Una factura consolidada resume la información de las transacciones y las múltiples facturas emitidas dentro de un periodo determinado. Se pueden emitir varias facturas de forma colectiva como una sola factura cuando se realizan varias transacciones en sucesión rápida con el mismo cliente. Por lo tanto, el uso de facturas consolidadas puede mejorar la eficiencia contable.

Japón introdujo el Sistema de facturación el 1 de octubre de 2023. Las facturas consolidadas deben cumplir con el Sistema de facturación. En consecuencia, las herramientas y los sistemas que crean facturas consolidadas de conformidad con el Sistema de facturación son cada vez más comunes en las empresas japonesas.

En este artículo encontrarás información básica sobre los formatos de facturas consolidadas, los pasos para su preparación, las ventajas y las precauciones. También describimos cómo cumplir con el Sistema de facturación de Japón.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es una factura consolidada?
  
• Las ventajas de las facturas consolidadas
  
• Puntos clave sobre las facturas consolidadas
  
• Formatos de factura consolidada
  
• Cómo preparar una factura consolidada
  
• Crear facturas consolidadas conformes con el Sistema de facturación
  
• Establecer un entorno que cumpla con el Sistema de facturación
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una factura consolidada?

Una factura consolidada contiene información colectiva sobre múltiples facturas de transacciones y comprobantes de depósito para un periodo específico. Por ejemplo, con un periodo de facturación mensual, todas las facturas de las transacciones que se realizaron durante el mes se agregan para que la factura se pueda enviar como un pago único.

Una factura consolidada se genera normalmente utilizando un programa de hojas de cálculo o un sistema de facturación. En este proceso, la información detallada que figura en cada albarán o factura se importa a la factura consolidada, que luego se envía al cliente.

Diferencias con las facturas ordinarias

Tanto las facturas consolidadas como las facturas normales se emiten a los socios comerciales para solicitar el pago de los importes incurridos durante las transacciones. Ambas indican claramente el importe de la factura. Sin embargo, las facturas normales se emiten individualmente para cada transacción. Por otro lado, una factura consolidada, como su nombre indica, combina los importes incurridos en múltiples transacciones dentro de un periodo específico y solicita el pago del total.

Aunque la factura se puede preparar en cualquier formato, es importante que los conceptos sean claros y fáciles de entender para que el cliente pueda ver exactamente lo que se le está facturando. Por este motivo, es importante comprender los requisitos de las facturas y sus finalidades con antelación.

Las ventajas de las facturas consolidadas

Las facturas consolidadas se utilizan habitualmente en las transacciones B2B como una forma eficaz de mejorar la eficiencia del trabajo. A continuación, describimos las ventajas de las facturas consolidadas para el emisor y el destinatario:

Ventajas para los emisores

Cuando hay transacciones frecuentes, emitir una factura por cada una de ellas da lugar a un gran número de facturas emitidas. Esto puede dificultar el conocimiento del importe total facturado. Sin embargo, si se utiliza una factura consolidada, el importe total facturado se puede comprobar fácilmente. Las facturas consolidadas también pueden reducir la carga de trabajo que supone generar facturas y comprobar los pagos, y pueden evitar que se pierdan facturas y se produzcan facturaciones dobles.

Ventajas para los destinatarios

Incluso cuando las facturas han sido emitidas por la misma empresa, pueden ser emitidas por diferentes departamentos, como ventas y contabilidad, dependiendo de la transacción. Recibir varias facturas de diferentes departamentos puede complicar al destinatario de la factura saber qué importe debe pagar. Esto podría dar lugar a pagos omitidos o retrasados, o a preocupaciones por la posibilidad de que el emisor cobre dos veces.

Las facturas consolidadas se utilizan para evitar este tipo de problemas. Las facturas consolidadas resumen la información de varias transacciones en un único documento e indican el importe total facturado. Esto permite al cliente verificar al instante el importe total facturado y proceder al pago.

Puntos clave sobre las facturas consolidadas

Las facturas consolidadas, que permiten a las empresas facturar varias transacciones juntas, ofrecen importantes ventajas en cuanto a la simplificación de las operaciones contables. Sin embargo, una consideración importante con respecto a las facturas consolidadas es que deben cumplir con el Sistema de facturación.

Por naturaleza, las facturas consolidadas por sí solas no pueden cumplir los requisitos del Sistema de facturación, ya que carecen de detalles relevantes. Por ejemplo, tanto las facturas consolidadas como las facturas cualificadas emitidas en el marco del Sistema de facturación comparten elementos comunes. Deben incluir el nombre de la empresa emisora, el nombre del cliente y el importe total facturado. Sin embargo, las facturas consolidadas suelen omitir detalles como la fecha de cada transacción, los detalles específicos de la transacción, el importe por tipo de impuesto sobre el consumo y el importe del impuesto sobre el consumo. Por este motivo, una factura consolidada por sí sola se considera generalmente insuficiente para cumplir plenamente con el Sistema de facturación.

Por lo tanto, las empresas deben tomar medidas adicionales, como adjuntar documentos separados a la factura consolidada. A continuación, analizamos los métodos para cumplir con el Sistema de facturación.

Formatos de factura consolidada

Las facturas consolidadas suelen clasificarse en uno de los siguientes dos tipos:

Formato de visualización con impuestos incluidos

Un formato de visualización con impuestos incluidos es una factura consolidada relativamente general y sencilla que solo incluye la información mínima necesaria. Esta información incluye el importe total facturado por varias transacciones. El formato de visualización con impuestos incluidos no contiene detalles de cada transacción, como los nombres de los productos y los precios unitarios, pero sí incluye información general sobre las transacciones, los importes facturados y los plazos de pago.

Dado que los detalles de las transacciones individuales y los importes facturados no se incluyen en el formato de visualización con impuestos incluidos, se puede reducir la carga de trabajo que supone preparar el documento. Sin embargo, también puede dificultar la verificación de los detalles y los importes facturados de cada transacción.

Formato de visualización detallado

A diferencia del formato de visualización con impuestos incluidos, el formato de visualización detallado contiene información detallada sobre cada transacción. En otras palabras, se genera como un extracto de factura.

En el formato de visualización detallado, se incluyen los detalles de cada transacción, como el nombre del producto o servicio, el precio unitario y la cantidad, además de los importes totales facturados y los plazos de pago.

Con este formato, se puede verificar la información sobre transacciones individuales, incluyendo la tasa impositiva aplicable, el importe del impuesto sobre el consumo y el importe facturado. Esto permite al destinatario certificar la exactitud e integridad del importe facturado basándose únicamente en la factura consolidada.

La mayor ventaja de utilizar el formato de visualización detallado para crear una factura consolidada es que este formato cumple con los diversos requisitos del Sistema de facturación. Siempre que la información necesaria para una factura válida se incluya en los detalles de las transacciones individuales, incluso una factura consolidada puede utilizarse como factura válida.

Cómo preparar una factura consolidada

Los pasos básicos para preparar una factura consolidada son los siguientes:

• Recopilar la información de las facturas: en primer lugar, se debe recopilar toda la información relativa a las transacciones realizadas durante un periodo determinado. Para garantizar que no se pase por alto ninguna factura, es importante ser minucioso y asegurarse de que se han recopilado todas las facturas en este paso. A la hora de recopilar dicha información, resulta conveniente disponer de una lista de números de referencia asignados a cada fecha de transacción, artículo y cliente antes de iniciar el proceso de recopilación.
  
• Extraer información de la factura: extrae la información relacionada con la transacción que se incluirá en la factura consolidada. Colócala en la lista descrita anteriormente o en otra hoja.
  
• Convertir al formato de factura consolidada: convierte la información extraída a un formato de factura consolidada, como el formato con impuestos incluidos o el formato detallado, o utiliza una herramienta automatizada. Durante este paso, asegúrate de que la información sea completa y precisa. Dado que la precisión del reconocimiento de texto de las herramientas automatizadas varía, puede ser más rápido y preciso realizar este paso manualmente si la información que se va a introducir no es muy extensa.
  
• Enviar la factura consolidada: envía la factura consolidada preparada al cliente. Esto se puede hacer enviando una copia impresa por correo postal, adjuntando un archivo en formato PDF a un correo electrónico o subiéndola a un sitio web desde donde el cliente pueda descargarla. Considera qué opción es más conveniente para tu empresa y tu cliente. A continuación, emite la factura consolidada una vez que el cliente apruebe el método de entrega.
  

Crear facturas consolidadas conformes con el Sistema de facturación

Con la introducción del Sistema de facturación el 1 de octubre de 2023, los empresarios están obligados a emitir y conservar facturas válidas que cumplan los requisitos. Esto ayuda a garantizar que la deducción del impuesto soportado se aplique de forma adecuada y segura. El impuesto sobre el consumo actual en Japón se divide en un tipo impositivo estándar del 10 % y un tipo impositivo reducido del 8 %. El Sistema de facturación se introdujo como método de crédito fiscal por insumos para hacer frente a estos diferentes tipos impositivos sobre el consumo.

Por este motivo, al igual que en los casos en los que se emite una factura por cada transacción, el hecho de que una factura consolidada pueda servir como factura válida es un factor clave a la hora de aplicar el crédito fiscal por insumos. Con este sistema, el vendedor debe emitir los documentos con una planificación cuidadosa y teniendo plenamente en cuenta al comprador.

A continuación, describimos formas específicas de gestionar facturas consolidadas bajo el Sistema de facturación actual:

Adjunta un extracto de factura o un albarán de entrega a una factura consolidada

Una forma de garantizar el cumplimiento de la normativa es utilizar varios documentos junto con una factura consolidada.

La información requerida para una factura válida no tiene por qué estar incluida en un único documento. Por este motivo, se pueden utilizar varios documentos para cumplir conjuntamente los requisitos del Sistema de facturación.

Si una factura consolidada por sí sola no cumple los requisitos, adjunta un extracto de factura o un albarán de entrega para cada una de las transacciones que se hayan producido durante el periodo. En estos documentos, es importante que se indiquen claramente los datos obligatorios de una factura válida, como la fecha de la transacción, el nombre del producto, el importe del impuesto sobre el consumo y el tipo impositivo.

Por ejemplo, puedes introducir el número de registro del Sistema de facturación que acredita que eres un empresario cualificado para emitir facturas, en la factura consolidada. Además, puedes incluir cualquier detalle sobre cada transacción, que la factura consolidada no pueda cubrir en su totalidad, en el extracto de la factura o en el albarán de entrega. Estos documentos pueden cumplir colectivamente con el Sistema de facturación.

Sin embargo, cuando se utilizan varios documentos, las conexiones entre cada uno de ellos deben ser claras. Por este motivo, tienes que incluir el número de factura correspondiente y el número de albarán de entrega en la factura consolidada. Gestiona estos números vinculándolos entre sí para que puedan presentarse rápidamente, si es necesario.

Utiliza una factura consolidada como factura cualificada

Otra forma de garantizar el cumplimiento es utilizar una factura consolidada como factura cualificada. Para ello, es necesario introducir un sistema para facturar que cumpla con el Sistema de facturación.

Por ejemplo, si has utilizado el formato de visualización detallado desde antes de la introducción del Sistema de facturación, solo tendrás que realizar pequeñas modificaciones en el formato. Esto se debe a que todos los detalles de la transacción ya están incluidos. Por lo tanto, es más fácil que este formato cumpla con el Sistema de facturación que el formato de visualización con impuestos incluidos. Por otro lado, el formato de visualización con impuestos incluidos requiere una importante actualización del sistema, por lo que una planificación avanzada puede ayudarte a garantizar una carga de trabajo manejable.

También es posible utilizar una factura consolidada como documento complementario e introducir por separado una herramienta para crear facturas cualificadas.

Utiliza otro documento como factura cualificada con una factura consolidada complementaria

Otra forma de garantizar el cumplimiento del Sistema de facturación es utilizar un documento diferente como factura cualificada.

Una factura cualificada no tiene por qué emitirse necesariamente como factura. Siempre que el documento cumpla los requisitos del Sistema de facturación para una factura cualificada, incluso un albarán de entrega o un extracto de factura por sí solos pueden considerarse conformes.

En este caso, no es necesario presentar una factura consolidada, pero es recomendable adjuntarla como documento complementario. Esto puede ayudar a mejorar la comodidad entre las empresas.

Establecer un entorno que cumpla con el Sistema de facturación

En este artículo, hemos abordado información sobre los formatos de facturas consolidadas, los pasos para su preparación, las ventajas, el cumplimiento normativo y las precauciones.

Para que los compradores puedan recibir sin problemas el crédito fiscal por insumos en virtud del actual Sistema de facturación, es necesario que tanto el emisor como el destinatario adopten las medidas adecuadas. En virtud del Sistema de facturación, el vendedor debe emitir facturas cualificadas al comprador y ambas partes deben conservarlas durante un determinado periodo. Por este motivo, los empresarios que trabajan con facturas consolidadas deben disponer de sistemas que les permitan cumplir con el Sistema de facturación.

Recomendamos herramientas en línea que pueden simplificar el trabajo, como funciones de cálculo automático del impuesto sobre el consumo y software de contabilidad, ya que son extremadamente útiles para crear facturas.

El Sistema de facturación tiene varios requisitos en relación con el crédito fiscal por insumos, y es necesario realizar preparativos previos, como implementar sistemas compatibles con las facturas cualificadas y registrarse en el Sistema de facturación. Sin embargo, una vez completados estos preparativos, las operaciones contables relacionadas con las facturas cualificadas deberían ser más eficientes en el futuro.

¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?

Stripe Invoicing simplifica todo el ciclo de facturación, desde el momento de emisión de las facturas hasta la recepción del pago. Tanto si gestionas cobros puntuales como recurrentes, Stripe te ayuda a recibir tu dinero más rápido y optimizar tus operaciones:

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