Nube en lugar de carpetas de archivos, PDF en lugar de documentos impresos y correos electrónicos en lugar de cartas: cada vez más empresas en Alemania eliminan el papel y hacen la transición a soluciones digitales. Sin embargo, cualquiera que quiera preparar sus procesos empresariales pensando en el futuro debe abordar esta tarea con cuidado y de manera estructurada.

En este artículo, descubrirás si las empresas alemanas están legalmente obligadas a digitalizar su contabilidad y cómo de extendidos están los flujos de trabajo administrativo por Internet en todo el país. También describimos paso a paso cómo puedes modernizar la contabilidad y destacamos las ventajas y desventajas de la contabilidad sin papel en la práctica.

¿De qué trata este artículo?

• Contabilidad digitalizada en Alemania: statu quo
  
• ¿La contabilidad digital es obligatoria para las empresas de Alemania?
  
• ¿Cuáles son los pros y los contras de la contabilidad digital?
  
• ¿Cómo pueden digitalizar su contabilidad las empresas alemanas?
  

Contabilidad digitalizada en Alemania: statu quo

El 15 % de las empresas alemanas opera en la actualidad totalmente sin papel. Esta cifra se extrajo de un estudio representativo publicado en 2024 por la asociación digital Bitkom, que encuestó a más de 1.100 organizaciones. A modo de comparación, en 2022, solo el 8 % de las empresas del país declararon haber eliminado el papel. Otras conclusiones del estudio son:

• El 24 % de las empresas alemanas procesa en papel alrededor de una cuarta parte de sus flujos de trabajo administrativo (2022: 34 %)
  
• El 38 % de las empresas alemanas procesan en papel alrededor de la mitad de sus flujos de trabajo administrativos (2022: 33 %)
  
• El 14 % de las empresas alemanas procesa alrededor de tres cuartas partes de sus flujos de trabajo administrativo en papel (2022: 18 %)
  
• El 6 % de las empresas alemanas procesa casi todos sus flujos de trabajo administrativo en papel (2022: 4 %)
  

Menos consumo de papel supone menos carpetas con archivos. No sorprende que la mitad de los encuestados hablase de una reducción de archivadores en los últimos cinco años. Los beneficios de este cambio han contribuido a que casi todas las empresas del país actualmente estén abiertas a digitalizar sus procesos empresariales. En 2024, un 96 % de empresas estaban dispuestas a ello, frente al 89 % en 2022.

El estudio «La digitalización en la contabilidad 2024/2025» de la empresa de auditoría y consultoría KPMG llega a conclusiones similares. De las 261 empresas encuestadas, el 68% declara haber adoptado total o parcialmente la contabilidad sin papel. Actualmente, el 12% está en fase de transición y el 11% tiene planes concretos para hacerlo. También hay diferencias notables en cuanto a la homogeneidad del panorama del sistema, que puede implicar, por ejemplo, la estandarización de los sistemas de planificación de los recursos empresariales.

¿La contabilidad digital es obligatoria para las empresas de Alemania?

Las empresas alemanas no tienen ninguna obligación legal fundamental de digitalizar su contabilidad, pero, debido a diversos requisitos legales, en muchos casos es inevitable trasladar los flujos de trabajo primarios a Internet, especialmente en el sector contable.

Facturación electrónica obligatoria

A partir del 1 de enero de 2025, las empresas del país deberán recibir y procesar facturas electrónicas para las transacciones B2B nacionales. Se espera que en los próximos años se amplíe el alcance de la facturación electrónica obligatoria, y para 2028, es posible que la facturación deba emitirse exclusivamente en formato electrónico.

En el sector público, la facturación electrónica está en vigor desde 2020. Las empresas que trabajan con poderes adjudicadores públicos deben presentar sus facturas en formatos estructurados, como ZUGFeRD o XRechnung (véanse los apartados 3 y 11[3] de la Reglamento de facturación electrónica).

Cumplimiento de la normativa del GoBD

Para las empresas alemanas, los principios para la gestión y el almacenamiento correcto de los libros, registros y documentos en formato electrónico (GoBD) rigen los principios básicos de la contabilidad digital. Estos describen cómo deben recogerse, procesarse y archivarse los datos fiscales relevantes. Entre otras disposiciones, el GoBD exige que los registros contables electrónicos estén almacenados en un formato inalterable para evitar manipulaciones. Para que se cumpla esta normativa se necesitan herramientas fiables y una infraestructura informática sólida.

También se espera que las empresas conserven la información contable completa y con total transparencia, para garantizar que sea accesible y se pueda verificar en cualquier momento durante todo el período que debe conservarse. El período legal es de 6, 8 o 10 años, según el tipo de documento, conforme al artículo 147 (3) del Código Fiscal alemán (AO).

Preparación de la documentación procesal

Más allá de los criterios técnicos, se espera que las empresas redacten documentación sobre los procedimientos seguidos. Estos documentos deben incluir todos los procesos y procedimientos de contabilidad digital, describiendo cómo se recogen, procesan y archivan los datos. Esto demuestra a la oficina fiscal que la organización cumple con el GoBD y que sus prácticas contables son precisas.

Cumplimiento de la normativa del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)

El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) rige la protección de datos personales en la Unión Europea y Alemania desde 2018. Entre sus normas, exige a las empresas que apliquen medidas de seguridad organizativas y técnicas para proteger los datos del acceso no autorizado por parte de terceros. Por ejemplo, la información personal debe transmitirse cifrada y mantenerse en servidores seguros.

¿Cuáles son los pros y los contras de la contabilidad digital?

La contabilidad digital ofrece numerosas ventajas. Las empresas alemanas que buscan modernizar su contabilidad también deben ser conscientes de las desventajas que podrían acompañar a dicho cambio.

Ventajas de la contabilidad digitalizada

• Tiempo ahorrado: un beneficio importante de la contabilidad digital es el ahorro de tiempo considerable que se logra al automatizar procesos. El software de contabilidad se encarga de tareas como crear facturas, gestionar ingresos y preparar estados financieros anuales, con lo que se reduce el trabajo manual y acelera las tareas administrativas.

• Reducción de errores: el procesamiento automatizado de los documentos de facturación y de los recibos elimina en gran medida los errores manuales al introducir datos. El uso de la IA en la contabilidad mejora aún más la calidad de los datos y reduce el alcance de las auditorías.

• Disponibilidad de los datos: las empresas que actualizan su contabilidad pueden ver los registros, documentos y transacciones en tiempo real en cualquier momento y desde cualquier ubicación. Esto permite que se pueda acceder a la actividad financiera con más rapidez, que se procese de forma más fácil y que su monitorización sea más transparente. Al poder acceder inmediatamente a la información, los equipos toman decisiones más rápidas y con toda la información disponible, y responden más rápido a los cambios o solicitudes. Las herramientas de la IA ofrecen nuevas posibilidades de análisis e interpretación. La colaboración con asesores fiscales, auditores y otros socios también se hace más fluida.

• Ahorro de espacio: la transición a sistemas digitales elimina la necesidad de tener archivos físicos. Los registros clave se guardan en servicios en la nube seguros o servidores centrales, lo que devuelve espacio físico de oficina que antes se empleaba en tener archivadores y estantes.

• Ahorro de costes a largo plazo: los flujos de trabajo digitales reducen los desembolsos a largo plazo. Las empresas, además de ahorrar en papel, tóner y hardware de impresoras, también lo hacen en gastos de almacenamiento y en archivar documentos. Eliminar los espacios para guardar los archivos y el almacenamiento en papel, tiene un efecto positivo en los costes de alquiler. Además, la automatización reduce el trabajo del personal en contabilidad, lo que reduce los gastos generales de personal.

• Salvaguardias legales: para los contables, la digitalización es una expectativa legal en ciertas áreas, especialmente en lo que respecta a la facturación electrónica en el sector B2B. El cumplimiento de la normativa conforme al GoBD es más fácil de lograr a través de plataformas modernas. Las actualizaciones automáticas de software también validan que los procesos administrativos estén siempre al día con las últimas normas fiscales.

Desventajas de la contabilidad digital

• Inversión inicial elevada: las empresas de Alemania que quieren digitalizar su contabilidad necesitan invertir primero en software e infraestructura informática. Esto plantea un desafío presupuestario, especialmente para las pequeñas empresas y startups. Además, están también los gastos derivados de formar a los empleados.

• Riesgos de seguridad: la información que se mantiene en Internet es un objetivo para los ciberataques. Por esta razón, las empresas deben proteger su infraestructura de TI correctamente. Medidas como el cifrado y realizar copias de seguridad rutinarias son clave.

• Dependencia de la tecnología: con el aumento de la digitalización, también crece la dependencia de la tecnología. Si los sistemas fallan o surgen problemas técnicos, todo el flujo contable corre el riesgo de que se interrumpa.

¿Cómo pueden digitalizar su contabilidad las empresas alemanas?

La transición de la contabilidad tradicional en papel a los flujos de trabajo digitales puede ser compleja, es necesario planificar e implementar de forma sistemática. Estos son los pasos más importantes para modernizar con éxito la contabilidad:

Trabaja con asesores fiscales desde el principio

Es importante trabajar con profesionales fiscales al principio de la fase de planificación. Pide que te orienten en todo lo relacionado con las regulaciones y obligaciones de cumplimiento de la normativa que sean de aplicación. La coordinación temprana es muy valiosa para interpretar correctamente las reglas fiscales y evitar errores. Los asesores también pueden recomendar un software de contabilidad que se alinee con las necesidades de la organización y formar a tu equipo sobre cómo trabajar con estas herramientas de manera efectiva.

Elige personal cualificado

Reúne a un equipo cualificado para liderar la digitalización de la contabilidad. Si tú, como líder de la empresa, estás gestionando el proyecto por tu cuenta, designa un equipo de dos a tres empleados encargados de supervisar la implementación. Mantén una estrecha comunicación con un experto fiscal de tu confianza.

Compra del hardware necesario

Se necesita el hardware correcto para trasladar la contabilidad a Internet. Junto con la infraestructura central de TI y ordenadores potentes, debes comprar un buen escáner de documentos para capturar los registros en papel. Es recomendable usar un repositorio en la nube o un servidor central para almacenar los datos contables de forma segura.

Selecciona el software de contabilidad adecuado

Elegir la plataforma adecuada es fundamental para que la transición sea un éxito. Confirma que el software cumple con la normativa del GoBD y que ofrece todas las funciones necesarias. Comprueba si se integrará de forma sencilla con programas populares de consultoría fiscal, como DATEV. Determina por adelantado si habrá algún gasto potencial para el mantenimiento, las actualizaciones y el soporte.

Stripe Revenue Recognition permite a las empresas registrar sus ingresos de forma automática siguiendo criterios de devengo. Además, la herramienta ayuda a asignar pagos a los períodos de envío correcto y también organiza estados financieros mensuales y anuales, sobre todo para pagos recurrentes como las suscripciones. El software garantiza que los informes sean precisos y que se cumpla la normativa internacional, incluida la Codificación de Normas de Contabilidad (ASC) 606 y la Norma Internacional de Información Financiera (NIIF) 15.

Sensibilización y formación de los empleados

La digitalización aporta cambios significativos para los contables. Por este motivo, es importante que informes a tus empleados cuanto antes. Tómate en serio cualquier inquietud que surja y explica claramente los beneficios de la contabilidad sin papel. Los cursos de formación ayudan al personal a familiarizarse con los nuevos flujos de trabajo.

Auditoría del cumplimiento de la normativa fiscal

Pídele a un experto fiscal que realice una auditoría centrada en el cumplimiento de la normativa fiscal después de la transición para verificar que los nuevos procesos cumplan con los requisitos del GoBD. Implementa los ajustes que sean necesarios para mantener unos registros alineados con la ley aplicable.