Clouds in plaats van ordners, pdf's in plaats van afdrukken en e-mails in plaats van brieven: steeds meer bedrijven in Duitsland schrappen papier en stappen over op digitale oplossingen. Maar wie zijn bedrijfsprocessen toekomstbestendig wil maken, moet dit zorgvuldig en gestructureerd aanpakken.

In dit artikel lees je of Duitse bedrijven wettelijk verplicht zijn om hun boekhouding te digitaliseren en hoe wijdverbreid online administratieve workflows in het land zijn. We leggen ook stap voor stap uit hoe je de boekhouding kunt moderniseren en belichten de voor- en nadelen van papierloze boekhouding in de praktijk.

Wat staat er in dit artikel?

• Digitale boekhouding in Duitsland: hoe staat het ervoor?
  
• Is digitale boekhouding verplicht voor bedrijven in Duitsland?
  
• Wat zijn de voor- en nadelen van digitale boekhouding?
  
• Hoe kunnen bedrijven in Duitsland hun boekhouding digitaliseren?
  

Digitale boekhouding in Duitsland: hoe staat het ervoor?

Vijftien procent van de bedrijven in Duitsland werkt nu helemaal zonder papier. Dit cijfer komt uit een representatief onderzoek dat in 2024 is gepubliceerd door de digitale vereniging Bitkom, die meer dan 1.100 organisaties heeft ondervraagd. Ter vergelijking: in 2022 gaf slechts 8% van de bedrijven in het land aan geen papier meer te gebruiken. Andere bevindingen uit het onderzoek zijn:

• 24% van de Duitse bedrijven verwerkt ongeveer een kwart van hun administratieve werk op papier (2022: 34%)
  
• 38% van de Duitse bedrijven doet ongeveer de helft van hun administratieve taken op papier (2022: 33%)
  
• 14% van de Duitse bedrijven doet ongeveer driekwart van hun administratieve taken op papier (2022: 18%)
  
• 6% van de Duitse bedrijven doet bijna al hun administratieve taken op papier (2022: 4%)
  

Minder papier betekent minder ordners. Het is dan ook niet gek dat de helft van de mensen die meededen, zei dat ze de afgelopen vijf jaar minder archiefkasten hebben gebruikt. De voordelen van deze verandering hebben ertoe geleid dat bijna elk bedrijf in het land nu openstaat voor het digitaliseren van hun bedrijfsprocessen. In 2024 zei 96% open te staan, tegenover 89% in 2022.

Het onderzoek "Digitalisering in de boekhouding 2024/2025" van het audit- en adviesbureau KPMG komt tot vergelijkbare conclusies. Van de 261 ondervraagde bedrijven zegt 68% volledig of gedeeltelijk papierloos te werken. Twaalf procent is momenteel bezig met de overgang en 11% heeft concrete plannen om dit te doen. Er zijn ook opvallende verschillen in de homogenisering van het systeemlandschap, wat bijvoorbeeld kan gaan om de standaardisatie van enterprise resource planning (ERP)-systemen.

Is digitale boekhouding verplicht voor bedrijven in Duitsland?

Er is geen wettelijke verplichting voor bedrijven in Duitsland om hun boekhouding te digitaliseren. Toch zorgen verschillende wettelijke vereisten ervoor dat het in veel gevallen onvermijdelijk wordt om primaire werkprocessen, vooral in de boekhouding, online te zetten.

Verplichte elektronische facturatie

Vanaf 1 januari 2025 moeten bedrijven in het land elektronische facturen ontvangen en verwerken voor binnenlandse business-to-business (B2B) transacties. In de komende jaren zal het toepassingsgebied van verplichte e-facturatie naar verwachting worden uitgebreid, en tegen 2028 zouden facturen uitsluitend in elektronische vorm kunnen worden uitgegeven.

In de publieke sector is e-facturatie al sinds 2020 verplicht. Bedrijven die met openbare aanbestedende diensten werken, moeten nu facturen indienen in gestructureerde formaten, zoals ZUGFeRD of XRechnung (zie de artikelen 3 en 11[3] van de E-facturatieverordening).

Compliance van GoBD

De regels voor het goed beheren en opslaan van boeken, bescheiden en documenten in elektronische vorm (GoBD) zijn de basis voor digitale boekhouding voor bedrijven in Duitsland. Ze laten zien hoe belastinggerelateerde gegevens moeten worden verzameld, verwerkt en gearchiveerd. Een van de regels van de GoBD is dat elektronische boekhoudgegevens in een onveranderbaar formaat moeten worden opgeslagen om manipulatie te voorkomen. Om hieraan te voldoen, zijn betrouwbare tools en een sterke IT-infrastructuur nodig.

Van bedrijven wordt ook verwacht dat ze boekhoudkundige informatie grondig en transparant bewaren, zodat deze gedurende de hele bewaartermijn altijd toegankelijk en controleerbaar is. De wettelijke bewaartermijn is 6, 8 of 10 jaar, afhankelijk van het type document, volgens artikel 147, lid 3, van het Duitse belastingwetboek (AO).

Opstellen van procedurele documentatie

Naast technische dingen moeten bedrijven ook procedurele documentatie maken. Deze documenten moeten alle digitale boekhoudprocessen en -procedures bevatten en beschrijven hoe gegevens worden verzameld, verwerkt en gearchiveerd. Hiermee laat de organisatie aan het belastingkantoor zien dat ze voldoet aan de GoBD en een goede boekhouding heeft.

Compliance van de AVG

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) regelt sinds 2018 de bescherming van persoonsgegevens in de Europese Unie en Duitsland. Een van de regels is dat bedrijven organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen moeten nemen om gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang door derden. Persoonsgegevens moeten bijvoorbeeld in gecodeerde vorm worden verzonden en op beveiligde servers worden opgeslagen.

Wat zijn de voor- en nadelen van digitale boekhouding?

Digitaal boekhouden heeft veel voordelen. Bedrijven in Duitsland die hun boekhouding willen moderniseren, moeten ook weten welke nadelen er aan zo'n verandering kunnen zitten.

Voordelen van digitale boekhouding

• Tijdwinst: Een groot voordeel van digitale boekhouding is dat je veel tijd bespaart door het automatiseren van processen. Boekhoudsoftware doet dingen als facturen maken, bonnen beheren en jaarrekeningen opstellen, waardoor je minder handmatig werk hebt en administratieve taken sneller gaan.

• Minder fouten: Door facturen en bonnen automatisch te verwerken, worden handmatige fouten bij het invoeren van gegevens grotendeels voorkomen. Het gebruik van AI in de boekhouding zorgt voor nog betere gegevens en minder controlewerk.

• Beschikbaarheid van gegevens: Bedrijven die hun boekhouding upgraden, kunnen op elk moment en vanaf elke locatie in realtime records, documenten en transacties bekijken. Dit zorgt voor snellere toegang, eenvoudigere verwerking en transparante monitoring van financiële activiteiten. Dankzij directe toegang tot informatie kunnen teams snellere, beter geïnformeerde beslissingen nemen en sneller reageren op veranderingen of verzoeken. AI-gestuurde tools bieden nieuwe mogelijkheden voor analyse en interpretatie. Ook de samenwerking met fiscalisten, accountants en andere partners verloopt soepeler.

• Ruimtebesparing: Door over te stappen op digitale systemen zijn fysieke archieven niet meer nodig. Belangrijke documenten worden bewaard op beveiligde clouddiensten of centrale servers, waardoor kantoorruimte die voorheen werd ingenomen door archiefkasten en planken, weer beschikbaar komt.

• Kostenbesparingen op lange termijn: Digitale workflows zorgen op lange termijn voor lagere uitgaven. Bedrijven besparen niet alleen op papier, toner en printerhardware, maar ook op de kosten voor het opslaan en archiveren van bestanden. Het wegvallen van archiefruimtes en opslagplaatsen voor papier heeft een positief effect op de huurkosten. Bovendien zorgt automatisering voor minder personeelsinspanningen op het gebied van boekhouding, waardoor de totale personeelskosten dalen.

• Juridische zekerheid: Voor accountants is digitalisering op bepaalde gebieden een wettelijke vereiste, met name wat betreft e-facturatie in de B2B-sector. Compliance van de GoBD-normen is eenvoudiger te realiseren via moderne platforms. Automatische software-updates zorgen er bovendien voor dat administratieve processen altijd up-to-date zijn met de nieuwste belastingregels.

Nadelen van digitale boekhouding

• Hoge startkosten: Bedrijven in Duitsland die hun boekhouding willen digitaliseren, moeten eerst geld steken in software en IT-spullen. Dit is best een uitdaging voor het budget, vooral voor kleine bedrijven en start-ups. Het trainen van medewerkers kost ook nog eens extra geld.

• Beveiligingsrisico's: Informatie die online wordt bewaard, is een doelwit voor cyberaanvallen. Daarom moeten bedrijven hun IT-infrastructuur goed beschermen. Maatregelen zoals versleuteling en regelmatige back-ups zijn superbelangrijk.

• Afhankelijkheid van technologie: Met de toenemende digitalisering groeit ook de afhankelijkheid van technologie. Als systemen uitvallen of er technische problemen ontstaan, loopt de hele boekhoudkundige workflow het risico verstoord te raken.

Hoe kunnen bedrijven in Duitsland hun boekhouding digitaliseren?

De overstap van traditionele papieren boekhouding naar digitale werkprocessen kan best ingewikkeld zijn en vraagt om een systematische aanpak bij het plannen en uitvoeren. Hier zijn de belangrijkste stappen om je boekhouding succesvol te moderniseren:

Betrek fiscalisten in een vroeg stadium

Het is belangrijk om fiscalisten vroeg in de planningsfase erbij te betrekken. Vraag hun advies over alle toepasselijke regelgeving en complianceverplichtingen. Vroegtijdige afstemming is vooral waardevol voor het interpreteren van fiscale regels en het voorkomen van fouten. Adviseurs kunnen ook geschikte boekhoudsoftware aanbevelen die aansluit bij de behoeften van de organisatie en je team trainen in het effectief gebruik ervan.

Kies gekwalificeerd personeel

Zet een team van gekwalificeerde mensen samen om de digitalisering van de boekhouding te leiden. Als je als bedrijfsleider het project zelf doet, stel dan een kernteam van twee tot drie medewerkers samen om de uitvoering te begeleiden. Zorg voor goede communicatie met een fiscalist die je vertrouwt.

Aankoop van de benodigde hardware

Om de boekhouding online te doen, heb je de juiste hardware nodig. Naast de belangrijkste IT-spullen en goede computers, moet je ook een goede documentscanner kopen om papieren documenten te scannen. Het is slim om een cloudopslag of een centrale server te gebruiken om je boekhoudgegevens veilig op te slaan.

Kies geschikte boekhoudsoftware

Het kiezen van het juiste platform is superbelangrijk voor een succesvolle overstap. Check of de software voldoet aan de GoBD-normen en alle functies heeft die je nodig hebt. Kijk of het makkelijk te integreren is met populaire belastingadviesprogramma's, zoals DATEV. Bedenk van tevoren of er nog extra kosten kunnen komen voor onderhoud, updates en ondersteuning.

Stripe Revenue Recognition maakt het voor bedrijven mogelijk om hun inkomsten automatisch op transactiebasis te registreren. De tool helpt echter niet alleen bij het toewijzen van betalingen aan de juiste leveringsperiodes, maar maakt ook maand- en jaarrekeningen mogelijk, met name voor terugkerende betalingen zoals abonnementen. De software zorgt voor nauwkeurige rapportage en ondersteunt de naleving van internationale normen, waaronder Accounting Standards Codification (ASC) 606 en International Financial Reporting Standard (IFRS) 15.

Bewustmaking en training voor medewerkers

Digitalisering brengt grote veranderingen met zich mee voor accountants. Het is daarom belangrijk dat je je medewerkers hierover in een vroeg stadium informeert. Neem eventuele zorgen serieus en leg duidelijk uit wat de voordelen zijn van papierloze boekhouding. Trainingen helpen medewerkers om vertrouwd te raken met nieuwe werkprocessen.

Controle op fiscale compliance

Vraag een fiscalist om na de overgang een controle op fiscale compliance uit te voeren om te checken of de nieuwe processen voldoen aan de GoBD-vereisten. Breng waar nodig aanpassingen aan om de administratie in overeenstemming te houden met de toepasselijke wetgeving.