldadas, o en algunos casos reemplazadas, por sistemas establecidos en computadora para mejorar la eficiencia, la velocidad y la precisión.

Sin embargo, la digitalización de procesos no debe confundirse con la automatización de procesos. Mientras que la automatización se centra en simplificar las tareas mediante máquinas o robots, lo que a menudo permite que ciertos pasos se realicen de forma automática, estos procesos pueden seguir requiriendo intervención manual y no ser completamente digitales. En cambio, la digitalización de procesos significa que los flujos de trabajo son íntegramente digitales. Ya no son en papel ni físicos. Pero eso no implica que estén totalmente automatizados: los procesos digitalizados aún pueden necesitar intervención humana en determinadas etapas.

¿Qué procesos se pueden digitalizar?

Las empresas en Alemania pueden digitalizar muchos procesos diferentes. La digitalización no solo permite a las empresas optimizar los procesos existentes, sino que también les permite establecer procesos completamente nuevos utilizando inteligencia artificial (IA) y machine learning. A continuación, veremos algunos de los procesos que las empresas en Alemania pueden digitalizar.

Facturación

Las facturas en papel están tendiendo a desaparecer. Hoy, con las soluciones digitales, se pueden generar facturas automáticas, enviarlas directo al cliente e integrarlas fácilmente en la contabilidad. Esto ahorra tiempo y dinero, reduce los errores y facilita el seguimiento de los pagos. Además, las empresas obtienen una visión más clara de su situación financiera y procesan más rápido sus transacciones.

En Alemania, Stripe puede ayudar a las empresas a digitalizar sus procesos de facturación con Stripe Invoicing. Esta herramienta permite a las empresas crear y enviar sus facturas de forma rápida y sencilla, cumpliendo al mismo tiempo con la normativa legal. Stripe Billing posibilita la facturación recurrente y una gestión clara de las cuentas. Además, el Dashboard de Stripe proporciona acceso directo a datos financieros informes de ventas detallados.

Procesamiento de pagos

En Alemania, las empresas también pueden digitalizar sus procesos de pago. Los sistemas digitales permiten procesar las transacciones más rápido y sin errores, reducir el trabajo manual y minimizar el riesgo de incumplimiento de pago. Las soluciones de pago de última generación, como Stripe Payments, facilitan a las empresas la aceptación y gestión integral de pagos. Por su parte, con Stripe, los compradores logran un proceso de compra acelerado de un solo clic con más de 100 opciones de pago diferentes.

Las tiendas tradicionales pueden aceptar pagos sin efectivo utilizando lectores de tarjetas o dispositivos móviles. Para habilitar pagos con tarjeta, las empresas pueden usar lectores de tarjeta precertificados de Stripe Terminal, como el [S700]](https://stripe.com/terminal/s700), o dispositivos móviles, como el BBPOS WisePad 3. Además, con Tap to Pay se pueden aceptar pagos sin efectivo a través de un dispositivo iPhone o Android.

Contabilidad

Cuando adoptan un enfoque digital en la contabilidad, las empresas alemanas pueden automatizar los procesos administrativos, reducir las fuentes de error y aumentar la eficiencia. Entre otras funciones, el software de contabilidad moderno les permite registrar los recibos de forma automática, vincular los pagos directamente a las facturas y gestionar en tiempo real los datos relevantes para los impuestos. Esto elimina la necesidad de trabajos manuales tediosos y permite a las empresas mantener siempre el control de sus finanzas.

Las soluciones digitales resultan especialmente útiles en materia de impuestos. Con Stripe Tax, las empresas pueden calcular, recaudar y declarar automáticamente los impuestos de pagos globales. Esta solución que cumple con la normativa fiscal determina en tiempo real el importe correcto del impuesto y proporciona toda la documentación necesaria para los reembolsos de impuestos.

Comunicación interna y externa

La digitalización de procesos también ofrece claras ventajas tanto para la comunicación interna como externa. Las reuniones en línea permiten una coordinación rápida e independiente del lugar con clientes, socios y empleados. Esta alternativa virtual a las reuniones en persona aumenta la flexibilidad y reduce el tiempo y los costos de viaje.

La colaboración interna también mejora con herramientas digitales. Las plataformas establecidas en la nube permiten a los equipos trabajar en documentos simultáneamente, almacenar información en una un central y acceder a archivos importantes desde cualquier lugar. El resultado es un trabajo en equipo más eficiente, transparente y ágil. Mediante el uso estratégico de herramientas digitales de comunicación y colaboración, las empresas pueden optimizar sus flujos de trabajo y aumentar la productividad general.

Marketing y ventas

La visibilidad en línea tiene una función muy importante en el marketing y el alcance del cliente. La optimización de motores de búsqueda (SEO), la publicidad dirigida, el marketing por correo electrónico y las campañas en redes sociales pueden aumentar significativamente el alcance y la lealtad de los clientes de una empresa.

El uso de sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM) permite a las empresas registrar y evaluar sistemáticamente las interacciones con los clientes. También permite implementar campañas de marketing personalizadas de manera eficiente. Además, los análisis establecidos en datos pueden mejorar el desarrollo de ofertas de productos particulares.

Logística

La digitalización de los procesos logísticos puede mejorar significativamente la eficiencia, la transparencia y la rentabilidad de las entregas. Por ejemplo, las tecnologías de seguimiento digital permiten el seguimiento de envíos en tiempo real y predicciones precisas del tiempo de entrega. Utilizando IA y análisis basados en datos, las empresas pueden mejorar las rutas de transporte, reducir el consumo de combustible y reducir sus emisiones de CO₂.

Las soluciones de software inteligentes también permiten monitorear los niveles de inventario en tiempo real. Este seguimiento ayuda a identificar posibles escaseces con anticipación y activar automáticamente los nuevos pedidos según sea necesario. Como resultado, la digitalización de la gestión de inventarios y almacenes maximiza la eficiencia del almacenamiento y minimiza el riesgo de exceso de existencias o retrasos en las entregas.

¿Cuáles son algunos ejemplos de digitalización de procesos?

Sistemas de facturación digital

Los procesos de facturación digital muestran lo útil que puede ser la digitalización. Históricamente, las empresas en Alemania tenían que crear facturas manualmente, imprimirlas en papel y enviarlas por correo. Luego, los destinatarios tenían que verificar y procesar las facturas y archivarlas correctamente. Este era un proceso que consumía mucho tiempo, a menudo empañado por errores humanos y retrasos.

Hoy en día, las facturas se pueden crear automáticamente después de que se ha comprado un producto, gracias a los sistemas de facturación digital. Los datos del cliente se toman directamente del formulario de pedido y no es necesario introducir datos adicionales manualmente. Las facturas se envían automáticamente a los clientes por correo electrónico. También pueden guardarse automáticamente en el sistema contable de una empresa y enviarse a las autoridades impuestos pertinentes. Por lo tanto, la digitalización del proceso de facturación no solo ahorra papel a las empresas; también les ahorra tiempo y dinero.

Planificación y gestión de proyectos

La planificación y gestión de proyectos es otra área que está plagada de oportunidades para la digitalización de procesos. Antes, las empresas tenían que revisar manualmente varios documentos e información, lo que posiblemente causaba retrasos o malentendidos. Hoy, sin embargo, las herramientas digitales de gestión de proyectos pueden mejorar significativamente la planificación, la coordinación y el monitoreo de proyectos.

Con estas herramientas, las empresas pueden almacenar todos los datos relevantes de forma centralizada, por ejemplo, citas, tareas, recursos y progreso. Los empleados pueden acceder a los datos en cualquier momento y lugar desde sus teléfonos. Esto ahorra tiempo y recursos, a la vez que garantiza que los empleados tengan acceso a la información más actualizada posible. En reuniones con clientes y trabajos de campo, también se pueden crear y editar informes y protocolos directamente desde un dispositivo móvil. Esto reduce la pérdida de información y mejora la comunicación entre el equipo de campo y la oficina.

¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de procesos?

La digitalización de procesos ofrece muchas ventajas para las empresas en Alemania. Aquí hay un resumen de los beneficios clave:

• Transparencia: Todos los procesos digitales son transparentes y trazables. Cada decisión, acción y transacción se puede documentar automáticamente. Esto permite un control más preciso y apoya el cumplimiento de la normativa.

• Flujos de trabajo más veloces: La digitalización elimina la necesidad de intervención manual de muchos procesos. Esto ayuda a que los flujos de trabajo se muevan más rápido e incluso puede reducir la cantidad de pasos para un proceso determinado.

• Flexibilidad: Los sistemas digitales permiten a las empresas responder de manera más flexible a los cambios y nuevos requisitos. Los flujos de trabajo se pueden adaptar y mejorar rápidamente para satisfacer mejor las necesidades del mercado o los clientes.

• Reducción de errores: Las personas cometen errores, especialmente cuando realizan tareas repetitivas y monótonas. Los sistemas digitales, por otro lado, realizan grandes cantidades de tareas repetitivas sin cometer errores humanos, lo que conduce a una mejor calidad de los resultados.

• Análisis de datos mejorado: La información digital se puede buscar y analizar fácilmente utilizando IA. Esto permite a las empresas identificar patrones de comportamiento y tendencias en sus datos, hacer predicciones sobre desarrollos futuros y tomar decisiones estratégicas de manera más informada. Además, el análisis de datos se puede utilizar para identificar y mejorar procesos ineficientes.

• Mejor uso de los recursos: Los procesos digitales permiten planificar y utilizar los recursos de manera más efectiva. El software adecuado proporciona datos en tiempo real y puede identificar cuellos de botella o sobrecapacidades en una etapa temprana.

• Ahorros de costos: Si bien la digitalización de empresa procesos requiere una inversión inicial, puede generar ahorros de costos significativos con el tiempo. Los flujos de trabajo más rápidos y eficientes liberan a los empleados para que se concentren en tareas de mayor valor, lo que aumenta la productividad general y crea capacidad para iniciativas más estratégicas. Además, la automatización de las tareas manuales rutinarias puede ayudar a reducir los costos de personal y mejorar la eficiencia operativa.

• Ventaja competitiva: contar con flujos de trabajo optimizados puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en un mercado global. Por lo tanto, las empresas que dependen de procesos digitales pueden obtener una ventaja competitiva

¿Cómo pueden las empresas digitalizar sus procesos?

La digitalización de procesos debe formar parte de una estrategia de digitalización integral. Esto garantiza que todas las medidas particulares estén alineadas con los objetivos estratégicos de la empresa. La digitalización de procesos puede dividirse en acciones concretas que se enmarcan dentro de una estrategia de digitalización más amplia.

Como propietario de una empresa, deberías comenzar con un análisis detallado de tus procesos actuales. De este modo, puedes identificar aquellas áreas que pueden optimizarse mediante soluciones digitales. Según tu sector, el tamaño de tu empresa y tus necesidades específicas, existen diversas herramientas digitales disponibles, por lo que resulta fundamental realizar una investigación exhaustiva para seleccionar las más adecuadas.

Una solución integral pocas veces resulta la más adecuada para todas las empresas. Las soluciones a medida suelen ser más eficaces, ya que pueden diseñarse para responder a las necesidades específicas de cada empresa. Pueden incluir aplicaciones desarrolladas a medida o una combinación de herramientas especializadas que funcionen de manera integrada. Otro aspecto clave al seleccionar herramientas digitales es su viabilidad a largo plazo: lo ideal es que el software elegido no solo resuelva los requisitos actuales, sino que también sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las condiciones cambiantes del negocio y a las tecnologías emergentes.