ドイツ経済のデジタルトランスフォーメーションが進んでいます。2024 年のデジタル化指数は、前年の 108.1 ポイントから 113.6 ポイントに上昇しました。同指数は、36 の主要指標において、二つの主要な傾向に焦点を当てています。一つは、ドイツ経済のデジタルトランスフォーメーションが着実に進んでいること。そして二つ目は、特にビジネスプロセスのデジタル化にまだ改善の余地があるということです。

この記事では、プロセスのデジタル化とはどういうことか、どのようなビジネスプロセスをデジタル化できるのか、その進め方について解説します。また、プロセスのデジタル化がドイツ国内の企業にもたらすメリットについても解説します。

目次

• プロセスのデジタル化とは？
  
• どのプロセスをデジタル化できるか？
  
• プロセスのデジタル化にはどんな事例があるか？
  
• プロセスのデジタル化のメリットとは？
  
• 企業がどのようにプロセスをデジタル化できるのか？
  

プロセスのデジタル化とは？

連邦経済エネルギー省はデジタル化を「新規または改良されたプロセス、製品、ビジネスモデルのためのデータとアルゴリズムシステムの使用」と定義しています。デジタル化の主な利点の一つはデータの拡張性です。デジタル化を通じて、複数の関係者が同時にデータにアクセスし、再利用できるため、効率性と革新性が高まります。

デジタル化の 4 つの次元

連邦経済エネルギー省は、デジタル化を次の 4 つの側面に分類しています。

• デジタル商品
  
• プロセス
  
• ネットワーキング
  
• ビジネスモデル
  

同省はさらに、デジタルプロセスを「データに基づいてプロセスを整理・制御するための現実的な表現」と表現しています。デジタル成熟度が高い事業者と低い事業者の区別もあります。完全なプロセスをデジタルモデルとしてマッピングし、プロセスを観察して自動的に制御できれば、デジタル成熟度が高い事業者とみなされます。デジタル成熟度が低い事業者は、受注や在庫のデータを記録して表示できますが、デジタル化が徹底されていません。

プロセスのデジタル化とプロセスの自動化

プロセスのデジタル化とは、アナログなワークフローを最新の技術を用いてデジタルなワークフローに変革することを指します。この転換に伴い、効率、速度、精度を向上させるために、人間のタスクがコンピュータベースのシステムによってサポート (場合によっては代替) されます。

ただし、プロセスのデジタル化とプロセスの自動化を混同してはいけません。プロセスの自動化は機械やロボットによるタスクの簡素化に焦点を当てており、多くの場合、特定のステップを自動的に行えるようになっていますが、これらのプロセスは依然として手入力を伴う場合があり、完全にデジタル化されているとは限りません。対照的に、プロセスのデジタル化とは、ワークフローが完全にデジタル形式になることを意味します。ワークフローが紙ベースまたは物理的なものではなくなります。しかし、完全に自動化されているわけではありません。デジタル化されたプロセスは、特定の段階では、依然として人間の関与が必要な場合があります。

どのプロセスをデジタル化できるか？

ドイツの企業は、さまざまなプロセスをデジタル化できています。デジタル化によって、企業は既存のプロセスを最適化するだけでなく、人工知能 (AI) と機械学習を使用してまったく新しいプロセスを確立できます。以下では、ドイツの企業がデジタル化できるプロセスをいくつか紹介します。

請求書発行

紙の請求書は過去のものになりつつあります。デジタルソリューションにより、自動請求、顧客への直接配送、会計システムへのシームレスな統合が可能になります。これにより、時間とコストが節約されるだけでなく、エラーが減少し、決済を追跡しやすくなります。企業は、財務の概要が分かり、取引処理が迅速化されるメリットも得られます。

Stripe は、ドイツの企業が Stripe Invoicing で請求プロセスをデジタル化するのを支援しています。このツールを使用すると、企業は法令遵守を維持しながら、請求書をすばやく簡単に作成して送信できます。Stripe Billing は、明確なアカウント管理だけでなく定期請求も可能になります。さらに、Stripe ダッシュボードでは、詳細な財務および営業報告書に直接アクセスできます。

決済処理

ドイツの企業は決済プロセスをデジタル化することもできています。デジタルシステムにより、取引処理を迅速かつエラーなく行い、手作業を削減し、支払い不履行のリスクを最小限に抑えることができます。Stripe Payments などの最新の決済ソリューションにより、企業はすべての支払いを簡単に受け取り管理できます。Stripe を使用すると、購入者は高速なワンクリックチェックアウト、100 を超える幅広い支払いオプションからメリットを得ることができます。

実店舗では、クレジットカードリーダーやモバイルデバイスを使ったキャッシュレス決済を提供できます。カード決済を可能にするには、S700 などの Stripe Terminal の事前認証済みクレジットカードリーダーや、 BBPOS WisePad 3などのモバイルデバイスを利用できます。さらに Tap to Pay では、iPhone や Android デバイスによるキャッシュレス決済にも対応できます。

経理

経理へデジタルファーストのアプローチを採ることで、ドイツの企業は管理プロセスを自動化し、エラーソースを減らし、効率を高めることができています。特に、最新の会計ソフトウェアにより、領収書の自動記録、請求書への直接リンクによる決済、税務関連データのリアルタイム管理が可能になります。これにより、面倒な手作業が不要になり、企業は財務状況を常に把握できます。

デジタルソリューションは、特に税金に関して有用です。 Stripe Tax を使用すると、企業は国際決済の税金を自動的に計算し、徴収し、報告することができます。この税務コンプライアンスソリューションは、リアルタイムで正しい税額を決定し、税金還付に必要なすべてのドキュメントを提供します。

社内外コミュニケーション

プロセスデジタル化は、社内と社外の両方のコミュニケーションにも明確な利点をもたらします。オンライン会議は、顧客、パートナー、従業員と勤務地に依存しない迅速な調整を可能にします。対面会議に代わるこのバーチャルな会議は、移動時間とコストを削減しながら柔軟性を高めます。

社内のコラボレーションもデジタルツールによって改善されます。クラウドベースのプラットフォームにより、チームはドキュメントを同時に作業し、中央に情報を保存し、どこからでも重要なファイルにアクセスできます。その結果、効率性、透明性、機敏性に優れたチームワークが実現されます。デジタルコミュニケーションとコラボレーションツールを戦略的に使用することで、企業はワークフローを合理化し、全体的な生産性を向上させることができます。

マーケティングとセールス

オンラインでの可視性は、マーケティングと顧客アウトリーチにおいて大きな役割を果たします。検索エンジン最適化 (SEO)、ターゲットを絞った広告、メールマーケティング、ソーシャルメディアキャンペーンは、ビジネスのリーチと顧客ロイヤルティを大幅に向上させることができます。

顧客関係管理 (CRM) システムの利用により、企業は顧客とのやりとりを体系的に記録し、評価することができます。また、パーソナライズされたマーケティングキャンペーンを効率的に実施できます。データに基づいた分析により、個人向け製品の開発も改善できます。

物流

物流プロセスをデジタル化することで、配送の効率性、透明性、コスト効率を大幅に向上させることができます。例えば、デジタルトラッキング技術により、リアルタイムの出荷追跡と正確な配送時間予測が可能になります。AI とデータ主導の分析により、企業は輸送ルートを改善し、燃料消費量を削減し、CO₂ 排出量を削減できます。

また、スマートソフトウェアソリューションにより、在庫レベルのリアルタイム監視も可能です。この追跡は、潜在的な不足を早期に特定し、必要に応じて自動的に再注文の引き金となるのに役立ちます。その結果、在庫と倉庫管理をデジタル化することで、保管効率を最大化し、過剰在庫や配送遅延のリスクを最小限に抑えることができます。

プロセスのデジタル化にはどんな事例があるか？

デジタル請求システム

デジタル請求プロセスは、デジタル化がいかに有用であるかを示しています。従来、ドイツのビジネスでは、請求書を手作業で作成し、紙に印刷して郵送しなければなりませんでした。受取人は請求書を確認および処理し、適切に保管しなければなりませんでした。これは、多くの場合、人為的ミスと遅延に陥る、時間のかかるプロセスでした。

現在では、デジタル請求システムのおかげで、製品購入後に請求書を自動的に作成することができます。顧客データは注文フォームから直接取得され、余分なデータを手入力する必要はありません。請求書は、電子メールで自動的に顧客に送信され、企業の会計システムに自動保存され、関連する税務当局に転送することもできます。このように、請求書作成プロセスをデジタル化は、企業の紙を節約するだけでなく、時間とコストも節約できます。

プロジェクトの計画と管理

プロジェクトの計画と管理も、プロセスをデジタル化する機会の多い分野です。以前は、企業はさまざまなドキュメントや情報を手動でレビューする必要があり、遅延や誤解を招く可能性がありました。しかし、今日では、デジタルプロジェクト管理ツールによって、プロジェクトの計画、調整、監視を大幅に改善できます。

企業はこれらのツールを使用して、予定、タスク、リソース、進捗状況など、関連するすべてのデータを一元的に保存できます。従業員はスマートフォンを使用して、時間と場所を問わずデータにアクセスできます。これにより、時間とリソースを節約できると同時に、従業員は可能な限り最新の情報にアクセスできます。顧客とのアポイントメントや現場割り当て中に、レポートやプロトコルをモバイルデバイスで直接作成および編集することもできます。これにより、情報の喪失が減り、現場スタッフと管理部門間のコミュニケーションが向上します。

プロセスのデジタル化のメリットとは？

プロセスのデジタル化は、ドイツの企業にとって多くの利点をもたらしています。以下に、主な利点の概要を示します。

• 透明性: すべてのデジタルプロセスは透明で追跡可能です。すべての決定、行動、取引は自動的に文書化できます。これにより、より正確な制御が可能になり、規則や規制の遵守をサポートします。

• ワークフローの高速化: デジタル化により、多くのプロセスから手作業が不要になります。これにより、ワークフローが高速化し、特定のプロセスのステップ数を減らすことさえ可能になります。

• 柔軟性: デジタルシステムにより、企業は変化や新しい要件により柔軟に対応できます。ワークフローは、市場や顧客のニーズにより的確に対応できるように、迅速に適応および改善できます。

• エラー削減: 人は、特に反復的で単調なタスクを実行するときにミスをします。一方、デジタルシステムは、人為的ミスを起こさずに大量の反復タスクを実行するため、結果の質の向上につながります。

• データ分析の向上 デジタル情報は AI を使って簡単に検索・分析できます。これにより、企業はデータの行動パターンや傾向を把握し、今後の展開を予測し、より情報に基づいた戦略的な意思決定を行うことができます。また、データ分析は非効率なプロセスの特定や改善にも活用できます。

• リソースの有効活用: デジタルプロセスにより、リソースをより効果的に計画し、使用できるようになります。適切なソフトウェアはリアルタイムでデータを提供し、ボトルネックや過剰容量を早期に特定できます。

• コスト削減: ビジネスプロセスのデジタル化には初期投資が必要ですが、時間の経過とともに大幅なコスト削減につながります。ワークフローの高速化と効率化により、従業員はより価値の高い業務に専念できるようになり、全体的な生産性が向上し、より戦略的な取り組みのためのキャパシティが創出されます。さらに、定期的な手作業を自動化することで、人件費を削減し、業務効率を向上させることができます。

• 競争優位性: 最適化されたワークフローは、グローバル市場における成功と失敗を分けるものとなります。したがって、デジタルプロセスに依存する企業は、競争優位性を獲得できます

企業がどのようにプロセスをデジタル化できるのか？

プロセスデジタル化は、包括的なデジタル化戦略の一環であるべきです。これにより、すべての個別施策が戦略的な企業目標に整合されるようになります。プロセスデジタル化は、より広範なデジタル化戦略の一環として、個別の具体的なアクション項目に分けることができます。

事業主は、既存のプロセスに焦点を当てた分析から始める必要があります。このようにして、デジタルで最適化できる領域を特定できます。業種、ビジネス規模、特定の要件に応じて、さまざまなデジタルソリューションを使用できます。そのため、ニーズに合ったツールを選択するために、徹底した調査を行うことが重要です。

オールインワンのソリューションがすべてのビジネスに最も適していることはほとんどありません。会社固有のニーズに合わせて設計できるため、カスタマイズされたソリューションの方が効果的な場合が多いです。カスタマイズされたアプリケーションや、シームレスに連携する特殊なツールの組み合わせが含まれる場合があります。デジタルツールを選択する際のもう一つの重要な考慮事項は、長期的な有効性です。選択するソフトウェアは、現在の要件に対応するだけでなく、進化するビジネス状況や新しいテクノロジーに適応できる柔軟性を備えていることが理想的です。