Cloud statt Aktenordner, PDF statt Ausdruck, E-Mail statt Brief: Immer mehr Unternehmen in Deutschland verzichten auf Papier und setzen auf digitale Lösungen. Wer seine Geschäftsprozesse zukunftssicher umstellen möchte, sollte dies jedoch sorgfältig und strukturiert angehen.

In diesem Artikel erfahren Sie, ob es für deutsche Unternehmen eine gesetzliche Pflicht zur Digitalisierung der Buchhaltung gibt und wie verbreitet digitale Verwaltungsprozesse in Deutschland aktuell sind. Zudem erklären wir Schritt für Schritt, wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren können, und beleuchten die Vor- und Nachteile einer digitalen Buchhaltung in der Praxis.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Digitalisierte Buchhaltung in Deutschland: Status Quo
  
• Ist eine digitalisierte Buchhaltung Pflicht für Unternehmen in Deutschland?
  
• Was sind die Vor- und Nachteile der digitalen Buchhaltung?
  
• Wie können Unternehmen in Deutschland ihre Buchhaltung digitalisieren?
  

Digitalisierte Buchhaltung in Deutschland: Status Quo

In Deutschland arbeiten 15 % der Unternehmen mittlerweile komplett papierlos. Dies geht aus einer vom Digitalverband Bitkom 2024 veröffentlichten repräsentativen Studie hervor, an der mehr als 1.100 Unternehmen teilnahmen. Zum Vergleich: 2022 gaben nur 8 % der deutschen Unternehmen an, vollständig auf Papier zu verzichten. Weitere Ergebnisse der Studie sind unter anderem:

• 24 % der deutschen Unternehmen bearbeiten rund ein Viertel ihrer administrativen Prozesse auf Papier (2022: 34 %)
  
• 38 % der deutschen Unternehmen bearbeiten rund die Hälfte ihrer administrativen Prozesse auf Papier (2022: 33 %)
  
• 14 % der deutschen Unternehmen bearbeiten rund drei Viertel ihrer administrativen Prozesse auf Papier (2022: 18 %)
  
• 6 % der deutschen Unternehmen bearbeiten fast alle ihrer administrativen Prozesse auf Papier (2022: 4 %).
  

Weniger Papierverbrauch bedeutet auch weniger Aktenordner. Daher überrascht es nicht, dass die Hälfte der befragten Unternehmen die Anzahl ihrer Aktenschränke in den vergangenen fünf Jahren reduziert hat. Vorteile wie diese tragen dazu bei, dass mittlerweile fast alle Unternehmen in Deutschland der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse grundsätzlich offen gegenüberstehen. 2024 bestätigten dies 96 % der befragten Unternehmen; 2022 waren es 89 %.

Zu ähnlichen Ergebnissen kommt die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2024/2025“ der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft KPMG. Von 261 befragten Unternehmen haben 68 % bereits vollständig oder teilweise auf eine papierlose Buchhaltung umgestellt. 12 % befinden sich aktuell in der Umsetzung und 11 % haben eine Umstellung konkret geplant. Sehr ähnliche Verteilungen gibt es auch im Hinblick auf die Homogenisierung der Systemlandschaft, die beispielsweise eine Vereinheitlichung der ERP-Systeme bedeuten kann.

Ist eine digitalisierte Buchhaltung Pflicht für Unternehmen in Deutschland?

Es besteht keine grundsätzliche gesetzliche Pflicht für Unternehmen in Deutschland, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Allerdings führen verschiedene rechtliche Vorgaben dazu, dass die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere in der Buchhaltung, in vielen Fällen unumgänglich wird.

E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland bei inländischen B2B-Geschäften verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Diese E-Rechnungspflicht wird in den kommenden Jahren ausgeweitet: Ab 2028 dürfen Rechnungen nur noch elektronisch ausgestellt werden.

Im öffentlichen Sektor gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit 2020. Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggeberinnen und Auftraggebern zusammenarbeiten, müssen Rechnungen seither in elektronischen Formaten wie ZUGFeRD oder XRechnung übermitteln (siehe §§ 3 und 11[3] der E-Rechnungsverordnung).

Einhaltung der GoBD

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) regeln die grundlegenden Prinzipien der digitalen Buchhaltung für Unternehmen in Deutschland. Sie definieren, wie steuerrelevante Daten zu erfassen, zu verarbeiten und zu archivieren sind. Die GoBD verlangen unter anderem, dass die elektronischen Buchhaltungsunterlagen in einem unveränderbaren Format gespeichert werden, um Manipulationen zu verhindern. Dies ist nur mit entsprechenden digitalen Tools und einer ordnungsgemäßen IT-Infrastruktur möglich.

Zudem müssen Unternehmen alle Buchungsdaten lückenlos und nachvollziehbar aufbewahren und sicherstellen, dass diese während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich und prüfbar sind. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt in Abhängigkeit des Dokumententyps sechs, acht oder zehn Jahre (siehe § 147 Abs. 3 AO).

Erstellung einer Verfahrensdokumentation

Neben der technischen Einhaltung der GoBD sind Unternehmen auch dazu verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Diese muss sämtliche Prozesse und Verfahren der digitalen Buchhaltung umfassen und beschreiben, wie Daten erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Die Verfahrensdokumentation dient als Nachweis gegenüber den Finanzbehörden, dass das Unternehmen die Anforderungen der GoBD erfüllt und die Buchführung ordnungsgemäß erfolgt.

Einhaltung der DSGVO

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) regelt seit 2018 den Schutz personenbezogener Daten in der EU und in Deutschland. Sie verpflichtet Unternehmen unter anderem dazu, organisatorische und technische Sicherheitsvorkehrungen zu treffen, um Daten vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Personenbezogene Daten müssen beispielsweise verschlüsselt übertragen und auf geschützten Servern gespeichert werden.

Was sind die Vor- und Nachteile der digitalen Buchhaltung?

Eine digitalisierte Buchhaltung bietet zahlreiche Vorteile. Unternehmen in Deutschland, die ihre Buchhaltung digitalisieren möchten, sollten jedoch auch die nachteiligen Aspekte kennen, die mit einer Umstellung verbunden sein können.

Vorteile der digitalisierten Buchhaltung

• Zeiteinsparung: Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Buchhaltung ist die erhebliche Zeitersparnis durch die Automatisierung von Prozessen. Buchhaltungssoftware übernimmt Aufgaben wie das Erstellen von Rechnungen, die Verwaltung von Belegen oder die Vorbereitung von Jahresabschlüssen. Dies reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und beschleunigt administrative Prozesse.

• Fehlerreduzierung: Durch die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und Belegen werden manuelle Eingabefehler nahezu ausgeschlossen. Der Einsatz von KI in der Buchhaltung kann zudem die Datenqualität erhöhen und den Prüfaufwand reduzieren.

• Datenverfügbarkeit: Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren, können jederzeit und ortsunabhängig Daten, Dokumente und Transaktionen in Echtzeit einsehen. Dies ermöglicht einen schnelleren Zugriff, eine leichtere Bearbeitung und eine transparente Überwachung sämtlicher finanzieller Aktivitäten. Dank sofortigem Datenzugriff können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und schneller auf Änderungen oder Anfragen reagieren. Zudem eröffnet der Einsatz von KI in der Buchhaltung neue Möglichkeiten zur Analyse von Daten. Darüber hinaus vereinfacht eine digitalisierte Buchhaltung die Zusammenarbeit mit Steuerberatungen, Finanzprüferinnen und -prüfern sowie anderen Partnerinnen und Partnern.

• Platzersparnis: Mit der Umstellung auf digitale Systeme entfällt die Notwendigkeit, Papierbelege und physische Dokumente zu lagern. Relevante Daten lassen sich auf digitalen Speichermedien oder in einer Cloud speichern. Dadurch wird wertvoller Platz in Büros frei, der früher von Aktenordnern und Regalen beansprucht wurde.

• Langfristige Kostenersparnis: Digitale Prozesse senken langfristig die Kosten. Unternehmen sparen nicht nur bei Papier, Toner und Druckerhardware, sondern auch bei den Ausgaben für Lagerung und Archivierung von Akten. Entfallen Archivräume und Stellflächen für Aktenordner, wirkt sich das positiv auf die Mietkosten aus. Darüber hinaus verringern automatisierte Abläufe den Personalaufwand in der Buchhaltung und senken somit auch die Personalkosten.

• Rechtssicherheit: Für Buchhalter/innen ist Digitalisierung in einigen Punkten gesetzliche Pflicht. Dies betrifft insbesondere die Nutzung von E-Rechnungen im B2B-Sektor. Auch die Einhaltung der GoBD ist durch moderne Softwarelösungen einfach möglich. Automatische Software-Updates stellen zudem sicher, dass die administrativen Prozesse stets im Einklang mit den aktuellen steuerrechtlichen Vorgaben sind.

Nachteile einer digitalisierten Buchhaltung

• Hohe Anfangsinvestitionen: Unternehmen in Deutschland, die ihre Buchhaltung digitalisieren möchten, müssen zunächst in Software und IT-Struktur investieren. Dies kann insbesondere für kleine Unternehmen und Startups eine finanzielle Herausforderung bedeuten. Auch Mitarbeiterschulungen verursachen zusätzliche Kosten.

• Sicherheitsrisiken: Digital gespeicherte Daten können zum Ziel von Cyberangriffen werden. Unternehmen müssen daher für ausreichenden Schutz ihrer IT-Infrastruktur sorgen. Maßnahmen wie Verschlüsselung und regelmäßige Backups sind hierbei unverzichtbar.

• Technologieabhängigkeit: Mit der zunehmenden Digitalisierung steigt auch die Abhängigkeit von Technologie. Fallen Systeme aus oder gibt es technische Probleme, kann dies die gesamte Buchführung zum Stillstand bringen.

Wie können Unternehmen in Deutschland ihre Buchhaltung digitalisieren?

Die Umstellung von einer traditionellen Papierbuchhaltung auf digitale Prozesse kann komplex sein und erfordert eine systematische Planung. Hier sind die wichtigsten Schritte, um Ihre Buchhaltung erfolgreich zu digitalisieren:

Frühzeitige Einbindung der Steuerberatung

Binden Sie Ihre Steuerberater/innen frühzeitig in die Planungen ein. Lassen Sie sich zu allen relevanten Anforderungen beraten. Insbesondere bei steuerrechtlichen Vorgaben ist eine frühzeitige Abstimmung wichtig. Ihre Steuerberater/innen können Ihnen zudem dabei helfen, eine passende Buchhaltungssoftware auszuwählen, die die Anforderungen Ihres Unternehmens abdeckt, und Ihr Team im Umgang mit der neuen Software schulen.

Auswahl von geeignetem Personal

Stellen Sie ein qualifiziertes Team für die Digitalisierung der Buchhaltung zusammen. Auch wenn Sie als Unternehmer/in das Projekt selbst leiten, sollten Sie ein Kernteam von zwei bis drei Mitarbeiter/innen benennen, das für die Umsetzung verantwortlich ist. Zudem ist ein enger Austausch mit Ihrer Steuerberatung empfehlenswert.

Anschaffung der notwendigen Hardware

Um Ihre Buchhaltung zu digitalisieren, benötigen Sie die entsprechende Hardware. Neben der notwendigen IT-Infrastruktur und leistungsfähigen Rechnern sollten Sie auch einen guten Dokumentenscanner zur Digitalisierung von Papierbelegen anschaffen. Darüber hinaus empfiehlt es sich, eine Cloud-Speicherlösung oder einen zentralen Server zur sicheren Speicherung der Buchhaltungsdaten zu nutzen.

Auswahl der geeigneten Buchhaltungssoftware

Die Auswahl der richtigen Software ist entscheidend für das Gelingen der Umstellung. Achten Sie darauf, dass die Software GoBD-konform ist und alle benötigten Funktionen abdeckt. Prüfen Sie, ob die Software eine einfache Integration mit den gängigen Steuerberatungsprogrammen wie DATEV ermöglicht. Zudem sollten Sie sich vorab über mögliche Folgekosten für Wartung, Updates und Support informieren.

Stripe Revenue Recognition ermöglicht es Unternehmen, ihre Einnahmen automatisiert und periodengerecht zu erfassen. Doch das Tool hilft nicht nur bei der Zuweisung von Zahlungen zu den richtigen Leistungszeiträumen, sondern erleichtert auch Monats- und Jahresabschlüsse, insbesondere bei wiederkehrenden Zahlungen wie Abonnements. Die Software sorgt so für eine präzise Finanzberichterstattung und hilft Ihnen, Compliance mit internationalen Standards wie ASC 606 und IFRS 15 sicherzustellen.

Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter/innen

Digitalisierung bedeutet für Buchhalter/innen eine große Veränderung. Es ist daher wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter/innen frühzeitig informieren. Nehmen Sie eventuelle Bedenken ernst und machen Sie die Vorteile der digitalisierten Buchhaltung deutlich. Schulungen helfen Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, sich an die neuen Prozesse zu gewöhnen.

Tax-Compliance-Prüfung

Lassen Sie Ihre Steuerberatung nach der Umstellung eine Tax-Compliance-Prüfung durchführen. Dabei wird kontrolliert, ob die neuen Prozesse GoBD-konform sind. Nehmen Sie gegebenenfalls notwendige Anpassungen vor, damit Ihre Buchhaltung allen gesetzlichen Anforderungen entspricht.