Una fatture riepilogativa riassume le informazioni relative alle transazioni e alle fatture multiple emesse in un determinato periodo. È possibile emettere più fatture collettivamente come un'unica fattura quando vengono effettuate diverse transazioni in rapida successione con lo stesso cliente. Pertanto, l'utilizzo di Fatture riepilogative può migliorare l'efficienza contabile.

Il Giappone ha introdotto il Sistema di fatturazione il 1° ottobre 2023. Dato che le fatture riepilogative devono essere conformi al Sistema di fatturazione, gli strumenti e i sistemi che creano fatture riepilogative in conformità con tale sistema in Giappone stanno diventando sempre più comuni nelle attività.

Questo articolo fornisce informazioni di base sui formati delle fatture combinate, le fasi di preparazione, i vantaggi e le precauzioni. Descrive inoltre come essere conformi al Sistema di fatturazione giapponese.

Contenuto dell'articolo

• Che cos'è una fattura riepilogativo?
  
• Vantaggi delle fatture riepilogative
  
• Punti chiave sulle fatture riepilogative
  
• Formati fatture riepilogative
  
• Come preparare una fattura riepilogativa
  
• Creazione di fatture riepilogative conformi nell'ambito del Sistema di fatturazione
  
• Stabilire un ambiente conforme al Sistema di fatturazione
  
• Come Stripe Invoicing può essere d’aiuto
  

In che cosa consiste una fattura riepilogativa?

Una fattura riepilogativa contiene informazioni collettive su più fatture di transazioni e distinte di versamento relative a un determinato periodo. Ad esempio, con un periodo di fatturazione mensile, tutte le fatture relative alle transazioni effettuate durante il mese vengono aggregate in modo da poter presentare una fattura per un importo complessivo.

Una fattura riepilogativa viene generalmente generata utilizzando un foglio di calcolo o un sistema di fatturazione. In questo processo, le informazioni dettagliate riportate su ciascuna bolla di consegna o fattura vengono importate nella fattura riepilogativa, che viene poi emessa al cliente.

Differenze con le fatture regolari

Sia le fatture riepilogative che quelle regolari vengono emesse ai partner dell'attività per richiedere il pagamento degli importi sostenuti durante le transazioni. Entrambe indicano chiaramente l'importo della fattura. Tuttavia, le fatture regolari vengono emesse individualmente per ogni transazione. D'altra parte, una fatture riepilogativa, come suggerisce il nome, combina gli importi sostenuti da più transazioni in un determinato periodo e richiede il pagamento dell'importo totale.

Anche se la fattura può essere redatta in qualsiasi formato, è fondamentale che le voci siano chiare e comprensibili, in modo che il cliente possa comprendere esattamente cosa viene addebitato. Per questo motivo, è importante comprendere in anticipo i requisiti della fattura e i loro scopi.

Vantaggi delle fatture riepilogative

Le fatture riepilogative sono comunemente utilizzate nelle transazioni B2B come metodo efficace per migliorare l'efficienza lavorativa. Di seguito, illustriamo i vantaggi delle fatture riepilogative per la società emittente e per il destinatario:

Vantaggi per le società emittenti

Quando le transazioni sono frequenti, l'emissione di una fattura per ogni transazione comporta un numero elevato di fatture emesse. Ciò può complicare la conoscenza dell'importo totale fatturato. Tuttavia, se si utilizza una fatture riepilogativa, è possibile verificare facilmente l'importo totale fatturato. Le fatture riepilogative possono anche ridurre il carico di lavoro legato alla generazione delle fatture e alla verifica dei bonifici, oltre a prevenire la perdita di fatture e la doppia fatturazione.

Vantaggi per destinatari

Anche quando le fatture sono emesse dall'azienda stessa, possono essere emesse da reparti diversi, come il reparto vendite e quello contabilità, a seconda della transazione. Ricevere più fatture da reparti diversi può complicare al destinatario della fattura determinare l'importo da pagare. Ciò potrebbe comportare mancati o ritardati pagamenti o preoccupazioni relative a un doppio addebito da parte della società emittente.

Per evitare questi problemi si utilizzano le fatture riepilogative. Le fatture riepilogative riepilogano le informazioni su più transazioni in un unico documento e riportano l'importo totale fatturato. Ciò consente al client di verificare istantaneamente l'importo totale fatturato e di procedere con il pagamento elaborato.

Punti chiave sulle fatture riepilogative

Le fatture riepilogative, che consentono alle attività di fatturare più transazioni insieme, offrono vantaggi significativi in termini di semplificazione delle operazioni contabili. Tuttavia, una considerazione importante per quanto riguarda le fatture riepilogative è che devono essere conformi al sistema di fatturazione.

Per loro natura, le fatture riepilogative da sole non possono soddisfare i requisiti del Sistema di fatturazione perché prive di dettagli rilevanti. Ad esempio, sia le fatture riepilogative sia quelle qualificate emesse nell'ambito del Sistema di fatturazione condividono elementi comuni. Devono includere il nome dell'azienda emittente, il nome del cliente e l'importo totale addebitato. Tuttavia, le fatture riepilogative in genere omettono dettagli quali la data di ciascuna transazione, i dettagli specifici della transazione, l'importo per aliquota dell'imposta sui consumi e l'importo dell'imposta sui consumi. Per questo motivo, una fatture riepilogativa da sola è generalmente considerata insufficiente per essere pienamente conforme ai requisiti del Sistema di fatturazione.

Pertanto, le attività sono tenute ad adottare misure aggiuntive, come allegare documenti separati alla fattura combinata. Di seguito illustriamo i metodi per essere conformi al Sistema di fatturazione.

Formati delle fatture riepilogative

Le fatture riepilogative sono generalmente classificate in uno dei seguenti due tipi:

Formato di visualizzazione comprensivo delle imposte

Il formato di visualizzazione comprensivo delle imposte è una fattura riepilogativa relativamente generica e semplice che include solo le informazioni minime richieste. Tali informazioni comprendono l'importo totale fatturato per più transazioni. Il formato di visualizzazione comprensivo delle imposte non contiene i dettagli di ciascuna transazione, come i nomi dei prodotti e i prezzi unitari, ma include informazioni generali sulla transazione, gli importi fatturati e le scadenze di pagamento.

Poiché i dettagli delle singole transazioni e gli importi fatturati non sono inclusi nel formato di visualizzazione comprensivo delle imposte, è possibile ridurre il carico di lavoro necessario per preparare il documento. Tuttavia, ciò può anche rendere difficile verificare i dettagli e gli importi fatturati per ogni transazione.

Formato di visualizzazione dettagliato

A differenza del formato di visualizzazione comprensivo delle imposte, il formato di visualizzazione dettagliato contiene informazioni dettagliate su ogni transazione. In altre parole, viene generato come una fattura.

Nel formato di visualizzazione dettagliato, oltre agli importi totali fatturati e alle scadenze di pagamento, sono inclusi i dettagli di ogni transazione, quali il nome del prodotto o del servizio, il prezzo unitario e la quantità.

Con questo formato, è possibile verificare le informazioni relative alle singole transazioni, tra cui l'aliquota fiscale applicabile, l'importo dell'imposta sui consumi e l'importo fatturato. Ciò consente al destinatario di certificare l'accuratezza e l'integrità dell'importo fatturato sulla base della sola fattura riepilogativa.

Il principale vantaggio dell'utilizzo del formato di visualizzazione dettagliato per creare una fattura combinata è che tale formato è conforme ai vari requisiti del Sistema di fatturazione. Anche una fattura combinata può essere utilizzata come fattura qualificata, purché le informazioni richieste per tale fattura siano incluse nei dettagli delle singole transazioni.

Come preparare una fattura riepilogativa

I passaggi fondamentali per la preparazione di una fattura riepilogativa sono i seguenti:

• Raccogliere le informazioni sulle fattura: innanzitutto, è necessario raccogliere tutte le informazioni relative alle transazioni effettuate in un determinato periodo. Per garantire che non vi siano addebiti mancanti, è importante essere meticolosi e assicurarsi che tutti gli addebiti siano stati raccolti in questa fase. Quando si raccolgono tali informazioni, è consigliabile disporre di un elenco di numeri di riferimento assegnati a ciascuna data di transazione, articolo e cliente prima di iniziare il processo di riscossione.
  
• Estrarre le informazioni relative alla fattura: estrai le informazioni relative alla transazione da includere nella fattura riepilogativa e inseriscile nell'elenco descritto sopra o in un altro foglio.
  
• Convertire nel formato della fattura riepilogativa: converti le informazioni estratte in un formato di fattura riepilogativa, come il formato con imposte incluse o il formato dettagliato, oppure utilizzare uno strumento automatizzato. Durante questa fase, assicurati che le informazioni siano complete e accurate. Poiché l'accuratezza del riconoscimento del testo degli strumenti automatizzati varia, può essere più rapido e accurato eseguire questa fase manualmente se le informazioni da inserire non sono eccessive.
  
• Inviare la fattura riepilogativa: invia la fattura riepilogativa preparata al cliente. È possibile farlo inviando una copia cartacea per posta, allegando un documento in formato PDF a un'email o caricandola su un sito web da cui il cliente possa scaricarla. Valuta quale sia la soluzione più conveniente per la tua azienda e per il tuo cliente. Successivamente, emetti la fattura riepilogativa una volta che il cliente avrà approvato il metodo di consegna.
  

Creazione di fatture riepilogative conformi nell'ambito del Sistema di fatturazione

Con l'introduzione del Sistema di fatturazione il 1° ottobre 2023, i titolari di attività commerciali sono tenuti a emettere e conservare fatture qualificate che soddisfino i requisiti. Ciò contribuisce a garantire che il credito fiscale a monte possa essere applicato in modo corretto e sicuro. L'attuale imposta sui consumi in Giappone è suddivisa in un'aliquota standard del 10% e un'aliquota ridotta dell'8%. Il Sistema di fatturazione è stato introdotto come metodo di credito fiscale a monte per gestire queste diverse aliquote fiscali sui consumi.

Per questo motivo, analogamente ai casi in cui la fattura viene emessa per ogni singola transazione, la possibilità che una fattura combinata possa essere considerata una fattura qualificata è un fattore determinante ai fini dell'applicazione del credito fiscale. Con un sistema di questo tipo, il venditore deve emettere i documenti con un'attenta pianificazione e tenendo in piena considerazione l'acquirente.

Di seguito, illustriamo le modalità specifiche per gestire le fatture riepilogative nell'ambito dell'attuale sistema di fatturazione:

Allegare una fattura o una bolla di consegna a una fattura riepilogativa.

Un metodo per garantire la conformità consiste nell'utilizzare più documenti insieme a una fattura riepilogativa.

Le informazioni richieste per una fattura qualificata non devono necessariamente essere contenute in un unico documento. Per questo motivo, è accettabile utilizzare più documenti per soddisfare collettivamente i requisiti del Sistema di fatturazione.

Se una fattura riepilogativa da sola non soddisfa i requisiti, allega una dichiarazione di fatturazione o una bolla di consegna per ciascuna delle transazioni avvenute durante il periodo. In questi documenti, è importante che siano chiaramente indicati gli elementi richiesti per una fattura qualificata, quali la data della transazione, il nome del prodotto, l'importo dell'imposta sui consumi e l'aliquota fiscale.

Ad esempio, sulla fattura combinata puoi inserire il numero di registrazione al Sistema di fatturazione, che attesta la qualifica di titolare autorizzato all'emissione di fatture. Inoltre, puoi includere eventuali dettagli relativi a ciascuna transazione, che la fattura combinata non è in grado di coprire interamente, sull'estratto conto della fattura o sulla bolla di consegna. Questi documenti possono essere conformi all'insieme del Sistema di fatturazione.

Tuttavia, quando si utilizzano più documenti, i collegamenti tra ciascun documento devono essere chiari. Per questo motivo, includere il numero della fattura pertinente e il numero della bolla di consegna sulla fattura riepilogativa. Gestisci questi numeri collegandoli tra loro in modo che possano essere presentati tempestivamente, se necessario.

Utilizzare una fattura riepilogativa come fattura qualificata

Un altro modo per garantire la conformità è utilizzare una fattura combinata come fattura qualificata. A tal fine, è necessario introdurre un sistema di fatturazione conforme al Sistema di fatturazione.

Ad esempio, se utilizzi il formato di visualizzazione dettagliato da prima dell'introduzione del Sistema di fatturazione, basterà apportare solo piccole modifiche al formato. Questo perché tutti i dettagli della transazione sono già inclusi. Pertanto, è più facile per questo formato conformarsi al Sistema di fatturazione rispetto al formato di visualizzazione comprensivo delle imposte. D'altra parte, il formato di visualizzazione riepilogativo delle imposte richiede un importante aggiornamento del sistema, motivo per cui una pianificazione anticipata può contribuire a garantire un carico di lavoro gestibile.

È inoltre possibile utilizzare una fattura riepilogativa come documento supplementare e introdurre separatamente uno strumento per la creazione di fatture qualificate.

Utilizzare un altro documento come fattura qualificata con una fattura riepilogativa supplementare.

Un altro modo per garantire la conformità al Sistema di fatturazione consiste nell'utilizzare un documento diverso come fattura qualificata.

Una fattura qualificata non deve necessariamente essere emessa come fattura. Se il documento soddisfa i requisiti del Sistema di fatturazione per le fatture qualificate, anche una bolla di consegna o un estratto conto possono essere conformi.

In questo caso, una fattura riepilogativa non è necessaria, ma è comunque consigliabile allegarla come documento supplementare. Ciò può contribuire a migliorare la convenienza tra le attività.

Creazione di un ambiente conforme al Sistema di fatturazione

In questo articolo abbiamo trattato informazioni relative ai formati delle fatture riepilogative, alle fasi di preparazione, ai vantaggi, alla conformità e alle precauzioni.

Per fare in modo che gli acquirenti possano beneficiare senza problemi del credito d'imposta in entrata previsto dall'attuale Sistema di fatturazione, è necessario che sia la società emittente che il destinatario adottino le misure appropriate. Nell'ambito del Sistema di fatturazione, le fatture qualificate devono essere emesse dal venditore all'acquirente e conservate da entrambe le parti per un determinato periodo. Per questo motivo, i titolari di attività che gestiscono fatture riepilogative dovrebbero disporre di sistemi che consentano loro di essere conformi al Sistema di fatturazione.

Raccomandiamo strumenti online in grado di semplificare il lavoro, come le funzionalità di calcolo automatico dell'imposta sui consumi e i software di contabilità, poiché sono estremamente utili per la creazione delle fatture.

Il Sistema di fatturazione prevede diversi requisiti relativi al credito fiscale e richiede una preparazione anticipata, ad esempio l'implementazione di sistemi compatibili con le fatture qualificate e la registrazione al Sistema di fatturazione. Tuttavia, una volta completati questi preparativi, le operazioni contabili relative alle fatture qualificate dovrebbero risultare più efficienti in futuro.

I vantaggi di Stripe Invoicing

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