ใบแจ้งหนี้แบบรวมจะสรุปข้อมูลธุรกรรมและใบแจ้งหนี้หลายใบที่ออกภายในช่วงที่กำหนด โดยจะสามารถออกใบแจ้งหนี้หลายใบรวมกันเป็นใบแจ้งหนี้ใบเดียวได้เมื่อทำธุรกรรมหลายรายการติดต่อกันอย่างรวดเร็วกับลูกค้ารายเดียวกัน ดังนั้น การใช้ใบแจ้งหนี้แบบรวมจะสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพทางบัญชีได้

ญี่ปุ่นได้เปิดตัวระบบใบแจ้งหนี้เมื่อวันที่ 1 ตุลาคม 2023 ซึ่งใบแจ้งหนี้แบบรวมต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ ด้วยเหตุนี้ เครื่องมือและระบบที่สร้างใบแจ้งหนี้แบบรวมที่สอดคล้องกับระบบใบแจ้งหนี้จึงเป็นที่พบเห็นได้มากขึ้นในธุรกิจในญี่ปุ่น

บทความนี้ให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับรูปแบบใบแจ้งหนี้แบบรวม ขั้นตอนการจัดเตรียม ประโยชน์ และข้อควรระวัง นอกจากนี้เรายังได้สรุปวิธีการปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ของญี่ปุ่น

เนื้อหาหลักในบทความ

• ใบแจ้งหนี้แบบรวมคืออะไร
  
• ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้แบบรวม
  
• ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้แบบรวม
  
• รูปแบบใบแจ้งหนี้แบบรวม
  
• วิธีจัดเตรียมใบแจ้งหนี้แบบรวม
  
• การสร้างใบแจ้งหนี้แบบรวมที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้
  
• การสร้างสภาพแวดล้อมที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้
  
• Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง
  

ใบแจ้งหนี้แบบรวมคืออะไร

ใบแจ้งหนี้แบบรวมประกอบด้วยข้อมูลรวมในใบแจ้งหนี้ธุรกรรมหลายรายการและสลิปการฝากเงินภายในช่วงเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น หากเป็นรอบช่วงการออกใบแจ้งหนี้รายเดือน ใบแจ้งหนี้ทั้งหมดสำหรับธุรกรรมที่เกิดขึ้นระหว่างเดือนจะถูกรวมไว้เพื่อให้สามารถส่งใบแจ้งหนี้แบบเป็นเงินก้อนได้

ใบแจ้งหนี้แบบรวมมักสร้างขึ้นโดยใช้ซอฟต์แวร์สเปรดชีตหรือระบบการเรียกเก็บเงิน ในกระบวนการนี้ ข้อมูลโดยละเอียดที่ระบุไว้ในใบส่งมอบหรือใบแจ้งหนี้แต่ละใบจะถูกนำเข้าไปยังใบแจ้งหนี้แบบรวม ซึ่งต่อจากนั้นจะออกใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า

ความแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ปกติ

ทั้งใบแจ้งหนี้แบบรวมและใบแจ้งหนี้ปกติจะออกให้แก่คู่ค้าทางธุรกิจเพื่อขอการให้ดำเนินการชำระเงินเป็นจำนวนเงินที่เกิดขึ้นระหว่างการทำธุรกรรม และใบแจ้งหนี้ทั้งสองแบบยังระบุจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้อย่างชัดเจน อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้ปกติจะออกเป็นรายบุคคลสำหรับธุรกรรมแต่ละรายการ ในทางกลับกัน ใบแจ้งหนี้แบบรวม จะดำเนินการตามชื่อ คือจะรวมจำนวนเงินที่เกิดขึ้นจากธุรกรรมหลายรายการภายในช่วงเวลาที่กำหนด และขอให้ดำเนินการชำระเงินยอดรวมที่ได้

แม้ว่าใบแจ้งหนี้จะสามารถจัดเตรียมในรูปแบบใดก็ได้ แต่สิ่งสำคัญคือรายการต้องชัดเจนและเป็นที่เข้าใจง่าย เพื่อบอกให้ลูกค้าเห็นได้อย่างชัดเจนว่ามีการเรียกเก็บเงินอะไรบ้าง ด้วยเหตุนี้ สำคัญมากที่ต้องทำความเข้าใจเกี่ยวกับข้อกำหนดในใบแจ้งหนี้ และจุดประสงค์ของข้อกำหนดเหล่านั้นล่วงหน้า

ประโยชน์ของใบแจ้งหนี้แบบรวม

ใบแจ้งหนี้แบบรวมมักใช้ในธุรกรรม B2B ซึ่งเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายถึงประโยชน์ของใบแจ้งหนี้แบบรวมสำหรับผู้ออกและผู้รับ:

ประโยชน์สำหรับผู้ออกใบแจ้งหนี้

เมื่อมีธุรกรรมเกิดขึ้นบ่อยครั้ง การที่ต้องออกใบแจ้งหนี้สำหรับธุรกรรมแต่ละรายการเหล่านั้นจะทำให้ใบแจ้งหนี้ที่ออกนั้นมีจำนวนมหาศาล ซึ่งอาจทำให้ทราบจำนวนเงินทั้งหมดที่ออกในใบแจ้งหนี้ได้ยาก อย่างไรก็ตาม หากใช้ใบแจ้งหนี้แบบรวมแทน ก็จะสามารถตรวจสอบยอดเงินรวมที่ออกในใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้อย่างง่ายดาย ใบแจ้งหนี้แบบรวมยังสามารถลดภาระงานด้านการสร้างใบแจ้งหนี้และการตรวจสอบการชำระเงินได้ และสามารถป้องกันการไม่ให้เกิดเหตุการณ์ใบแจ้งหนี้ขาดหายและการเรียกเก็บเงินซ้ำซ้อนได้อีกด้วย

ประโยชน์สำหรับผู้รับ

แม้ว่าใบแจ้งหนี้จะออกโดยบริษัทเดียวกัน แต่ใบแจ้งหนี้เหล่านั้นก็อาจออกโดยแผนกต่างๆ ได้ เช่น แผนกการขายและการบัญชี ขึ้นอยู่กับแต่ละธุรกรรม โดยการรับใบแจ้งหนี้หลายใบจากหลายแผนกอาจทำให้ผู้รับใบแจ้งหนี้มีปัญหาสับสนว่าจะต้องชำระจำนวนเงินใดกันแน่ ซึ่งอาจนำไปสู่การชำระเงินที่พลาดหรือล่าช้า หรือเกิดความกังวลว่าจะถูกผู้ออกใบแจ้งหนี้เรียกเก็บเงินซ้ำซ้อน

ใบแจ้งหนี้แบบรวมจะใช้เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าวได้ ใบแจ้งหนี้แบบรวมจะสรุปรายการธุรกรรมหลายรายการไว้ในเอกสารฉบับเดียว และแจ้งยอดเงินรวมที่ออกในใบแจ้งหนี้ทั้งหมด ซึ่งจะช่วยให้ลูกค้าสามารถตรวจสอบจำนวนเงินที่ออกในใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้ในทันที เพื่อให้ดำเนินการตามขั้นตอนการชำระเงินได้

ประเด็นสำคัญเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้แบบรวม

ใบแจ้งหนี้แบบรวมซึ่งช่วยให้ธุรกิจสามารถเรียกเก็บเงินธุรกรรมหลายรายการพร้อมกันได้ มีประโยชน์อย่างมากในเรื่องของการลดความซับซ้อนของการดำเนินการทางการบัญชี อย่างไรก็ตาม ข้อควรพิจารณาที่สำคัญอย่างหนึ่งเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้แบบรวมคือใบแจ้งหนี้เหล่านี้จะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้.

โดยปกติแล้ว ตัวใบแจ้งหนี้แบบรวมเองจะไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ได้เนื่องจากยังขาดรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอยู่ ตัวอย่างเช่น ทั้งใบแจ้งหนี้แบบรวมและใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ที่ออกภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้จะมีองค์ประกอบเหมือนกัน ใบแจ้งหนี้เหล่านี้ต้องมีการระบุชื่อบริษัทผู้ออก ชื่อลูกค้า และจำนวนเงินทั้งหมดที่เรียกเก็บ อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้แบบรวมมักจะละเว้นรายละเอียดต่างๆ เช่น วันที่ของแต่ละธุรกรรม รายละเอียดเฉพาะของธุรกรรม ยอดเงินต่ออัตราภาษีการบริโภค และยอดเงินภาษีการบริโภค ด้วยเหตุนี้ การมีใบแจ้งหนี้การแบบรวมอย่างเดียวจึงถือว่ายังไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้อย่างสมบูรณ์

ดังนั้นธุรกิจจึงต้องใช้มาตรการเพิ่มเติม เช่น แนบเอกสารแยกต่างหากมาพร้อมกับใบแจ้งหนี้แบบรวม ซึ่งเราได้พูดถึงวิธีการปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ด้านล่าง

รูปแบบใบแจ้งหนี้แบบรวม

ใบแจ้งหนี้แบบรวมมักจะแบ่งออกเป็นหนึ่งในสองประเภทต่อไปนี้:

รูปแบบการแสดงแบบรวมภาษี

รูปแบบการแสดงแบบรวมภาษีเป็นใบแจ้งหนี้แบบรวมที่มักพบเห็นได้ทั่วไปและเรียบง่าย ซึ่งจะมีเพียงข้อมูลที่จำเป็นตามเกณฑ์ขั้นต่ำเท่านั้น ข้อมูลนี้ได้แก่ยอดรวมที่ออกตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดสำหรับธุรกรรมหลายรายการ รูปแบบการแสดงแบบรวมภาษีจะไม่มีรายละเอียดของธุรกรรมแต่ละรายการ เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์และราคาต่อหน่วย แต่จะมีข้อมูลธุรกรรมทั่วไป ยอดเงินที่ออกตามใบแจ้งหนี้ และวันครบกำหนดการชำระเงิน

เนื่องจากรายละเอียดธุรกรรมแต่ละรายการและจำนวนเงินที่ออกตามใบแจ้งหนี้ไม่ได้รวมอยู่ในรูปแบบการแสดงแบบรวมภาษี จึงสามารถช่วยลดภาระงานด้านการจัดเตรียมเอกสารได้ แต่ก็อาจทำให้สามารถตรวจสอบรายละเอียดและจำนวนเงินที่ออกตามใบแจ้งหนี้ของธุรกรรมแต่ละรายการได้ยาก

รูปแบบการแสดงแบบแยกเป็นรายการ

รูปแบบการแสดงแบบแยกเป็นรายการจะมีข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับธุรกรรมแต่ละรายการซึ่งแตกต่างจากรูปแบบการแสดงแบบรวมภาษี พูดได้ว่ารูปแบบนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อใช้เป็นใบแจ้งยอดของใบแจ้งหนี้

ในรูปแบบการแสดงแบบแยกเป็นรายการนั้น นอกเหนือจากยอดรวมที่ออกตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดและวันครบกำหนดการชำระเงินแล้ว ยังมีรายละเอียดของธุรกรรมแต่ละรายการอยู่ด้วย เช่น ชื่อผลิตภัณฑ์หรือบริการ ราคาต่อหน่วย และปริมาณ

รูปแบบนี้จะช่วยให้สามารถยืนยันข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมแต่ละรายการได้ ซึ่งได้แก่อัตราภาษีที่เกี่ยวข้อง จำนวนภาษีการบริโภค และจำนวนเงินที่ออกตามใบแจ้งหนี้ ซึ่งช่วยให้ผู้รับสามารถรับรองความถูกต้องและความสมบูรณ์ของจำนวนเงินที่ออกตามใบแจ้งหนี้ได้โดยอิงจากเอกสารใบแจ้งหนี้แบบรวมเพียงอย่างเดียว

ข้อได้เปรียบที่เด่นที่สุดของการใช้รูปแบบการแสดงแบบแยกเป็นรายการเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้แบบรวมคือรูปแบบเป็นไปตามข้อกำหนดต่างๆ ของระบบใบแจ้งหนี้ และตราบใดรายละเอียดของธุรกรรมแต่ละรายการมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใช้เป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ ก็จะสามารถใช้ใบแจ้งหนี้แบบรวมเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ได้เช่นกัน

วิธีจัดเตรียมใบแจ้งหนี้แบบรวม

ขั้นตอนพื้นฐานของการจัดเตรียมใบแจ้งหนี้แบบรวมมีดังนี้:

• เก็บรวบรวมข้อมูลใบแจ้งหนี้: ขั้นแรก ให้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับธุรกรรมภายในช่วงที่กำหนด เพื่อป้องกันไม่ได้พลาดการเรียกเก็บเงินรายการใดไป ควรตรวจสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วนว่าได้รวบรวมใบแจ้งหนี้ครบถ้วนแล้วในขั้นตอนนี้ เมื่อทำรวบรวมข้อมูลดังกล่าว หากจัดเตรียมรายการหมายเลขอ้างอิงที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับวันแต่ละที่ทำธุรกรรม รายการสินค้า และลูกค้า จะช่วยให้กระบวนการรวบรวมดำเนินอย่างสะดวกยิ่งขึ้น
  
• ดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้: ดึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรมเพื่อรวมไว้ในใบแจ้งหนี้แบบรวม ใส่ข้อมูลลงในรายการที่อธิบายไว้ข้างต้นหรือแผ่นงานอื่น
  
• แปลงให้เป็นรูปแบบใบแจ้งหนี้แบบรวม: แปลงข้อมูลที่ดึงมาให้อยู่ในรูปแบบใบแจ้งหนี้แบบรวม เช่น รูปแบบการแสดงแบบรวมภาษีหรือแบบแยกเป็นรายการ หรือใช้เครื่องมืออัตโนมัติ ในระหว่างขั้นตอนนี้ ให้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลครบถ้วนและถูกต้องแล้ว เนื่องจากความสามารถในการจดจำข้อความของเครื่องมืออัตโนมัติจะมีความแม่นยำที่ต่างกัน หากข้อมูลมีจำนวนไม่มาก การดำเนินขั้นตอนนี้ด้วยตนเองอาจเร็วกว่าและแม่นยำกว่า
  
• ส่งใบแจ้งหนี้แบบรวม: ส่งใบแจ้งหนี้แบบรวมที่จัดเตรียมไว้ให้แก่ลูกค้า ซึ่งสามารถทำได้โดยการส่งสำเนาเอกสารทางไปรษณีย์ แนบรูปแบบเอกสารใช้ได้หลายระบบ (PDF) ไปกับอีเมล หรืออัปโหลดไปยังเว็บไซต์ที่ลูกค้าสามารถดาวน์โหลดได้ โดยพิจารณาว่าวิธีใดจะสะดวกที่สุดสำหรับบริษัทและลูกค้าของคุณ จากนั้นออกใบแจ้งหนี้แบบรวมเมื่อลูกค้าอนุมัติวิธีการส่งมอบเรียบร้อย
  

การสร้างใบแจ้งหนี้แบบรวมที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้

การเปิดตัวระบบใบแจ้งหนี้ในวันที่ 1 ตุลาคม 2023 ส่งผลให้เจ้าของธุรกิจจะต้องออกและเก็บรักษาใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ซึ่งตรงตามข้อกำหนด ข้อกำหนดนี้จะช่วยให้สามารถขอเครดิตภาษีซื้อได้อย่างถูกต้องและปลอดภัย ภาษีการบริโภคในปัจจุบันในญี่ปุ่นแบ่งออกเป็นอัตราภาษีมาตรฐาน 10% และ อัตราภาษีลด 8% ระบบใบแจ้งหนี้นี้ถูกนำมาใช้เพื่อเป็นวิธีการขอเครดิตภาษีซื้อเพื่อรับมือกับอัตราภาษีการบริโภคที่แตกต่างกันเหล่านี้

ด้วยเหตุนี้ คล้ายกับกรณีที่มีการออกใบแจ้งหนี้เป็นรายธุรกรรม การที่ใบแจ้งหนี้แบบรวมจะถือว่าเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ได้หรือไม่นั้น ถือเป็นปัจจัยสำคัญที่ส่งผลต่อการขอเครดิตภาษีซื้อ เมื่อมีระบบดังกล่าว ผู้ขายจึงต้องออกเอกสารพร้อมวางแผนอย่างรอบคอบ และคำนึงถึงผู้ซื้ออย่างเต็มที่

ด้านล่างนี้ เราจะอธิบายเกี่ยวกับวิธีเฉพาะในการจัดการใบแจ้งหนี้แบบรวมภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ปัจจุบัน:

แนบใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้หรือสลิปการส่งมอบมากับใบแจ้งหนี้แบบรวม

วิธีหนึ่งที่จะช่วยให้มั่นใจได้ว่าสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดได้คือการใช้เอกสารหลายฉบับร่วมกับใบแจ้งหนี้แบบรวม

ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ไม่ต้องอยู่ในเอกสารฉบับเดียวก็ได้ ด้วยเหตุนี้จึงสามารถใช้เอกสารหลายฉบับเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ได้

หากตัวใบแจ้งหนี้แบบรวมเพียงใบเดียวไม่เป็นไปตามข้อกำหนด ให้แนบใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้หรือสลิปการส่งมอบสำหรับธุรกรรมแต่ละรายการที่เกิดขึ้นระหว่างช่วงเวลาหนึ่ง ในเอกสารเหล่านี้ สิ่งสำคัญคือจะต้องระบุรายการที่จำเป็นในการเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ไว้อย่างชัดเจน เช่น วันที่ทำธุรกรรม ชื่อผลิตภัณฑ์ จำนวนภาษีการบริโภค และอัตราภาษี

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถป้อนหมายเลขทะเบียนระบบใบแจ้งหนี้ในใบแจ้งหนี้แบบรวมได้ ซึ่งพิสูจน์ว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่ออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ นอกจากนี้ คุณสามารถใส่รายละเอียดใดก็ได้เกี่ยวกับธุรกรรมแต่ละรายการลงในใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้หรือสลิปการส่งมอบได้ โดยใบแจ้งหนี้แบบรวมไม่สามารถครอบคลุมข้อมูลดังกล่าวได้ทั้งหมด เอกสารเหล่านี้รวมกันจะสามารถเป็นไปตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ได้

อย่างไรก็ตาม เมื่อใช้เอกสารหลายฉบับ เอกสารแต่ละฉบับจะต้องมีความเชื่อมโยงกันอย่างชัดเจน ด้วยเหตุนี้ ให้ระบุหมายเลขใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องและหมายเลขสลิปการส่งมอบไว้ในใบแจ้งหนี้แบบรวม จัดการหมายเลขเหล่านี้โดยเชื่อมโยงเข้าด้วยกันเพื่อให้สามารถนำเสนอข้อมูลนี้ได้ทันทีหากจำเป็น

ใช้ใบแจ้งหนี้แบบรวมเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

อีกวิธีหนึ่งที่จะรับรองได้ว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนด คือการใช้ใบแจ้งหนี้แบบรวมเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ โดยก่อนจะทำเช่นนี้ได้ จำเป็นต้องมีการใช้ระบบการเรียกเก็บเงินที่เป็นไปตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ด้วย

ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้รูปแบบการแสดงแบบแยกเป็นรายการมาก่อนที่จะมีระบบใบแจ้งหนี้ คุณจะต้องทำการปรับเปลี่ยนรูปแบบเพียงเล็กน้อยเท่านั้น เนื่องจากรายละเอียดการทำธุรกรรมทั้งหมดมีรวมอยู่แล้ว ดังนั้นรูปแบบนี้จะสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ได้ง่ายกว่ารูปแบบการแสดงแบบรวมภาษี และในทางกลับกัน รูปแบบการแสดงแบบรวมภาษีจำเป็นต้องอัปเดตระบบครั้งใหญ่ ดังนั้นจึงทำให้การวางแผนล่วงหน้าสามารถช่วยให้การจัดการงานดำเนินได้อย่างง่ายและราบรื่นมากขึ้น

นอกจากนี้ยังสามารถใช้ใบแจ้งหนี้แบบรวมเป็นเอกสารเสริม และนำเครื่องมือสำหรับสร้างใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์มาใช้งานแยกต่างหากได้

ใช้เอกสารอื่นเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์พร้อมใช้ใบแจ้งหนี้แบบรวมเป็นเอกสารเสริม

อีกวิธีหนึ่งที่จะรับรองได้ว่ามีการปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ คือการใช้เอกสารอื่นเป็นใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์

ใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ไม่จำเป็นต้องออกในรูปแบบใบแจ้งหนี้เสมอไป ตราบใดที่เอกสารเป็นไปตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้สำหรับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ แม้แต่สลิปการส่งมอบหรือใบแจ้งยอดใบแจ้งหนี้เพียงอย่างเดียวก็สามารถถือว่าปฏิบัติตามข้อกำหนดได้

กรณีนี้ไม่จำเป็นต้องใบแจ้งหนี้แบบรวมก็ได้ แต่แนะนำให้แนบมาเพื่อเป็นเอกสารเสริม เพราะสามารถช่วยให้ดำเนินการระหว่างธุรกิจได้อย่างสะดวกยิ่งขึ้น

การสร้างสภาพแวดล้อมที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้

ในบทความนี้ เราได้กล่าวถึงข้อมูลเกี่ยวกับรูปแบบใบแจ้งหนี้แบบรวม ขั้นตอนการจัดเตรียม ประโยชน์ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และข้อควรระวัง

เพื่อให้ผู้ซื้อได้รับเครดิตภาษีซื้อภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ปัจจุบันโดยไม่มีปัญหาใดๆ จำเป็นต้องมีการปฏิบัติที่เหมาะสมทั้งจากผู้ที่ออกเอกสารและผู้รับเอกสาร ภายใต้ระบบใบแจ้งหนี้ ผู้ออกเอกสารจะต้องออกใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์แล้วส่งไปยังผู้ซื้อ และทั้งสองฝ่ายจะต้องจัดเก็บไว้เป็นระยะเวลาหนึ่ง ด้วยเหตุนี้ เจ้าของธุรกิจที่จะต้องจัดการใบแจ้งหนี้แบบรวมควรมีระบบที่ช่วยให้ตนสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดของระบบใบแจ้งหนี้ได้

เราขอแนะนำเครื่องมือออนไลน์ที่สามารถลดความซับซ้อนของงานได้ เช่น ฟังก์ชันการคำนวณภาษีการบริโภคอัตโนมัติและซอฟต์แวร์การทำบัญชี เพราะเครื่องมือเหล่านี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการสร้างใบแจ้งหนี้

ระบบใบแจ้งหนี้มีข้อกำหนดหลายประการเกี่ยวกับเครดิตภาษีซื้อ และจำเป็นต้องเตรียมการล่วงหน้า เช่น การปรับใช้ระบบที่ใช้ร่วมกับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์ได้ และการลงทะเบียนระบบใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตาม เมื่อทำการจัดเตรียมเหล่านี้เสร็จสมบูรณ์แล้ว การดำเนินงานบัญชีที่เกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้ที่มีคุณสมบัติตามเกณฑ์จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นในอนาคต

Stripe Invoicing ช่วยอะไรได้บ้าง

Stripe Invoicing ทำให้กระบวนการบัญชีลูกหนี้ (AR) ของคุณง่ายขึ้น ตั้งแต่การสร้างใบแจ้งหนี้ไปจนถึงการเรียกเก็บเงิน ไม่ว่าคุณจะจัดการการเรียกเก็บเงินแบบครั้งเดียวหรือการเรียกเก็บเงินตามแบบแผนล่วงหน้า Stripe ช่วยให้ธุรกิจได้รับเงินเร็วขึ้นและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพ ดังนี้

• ทำให้การจัดการลูกหนี้การค้าเป็นไปโดยอัตโนมัติ: สร้าง ปรับแต่ง และส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด Stripe จะติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ ส่งการแจ้งเตือนให้ชำระเงิน และดำเนินการคืนเงินโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้คุณดูแลกระแสเงินสดได้ดีอยู่เสมอ
  
• เร่งกระแสเงินสด: ลดระยะเวลาในการเก็บหนี้ถัวเฉลี่ย (Days Sales Outstanding หรือ DSO) และได้รับเงินเร็วขึ้นด้วยการชำระเงินทั่วโลกแบบครบวงจร การแจ้งเตือนอัตโนมัติ และเครื่องมือติดตามหนี้ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่ช่วยให้คุณกู้คืนรายรับได้มากขึ้น
  
• ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า: มอบประสบการณ์การชำระเงินที่ทันสมัยด้วยการรองรับภาษามากกว่า 25 ภาษา, สกุลเงินมากกว่า 135 สกุล และวิธีการชำระเงินมากกว่า 100 วิธี โดยสามารถเข้าถึงและชำระใบแจ้งหนี้ได้ง่ายผ่านพอร์ทัลลูกค้าแบบสำเร็จรูป
  
• ลดภาระงานในสำนักงาน: สร้างใบแจ้งหนี้ในไม่กี่นาทีและลดเวลาที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินผ่านการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และหน้าชำระใบแจ้งหนี้ในระบบ Stripe
  
• ผสานการทำงานกับระบบที่มีอยู่: Stripe Invoicing สามารถผสานการทำงานกับซอฟต์แวร์บัญชีและการวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ที่เป็นที่นิยมได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณรักษาระบบให้ซิงค์กันและลดการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe สามารถทำให้ขั้นตอนการจัดการบัญชีลูกหนี้ของคุณง่ายขึ้นได้ หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้