Uma fatura consolidada resume as informações de transações e várias faturas emitidas dentro de um período especificado. Várias faturas podem ser emitidas coletivamente como uma única fatura quando várias transações são feitas em rápida sucessão com o mesmo cliente. Portanto, o uso de faturas consolidadas pode melhorar a eficiência contábil.

O Japão introduziu o Sistema de Faturas em 1o de outubro de 2023. As faturas consolidadas devem cumprir o Sistema de Faturas. Consequentemente, as ferramentas e sistemas que criam faturas consolidadas em conformidade com o Sistema de Faturas estão se tornando mais comuns nas empresas japonesas.

Este artigo fornece informações básicas sobre formatos de faturas consolidadas, etapas de preparação, benefícios e precauções, além de descrever como cumprir o Sistema de Faturas do Japão.

O que você encontrará neste artigo?

• O que é uma fatura consolidada?
  
• Benefícios das faturas consolidadas
  
• Principais pontos sobre faturas consolidadas
  
• Formatos de faturas consolidadas
  
• Como preparar uma fatura consolidada
  
• Criação de faturas consolidadas em conformidade com o Sistema de Faturas
  
• Estabelecer um ambiente compatível com o Sistema de Faturas
  
• Como o Stripe Invoicing pode ajudar
  

O que é uma fatura consolidada?

Uma fatura consolidada contém informações coletivas sobre várias transações e guias de depósitos para um período específico. Por exemplo, com um período de faturamento mensal, todas as faturas de transações ocorridas durante o mês são agregadas para que a fatura possa ser enviada por um valor fixo.

Uma fatura consolidada geralmente é gerada usando um software de planilhas ou um sistema de faturamento, em que é processada a informação detalhada listada em cada nota de entrega ou fatura, importada para a fatura consolidada, que é em seguida emitida ao cliente.

Diferenças em relação às faturas regulares

As faturas consolidadas e as faturas regulares são emitidas a parceiros de empresa para solicitação o pagamento de valores incorridos durante as transações. Elas também indicam claramente o valor da fatura. No entanto, as faturas regulares são emitidas individualmente para cada transação. Por outro lado, uma fatura consolidada, como o nome indica, combina os valores incorridos em várias transações dentro de um período específico e solicita o pagamento do total.

Embora a fatura possa ser preparada em qualquer formato, é importante que os itens de entrada sejam claros e fáceis de entender para que o cliente possa ver exatamente o que está sendo faturado, por isso é importante entender antecipadamente os requisitos da fatura e suas finalidades.

Benefícios das faturas consolidadas

As faturas consolidadas são comumente usadas em transações B2B como uma forma eficaz de melhorar a eficiência do trabalho.A seguir, descrevemos os benefícios das faturas consolidadas para o emissor e o beneficiário:

Benefícios para os emissores

Quando há transações frequentes, a emissão de uma fatura para cada uma dessas transações resulta em um grande número de faturas emitidas. Isso pode dificultar o conhecimento do valor total faturado. No entanto, se uma fatura consolidada for usada, o valor total faturado pode ser facilmente verificado. As faturas consolidadas também podem reduzir a carga de trabalho de gerar faturas e verificar Payouts, e podem evitar faturas perdidas e duplo faturamento.

Benefícios para destinatários

Mesmo que as faturas tenham sido emitidas pela mesma empresa, elas podem ser emitidas por departamentos diferentes, como vendas e contabilidade, dependendo da transação. O recebimento de várias faturas de departamentos diferentes pode complicar o recebedor da fatura para saber o valor a pagar. Isso pode causar pagamentos perdidos ou atrasados ou preocupações com a dupla cobrança pelo emissor.

As faturas consolidadas são usadas para evitar esses problemas. Elas resumem informações sobre várias transações em um único documento e indicam o valor total faturado. Isso permite que o cliente verifique o valor total faturado instantaneamente e prossiga com o pagamento processado.

Principais pontos sobre faturas consolidadas

As faturas consolidadas, que permitem às empresas contabilizar várias transações juntas, oferecem benefícios significativos em termos de simplificação das operações contábeis, mas uma consideração importante para as faturas consolidadas é que elas devem cumprir o Sistema de Faturas.

Por natureza, as faturas consolidadas não podem satisfazer os requisitos do Sistema de Faturas porque não têm detalhes relevantes. Por exemplo, tanto as faturas consolidadas quanto as faturas qualificadas emitidas no âmbito do Sistema de Faturas têm elementos comuns. Elas devem incluir o nome da empresa emissora, o nome do cliente e o valor total faturado. No entanto, as faturas consolidadas normalmente omitam detalhes, como a data de cada transação, detalhes específicos da transação, por valor de alíquota de consumo e o valor do imposto de consumo. Por esta razão, uma fatura de consolidação em fatura é considerada plenamente compatível com o Sistema de Invoice.

Portanto, as empresas são obrigadas a tomar medidas adicionais, como anexar documentos separados à fatura consolidada. Discutimos os métodos de conformidade com o Sistema de fatura abaixo.

Formatos de faturas consolidadas

As faturas consolidadas geralmente são classificadas em um dos dois tipos a seguir:

Formato de exibição com impostos tributados

Um formato de exibição com impostos tributados é uma fatura consolidada relativamente geral e simples que inclui apenas os dados mínimos necessários. Essas informações incluem o valor total faturado para várias transações. O formato de exibição com impostos tributados não contém detalhes de cada transação, como nomes de produtos e preços unitários, mas inclui informações gerais de transação, valores faturados e prazos de pagamento.

Como os detalhes das transação individuais e os valores faturados não estão incluídos no formato de exibição com impostos tributados, isso pode reduzir a carga de trabalho da preparação do documento. No entanto, também pode dificultar a verificação dos detalhes e dos valores faturados para cada transação.

Formato de exibição discriminado

Ao contrário do formato de exibição com impostos tributados, o formato de exibição por itens contém informações detalhadas sobre cada transação, ou seja, é gerado como extrato de fatura.

No formato de exibição por itens, são incluídos detalhes de cada transação, como nome do produto ou serviço, preço unitário e quantidade, além dos valores totais faturados e prazos de pagamento.

Com esse formato, as informações sobre transações individuais, incluindo alíquota aplicável, valor do tributar sobre consumo e valor faturado, podem ser verificadas. Isso permite que o beneficiário certifique a exatidão e integridade do valor faturado apenas na fatura consolidada.

A maior vantagem de usar o formato discriminado para criar uma fatura consolidada é que o formato cumpre os diversos requisitos do Sistema de Faturas, desde que as informações necessárias para uma fatura qualificada estejam incluídas nos detalhes das transações de pessoas físicas, mesmo uma fatura consolidada pode ser usada como uma fatura qualificada.

Como preparar uma fatura consolidada

As etapas básicas para a elaboração de uma fatura consolidada são as seguintes:

• Recolher informações de faturas: Primeiro, todas as informações sobre as transações dentro de um período especificado devem ser coletadas. Para garantir que não haja faturamento perdido, é importante ser completo e garantir que todas as faturas tenham sido coletadas nesta etapa. Ao coletar essas informações, é conveniente ter uma lista de números de referência atribuídos a cada data de transação, item e cliente antes de iniciar o processamento da cobrança.
  
• Extrais informações da fatura: Extraia as informações relacionadas à transação a serem incluídas na fatura consolidada. Coloque-as na lista descrita acima ou em outra folha.
  
• Converta para o formato de fatura consolidada: Converta as informações extraídas em um formato de fatura consolidada, como o formato de exibição com impostos ou por itens, ou use uma ferramenta automatizada. Durante esta etapa, verifique se as informações estão completas e precisas. Como a precisão do reconhecimento de texto das ferramentas automatizadas varia, pode ser mais rápido e preciso processar esta etapa manualmente se as informações a inserir não forem extensas.
  
• Envie a fatura consolidada: Envie a fatura consolidada preparada ao cliente. Isso pode ser feito enviando uma cópia impressa, anexando um formato de documento portátil (PDF) a um e-mail, ou enviando-a para um site onde o cliente possa baixá-la. Considere o que será conveniente para sua empresa e seu cliente. Em seguida, emita a fatura consolidada assim que o cliente aprovar o método de entrega.
  

Criar faturas consolidadas em conformidade com o Sistema de Faturas

Com a introdução do Sistema de Faturas em 1º de outubro de 2023, os proprietários de empresas são obrigados a emitir e reter faturas qualificadas que atendam aos requisitos. Isso ajuda a garantir que o crédito de imposto de entrada possa ser aplicado corretamente e com segurança. O sistema de faturas atual no Japão é dividido em uma alíquota padrão de 10% e uma alíquota reduzida de 8%. O Sistema de Faturas foi introduzido como um método de crédito de imposto de entrada para lidar com essas diferentes alíquotas de imposto de consumo.

Por esta razão, semelhante aos casos em que uma fatura é emitida por transação, a possibilidade de uma fatura consolidada servir como fatura qualificada é um fator fundamental na aplicação de créditos de imposto de entrada. Com esse sistema em vigor, o vendedor deve emitir documentos com planejamento cuidadoso e consideração completa para o comprador.

Abaixo, descrevemos maneiras específicas de lidar com faturas consolidadas sob o atual Sistema de Faturas:

Anexe um extrato de fatura ou uma guia de entrega a uma fatura consolidada

Uma forma de garantir a conformidade é usar vários documentos em conjunto com uma fatura consolidada.

As informações necessárias para uma fatura qualificada não precisam ser incluídas em um único documento, pelo que é aceitável usar vários documentos para atender coletivamente aos requisitos do Sistema de Faturas.

Se uma única fatura consolidada não cumprir os requisitos, anexe um extrato de fatura ou uma guia de entrega para cada uma das transações que ocorreram durante o período. Nestes documentos, é importante que os itens exigidos de uma fatura qualificada, como a data da transação, o nome do produto, o valor tributado pelo consumo e alíquota, estejam claramente indicados.

Por exemplo, você pode inserir o número do cadastro do Sistema de Faturas, que comprova que você é um proprietário da empresa que emite faturas qualificadas, na fatura consolidada. Além disso, você pode incluir todos os detalhes sobre cada transação, que a fatura consolidada não pode cobrir integralmente, na fatura ou em uma guia de entrega. Esses documentos podem ser coletivamente compatíveis com o Sistema de Faturas.

No entanto, ao usar vários documentos, as conexões entre cada documento devem ser claras. Por esse motivo, inclua o número da fatura e o número da guia de entrega na fatura consolidada. Gerencie esses números vinculando-os para que possam ser apresentados prontamente, se necessário.

Use uma fatura consolidada como fatura qualificada

Outra forma de garantir a conformidade é utilizar uma fatura consolidada como fatura qualificada, sendo necessário introduzir um sistema de faturamento compatível com o Sistema de Faturas.

Por exemplo, se você usou o formato de exibição por itens desde que o Sistema de Faturas foi introduzido, só precisa fazer pequenas modificações no formato. Isso ocorre porque todos os detalhes da transação já estão incluídos. Portanto, é mais fácil para esse formato cumprir com o Sistema de Faturas do que o formato de exibição com impostos tributados. Por outro lado, o formato de exibição com impostos tributados exige uma atualização importante do sistema, e é por isso que um planejamento avançado pode ajudar a garantir uma carga de trabalho gerenciável.

Também é possível utilizar uma fatura consolidada como documento complementar e introduzir separadamente uma ferramenta para criar faturas qualificadas.

Use outro documento como fatura qualificada com uma fatura consolidada complementar

Outra forma de garantir a conformidade com o Sistema de Faturas é usar um documento diferente como fatura qualificada.

Uma fatura qualificada não precisa necessariamente ser emitida como uma fatura, desde que o documento cumpra os requisitos do Sistema de Faturas para uma fatura qualificada, mesmo uma guia de entrega ou um extrato de fatura pode ser compatível.

Nesse caso, uma fatura consolidada é desnecessária, mas ainda é aconselhável anexá-la como documento complementar, o que pode ajudar a melhorar a conveniência entre as empresas.

Estabelecer um ambiente em conformidade com o Sistema de Faturas

Neste artigo, abordamos informações sobre formatos de faturas consolidadas, etapas de preparação, benefícios, conformidade e precauções.

Para que os compradores recebam o crédito de imposto de entrada no âmbito do atual Sistema de Faturas sem quaisquer problemas, é necessária uma ação adequada tanto pelo emissor quanto pelo beneficiário. No âmbito do Sistema de Faturas, as faturas qualificadas devem ser emitidas do vendedor ao comprador e armazenadas por ambas as partes por um determinado período. Por esta razão, os proprietários de empresas que lidam com faturas consolidadas devem ter sistemas em vigor que lhes permitam cumprir o Sistema de Faturas.

Recomendamos ferramentas online que podem simplificar o trabalho, como funções de cálculo automático do tributar sobre consumo e software de contabilidade, pois são extremamente úteis para a criação de faturas.

O Sistema de Faturas tem vários requisitos relativos ao crédito de impostos e é necessário fazer os preparativos com antecedência, como por exemplo, implementar sistemas compatíveis com faturas qualificadas e registra-las no Sistema de Faturas. No entanto, uma vez concluídas essas preparações, as operações contábeis relacionadas com faturas qualificadas devem ser mais eficientes no futuro.

Como o Stripe Invoicing pode ajudar

O Stripe Invoicing simplifica o processo de contas a receber (AR), desde a emissão da fatura até a cobrança do pagamento. Seja para cobranças pontuais ou recorrentes, a Stripe ajuda empresas a receberem mais rápido e a otimizar operações:

• Automatizar contas a receber: Criar, personalizar e enviar faturas profissionais sem precisar programar. A Stripe acompanha o status da fatura, envia lembretes de pagamento e processa reembolsos, ajudando você a manter o fluxo de caixa sob controle.
  
• Acelerar o recebimento: Reduzir o prazo médio de recebimento (DSO) e receber mais rápido com pagamentos globais integrados, lembretes automáticos e ferramentas de cobrança inteligentes.
  
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• Reduzir o trabalho administrativo: Gerar faturas em minutos e diminuir o tempo gasto com cobranças por meio de lembretes automáticos e uma página de pagamento hospedada pela Stripe.
  
• Integrar com sistemas existentes: A Stripe Invoicing conecta-se a softwares contábeis e de ERP populares, mantendo tudo sincronizado e reduzindo entradas manuais de dados.
  

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