L’économie allemande est en pleine transformation numérique. En 2024, l’indice de numérisation a atteint 113,6 points, contre 108,1 l’année précédente. Établi sur la base de 36 indicateurs clés, l’indice met en évidence deux grandes tendances : d’une part, que la transformation numérique de l’économie allemande progresse régulièrement – et d’autre part, qu’il existe encore une marge d’amélioration, notamment en ce qui concerne la numérisation des processus interentreprises.

Dans cet article, nous allons explorer ce que signifie la numérisation des processus, quels types de processus d’entreprise peuvent être numérisés et comment s’y prendre. Nous examinerons également les avantages que la numérisation des processus peut offrir aux entreprises en Allemagne.

Sommaire

• Que signifie la numérisation des processus?
  
• Quels processus peuvent être numérisés?
  
• Quels sont les exemples de numérisation des processus?
  
• Quels sont les avantages de la numérisation des processus?
  
• Comment les entreprises peuvent-elles numériser leurs processus?
  

Que signifie la numérisation des processus?

Le ministère fédéral de l’Économie et de l’Énergie définit la digitalisation comme « l’utilisation de données et de systèmes algorithmiques pour des processus, des produits et des modèles économiques nouveaux ou améliorés. » L’un des principaux avantages de la numérisation est l’évolutivité des données. Grâce à la numérisation, les données peuvent être consultées et réutilisées simultanément par de multiples parties prenantes, ce qui permet d’accroître l’efficacité et l’innovation.

Les quatre dimensions de la numérisation

Le ministère fédéral de l’économie et de l’énergie divise la numérisation en quatre dimensions :

• Produits numériques
  
• Processus
  
• Réseautage
  
• Modèles d’entreprise
  

Le ministère décrit en outre les processus numériques comme une « représentation de la réalité basée sur des données pour organiser et contrôler les processus. » Il existe également une distinction entre les entreprises qui ont un niveau élevé de maturité numérique et celles qui se situent à un niveau inférieur. Les entreprises sont considérées comme ayant un niveau élevé de maturité numérique si elles cartographient des processus complets sous forme de modèles économiques, ce qui leur permet d’observer les processus et de les contrôler automatiquement. Celles qui ont un niveau inférieur peuvent capturer et afficher des données pour les commandes ou les stocks, mais ne sont pas tout à fait aussi profondément numérisées.

Numérisation des processus vs automatisation des processus.

La numérisation des processus consiste à transformer les flux de travail analogiques en flux numériques à l’aide de technologies modernes. Dans ce contexte, les tâches humaines sont supportées – ou dans certains cas remplacées – par des systèmes informatiques afin d’améliorer l’efficacité, la rapidité et la précision.

La numérisation des processus ne doit toutefois pas être confondue avec l’automatisation des processus. Alors que l’automatisation se concentre sur la simplification des tâches par le biais de machines ou de robots – permettant souvent de réaliser certaines étapes automatiquement – ces processus peuvent encore impliquer une saisie manuelle et ne pas être entièrement numérisés. En revanche, la numérisation des processus signifie que les flux de travail existent entièrement sous forme numérique. Ils ne sont plus établis sur papier ou physiques. Mais cela ne signifie pas qu’ils sont entièrement automatisés – les processus numérisés peuvent encore nécessiter une intervention humaine à certaines étapes.

Quels processus peuvent être numérisés?

Les entreprises en Allemagne peuvent numériser de nombreux processus différents. Non seulement la numérisation permet aux entreprises d’optimiser les processus existants – mais elle leur permet également d’établir des processus entièrement nouveaux en utilisant l’intelligence artificielle (IA) et l’apprentissage automatique. Ci-dessous, nous allons examiner quelques-uns des processus que les entreprises en Allemagne peuvent automatiser avec les technologies numériques.

Émission d’une facture

Les factures papier appartiennent de plus en plus au passé. Les solutions numériques permettent une facturation automatique, une livraison directe aux clients et une intégration transparente dans les systèmes comptables. Cela permet non seulement d’économiser du temps et de l’argent, mais aussi de réduire les erreurs et de faciliter la traçabilité des paiements. Les entreprises profitent également d’un meilleur aperçu de leurs finances et d’un traitement plus rapide des processus.

Stripe peut aider les entreprises allemandes à numériser leur processus de facturation grâce à Stripe Invoicing. Cet outil permet aux entreprises de créer et d’envoyer leurs factures rapidement et facilement, tout en assurant la conformité avec la loi. Stripe Billing permet la facturation récurrente ainsi qu’une gestion claire des comptes. En outre, le Dashboard de Stripe offre un accès direct à des rapports financiers et à des rapports de vente détaillés.

Traitement des paiements

Les entreprises en Allemagne peuvent également numériser leurs processus de paiement. Les systèmes numériques permettent un traitement plus rapide et sans erreur des transactions, réduisent les efforts manuels et minimisent le risque de défaut de paiement. Les solutions de paiement modernes, telles que Stripe Payments, permettent aux entreprises d’accepter et de gérer facilement tous les paiements. Avec Stripe, les clients profitent d’un paiement rapide, en un seul clic, et d’un large éventail de plus de 100 options de paiement.

Les magasins physiques peuvent proposer des paiements dématérialisés à l’aide de lecteurs de cartes ou d’appareils mobiles. Pour permettre les paiements par carte, les interentreprises peuvent utiliser des lecteurs de cartes pré-certifiés Stripe Terminal tels que le S700, ou des appareils mobiles tels que le BBPOS WisePad 3. En outre, Paiement rapide permet aux entreprises d’accepter des paiements dématérialisés via un iPhone ou un appareil Android.

Comptabilité

En adoptant une approche numérique de la comptabilité, les entreprises allemandes peuvent automatiser les processus administratifs, réduire les sources d’erreur et accroître leur efficacité. Les logiciels de comptabilité modernes permettent notamment aux entreprises d’enregistrer automatiquement les recettes, de lier les paiements directement aux factures et de gérer les données fiscales en temps réel. Les entreprises n’ont donc plus besoin d’effectuer des tâches manuelles fastidieuses tout en assurant un suivi efficace de leurs finances.

Les solutions numériques s’avèrent particulièrement utiles en matière de fiscalité. Avec Stripe Tax, les entreprises peuvent automatiquement calculer, collecter et déclarer les taxes pour les paiements internationaux. Cette solution de conformité fiscale détermine le montant correct de la taxe en temps réel et fournit tous les documents nécessaires pour les remboursements d’impôts.

Communication interne et externe

La numérisation des processus offre également des avantages évidents pour la communication interne et externe. Les réunions en ligne permettent une coordination rapide et indépendante du lieu avec les clients, les partenaires et les employés. Cette solution de rechange virtuelle aux réunions en personne accroît la flexibilité tout en réduisant les temps et les coûts de déplacement.

La collaboration interne s’améliore également grâce aux outils numériques. Les plateformes établies dans le cloud permettent aux équipes de travailler simultanément sur des documents, de sauvegarder des informations dans un lieu central et d’accéder aux fichiers importants depuis n’importe où. Il en résulte un travail d’équipe plus efficace, plus transparent et plus souple. En utilisant stratégiquement les outils de communication et de collaboration numériques, les entreprises peuvent rationaliser leurs flux de travail et stimuler leur productivité globale.

Marketing et ventes

La visibilité en ligne joue un rôle considérable dans le marketing et la prospection des clients. L’optimisation des moteurs de recherche (SEO), la publicité ciblée, le marketing par courriel et les campagnes sur les médias sociaux peuvent considérablement accroître la portée d’une entreprise et la fidélité de ses clients.

L’utilisation de systèmes de gestion de la relation client (CRM) permet aux entreprises d’enregistrer et d’évaluer systématiquement les interactions avec les clients. Ils permettent également de mettre en œuvre efficacement des campagnes de marketing personnalisées. Les analyses établies à partir des données peuvent également améliorer la conception d’offres de produits particuliers.

Logistique

La numérisation des processus logistiques peut améliorer considérablement l’efficacité, la transparence et la rentabilité des livraisons. Par exemple, les technologies de suivi numérique permettent de suivre les expéditions en temps réel et de prédire avec précision les délais de livraison. Grâce à l’IA et à l’analyse fondée sur les données, les entreprises peuvent améliorer les acheminements, réduire la consommation de carburant et diminuer leurs émissions de CO₂.

Les solutions logicielles intelligentes permettent également de contrôler les niveaux de stock en temps réel. Cette catégorie permet d’identifier rapidement les pénuries potentielles et de déclencher automatiquement les réapprovisionnements nécessaires. Ainsi, la numérisation de la gestion des stocks et des entrepôts maximise l’efficacité du stockage et minimise le risque de surstockage ou de retards de livraison.

Quels sont les exemples de numérisation des processus?

Systèmes de facturation numérique

Les processus de facturation numérique montrent à quel point la numérisation peut être utile. Historiquement, les entreprises allemandes devaient créer des factures manuellement, les imprimer sur papier et les envoyer par la poste. Les destinataires devaient ensuite vérifier et traiter les factures et les archiver correctement. Il s’agissait d’un processus chronophage, souvent entaché d’erreurs humaines et de retards.

Aujourd’hui, les factures peuvent être créées automatiquement après l’achat d’un produit, grâce aux systèmes de facturation numériques. Les données du client sont reprises directement du formulaire de commande et aucune donnée supplémentaire ne doit être saisie manuellement. Les factures sont ensuite envoyées automatiquement aux clients par courriel. Elles peuvent également être automatiquement enregistrées dans le système comptable d’une entreprise et transmises aux autorités fiscales compétentes. Ainsi, la numérisation du processus de facturation ne permet pas seulement aux entreprises d’économiser du papier : elle leur fait gagner du temps et de l’argent.

Planification et gestion de projets

La planification et la gestion de projets est un autre domaine qui regorge de potentialités en matière de numérisation des processus. Auparavant, les entreprises devaient vérifier manuellement divers documents et informations, ce qui pouvait entraîner des retards ou des malentendus. Aujourd’hui, cependant, les outils numériques de gestion de projet peuvent améliorer considérablement la planification, la coordination et le suivi des projets.

Grâce à ces outils, les entreprises peuvent sauvegarder toutes les données pertinentes de manière centralisée, par exemple les rendez-vous, les tâches, les ressources et les progrès. Les employés peuvent accéder aux données où et quand ils le souhaitent, à l’aide de leurs téléphones intelligents. Cela permet d’économiser du temps et des ressources tout en garantissant que les employés ont accès aux informations les plus récentes possibles. Lors des rendez-vous avec les clients et des missions sur le terrain, les rapports et les protocoles peuvent également être créés et modifiés directement sur un appareil mobile. Cela réduit la perte d’informations et améliore la communication entre le personnel de terrain et l’administration.

Quels sont les avantages de la numérisation des processus?

La numérisation des processus offre de nombreux avantages aux entreprises en Allemagne. Voici un aperçu des principaux avantages :

• Transparence :__ Tous les processus numériques sont transparents et traçables. Chaque décision, action et transaction peut être documentée automatiquement. Cela permet un contrôle plus précis et aide à assurer la conformité aux règles et réglementations.

• Des flux de travail plus rapides :__La numérisation supprime la nécessité d’une intervention manuelle dans de nombreux processus. Les flux de travail sont ainsi plus rapides et peuvent même réduire le nombre d’étapes dans un processus donné.

• Flexibilité :__ Les systèmes numériques permettent aux entreprises de répondre avec plus de souplesse aux changements et aux nouvelles exigences. Les flux de travail peuvent être rapidement adaptés et améliorés pour mieux répondre aux besoins du marché ou des clients.

• Réduction des erreurs : les gens font des erreurs, surtout lorsqu’ils effectuent des tâches répétitives et monotones. Les systèmes numériques, quant à eux, effectuent de grandes quantités de tâches répétitives sans commettre d’erreurs humaines, ce qui se traduit par une amélioration de la qualité des résultats.

• Amélioration de l’analyse des données : les informations numériques peuvent être facilement recherchées et analysées grâce à l’IA. Les entreprises peuvent ainsi identifier des modèles comportementaux et des tendances dans leurs données, faire des prédictions sur les évolutions futures et prendre des décisions stratégiques sur une base plus éclairée. En outre, l’analyse des données peut être utilisée pour identifier et améliorer les processus inefficaces.

• Meilleure utilisation des ressources :__Les processus numériques permettent de planifier et d'utiliser les ressources de manière plus efficace. Le bon logiciel fournit des données en temps réel et peut identifier les goulots d’étranglement ou les surcapacités à un stade précoce.

• Économies de coûts :__ Si la numérisation des processus interentreprises nécessite un investissement initial, elle peut permettre de réaliser d’importantes économies de coûts au fil du temps. Des flux de travail plus rapides et plus efficaces permettent aux employés de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, ce qui stimule la productivité globale et crée des capacités pour des initiatives plus stratégiques. En outre, l’automatisation des tâches manuelles de routine peut contribuer à réduire les coûts de personnel et à améliorer l’efficacité opérationnelle.

• Les flux de travail optimisés peuvent faire la différence entre le succès et l’échec sur un marché mondial. Les entreprises qui s’appuient sur des processus numériques peuvent donc bénéficier d’un avantage concurrentiel

Comment les entreprises peuvent-elles numériser leurs processus?

La numérisation des processus doit s’intégrer dans une [stratégie de numérisation] globale (https://stripe.com/resources/more/digitization-strategy-germany). Cela permet de s’assurer que toutes les mesures particulières sont alignées sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. La numérisation des processus peut être divisée en postes (de facture) particuliers et concrets dans le cadre d’une stratégie de numérisation plus large.

En tant que propriétaire d’entreprise, vous devriez commencer par une analyse ciblée de vos processus existants. Vous pourrez ainsi identifier les domaines susceptibles d’être optimisés par voie numérique. En fonction de votre secteur, de la taille de votre entreprise et de vos besoins spécifiques, il existe une variété de solutions numériques qui peuvent être utilisées, il est donc important de mener des recherches approfondies pour sélectionner les outils adaptés à vos besoins.

Une solution tout-en-un est rarement la mieux adaptée à chaque entreprise. Les solutions sur mesure sont souvent plus efficaces, car elles peuvent être conçues pour répondre aux besoins spécifiques d’une entreprise. Il peut s’agir d’inscriptions sur mesure ou d’une combinaison d’outils spécialisés qui fonctionnent ensemble de manière harmonieuse. Un autre élément clé à prendre en compte lors du choix des outils numériques est leur viabilité à long terme. Dans l’idéal, le logiciel sélectionné doit non seulement répondre aux exigences actuelles, mais aussi être suffisamment flexible pour s’adapter à l’évolution des entreprises et aux technologies émergentes.