Eine konsolidierte Rechnung fasst Transaktionsinformationen und mehrere innerhalb eines bestimmten Zeitraums ausgestellte Rechnungen zusammen. Mehrere Rechnungen können zusammen als eine einzige Rechnung ausgestellt werden, wenn mehrere Transaktionen kurz hintereinander mit demselben Kunden getätigt werden. Daher kann die Verwendung konsolidierter Rechnungen die Effizienz der Buchhaltung verbessern.

Japan hat am 1. Oktober 2023 das Rechnungssystem eingeführt. Konsolidierte Rechnungen müssen das Rechnungssystem erfüllen. Daher werden Tools und Systeme, die konsolidierte Rechnungen in Übereinstimmung mit dem Rechnungssystem erstellen, in japanischen Unternehmen immer häufiger verwendet.

In diesem Artikel finden Sie grundlegende Informationen zu konsolidierten Rechnungen, Vorbereitungsschritten, Vorteilen und Vorsichtsmaßnahmen. Außerdem erläutern wir, wie Sie das japanische Rechnungssystem erfüllen.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Was ist eine konsolidierte Rechnung?
  
• Die Vorteile konsolidierter Rechnungen
  
• Wichtige Punkte zu konsolidierten Rechnungen
  
• Formate konsolidierter Rechnungen
  
• So erstellen Sie eine konsolidierte Rechnung
  
• Erstellung konformer konsolidierter Rechnungen im Rahmen des Rechnungssystems
  
• Einrichtung einer Rechnungssystem-konformen Umgebung
  
• So kann Stripe Invoicing helfen
  

Was ist eine konsolidierte Rechnung?

Eine konsolidierte Rechnung enthält kollektive Informationen zu mehreren Transaktionsrechnungen und Einzahlungen für einen bestimmten Zeitraum. Bei einem monatlichen Abrechnungszeitraum werden beispielsweise alle Rechnungen für Transaktionen, die im Laufe des Monats getätigt wurden, zusammengefasst, sodass die Rechnung für einen Pauschalbetrag eingereicht werden kann.

Eine konsolidierte Rechnung wird in der Regel mit einer Tabellenkalkulationssoftware oder einem Rechnungssystem erstellt. Dabei werden die auf jedem Lieferschein oder jeder Rechnung aufgeführten Detailinformationen in die konsolidierte Rechnung importiert, die dann an den Kunden ausgestellt wird.

Unterschiede zu regulären Rechnungen

Sowohl konsolidierte Rechnungen als auch reguläre Rechnungen werden an Unternehmen zur Anfrage der Zahlung für Beträge ausgestellt, die bei Transaktionen anfallen. In beiden wird auch der Rechnungsbetrag klar angegeben. Reguläre Rechnungen werden jedoch für jede Transaktion einzeln ausgestellt. Bei einer konsolidierten Rechnung, wie der Name schon sagt, werden die Beträge zusammengefasst, die aus mehreren Transaktionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums angefallen sind, und die Zahlung des Gesamtbetrags wird angefordert.

Obwohl die Rechnung in jedem beliebigen Format erstellt werden kann, ist es wichtig, dass die Buchungsposten klar und leicht verständlich sind, damit der Kunde/die Kundin genau sehen kann, was in Rechnung gestellt wird. Aus diesem Grund ist es wichtig, die Rechnungen und ihre Zwecke im Voraus zu verstehen.

Die Vorteile konsolidierter Rechnungen

Konsolidierte Rechnungen werden häufig bei B2B-Transaktionen verwendet, um die Arbeitseffizienz zu verbessern. Im Folgenden beschreiben wir die Vorteile konsolidierter Rechnungen für Aussteller/in und Empfänger/in:

Vorteile für Aussteller/innen

Wenn es häufig zu Transaktionen kommt, führt das Ausstellen einer Rechnung für jede dieser Transaktionen zu einer großen Anzahl ausgestellter Rechnungen. Dies kann es schwierig machen, den gesamten Rechnungsbetrag zu kennen. Wenn stattdessen eine konsolidierte Rechnung verwendet wird, kann der gesamte Rechnungsbetrag leicht überprüft werden. Konsolidierte Rechnungen können auch den Arbeitsaufwand für das Erstellen von Rechnungen und das Prüfen von Auszahlungen reduzieren und fehlende Rechnungen und eine doppelte Abrechnung verhindern.

Vorteile für Empfänger/innen

Auch wenn Rechnungen von demselben Unternehmen ausgestellt wurden, können sie je nach Transaktion von verschiedenen Abteilungen – wie Vertrieb und Buchhaltung – ausgestellt werden. Der Erhalt mehrerer Rechnungen von verschiedenen Abteilungen kann es dem/der Empfänger/in der Rechnung erschweren, zu wissen, welchen Betrag er/sie zahlen muss. Dies kann zu verpassten oder verzögerten Zahlungen oder Bedenken führen, dass der/die Aussteller/in doppelt abrechnet.

Um solche Probleme zu vermeiden, werden konsolidierte Rechnungen verwendet. Konsolidierte Rechnungen fassen Informationen zu mehreren Transaktionen in einem einzigen Dokument zusammen und geben den in Rechnung gestellten Gesamtbetrag an. Auf diese Weise kann der Kunde/die Kundin den in Rechnung gestellten Gesamtbetrag sofort verifizieren und mit der Zahlung fortfahren.

Wichtige Punkte zu konsolidierten Rechnungen

Konsolidierte Rechnungen – die es Unternehmen ermöglichen, mehrere Transaktionen gemeinsam in Rechnung zu stellen – bieten erhebliche Vorteile bei der Vereinfachung der Buchhaltung. Ein wichtiger Aspekt bei konsolidierten Rechnungen ist jedoch, dass sie das Rechnungssystem erfüllen müssen.

Naturgemäß können konsolidierte Rechnungen allein die Anforderungen des Rechnungssystems nicht erfüllen, da ihnen relevante Details fehlen. Beispielsweise teilen sich sowohl konsolidierte Rechnungen als auch im Rahmen des Rechnungssystems ausgestellte qualifizierte Rechnungen gemeinsame Elemente. Sie müssen den Namen des ausstellenden Unternehmens, den Namen des Kunden/der Kundin und den in Rechnung gestellten Gesamtbetrag enthalten. Bei Konsolidierungsrechnungen werden jedoch in der Regel Details wie das Datum jeder Transaktion, spezifische Transaktionsdetails, der Betrag pro Steuersatz und der Betrag der Verbrauchssteuer weggelassen. Aus diesem Grund wird eine konsolidierte Rechnung allein im Allgemeinen als unzureichend angesehen, um das Rechnungssystem vollständig zu erfüllen.

Daher sind Unternehmen verpflichtet, zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, z. B. das Anhängen separater Dokumente an die konsolidierte Rechnung. Im Folgenden erläutern wir die Methoden zur Einhaltung des Rechnungssystems.

Formate konsolidierter Rechnungen

Konsolidierte Rechnungen werden in der Regel in eine der folgenden beiden Arten eingeteilt:

Steuer-inklusives Anzeigeformat

Ein Steuer-inklusives Anzeigeformat ist eine relativ allgemeine und einfache konsolidierte Rechnung, die nur die minimal erforderlichen Informationen enthält. Diese Informationen umfassen den in Rechnung gestellten Gesamtbetrag für mehrere Transaktionen. Das Steuer-inklusive Anzeigeformat enthält keine Details zu jeder Transaktion – wie Produktnamen und Stückpreise –, sondern allgemeine Transaktionen, Rechnungsbeträge und Zahlungsfristen.

Da einzelne Transaktionsdetails und Rechnungsbeträge nicht im Steuer-inklusiven Anzeigeformat enthalten sind, kann dies den Arbeitsaufwand bei der Erstellung des Dokuments verringern, aber auch die Überprüfung der Details und Rechnungsbeträge für jede Transaktion erschweren.

Aufgeschlüsseltes Anzeigeformat

Im Gegensatz zum Steuer-inklusiven Anzeigeformat enthält das aufgeschlüsselte Anzeigeformat detaillierte Informationen zu jeder Transaktion, wird also als Rechnungsaufstellung erstellt.

Im aufgeschlüsselten Anzeigeformat sind neben den in Rechnung gestellten Gesamtbeträgen und Zahlungsfristen auch Details zu jeder Transaktion – wie Produkt- oder Dienstleistungsname, Stückpreis und Menge – enthalten.

Mit diesem Format können Informationen zu individuellen Transaktionen – einschließlich des geltenden Steuersatzes, der Höhe der Verbrauchssteuer und des in Rechnung gestellten Betrags – verifiziert werden. Auf diese Weise können Empfänger/innen die Richtigkeit und Integrität des in Rechnung gestellten Betrags allein anhand der konsolidierten Rechnung bestätigen.

Der größte Vorteil der Verwendung des aufgeschlüsselten Anzeigeformats zur Erstellung einer konsolidierten Rechnung besteht darin, dass das Format den verschiedenen Anforderungen des Rechnungssystems entspricht. Solange die erforderlichen Informationen für eine qualifizierte Rechnung in den Details der einzelnen Transaktionen enthalten sind, kann auch eine konsolidierte Rechnung als qualifizierte Rechnung verwendet werden.

So erstellen Sie eine konsolidierte Rechnung

Die grundlegenden Schritte zur Erstellung einer konsolidierten Rechnung sind folgende:

• Rechnungsinformationen erfassen: Zunächst müssen alle Informationen über die Transaktionen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfasst werden. Um sicherzustellen, dass keine verpasste Abrechnung vorliegt, ist es wichtig, gründlich zu sein und sicherzustellen, dass alle Rechnungen in diesem Schritt erfasst wurden. Bei der Erfassung solcher Informationen ist es zweckmäßig, dass jeder Transaktion, jedem Posten und jedem Kunden/jeder Kundin eine Liste mit Referenznummern zugewiesen wird, bevor mit dem Einzugsprozess begonnen wird.
  
• Rechnungsinformationen extrahieren: Extrahieren Sie die Transaktionsinformationen, die in die konsolidierte Rechnung aufgenommen werden sollen. Platzieren Sie sie in der oben beschriebenen Liste oder einem anderen Formular.
  
• In das konsolidierte Rechnungsformat konvertieren: Konvertieren Sie die extrahierten Informationen in ein konsolidiertes Rechnungsformat – z. B. das Steuer-inklusive Format oder das aufgeschlüsselte Anzeigeformat – oder verwenden Sie ein automatisiertes Tool. Stellen Sie während dieses Schritts sicher, dass die Informationen vollständig und korrekt sind. Da die Genauigkeit der Texterkennung automatisierter Tools variiert, kann es schneller und genauer sein, diesen Schritt manuell zu handhaben, wenn die einzugebenden Informationen nicht umfangreich sind.
  
• Konsolidierte Rechnung senden: Senden Sie die vorbereitete konsolidierte Rechnung an den Kunden/die Kundin. Dazu können Sie eine Papierkopie senden, ein tragbares Dokumentformat (PDF) an eine E-Mail anhängen oder es auf eine Website hochladen, auf der der Kunde/die Kundin es herunterladen kann. Überlegen Sie, was für Ihr Unternehmen und Ihren Kunden/Ihre Kundin bequem ist. Stellen Sie dann die konsolidierte Rechnung aus, sobald der Kunde/die Kundin die Zustellungsmethode genehmigt hat.
  

Erstellung konformer konsolidierter Rechnungen im Rahmen des Rechnungssystems

Mit der Einführung des Rechnungssystems am 1. Oktober 2023 sind Unternehmen verpflichtet, qualifizierte Rechnungen auszustellen und aufzubewahren, die die Anforderungen erfüllen. Dies trägt dazu bei, dass die Steuergutschrift ordnungsgemäß und sicher angewendet werden kann. Die aktuelle Verbrauchssteuer in Japan ist in einen Standard-Steuersatz von 10 % und einen ermäßigten Steuersatz von 8 % unterteilt. Das Rechnungssystem wurde als Methode der Steuergutschrift für Vorleistungen eingeführt, um diese unterschiedlichen Steuersätze zu berücksichtigen.

Aus diesem Grund ist es – ähnlich wie in Fällen, in denen eine Rechnung pro Transaktion ausgestellt wird – ein wichtiger Faktor für die Anwendung der Steuergutschrift, ob eine konsolidierte Rechnung als qualifizierte Rechnung dienen kann. Bei einem solchen System müssen Verkäufer/innen Dokumente mit sorgfältiger Planung und umfassender Berücksichtigung der Käufer/innen ausstellen.

Im Folgenden beschreiben wir spezifische Möglichkeiten, wie Sie konsolidierte Rechnungen im Rahmen des aktuellen Rechnungssystems handhaben können:

Rechnungsaufstellung oder Lieferschein einer konsolidierten Rechnung beifügen

Eine Möglichkeit zur Compliance besteht darin, mehrere Dokumente in Verbindung mit einer konsolidierten Rechnung zu verwenden.

Die für eine qualifizierte Rechnung erforderlichen Informationen müssen nicht in einem einzigen Dokument enthalten sein. Aus diesem Grund ist es akzeptabel, mehrere Dokumente zu verwenden, die die Anforderungen des Rechnungssystems gemeinsam erfüllen.

Wenn eine konsolidierte Rechnung allein die Anforderungen nicht erfüllt, fügen Sie für jede der während des Zeitraums getätigten Transaktionen eine Rechnungsaufstellung oder einen Lieferschein bei. In diesen Dokumenten ist es wichtig, dass die erforderlichen Posten einer qualifizierten Rechnung – wie Datum der Transaktion, Produktname, Betrag der Verbrauchssteuer und Steuersatz – klar angegeben sind.

Sie können beispielsweise die Registrierungsnummer des Rechnungssystems – die nachweist, dass Sie Inhaber/in eines Unternehmens/einer qualifizierten Rechnung sind – auf der konsolidierten Rechnung angeben. Darüber hinaus können Sie alle Details zu jeder Transaktion – die die konsolidierte Rechnung nicht vollständig abdecken kann – auf der Rechnungsaufstellung oder einem Lieferschein angeben. Diese Dokumente können zusammengenommen das Rechnungssystem einhalten.

Bei der Verwendung mehrerer Dokumente müssen jedoch die Verbindungen zwischen den einzelnen Dokumenten klar sein. Geben Sie daher die relevante Rechnung und die Lieferscheinnummer auf der konsolidierten Rechnung an. Verwalten Sie diese Nummern, indem Sie sie miteinander verknüpfen, damit sie bei Bedarf umgehend vorgelegt werden können.

Konsolidierte Rechnung als qualifizierte Rechnung verwenden

Eine weitere Möglichkeit zur Compliance besteht darin, eine konsolidierte Rechnung als qualifizierte Rechnung zu verwenden. Dazu ist es notwendig, ein Abrechnungssystem einzuführen, das dem Rechnungssystem entspricht.

Wenn Sie beispielsweise das aufgeschlüsselte Anzeigeformat seit der Einführung des Rechnungssystems verwenden, müssen Sie nur geringfügige Formatänderungen vornehmen. Dies liegt daran, dass alle Transaktionsdetails bereits enthalten sind. Daher ist es für dieses Format einfacher, das Rechnungssystem zu erfüllen als für das Steuer-inklusive Anzeigeformat. Andererseits erfordert das Steuer-inklusive Anzeigeformat ein größeres Systemupdate, weshalb eine erweiterte Planung dazu beitragen kann, einen überschaubaren Arbeitsaufwand zu gewährleisten.

Es ist auch möglich, eine konsolidierte Rechnung als Zusatzdokument zu verwenden und separat ein Tool zur Erstellung qualifizierter Rechnungen einzuführen.

Ein anderes Dokument als qualifizierte Rechnung mit zusätzlicher konsolidierter Rechnung verwenden

Eine weitere Möglichkeit, Compliance mit dem Rechnungssystem zu gewährleisten, ist die Verwendung eines anderen Dokuments als qualifizierte Rechnung.

Eine qualifizierte Rechnung muss nicht unbedingt als Rechnung ausgestellt werden. Solange das Dokument die Anforderungen des Rechnungssystems für eine qualifizierte Rechnung erfüllt, kann auch ein Lieferschein oder eine Rechnung allein konform sein.

In diesem Fall ist eine konsolidierte Rechnung nicht erforderlich, aber es ist dennoch ratsam, sie als zusätzliches Dokument beizufügen, um den Komfort zwischen Unternehmen zu verbessern.

Einrichtung einer Rechnungssystem-konformen Umgebung

In diesem Artikel haben wir Informationen zu konsolidierten Rechnungen, Vorbereitungsschritten, Vorteilen, Compliance und Vorsichtsmaßnahmen zusammengefasst.

Damit Käufer/innen die Vorsteuergutschrift im Rahmen des derzeitigen Rechnungssystems problemlos erhalten, sind geeignete Maßnahmen sowohl durch Aussteller/in als auch durch Empfänger/in erforderlich. Im Rahmen des Rechnungssystems müssen qualifizierte Rechnungen von dem/der Verkäufer/in an den/die Käufer/in ausgestellt und von beiden Parteien für einen bestimmten Zeitraum gespeichert werden. Aus diesem Grund sollten Unternehmen, die mit konsolidierten Rechnungen zu tun haben, über Systeme verfügen, mit denen sie das Rechnungssystem erfüllen können.

Wir empfehlen Online-Tools, die die Arbeit vereinfachen können – wie automatische Funktionen zur Berechnung der Steuern und Buchhaltungssoftware –, da sie für die Erstellung von Rechnungen äußerst nützlich sind.

Für das Rechnungssystem gelten verschiedene Anforderungen an die Vorsteuergutschrift, und es ist notwendig, Vorbereitungen im Voraus zu treffen, z. B. durch die Einführung von Systemen, die mit qualifizierten Rechnungen kompatibel sind, und die Registrierung für das Rechnungssystem. Sobald diese Vorbereitungen abgeschlossen sind, sollten Buchhaltungsvorgänge im Zusammenhang mit qualifizierten Rechnungen in Zukunft effizienter sein.

So kann Stripe Invoicing helfen

Mit Stripe Invoicing lässt sich Debitorenbuchhaltung vereinfachen – von der Erstellung der Rechnung bis zum Einzug der Zahlungen. Ganz gleich, ob Sie einmalige oder wiederkehrende Abrechnungen verwalten, Stripe hilft Unternehmen dabei, Zahlungen schneller zu akzeptieren und Abläufe zu optimieren:

• Debitorenbuchhaltung automatisieren: Sie können professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen, anpassen und senden – ganz ohne Code. Stripe verfolgt automatisch den Rechnungsstatus, sendet Zahlungserinnerungen und verarbeitet Rückerstattungen, sodass Sie Ihren Cashflow im Griff behalten.
  
• Cashflow beschleunigen: Reduzieren Sie die Forderungslaufzeit (DSO) und akzeptieren Sie Zahlungen schneller mit integrierten globalen Zahlungen, automatischen Erinnerungen und KI-gestützten Dunning-Tools, die Ihnen helfen, mehr Umsatz zu erzielen.
  
• Nutzungsfreundlichkeit erhöhen: Bieten Sie Kundinnen und Kunden eine bequeme Zahlungsmöglichkeit mit Unterstützung von über 25 Sprachen, 135 Währungen und 100 Zahlungsmethoden. Die Nutzer/innen können Rechnungen über ein Selfservice-Portal ganz leicht aufrufen und bezahlen.
  
• Aufwand im Backoffice reduzieren: Erstellen Sie Rechnungen in Minuten und reduzieren Sie die Zeit, die für das Inkasso aufgewendet wird, durch automatische Erinnerungen und eine von Stripe gehostete Rechnungszahlungsseite.
  
• In Ihre bestehenden Systeme integrieren: Stripe Invoicing lässt sich in beliebte Buchhaltungs- und Enterprise-Resource-Planning(ERP)-Software integrieren, sodass Sie Systeme synchron halten und manuelle Dateneingaben reduzieren können.
  

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