Clouds statt Aktenordner, PDFs statt Ausdrucke und E-Mails statt Briefe: Immer mehr Unternehmen in Deutschland verzichten auf Papier und stellen auf digitale Lösungen um. Wer seine Geschäftsabläufe jedoch zukunftssicher gestalten möchte, muss diese Aufgabe sorgfältig und strukturiert angehen.

In diesem Artikel erfahren Sie, ob deutsche Unternehmen rechtlich verpflichtet sind, ihre Buchhaltung zu digitalisieren, und wie verbreitet digitale Verwaltungsabläufe im Land sind. Außerdem beschreiben wir Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Buchhaltung modernisieren können, und zeigen die Vor- und Nachteile der papierlosen Buchhaltung in der Praxis auf.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Digitalisierte Buchhaltung in Deutschland: Status quo
  
• Ist die digitale Buchhaltung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend?
  
• Was sind die Vor- und Nachteile der digitalen Buchhaltung?
  
• So können Unternehmen in Deutschland ihre Buchhaltung digitalisieren
  

Digitalisierte Buchhaltung in Deutschland: Status quo

Fünfzehn Prozent der Unternehmen in Deutschland arbeiten mittlerweile vollständig papierlos. Diese Zahl stammt aus einer repräsentativen Studie, die 2024 vom Digitalverband Bitkom veröffentlicht wurde und für die mehr als 1.100 Unternehmen befragt wurden. Zum Vergleich: Im Jahr 2022 gaben nur 8 % der Unternehmen im Land an, Papier vollständig abgeschafft zu haben. Weitere Ergebnisse der Studie sind:

• 24 % der deutschen Unternehmen wickeln rund ein Viertel ihrer Verwaltungsabläufe auf Papier ab (2022: 34 %)
  
• 38 % der deutschen Unternehmen wickeln rund die Hälfte ihrer Verwaltungsabläufe auf Papier ab (2022: 33 %)
  
• 14 % der deutschen Unternehmen wickeln rund drei Viertel ihrer Verwaltungsabläufe auf Papier ab (2022: 18 %)
  
• 6 % der deutschen Unternehmen wickeln nahezu ihre gesamten Verwaltungsabläufe auf Papier ab (2022: 4 %).
  

Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Aktenordner. Es überrascht nicht, dass die Hälfte der Befragten angab, in den letzten fünf Jahren weniger Aktenschränke zu benötigen. Die Vorteile dieser Umstellung haben dazu beigetragen, dass fast jedes Unternehmen im Land nun grundsätzlich offen für die Digitalisierung seiner Geschäftsabläufe ist. Im Jahr 2024 gaben 96 % an, offen dafür zu sein, gegenüber 89 % im Jahr 2022.

Die Studie „Digitalisierung in der Buchhaltung 2024/2025” der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft KPMG kommt zu ähnlichen Ergebnissen. Von den 261 befragten Unternehmen geben 68 % an, vollständig oder teilweise auf papierlose Buchhaltung umgestellt zu haben. Zwölf Prozent befinden sich derzeit in der Umstellungsphase und 11 % haben konkrete Pläne dafür. Bemerkenswert sind auch die Unterschiede bei der Homogenisierung der Systemlandschaft, die beispielsweise die Standardisierung von Enterprise-Resource-Planning-Systemen (ERP) umfassen kann.

Ist die digitale Buchhaltung für Unternehmen in Deutschland verpflichtend?

Es besteht keine grundsätzliche rechtliche Verpflichtung für Unternehmen in Deutschland, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Dennoch führen verschiedene gesetzliche Anforderungen dazu, dass die Verlagerung wichtiger Arbeitsabläufe ins Internet, insbesondere in der Buchhaltung, in vielen Fällen unvermeidlich wird.

Obligatorische elektronische Rechnungsstellung

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen im Inland verpflichtet, elektronische Rechnungen für inländische Business-to-Business-Transaktionen (B2B) zu empfangen und zu verarbeiten. In den nächsten Jahren wird sich der Anwendungsbereich der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung voraussichtlich erweitern, und bis 2028 könnten Rechnungsdokumente ausschließlich in elektronischer Form ausgestellt werden.

Im öffentlichen Sektor ist die elektronische Rechnungsstellung bereits seit 2020 in Kraft. Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen nun Rechnungen in strukturierten Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung einreichen (siehe §§ 3 und 11[3] der E-Rechnungsverordnung).

Einhaltung der GoBD

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Aufbewahrung elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) regeln die Kernprinzipien der digitalen Buchführung für Unternehmen in Deutschland. Sie legen fest, wie steuerrelevante Daten zu erfassen, zu verarbeiten und zu archivieren sind. Unter anderem schreibt die GoBD vor, dass elektronische Buchhaltungsunterlagen in einem unveränderbaren Format gespeichert werden müssen, um Manipulationen zu verhindern. Um diese Anforderungen zu erfüllen, sind zuverlässige Tools und eine robuste IT-Infrastruktur erforderlich.

Von Unternehmen wird außerdem erwartet, dass sie Buchhaltungsinformationen vollständig und transparent aufbewahren und sicherstellen, dass diese während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich und überprüfbar sind. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt je nach Art des Dokuments 6, 8 oder 10 Jahre, gemäß § 147 Abs. 3 der Abgabenordnung (AO).

Erstellung der Verfahrensdokumentation

Über die technischen Kriterien hinaus wird von Unternehmen erwartet, dass sie Verfahrensdokumentationen erstellen. Diese Unterlagen müssen alle digitalen Buchhaltungsabläufe und -verfahren umfassen und beschreiben, wie Daten erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Damit wird gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen, dass das Unternehmen die GoBD einhält und eine korrekte Buchführung praktiziert..

Einhaltung der DSGVO

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt seit 2018 den Schutz personenbezogener Daten in der Europäischen Union und in Deutschland. Unter anderem verpflichtet sie Unternehmen dazu, organisatorische und technische Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen, um Daten vor unbefugtem Zugriff durch Dritte zu schützen. Personenbezogene Daten müssen beispielsweise in verschlüsselter Form übertragen und sicher gespeichert werden.

Was sind die Vor- und Nachteile der digitalen Buchhaltung?

Die digitalisierte Buchhaltung bietet zahlreiche Vorteile. Unternehmen in Deutschland, die ihre Buchhaltung modernisieren möchten, sollten sich jedoch auch der möglichen Nachteile einer solchen Umstellung bewusst sein.

Vorteile der digitalisierten Buchhaltung

• Zeitersparnis: Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Buchhaltung ist die erhebliche Zeitersparnis durch die Automatisierung von Abläufen. Buchhaltungssoftware übernimmt Aufgaben wie die Erstellung von Rechnungen, die Verwaltung von Belegen und die Erstellung von Jahresabschlüssen, wodurch manuelle Arbeit reduziert und Verwaltungsaufgaben beschleunigt werden.

• Fehlerreduzierung: Durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsbelegen und Zahlungseingängen werden manuelle Eingabefehler weitgehend vermieden. Der Einsatz von KI in der Buchhaltung verbessert die Datenqualität zusätzlich und reduziert den Umfang der Prüfung.

• Datenverfügbarkeit: Unternehmen, die ihre Buchhaltung modernisieren, können jederzeit und von jedem Ort aus in Echtzeit auf Aufzeichnungen, Dokumente und Transaktionen zugreifen. Dies ermöglicht einen schnelleren Zugriff, eine einfachere Verarbeitung und eine transparente Überwachung der Finanzaktivitäten. Durch den sofortigen Zugriff auf Informationen können Teams schnellere und fundiertere Entscheidungen treffen und schneller auf Änderungen oder Anfragen reagieren. KI-gestützte Tools eröffnen neue Möglichkeiten für die Analyse und Interpretation. Auch die Zusammenarbeit mit Steuerberatern/Steuerberaterinnen, Wirtschaftsprüfern/Wirtschaftsprüferinnen und anderen Partnern/Partnerinnen wird reibungsloser.

• Platzersparnis: Durch die Umstellung auf digitale Systeme entfällt die Notwendigkeit physischer Archive. Wichtige Unterlagen werden auf sicheren Cloud-Diensten oder zentralen Servern gespeichert, wodurch Bürofläche zurückgewonnen wird, die zuvor von Aktenschränken und Regalen eingenommen wurde.

• Langfristige Kosteneinsparungen: Digitale Arbeitsabläufe reduzieren langfristig die Ausgaben. Unternehmen sparen nicht nur Papier, Toner und Druckerhardware, sondern auch die Kosten für die Lagerung und Archivierung von Dateien. Der Wegfall von Archivräumen und Flächen für die Papierlagerung wirkt sich positiv auf die Mietkosten aus. Darüber hinaus reduziert die Automatisierung den Personalaufwand in der Buchhaltung und senkt damit die Gesamtpersonalkosten.

• Rechtliche Absicherung: Für Buchhalter/innen ist die Digitalisierung in bestimmten Bereichen eine gesetzliche Vorgabe, insbesondere bei der elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich. Die Einhaltung der GoBD-Vorgaben ist mit modernen Plattformen einfacher zu erreichen. Automatische Software-Updates stellen außerdem sicher, dass die Verwaltungsabläufe stets auf dem neuesten Stand der Steuergesetzgebung sind.

Nachteile der digitalen Buchhaltung

• Hohe Anfangsinvestitionen: Unternehmen in Deutschland, die ihre Buchhaltung digitalisieren möchten, müssen zunächst in Software und IT-Infrastruktur investieren. Dies stellt insbesondere für kleine Unternehmen und Start-ups eine finanzielle Herausforderung dar. Die Schulung der Mitarbeitenden ist ebenfalls mit weiteren Kosten verbunden.

• Sicherheitsrisiken: Online gespeicherte Informationen sind ein Ziel für Cyberangriffe. Aus diesem Grund müssen Unternehmen ihre IT-Infrastruktur angemessen schützen. Maßnahmen wie Verschlüsselung und regelmäßige Backups sind dabei von entscheidender Bedeutung.

• Abhängigkeit von Technologie:Mit zunehmender Digitalisierung wächst auch die Abhängigkeit von Technologie. Bei Systemausfällen oder technischen Problemen besteht die Gefahr, dass der gesamte Buchhaltungsablauf gestört wird.

So können Unternehmen in Deutschland ihre Buchhaltung digitalisieren

Der Übergang von der traditionellen papierbasierten Buchhaltung zu digitalen Arbeitsabläufen kann komplex sein und erfordert einen systematischen Ansatz bei der Planung und Umsetzung. Hier sind die wichtigsten Schritte für eine erfolgreiche Modernisierung der Buchhaltung:

Frühzeitig Steuerberater/innen einbeziehen

Es ist wichtig, Steuerberater/innen frühzeitig in die Planungsphase einzubeziehen. Lassen Sie sich von ihnen zu allen geltenden Vorschriften und Compliance-Verpflichtungen beraten. Eine frühzeitige Abstimmung ist besonders wertvoll für die Auslegung von Steuerregeln und die Vermeidung von Fehlern. Berater/innen können auch geeignete Buchhaltungssoftware empfehlen, die den Anforderungen des Unternehmens entspricht, und Ihr Team in der effektiven Nutzung schulen.

Qualifiziertes Personal auswählen

Stellen Sie ein qualifiziertes Team zusammen, das die Digitalisierung der Buchhaltung leitet. Wenn Sie als Unternehmensleiter/in das Projekt selbst verwalten, ernennen Sie ein Kernteam von zwei bis drei Mitarbeitenden, das die Umsetzung überwacht. Halten Sie engen Kontakt zu einem/einer vertrauenswürdigen Steuerexperten/Steuerexpertin.

Die erforderliche Hardware anschaffen

Für die Umstellung der Buchhaltung auf Online-Systeme ist geeignete Hardware erforderlich. Neben der zentralen IT-Infrastruktur und leistungsstarken Computern sollten Sie einen guten Dokumentenscanner für die Erfassung von Papierunterlagen anschaffen. Es ist ratsam, ein Cloud-Repository oder einen zentralen Server für die sichere Speicherung von Buchhaltungsdaten zu verwenden.

Die geeignete Buchhaltungssoftware auswählen

Die Wahl der richtigen Plattform ist entscheidend für den Erfolg der Umstellung. Vergewissern Sie sich, dass die Software GoBD-konform ist und alle erforderlichen Funktionen abdeckt. Prüfen Sie, ob sie sich einfach in gängige Steuerberatungsprogramme wie DATEV integrieren lässt. Klären Sie im Voraus, ob potenzielle Folgekosten für Wartung, Updates und Support anfallen.

Stripe Revenue Recognition ermöglicht es Unternehmen, ihre Umsätze automatisch periodengerecht zu erfassen. Das Tool hilft jedoch nicht nur bei der Zuordnung von Zahlungen zu den richtigen Lieferzeiträumen, sondern erleichtert auch die Erstellung von Monats- und Jahresabschlüssen, insbesondere bei wiederkehrenden Zahlungen wie Abonnements. Die Software gewährleistet eine genaue Berichterstattung und unterstützt die Einhaltung internationaler Standards, darunter Accounting Standards Codification (ASC) 606 und International Financial Reporting Standard (IFRS) 15.

Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeitenden

Die Digitalisierung bringt erhebliche Veränderungen für Buchhalter/innen mit sich. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig informieren. Nehmen Sie alle Bedenken ernst und erläutern Sie klar die Vorteile der papierlosen Buchhaltung. Schulungen helfen den Mitarbeitenden, sich mit den neuen Arbeitsabläufen vertraut zu machen.

Steuerkonformitätsprüfung

Beauftragen Sie nach der Umstellung eine/n Steuerberater/in mit einer Steuerkonformitätsprüfung, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse den GoBD-Anforderungen entsprechen. Nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor, um die Aufzeichnungen mit den geltenden Gesetzen in Einklang zu bringen.