Une facture consolidée résume les informations relatives aux transactions et aux factures multiples émises au cours d’une période donnée. Plusieurs factures peuvent être émises collectivement en une seule facture lorsque plusieurs transactions sont effectuées en succession rapide avec le même client. Par conséquent, l’utilisation de factures consolidées peut améliorer l’efficacité comptable.

Le Japon a introduit le système de facturation le 1er octobre 2023. Les factures consolidées doivent respecter le système de facturation. Par conséquent, les outils et les systèmes qui créent des factures consolidées en conformité avec le système de facturation sont de plus en plus courants dans les entreprises japonaises.

Cet article fournit des informations de base sur les formats de factures consolidées, les étapes de préparation, les avantages et les précautions. Nous expliquons également comment respecter le système de facturation japonais.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’une facture consolidée?
  
• Les avantages des factures consolidées
  
• Les points clés concernant les factures consolidées
  
• Formats de factures consolidées
  
• Comment préparer une facture consolidée
  
• Création de factures consolidées conformes dans le cadre du système de facturation
  
• Mise en place d’un environnement conforme au système de facturation
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une facture consolidée?

Une facture consolidée contient des informations collectives sur plusieurs factures de transactions et bordereaux de dépôt pour une période spécifique. Par exemple, avec une période de facturation mensuelle, toutes les factures pour les transactions effectuées au cours du mois sont cumulées afin que la facture puisse être soumise pour une somme forfaitaire.

Une facture consolidée est générée à l’aide d’un tableur ou d’un système de facturation. Dans ce processus, les informations détaillées figurant sur chaque bon de livraison ou facture sont importées dans la facture consolidée, qui est ensuite émise au client.

Différences par rapport aux factures normales

Les factures consolidées et les factures normales sont émises aux entreprise partenaires pour demander le paiement des montants encourus lors des transactions. De plus, elles indiquent clairement le montant de la facture. Cependant, les factures régulières sont émises individuellement pour chaque transaction. D’autre part, une facture consolidée, comme son nom l’indique, combine les montants engagés lors de plusieurs transactions au cours d’une période spécifique et demande le paiement du montant total.

Bien que la facture puisse être préparée dans n’importe quel format, il est important que les éléments de saisie soient clairs et faciles à comprendre afin que le client puisse voir exactement ce qui est facturé. Pour cette raison, il est important de comprendre à l’avance les exigences relatives à la facturation et leurs objectifs.

Les avantages des factures consolidées

Les factures consolidées sont couramment utilisées dans les transactions B2B comme un moyen efficace d’améliorer l’efficacité du travail. Nous décrivons ci-dessous les avantages des factures consolidées pour l’émetteur et le bénéficiaire :

Les avantages pour les émetteurs

Lorsque les transactions sont fréquentes, l’émission d’une facture pour chacune de ces transactions entraîne l’émission d’un grand nombre de factures. Il peut donc être difficile de connaître le montant total facturé. Toutefois, si une facture consolidée est utilisée à la place, le montant total facturé peut être facilement vérifié. Les factures consolidées peuvent également réduire la charge de travail liée à la génération de factures et à la vérification des paiements. Elles peuvent également éviter les factures manquantes et la double facturation.

Les avantages pour les bénéficiaires

Même lorsque les factures ont été émises par la même entreprise, elles peuvent être émises par différents services, tels que les ventes et la comptabilité, en fonction de la transaction. Recevoir plusieurs factures de différents services peut compliquer la tâche du bénéficiaire de la facture qui doit savoir quel montant payer. Cela pourrait entraîner des paiements manqués ou retardés ou des inquiétudes quant à la possibilité d’être facturé en double par l’émetteur.

Les factures consolidées sont utilisées pour éviter de tels problèmes. Les factures consolidées résument les informations relatives à plusieurs transactions dans un seul document et indiquent le montant total facturé. Cela permet au client de vérifier instantanément le montant total facturé et de procéder au paiement.

Les points clés sur les factures consolidées

Les factures consolidées, qui permettent aux entreprises de facturer plusieurs transactions ensemble, offrent des avantages significatifs en termes de simplification des opérations comptables. Toutefois, il est important de tenir compte des factures consolidées : elles doivent respecter lessystème de facturation.

De par leur nature, les factures consolidées ne peuvent pas à elles seules répondre aux exigences du système de facturation, car elles ne sont pas suffisamment détaillées. Par exemple, les factures consolidées et les factures qualifiées émises dans le cadre du système de facturation partagent des éléments communs. Ils doivent inclure le nom de l’entreprise émettrice, le nom du client et le montant total facturé. Cependant, les factures de consolidation omettent généralement des détails, tels que la date de chaque transaction, des détails spécifiques à la transaction, le montant par taux de taxe de consommation et le montant de la taxe à la consommation. Pour cette raison, une facture de consolidation seule est généralement considérée comme insuffisante pour respecter pleinement le système de facturation.

Par conséquent, les entreprises sont tenues de prendre des mesures supplémentaires, telles que joindre des documents distincts à la facture de consolidation. Nous abordons ci-dessous les méthodes pour se conformer au système de facturation.

Formats de factures consolidées

Les factures consolidées sont généralement classées dans l’un des deux types suivants :

Format d’affichage taxes comprises

Un format d’affichage taxes comprises est une facture consolidée relativement générale et simple qui ne comprend que le minimum d’informations requis. Ces informations incluent le montant total facturé pour plusieurs transactions. Le format d’affichage taxes comprises ne contient pas les détails de chaque transaction, tels que les noms de produits et les prix unitaires, mais inclut des informations générales sur les transactions, les montants facturés et les échéances de paiement.

Étant donné que les détails des transactions particulières et les montants facturés ne sont pas inclus dans le format d’affichage taxes comprises, cela peut réduire la charge de travail liée à la préparation du document. Cependant, cela peut également rendre difficile la vérification des détails et des montants facturés pour chaque transaction.

Format d’affichage détaillé

Contrairement au format d’affichage taxes comprises, le format d’affichage détaillé contient des informations détaillées sur chaque transaction. En d’autres termes, il est généré sous forme de relevé de facture.

Dans le format d’affichage détaillé, les détails de chaque transaction, tels que le nom du produit ou du service, le prix unitaire et la quantité, sont inclus en plus des montants totaux facturé et des échéances de paiement.

Grâce à ce format, les informations sur les transactions particulières, y compris le taux de taxe applicable, le montant de la taxe à la consommation et le montant facturé, peuvent être vérifiées. Cela permet au bénéficiaire de certifier l’exactitude et l’intégrité du montant facturé établi sur la seule facture consolidée.

Le plus grand avantage de l’utilisation du format d’affichage détaillé pour créer une facture consolidée est que le format est conforme aux différentes exigences du système de facturation. Tant que les informations requises pour une facture admissible sont incluses dans les détails des transactions particulières, même une facture consolidée peut être utilisée comme facture admissible.

Comment préparer une facture consolidée

Les étapes de base de la préparation d’une facture consolidée sont les suivantes :

• _Collecter des informations relatives aux factures : _ Tout d’abord, toutes les informations concernant les transactions dans un délai spécifié doivent être collectées. Pour s’assurer qu’il n’y a pas de facturation manquée, il est important d’être minutieux et de s’assurer que toutes les factures ont été rassemblées à cette étape. Lors de la collecte de ces informations, il est pratique d’avoir une liste de numéros de référence attribués à chaque date de la transaction, poste (de facture) et client de chaque transaction avant de commencer le processus de collecte.
  
• _Extraire des informations de la facture : _ Extraire les informations relatives à la transaction à inclure dans le facture consolidée. Placez-les dans la liste décrite ci-dessus ou dans une autre feuille.
  
• _Convertir au format de la facture consolidée : _ Convertissez les informations extraites dans un format de la facture consolidée, tel que le format d’affichage taxes comprises ou détaillé, ou utilisez un outil automatisé. Au cours de cette étape, assurez-vous que les informations sont complètes et exactes. Étant donné que la précision de la reconnaissance de texte des outils automatisés varie, il peut être plus rapide et plus précis de gérer cette étape manuellement si les informations à saisir ne sont pas exhaustives.
  
• _Envoyer le facture consolidée : _ Envoyez les factures consolidées préparés au client. Cela peut se faire en envoyant une copie papier par la poste, en joignant un format de document portable (PDF) à un courriel ou en le téléchargeant sur un site Web où le client peut le télécharger. Réfléchissez à ce qui conviendra à votre entreprise et à votre client. Ensuite, émettez la facture consolidée une fois que le client approuve le mode de livraison.
  

Création de factures consolidées conformes dans le cadre du système de facturation

Avec l’introduction du système de facturation le 1er octobre 2023, les propriétaires d’entreprise sont tenus d’émettre et de conserver des factures qualifiées qui répondent aux exigences. Cela permet de s’assurer que le crédit d’impôt peut être appliqué correctement et en toute sécurité. La taxe à la consommation actuelle au Japon est divisée enun taux de taxe standard de 10 % et untaux de taxe réduite de 8 %. Le système de facturation a été introduit comme méthode de crédit d’impôt sur les intrants pour gérer ces différents taux de taxe à la consommation.

Pour cette raison, à l’instar des cas où une facture est émise par transaction, la question de savoir si une facture consolidée peut servir de facture admissible est un facteur clé dans l’application du crédit d’impôt sur les intrants. Avec un tel système en place, le marchand doit émettre des documents avec une planification minutieuse et une pleine considération pour le client.

Nous décrivons ci-dessous les méthodes spécifiques de traitement des factures consolidées dans le cadre du système de facturation actuel :

Joindre un relevé de facture ou un bon de livraison à une facture consolidée

Une façon de garantir la conformité est d’utiliser plusieurs documents en conjonction avec une facture consolidée.

Il n’est pas nécessaire de consigner les informations requises dans un seul document pour une facture qualifiée. Pour cette raison, il est acceptable d’utiliser plusieurs documents pour répondre collectivement aux exigences du système de facturation.

Si une facture consolidée ne répond pas à elle seule aux exigences, joignez un relevé de facture ou un bon de livraison pour chacune des transactions effectuées au cours de la période. Dans ces documents, il est important que les éléments requis d’une facture admissible, tels que la date de la transaction, le nom du produit, le montant de la taxe à la consommation et le taux de taxe, soient clairement indiqués.

Par exemple, vous pouvez entrer l’icône Numéro d’inscription du système de facturation—ce qui prouve que vous êtes unpropriétaire d’entreprise qualifié pour émettre des factures—sur la facture consolidée. En outre, vous pouvez inclure tous les détails de chaque transaction, que la facture de consolidation ne peut pas couvrir entièrement, sur le relevé de facture ou sur un bordereau de livraison. Ces documents peuvent collectivement respecter le système de facturation.

Cependant, lors de l’utilisation de plusieurs documents, les liens entre chaque document doivent être clairs. Pour cette raison, indiquez le numéro de relevé de facture correspondant et le numéro du bon de livraison sur la facture consolidée. Gérez ces numéros en les reliant entre eux afin qu’ils puissent être présentés rapidement, si nécessaire.

Utilisez une facture consolidée comme facture qualifiée

Une autre façon de garantir la conformité consiste à utiliser une facture consolidée comme facture qualifiée. Pour ce faire, il est nécessaire de mettre en place un système de facturation conforme au système de facturation.

Par exemple, si vous utilisiez le format d’affichage détaillé avant l’introduction du système de facturation, vous n’avez qu’à apporter des modifications mineures au format. En effet, tous les détails de la transaction sont déjà inclus. Par conséquent, il est plus facile pour ce format de respecter le système de facturation que le format d’affichage taxes comprises. D’autre part, le format d’affichage taxes comprises nécessite une mise à jour majeure du système, c’est pourquoi une planification avancée peut aider à garantir une charge de travail gérable.

Il est également possible d’utiliser une facture consolidée comme document supplémentaire et d’introduire séparément un outil de création de factures qualifiées.

Utilisez un autre document comme facture qualifiée avec une facture consolidée supplémentaire

Une autre façon de garantir la conformité avec le système de facturation consiste à utiliser un document différent comme facture qualifiée.

Une facture qualifiée ne doit pas nécessairement être émise en tant que facture. Tant que le document répond aux exigences du système de facturation pour une facture qualifiée, même un bon de livraison ou un relevé de facture seul peut être conforme.

Dans ce cas, une facture consolidée n’est pas nécessaire, mais il est tout de même conseillé de la joindre en tant que document complémentaire. Cela peut aider à améliorer la commodité entre les entreprises.

Mise en place d’un environnement conforme au système de facturation

Dans cet article, nous avons abordé des informations sur les formats de factures consolidées, les étapes de préparation, les avantages, la conformité et les précautions.

Pour que les acheteurs puissent recevoir le crédit d’impôt sur les intrants dans le cadre du système de facturation actuel sans aucun problème, l’émetteur et le bénéficiaire doivent prendre les mesures appropriées. Dans le cadre du système de facturation, les factures qualifiées doivent être émises par le marchand au client et sauvegardées par les deux parties pendant une certaine période. Pour cette raison, les propriétaires d’entreprise qui traitent des factures consolidées doivent avoir des systèmes en place qui leur permettent de respecter le système de facturation.

Nous recommandons des outils en ligne qui peuvent simplifier le travail, tels que les fonctions de calcul automatique des taxes à la consommation et les logiciels de comptabilité, car ils sont extrêmement utiles pour la création de factures.

Le système de facturation comporte diverses exigences en matière de crédit d’impôt sur les intrants, et il est nécessaire de se préparer à l’avance, par exemple en mettant en place des systèmes compatibles avec les factures qualifiées et en s’inscrivant au système de facturation. Cependant, une fois ces préparatifs terminés, les opérations comptables liées aux factures qualifiées devraient être plus efficaces à l’avenir.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

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