Cloud invece di raccoglitori, PDF invece di stampe e email invece di lettere: sempre più attività in Germania stanno eliminando la carta e passando a soluzioni digitali. Tuttavia, chi desidera rendere i propri processi aziendali pronti per il futuro deve affrontare questo percorso con attenzione e metodo.

In questo articolo scoprirai se le aziende tedesche sono legalmente obbligate a digitalizzare i processi contabili e quanto siano diffusi i flussi amministrativi online nel Paese. Illustreremo inoltre, dettagliatamente, come modernizzare i processi contabili e metteremo in evidenza vantaggi e svantaggi della contabilità digitale nella pratica.

Contenuto dell'articolo

• Contabilità digitalizzata in Germania: stato attuale
  
• La contabilità digitalizzata è obbligatoria per le aziende in Germania?
  
• Quali sono i pro e i contro della contabilità digitalizzata?
  
• In che modo le aziende in Germania possono digitalizzare la propria contabilità?
  

Contabilità digitalizzata in Germania: stato attuale

Il 15 per cento delle aziende in Germania opera ora interamente in formato elettronico. Questo dato proviene da uno studio rappresentativo pubblicato nel 2024 dall'associazione digitale Bitkom, che ha intervistato oltre 1.100 organizzazioni. A titolo di confronto, nel 2022 solo l'8% delle imprese nel Paese dichiarava di aver eliminato l'uso della carta. Altri risultati emersi dallo studio includono:

• Il 24% delle aziende tedesche gestisce circa un quarto dei propri flussi amministrativi in formato cartaceo (2022: 34%)
  
• Il 38% delle aziende tedesche gestisce circa la metà dei propri flussi amministrativi in formato cartaceo (2022: 33%)
  
• Il 14% delle aziende tedesche gestisce circa tre quarti dei propri flussi amministrativi in formato cartaceo (2022: 18%)
  
• Il 6% delle aziende tedesche gestisce quasi tutti i propri flussi amministrativi in formato cartaceo (2022: 4%)
  

Meno consumo di carta significa meno raccoglitori. Non sorprende che metà dei partecipanti abbia riportato una riduzione dei mobili archivio negli ultimi cinque anni. I vantaggi di questo cambiamento hanno contribuito al fatto che quasi tutte le aziende del Paese siano ormai sostanzialmente aperte a digitalizzare i processi della propria attività. Nel 2024, il 96% ha mostrato apertura, rispetto all'89% del 2022.

Lo studio "Digitization in Accounting 2024/2025" della società di revisione contabile e consulenza KPMG giunge a conclusioni simili. Delle 261 aziende intervistate, il 68% dichiara di aver adottato totalmente o parzialmente la contabilità in formato elettronico. Il 12% sta attualmente implementando la transizione e l'11% ha piani concreti per farlo. Si registrano anche differenze significative nell'armonizzazione del panorama dei sistemi, che possono riguardare, ad esempio, la standardizzazione dei sistemi ERP (Enterprise Resource Planning).

Obbligo della contabilità digitalizzata per le aziende in Germania

Non esiste un obbligo legale fondamentale per le aziende in Germania di digitalizzare i processi contabili. Tuttavia, diversi requisiti normativi rendono, in molti casi, inevitabile spostare online i flussi primari, in particolare quelli contabili.

Fatturazione elettronica obbligatoria

A partire dal 1° gennaio 2025, le aziende del Paese saranno tenute a ricevere e trattare fatture elettroniche per le transazioni nazionali business-to-business. Nei prossimi anni, si prevede un ampliamento dell'ambito di obbligatorietà della fatturazione elettronica, e entro il 2028 i documenti di fatturazione potrebbero essere emessi esclusivamente in formato elettronico.

Nel settore pubblico, la fatturazione elettronica è in vigore dal 2020. Le aziende che collaborano con le autorità pubbliche devono ora inviare le fatture in formati strutturati, come ZUGFeRD o XRechnung (vedi sezioni 3 e 11[3] del Regolamento sulla fatturazione elettronica).

Conformità al GoBD

I principi per la corretta gestione e conservazione di libri, registri e documenti in formato elettronico (GoBD) definiscono le regole fondamentali della contabilità digitalizzata per le imprese tedesche. Essi stabiliscono come devono essere raccolti, elaborati e archiviati i dati rilevanti ai fini fiscali. Tra le disposizioni, i GoBD prevedono che i registri contabili elettronici siano salvati in un formato non modificabile, per evitare qualsiasi manipolazione. Per garantire la conformità, sono quindi necessari strumenti affidabili e una solida infrastruttura IT.

Le aziende devono inoltre conservare le informazioni contabili in modo completo e trasparente, garantendo che siano accessibili e verificabili in qualsiasi momento per l'intera durata del periodo di conservazione. Il periodo di conservazione previsto per legge è di 6, 8 o 10 anni, a seconda del tipo di documento, come stabilito dalla Sezione 147, (3), del Codice fiscale tedesco (AO).

Prepara la documentazione procedurale

Oltre ai requisiti tecnici, le aziende devono predisporre una documentazione procedurale che descriva in modo completo tutti i processi e le procedure contabili digitalizzate, spiegando come i dati vengono raccolti, trattati e archiviati. Questa documentazione serve a dimostrare all'ufficio tributario che l'organizzazione è conforme ai requisiti GoBD e mantiene pratiche contabili accurate.

Conformità al GDPR

Il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) disciplina la protezione delle informazioni personali nell'Unione Europea e in Germania dal 2018. Tra le sue disposizioni, il GDPR richiede alle aziende di implementare misure di sicurezza organizzative e tecniche per proteggere i dati da accessi non autorizzati da parte di terzi. Ad esempio, le informazioni personali devono essere trasmesse in forma criptata e conservate su server sicuri.

Pro e i contro della contabilità digitalizzata

La contabilità digitalizzata offre numerosi vantaggi. Le aziende in Germania che intendono modernizzare i propri processi contabili devono tuttavia essere consapevoli degli svantaggi che potrebbero accompagnare questa trasformazione.

Vantaggi della contabilità digitalizzata

• Risparmio di tempo: uno dei principali vantaggi della contabilità digitalizzata è il notevole risparmio di tempo ottenuto grazie all'automazione dei processi. I software contabili gestiscono compiti come la creazione di fatture, la gestione delle ricevute e la preparazione del bilancio annuale, riducendo il lavoro manuale e accelerando le operazioni amministrative.

• Riduzione degli errori: l'elaborazione automatizzata dei documenti di fatturazione e delle ricevute riduce notevolmente gli errori di inserimento manuale. L'uso dell'IA in ambito contabile migliora ulteriormente la qualità dei dati e riduce l'entità delle verifiche fiscali.

• Disponibilità dei dati: le aziende che aggiornano i propri processi contabili possono guardare registri, documenti e transazioni in tempo reale, in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo. Ciò consente un accesso più rapido, una gestione più semplice e un monitoraggio trasparente delle attività finanziarie. Con l'accesso immediato alle informazioni, i team prendono decisioni più rapide e meglio informate, rispondendo più velocemente a cambiamenti o richieste. Gli strumenti basati sull'IA offrono nuove possibilità di analisi e interpretazione dei dati. La collaborazione con commercialisti, revisori e altri partner diventa più fluida.

• Risparmio di spazio: la transizione a sistemi digitali elimina la necessità di archivi fisici. I documenti chiave vengono conservati su servizi cloud o server centrali sicuri, liberando spazio negli uffici precedentemente occupato da mobili archivio e scaffalature.

• Risparmio sui costi a lungo termine: i flussi di lavoro digitalizzati riducono i costi nel lungo periodo. Le aziende risparmiano non solo su carta, toner e hardware per la stampa, ma anche sulle spese legate alla conservazione e all'archiviazione dei documenti. L'eliminazione di archivi fisici e spazi dedicati alla carta ha un impatto positivo sui costi di affitto. Inoltre, l'automazione riduce il carico di lavoro del personale contabile, abbassando così le spese complessive per il personale.

• Tutela legale: per i commercialisti, la digitalizzazione è un requisito previsto dalla legge in alcuni ambiti, in particolare per quanto riguarda la fatturazione elettronica nel settore B2B. La conformità ai GoBD è più semplice da ottenere tramite piattaforme moderne. Gli aggiornamenti automatici del software garantiscono inoltre che i processi amministrativi siano sempre allineati alle ultime normative fiscali.

Svantaggi della contabilità digitalizzata

• Elevati investimenti iniziali: le aziende in Germania che desiderano digitalizzare i processi contabili devono prima investire in software e in infrastruttura IT. Tutto ciò rappresenta una sfida di bilancio, soprattutto per piccole imprese e start-up. La formazione dei dipendenti comporta ulteriori spese.

• Rischi per la sicurezza: Le informazioni conservate online sono un potenziale bersaglio degli attacchi informatici. Per questo motivo, le aziende devono proteggere adeguatamente la propria infrastruttura IT. Misure come crittografia e backup periodici sono fondamentali.

• Dipendenza dalla tecnologia: con l'aumento della digitalizzazione cresce anche la dipendenza dai sistemi tecnologici. In caso di malfunzionamenti o problemi tecnici, l'intero flusso contabile rischia di subire interruzioni.

Modalità che hanno le aziende in Germania per digitalizzare la propria contabilità

La transizione dalla contabilità tradizionale cartacea a flussi di lavoro digitalizzati può essere complessa e richiede un approccio sistematico nella pianificazione e nell'implementazione. Ecco i passaggi principali per modernizzare con successo i processi contabili:

Coinvolgi da subito i commercialisti

È importante coinvolgere i commercialisti già nella fase di pianificazione. Chiedi il loro supporto riguardo a tutte le normative e obblighi di conformità applicabili. Il coordinamento precoce è particolarmente utile per interpretare le regole fiscali ed evitare errori. I commercialisti possono anche consigliare il software contabile più adatto alle esigenze dell'organizzazione e formare il team su come utilizzarlo efficacemente.

Seleziona personale qualificato

Costituisci un team qualificato per guidare la digitalizzazione contabile. Se sei tu, come titolare dell'azienda, a gestire il progetto, nomina un team centrale di due o tre dipendenti per sovrintendere all'implementazione. Mantieni stretti contatti con un consulente fiscale di fiducia durante tutto il processo.

Acquista l'hardware necessario

Per spostare i processi contabili online è necessario disporre di hardware adeguato. Oltre alla infrastruttura IT principale e a computer potenti, è consigliabile acquistare un buono scanner per acquisire i documenti cartacei. Per la conservazione sicura dei dati contabili, è opportuno utilizzare un repository cloud o un server centrale.

Seleziona il software di contabilità appropriato

La scelta della piattaforma giusta è centrale per il successo della transizione. Verifica che il software sia conforme ai GoBD e che includa tutte le funzionalità necessarie. Controlla se permette una integrazione semplice con programmi di consulenza fiscale popolari, come DATEV. Accerta in anticipo se ci sono eventuali costi aggiuntivi per manutenzione, aggiornamenti e supporto.

Stripe Revenue Recognition consente alle aziende di registrare automaticamente i ricavi secondo il principio di competenza. Lo strumento non solo aiuta ad assegnare i pagamenti ai corretti periodi della prestazione, ma facilita anche la redazione dei bilanci mensili e annuali, soprattutto per i pagamenti ricorrenti come gli abbonamenti. Il software garantisce report accurati e supporta la conformità agli standard internazionali, inclusi Accounting Standards Codification (ASC) 606 e International Financial Reporting Standard (IFRS) 15.

Coinvolgi e forma i dipendenti

La digitalizzazione comporta cambiamenti significativi per i contabili. È quindi importante informare i dipendenti fin dalle fasi iniziali. Accogli con attenzione eventuali dubbi e spiega in modo chiaro i vantaggi della contabilità in formato elettronico. I corsi di formazione aiutano il personale a familiarizzare con i nuovi flussi di lavoro.

Verifica la conformità fiscale

Chiedi a un commercialista di eseguire una verifica della conformità fiscale dopo la transizione per verificare che i nuovi processi siano conformi ai requisiti GoBD. Implementa le modifiche necessarie per mantenere i registri in linea con le leggi vigenti.