合計請求書とは、ある一定の期間内に発行された複数の請求書や取引の情報を 1 つにまとめた書類です。合計請求書を用いると、同じ取引先に対して立て続けにいくつもの取引が行われた場合でも 1 つの請求書にまとめて発行できるため、会計業務における効率度の向上を見込むことができます。

しかし、2023 年 10 月 1 日、日本でインボイス制度が開始され、これにともない合計請求書にもインボイス制度への対応が求められるようになりました。そのため、今日では同制度に基づいて合計請求書が作成できるツールやシステムが日本の事業者の間で浸透しつつあります。

本記事では、合計請求書の基礎知識として、種類や作成手順、メリット、注意点のほか、インボイス制度への対応方法も踏まえて解説します。

目次

• 合計請求書とは
  
• 合計請求書のメリット
  
• 合計請求書の注意点
  
• 合計請求書の種類
  
• 合計請求書の作成手順
  
• 合計請求書をインボイス制度に対応させる方法
  
• インボイス制度に準拠した環境整備
  
• Stripe Invoicing でできること
  

合計請求書とは

冒頭でも解説したように、合計請求書とは、ある特定の期間内に行われた複数の取引の請求書や入金伝票の情報を 1 つにまとめた書類を指します。たとえば 1 カ月ごとのように事前に期間を定めたうえ、その間に発生した取引の請求額を集計することで、ある程度まとめられた代金を請求する仕組みになります。

なお、合計請求書は、表計算ソフトや請求書発行システムなどを用いて作成するのが一般的です。その際、各納品書や請求書に記載されている詳細情報を合計請求書に取り込んで作成したものを取引先に対して発行します。

通常の請求書との違い

合計請求書も通常の請求書も、どちらも取引上で発生した代金を請求するために請求金額を明記したうえで、取引先に対して発行する書類です。ただし、通常の請求書は、取引ごとに個別に発行される書類です。一方、合計請求書はその名のとおり、一定期間内における複数の取引で発生した代金を合算して請求する書類です。

なお、請求書の書き方については、フォーマットを気にせず自由な書式で作成しても問題ありませんが、正しい請求内容を取引先に知らせるには、記載項目が明確でわかりやすく表示されていることがとても大切です。そのため、請求書の記載項目については、はっきり正しく記載するようにし、請求書の要件や目的を事前に理解しておくことがとても大切です。

合計請求書のメリット

合計請求書は、業務の効率化を図るための有効的な手段として、事業者同士の B2B 取引において広く用いられています。ここでは合計請求書の発行者側と受領者側におけるそれぞれのメリットについて解説します。

合計請求書を発行する側

たとえば、取引が頻繁に発生する場合、その度に請求書を発行すると請求書の発行枚数が増え、請求金額が合計でいくらになるのかがわかりづらくなってしまうことがあります。このようなケースにおいて合計請求書を用いれば、合計請求金額が一目で把握できるようになります。それだけでなく、請求書作成業務や入金確認作業にかかる負担の軽減にもつながり、請求書の発行し忘れや二重請求を防ぐことができます。

合計請求書を受領する側

請求書の発行者が同一でも、取引によっては発行する部署が営業部や経理部などと異なる場合があります。このように複数の部署からの請求書を何枚も受け取ると、請求書の受領側からすると支払金額を把握しにくく、支払漏れや遅延が発生したり、発行者側の二重請求を疑ってしまうといった懸念が生じることもあります。

そこで、こうした問題を回避するために用いられるのが合計請求書です。合計請求書として複数の取引情報を 1 つの書類にまとめ、請求額が合算されれば、請求書を受け取る取引先は全体の請求金額を一度で確認できるため、安心してスムーズに支払い業務を進められるようになります。

合計請求書の注意点

複数の取引で生じた金額をまとめて請求できる合計請求書は、経理業務の効率化を後押しするという点において大きなメリットがあります。しかし、合計請求書については注意しなければならない点もあります。それは、合計請求書を作成する際にインボイス制度に対応する必要がある、ということです。

もともと合計請求書は、単体ではインボイス制度への要件を満たすことができません。合計請求書でも、インボイス制度のもとで発行される適格請求書でも、自社の法人名や取引先の名称、請求金額を記載する点では共通しています。しかし、合計請求書の場合、個々の取引年月日、取引の詳細内容、消費税率ごとの取引金額、消費税額などは省略されているケースがほとんどなため、合計請求書だけではインボイス制度に対応しきれないと考えられています。

そのため、事業者には、合計請求書以外の書類を別途で添付するなどの慎重な対応が求められます。インボイス制度への対応方法については、のちほど「合計請求書をインボイス制度に対応させる方法」にて詳しく解説します。

合計請求書の種類

合計請求書は、主に以下の 2 種類に分けられます。

総額表示型

総額表示型は、複数の取引に対する請求額を集計し、合計請求金額などの必要最低限となる情報だけを記載した合計請求書で、比較的大まかで簡易的な形式です。商品名や単価などの各取引の詳細については記載せず、取引内容の大筋な情報、請求金額、支払期日などが記載されます。

総額表示型では、個別の取引内容や請求金額の情報は含まれないことから、書類の作成時にかかる業務負担を軽減できる一方、各取引の詳細情報や請求金額が確認しづらいという難点もあります。

明細情報表示型

一方、上述した総額表示型とは異なり、各取引の細かな内容まで記載されているのが明細情報表示型です。言い換えると、請求明細書として作成する形式となります。

明細情報型では、請求合計金額や支払期日だけでなく、各取引の商品名 (またはサービス名)、単価、数量まで細かく明記します。

つまり、取引ごとの適用税率や消費税額、請求額のように、個々の取引のさまざまな情報が確認できる形式となるため、合計請求書を受け取る側は、合計請求書だけで請求額の正確性や整合性を確認できます。

また、明細情報表示型を用いて作成された合計請求書の場合、フォーマットとしてインボイス制度にも柔軟に対応しやすい点が最大のメリットです。つまり、個々の取引の明細部分において適格請求書の必須記載事項が明記されていれば、合計請求書でも適格請求書として認められるようになるのです。

合計請求書の作成手順

合計請求書の基本的な作成手順については、以下のとおりです。

• 請求情報の収集: まず、一定の期間内で生じたすべての請求情報を収集します。請求漏れが生じないようにするため、この段階では集計漏れがないかどうか、細心の注意を怠らないようにしましょう。なお、収集作業にはそれぞれの取引年月日や品目のほか、取引先ごとに割り振っておいた検索用番号を取りまとめた一覧表を事前に準備しておくと便利です。
  
• 請求情報の抽出: 合計請求書に記載する取引関連情報を、上述した一覧表と同じシートもしくは別に用意したシートに抽出します。
  
• 合計請求書のフォーマットに変換: 抽出した情報を、総額表示型や明細情報表示型などのフォーマットや自動化ツールを用いて合計請求書のフォーマットに変換します。この段階でも、記入漏れや記載内容に誤りがないか改めて確認しておきます。なお、自動化ツールの文字認識精度には限界があるケースも考えられることから、合計請求書に記載する件数が少ない場合、手作業の方が正確且つ時間が短縮できる可能性があります。
  
• 合計請求書の送付: 作成した合計請求書を取引先に送付します。送付方法については、書面を郵送する以外に、PDF データをメールに添付する、あるいは Web サイトにアップし、取引先にダウンロードしてもらう方法もあります。よって、合計請求書は自社および取引先の利便性を考慮しながら、取引先に確認をとったうえで交付しましょう。
  

合計請求書をインボイス制度に対応させる方法

2023 年 10 月 1 日に開始されたインボイス制度にともない、事業者が仕入税額控除を適切かつ確実に適用するには、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の発行と保存が求められるようになりました。現在の日本の消費税は、10％ の標準税率と 8％ の軽減税率に分けられます。インボイス制度は、これら複数の消費税率に対応した仕入税額控除の方式として導入されています。

そのため、合計請求書については、取引ごとに請求書を発行するケースと同様に、その書類が適格請求書としての効力があるかどうかが重要ポイントとなり、仕入税額控除を適用できるか否かを左右します。こうした背景から、売り手側は書類を発行する立場として、買い手側への十分な配慮と慎重な対応を行う必要があります。

ここでは、現行のインボイス制度において、具体的な合計請求書への対応方法について紹介します。

請求明細書や納品書を合計請求書に添付する

1 つ目は、合計請求書と合わせて複数の書類で対応する方法です。

適格請求書に求められる記載事項は、1 つの書類だけで網羅しなければならないというわけではありません。そのため、複数の書類を用いて複合的にインボイス制度の要件に対応することも認められています。

合計請求書だけではインボイス制度の要件を満たすことができない場合は、合計請求書に表記された期間内に該当する各取引の請求明細、または納品書を添付しましょう。これらの書類には、適格請求書の必須記載項目となる取引日、商品名、金額、消費税額、税率などがしっかりと明記されていることが大切です。

たとえば、合計請求書には、適格請求書発行事業者であることを証明するインボイス制度の登録番号を記載し、請求明細書または納品書には、合計請求書の書面上でカバーし切れない各取引の詳細情報を記載すれば、複数の書類を併せもってインボイス制度に対応することができます。

ただし、このように複数の書類を用いる場合、書類同士の関連性が明確化されていなければなりません。よって、合計請求書には該当する請求明細書や納品書の番号を必ず記載し、共に紐付けて管理し、必要があれば迅速に提示できるようにしておきましょう。

合計請求書単体で適格請求書とする

2 つ目は、合計請求書のみでインボイス制度に対応する方法となります。合計請求書単体でインボイス制度に準拠するには、同制度に対応したシステムを導入する必要があります。

先ほど「合計請求書の種類」にて紹介した明細情報表示型をインボイス制度の開始前から導入している場合は、既に取引の詳細が記載されている形式となるため、フォーマットを多少変更すれば、総額表示型よりも容易にインボイス制度に対応できるといえるでしょう。一方、総額表示型の場合、大幅なアップデートが必要となるため、作業負担が増え過ぎないよう、余裕をもって計画的に準備を進めることが大切です。

もしくは、合計請求書については、次に解説するような補足資料として用いるようにし、適格請求書を作成するためのツールは改めて個別に導入するのも一案です。

インボイス制度には別の書類で対応し、合計請求書は補足資料とする

このほかの方法としては、合計請求書以外の別の書類を適格請求書として用いることで、インボイス制度に対応することも可能です。

適格請求書には、必ず「請求書」として発行しなければならないという決まりはありません。したがって、インボイス制度で定められている適格請求書の要件さえ満たしていれば、納品書や請求明細書だけでもインボイス制度に対応することができるのです。

この場合、合計請求書はインボイス制度の観点からすると不要になりますが、事業者間の利便性の向上を目的とする、補足資料の位置付けとして用いるとよいでしょう。

インボイス制度に準拠した環境整備

今回は合計請求書の基礎知識として、メリットや注意点のほか、インボイス制度への対応方法を踏まえて解説しました。

現行のインボイス制度のもとで買い手側の事業者が問題なく仕入税額控除を受けられるようにするには、合計請求書を発行する売り手側によるインボイス制度への適切な対応が求められます。また、インボイス制度では、売り手側から買い手側への適格請求書の交付だけでなく、双方による一定期間の保存も必要となります。そのため、合計請求書を取り扱う事業者は、インボイス制度に対応できるよう、各社で態勢を整えておくことがとても大切といえるでしょう。

たとえば、消費税の自動計算機能や会計ソフトのような、請求書作成作業の最適化を後押しするオンラインツールなら経理業務において大変便利なため、導入を検討してみるのもよいかもしれません。

インボイス制度には仕入税額控除に関するさまざまな要件があり、適格請求書に対応したシステムの導入や、インボイス制度への登録手続きを行うなどの事前準備が必要ですが、一旦準備が完了すれば、以後、より快適に適格請求書および合計請求書を取り扱えるようになるでしょう。

Stripe Invoicing でできること

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