Une facture consolidée résume les informations relatives aux transactions ainsi que plusieurs factures émises sur une période déterminée. Lorsqu’un même client effectue plusieurs transactions rapprochées, ces factures peuvent être regroupées en une seule. L’utilisation de factures consolidées permet ainsi d’améliorer l’efficacité des opérations comptables.

Le Japon a introduit le système de facturation le 1er octobre 2023. Les factures consolidées doivent être conformes à ce système. Par conséquent, les outils et systèmes permettant de créer des factures consolidées conformes au système de facturation deviennent de plus en plus courants au sein des entreprises japonaises.

Cet article présente les informations de base sur les formats de factures consolidées, les étapes de préparation, les avantages et les précautions à prendre. Il explique également comment se conformer au système de facturation du Japon.

Contenu de l’article

• Qu’est-ce qu’une facture consolidée ?
  
• Les avantages des factures consolidées
  
• Points clés concernant les factures consolidées
  
• Formats de factures consolidées
  
• Comment préparer une facture consolidée
  
• Créer des factures consolidées conformes au système de facturation
  
• Mettre en place un environnement conforme au système de facturation
  
• Comment Stripe Invoicing peut vous aider
  

Qu’est-ce qu’une facture consolidée ?

Une facture consolidée regroupe les informations de plusieurs factures de transaction et de bordereaux de dépôt sur une période donnée. Par exemple, dans le cas d’une facturation mensuelle, toutes les factures liées aux transactions effectuées au cours du mois sont rassemblées afin qu’une seule facture puisse être soumise pour un paiement global.

Une facture consolidée est généralement créée à l’aide d’un tableur ou d’un système de facturation. Dans ce processus, les informations détaillées figurant sur chaque bon de livraison ou facture sont importées dans la facture consolidée, qui est ensuite émise au client.

Différences par rapport aux factures classiques

Les factures consolidées et les factures classiques sont toutes deux émises à destination des partenaires commerciaux pour demander le paiement des montants dus à la suite de transactions. Elles indiquent également clairement le montant facturé. Toutefois, les factures classiques sont émises individuellement pour chaque transaction. À l’inverse, une facture consolidée, comme son nom l’indique, regroupe les montants issus de plusieurs transactions sur une période donnée et en demande le paiement total.

Bien que la facture puisse être établie dans n’importe quel format, il est essentiel que les éléments inscrits soient clairs et faciles à comprendre afin que le client puisse voir précisément ce qui est facturé. Pour cette raison, il est important de bien comprendre à l’avance les exigences relatives aux factures et leurs objectifs.

Les avantages des factures consolidées

Les factures consolidées sont couramment utilisées dans les transactions B2B comme un moyen efficace d’améliorer l’efficacité du travail. Voici ci-dessous les avantages des factures consolidées pour l’émetteur et pour le destinataire :

Avantages pour les émetteurs

Lorsqu’il y a de nombreuses transactions, émettre une facture pour chacune d’elles entraîne la production d’un grand nombre de factures. Il devient alors difficile de connaître le montant total facturé. En revanche, l’utilisation d’une facture consolidée permet de vérifier facilement le montant total facturé. Les factures consolidées peuvent également réduire la charge de travail liée à la génération des factures et à la vérification des virements, tout en aidant à éviter les oublis de factures et la double facturation.

Avantages pour les destinataires

Même lorsque les factures sont émises par la même entreprise, elles peuvent provenir de différents services, comme les ventes ou la comptabilité, selon la nature de la transaction. Recevoir plusieurs factures émanant de différents services peut compliquer la tâche du destinataire, qui risque de ne pas savoir quel montant régler. Cela peut entraîner des paiements oubliés ou retardés, voire des inquiétudes concernant une double facturation de la part de l’émetteur.

Les factures consolidées sont utilisées pour éviter ce type de problème. Elles résument les informations de plusieurs transactions dans un seul document et indiquent le montant total facturé. Cela permet au client de vérifier immédiatement le montant total facturé et de procéder au paiement.

Points clés concernant les factures consolidées

Les factures consolidées, qui permettent aux entreprises de regrouper la facturation de plusieurs transactions, présentent des avantages importants en matière de simplification des opérations comptables. Cependant, un point essentiel à prendre en compte concernant les factures consolidées est qu’elles doivent être conformes au système de facturation.

Par nature, les factures consolidées ne peuvent à elles seules répondre aux exigences du système de facturation, car elles manquent de détails pertinents. Par exemple, les factures consolidées et les factures qualifiées émises dans le cadre du système de facturation partagent certains éléments communs : elles doivent indiquer le nom de l’entreprise émettrice, le nom du client et le montant total facturé. Toutefois, les factures consolidées omettent généralement certaines informations, comme la date de chaque transaction, les détails spécifiques de chaque opération, le montant par taux de taxe sur la consommation et le montant total de la taxe sur la consommation. Pour cette raison, une facture consolidée seule est généralement considérée comme insuffisante pour se conformer pleinement au système de facturation.

Les entreprises doivent donc prendre des mesures complémentaires, comme joindre des documents séparés à la facture consolidée. Les méthodes permettant de se conformer au système de facturation sont présentées ci-dessous.

Formats des factures consolidées

Les factures consolidées sont généralement classées dans l’une des deux catégories suivantes :

Format d’affichage TTC

Le format d’affichage TTC est une facture consolidée relativement simple et courante qui ne contient que les informations minimales requises. Ces informations incluent le montant total facturé pour plusieurs transactions. Le format d’affichage TTC ne comporte pas le détail de chaque transaction, comme les noms des produits ou les prix unitaires, mais inclut les informations générales sur les transactions, les montants facturés et les dates limites de paiement.

Comme les détails des transactions individuelles et les montants facturés ne figurent pas dans le format d’affichage TTC, ce format permet de réduire la charge de travail liée à la préparation du document. Toutefois, il peut également rendre plus difficile la vérification des détails et des montants facturés pour chaque transaction.

Format d’affichage détaillé

Contrairement au format d’affichage TTC, le format d’affichage détaillé contient des informations précises sur chaque transaction. En d’autres termes, il est généré sous la forme d’un relevé de facturation.

Dans le format d’affichage détaillé, les informations relatives à chaque transaction, telles que le nom du produit ou du service, le prix unitaire et la quantité, sont incluses en plus du montant total facturé et des dates limites de paiement.

Avec ce format, les informations relatives à chaque transaction, y compris le taux de taxe applicable, le montant de la taxe sur la consommation et le montant facturé, peuvent être vérifiées. Cela permet au destinataire de confirmer l’exactitude et l’intégrité du montant facturé à partir de la seule facture consolidée.

Le principal avantage de l’utilisation du format d’affichage détaillé pour créer une facture consolidée est que ce format est conforme aux différentes exigences du système de facturation. Tant que les informations requises pour une facture qualifiée figurent dans les détails des transactions individuelles, une facture consolidée peut également être utilisée comme facture qualifiée.

Comment préparer une facture consolidée

Les étapes de base pour préparer une facture consolidée sont les suivantes :

• Collecter les informations de facturation : commencez par rassembler toutes les informations relatives aux transactions effectuées sur une période donnée. Pour éviter tout oubli de facturation, il est essentiel d’être rigoureux et de s’assurer que toutes les factures ont bien été prises en compte à cette étape. Lors de la collecte de ces informations, il est pratique de disposer d’une liste de numéros de référence attribués à chaque date de transaction, article et client avant de commencer le processus de collecte.
  
• Extraire les informations de facturation : extrayez les informations liées aux transactions à inclure dans la facture consolidée. Ajoutez-les à la liste mentionnée ci-dessus ou sur une autre feuille.
  
• Convertir au format de facture consolidée : convertissez les informations extraites au format de facture consolidée, comme le format d’affichage TTC ou détaillé, ou utilisez un outil automatisé. Au cours de cette étape, assurez-vous que les informations sont complètes et exactes. Comme la précision de la reconnaissance de texte des outils automatisés peut varier, il peut être plus rapide et plus fiable d’effectuer cette étape manuellement si la quantité d’informations à saisir reste limitée.
  
• Envoyer la facture consolidée : envoyez la facture consolidée préparée au client. Cela peut se faire en envoyant une copie papier par courrier, en joignant un fichier PDF à un e-mail ou en la téléversant sur un site Web où le client peut la télécharger. Choisissez la méthode la plus pratique pour votre entreprise et pour votre client. Émettez ensuite la facture consolidée une fois que le client a approuvé le mode de transmission.
  

Créer des factures consolidées conformes au système de facturation

Depuis l’entrée en vigueur du système de facturation le 1er octobre 2023, les entreprises sont tenues d’émettre et de conserver des factures qualifiées conformes aux exigences. Cela permet de garantir que le crédit d’impôt puisse être appliqué correctement et en toute sécurité. Au Japon, la taxe sur la consommation est actuellement divisée entre un taux normal de 10 % et un taux réduit de 8 %. Le système de facturation a été mis en place comme méthode de crédit d’impôt afin de gérer ces différents taux de taxe sur la consommation.

Pour cette raison, comme dans les cas où une facture est émise pour chaque transaction, la possibilité pour une facture consolidée d’être considérée comme une facture qualifiée constitue un élément clé dans l’application du crédit d’impôt. Dans un tel système, le commerçant doit émettre les documents avec une planification rigoureuse et en tenant pleinement compte du client.

Voici ci-dessous les méthodes spécifiques à suivre pour gérer les factures consolidées dans le cadre du système de facturation actuel :

Joindre un relevé de facturation ou un bon de livraison à une facture consolidée

L’une des façons d’assurer la conformité consiste à utiliser plusieurs documents en complément d’une facture consolidée.

Les informations requises pour une facture qualifiée n’ont pas besoin de figurer sur un seul document. Pour cette raison, il est acceptable d’utiliser plusieurs documents afin de répondre collectivement aux exigences du système de facturation.

Si une facture consolidée seule ne répond pas aux exigences, joignez un relevé de facturation ou un bon de livraison pour chacune des transactions effectuées pendant la période concernée. Il est important que ces documents indiquent clairement les éléments requis d’une facture qualifiée, tels que la date de transaction, le nom du produit, le montant de la taxe sur la consommation et le taux de taxe applicable.

Par exemple, vous pouvez indiquer sur la facture consolidée le numéro d’immatriculation au système de facturation, qui prouve que vous êtes un commerçant autorisé à émettre des factures qualifiées. Vous pouvez également inclure les détails relatifs à chaque transaction, que la facture consolidée ne peut pas présenter en totalité, sur le relevé de facturation ou le bon de livraison. L’ensemble de ces documents peut ainsi être conforme au système de facturation.

Cependant, lorsque plusieurs documents sont utilisés, les liens entre chacun d’eux doivent être clairement établis. Pour cette raison, indiquez sur la facture consolidée le numéro du relevé de facturation et celui du bon de livraison correspondants. Gérez ces numéros en les reliant entre eux afin de pouvoir les présenter rapidement en cas de besoin.

Utiliser une facture consolidée comme facture qualifiée

Une autre façon d’assurer la conformité consiste à utiliser une facture consolidée comme facture qualifiée. Pour cela, il est nécessaire de mettre en place un système de facturation conforme au système de facturation.

Par exemple, si vous utilisiez déjà le format d’affichage détaillé avant l’introduction du système de facturation, seules de légères modifications de format sont nécessaires. En effet, toutes les informations relatives aux transactions y figurent déjà. Ce format est donc plus simple à adapter au système de facturation que le format d’affichage TTC. En revanche, le format d’affichage TTC nécessite une mise à jour majeure du système, d’où l’intérêt d’une planification anticipée pour garantir une charge de travail maîtrisable.

Il est également possible d’utiliser une facture consolidée comme document complémentaire et de mettre en place séparément un outil dédié à la création de factures qualifiées.

Utiliser un autre document comme facture qualifiée, accompagné d’une facture consolidée à titre complémentaire

Une autre façon d’assurer la conformité avec le système de facturation consiste à utiliser un autre document comme facture qualifiée.

Une facture qualifiée n’a pas nécessairement à être émise sous la forme d’une facture. Tant que le document respecte les exigences du système de facturation relatives aux factures qualifiées, un bon de livraison ou un relevé de facturation seul peut être conforme.

Dans ce cas, une facture consolidée n’est pas nécessaire, mais il reste recommandé de l’ajouter en tant que document complémentaire. Cela peut faciliter les échanges entre entreprises.

Mettre en place un environnement conforme au système de facturation

Dans cet article, nous avons présenté des informations sur les formats de factures consolidées, les étapes de préparation, leurs avantages, la conformité et les précautions à prendre.

Pour que les clients puissent bénéficier du crédit d’impôt dans le cadre du système de facturation actuel sans difficulté, une action appropriée des deux parties, commerçant et client, est nécessaire. Selon le système de facturation, les factures qualifiées doivent être émises par le commerçant à l’attention du client et conservées par les deux parties pendant une période déterminée. Pour cette raison, les entreprises qui utilisent des factures consolidées doivent disposer de systèmes leur permettant de se conformer au système de facturation.

Nous recommandons d’utiliser des outils en ligne qui simplifient le travail, comme les fonctions de calcul automatique de la taxe sur la consommation et les logiciels de comptabilité, car ils sont particulièrement utiles pour la création de factures.

Le système de facturation comporte diverses exigences liées au crédit d’impôt, et il est nécessaire de se préparer à l’avance, notamment en mettant en place des systèmes compatibles avec les factures qualifiées et en s’enregistrant auprès du système de facturation. Toutefois, une fois ces préparatifs effectués, les opérations comptables liées aux factures qualifiées devraient devenir plus efficaces à l’avenir.

Comment Stripe Invoicing peut vous aider

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