En konsoliderad faktura sammanfattar information om transaktioner och flera fakturor som utfärdats under en viss period. Flera fakturor kan utfärdas som en enda faktura när flera transaktioner görs i snabb följd med samma klient. På så vis kan konsoliderade fakturor förbättra redovisningseffektiviteten.

Japan införde fakturasystemet den 1 oktober 2023. Konsoliderade fakturor måste efterleva fakturasystemet. Följaktligen blir verktyg och system som skapar konsoliderade fakturor i efterlevnad med fakturasystemet allt vanligare i japanska företag.

Den här artikeln innehåller grundläggande information om konsoliderade fakturor, förberedelsesteg, fördelar och försiktighetsåtgärder. Vi beskriver också hur du efterlever Japans fakturasystem.

Vad innehåller den här artikeln?

• Vad är en konsoliderad faktura?
  
• Fördelarna med konsoliderade fakturor
  
• Viktiga punkter om konsoliderade fakturor
  
• Format för konsoliderade fakturor
  
• Hur man förbereder en konsoliderad faktura
  
• Skapa konsoliderade fakturor som efterlever fakturasystemet
  
• Upprätta en miljö som uppfyller kraven för fakturasystem
  
• Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig
  

Vad är en konsoliderad faktura?

En konsoliderad faktura innehåller samlad information om flera transaktions- och insättningsfakturor för en viss period. Med en månatlig faktureringsperiod aggregeras till exempel alla fakturor för transaktioner som inträffade under månaden så att fakturan kan skickas in som ett engångsbelopp.

En konsoliderad faktura genereras vanligtvis med hjälp av kalkylprogram eller ett faktureringssystem. I den här processen importeras den detaljerade information som anges på varje följesedel eller faktura till den konsoliderade fakturan, som sedan utfärdas till klienten.

Skillnader från vanliga fakturor

Både konsoliderade fakturor och vanliga fakturor utfärdas till företagets partner för att begära betalning för belopp som uppstått under transaktioner. Båda anger också fakturans belopp tydligt. Regelbundna fakturor utfärdas dock individuellt för varje transaktion. Å andra sidan kombinerar en konsoliderad faktura, som namnet antyder, de belopp som uppstått från flera transaktioner under en viss period och begär betalning för totalbeloppet.

Även om fakturan kan förberedas i vilket format som helst är det viktigt att radposterna är tydliga och lätta att förstå så att klienten kan se exakt vad som faktureras. Därför är det viktigt att förstå fakturakraven och syftena i förväg.

Fördelarna med konsoliderade fakturor

Konsoliderade fakturor används ofta i B2B-transaktioner som ett effektivt sätt att förbättra arbetseffektiviteten. Nedan beskriver vi fördelarna med konsoliderade fakturor för utfärdaren och mottagaren:

Fördelar för utfärdare

När det förekommer frekventa transaktioner leder utfärdandet av en faktura för var och en av dessa transaktioner till ett stort antal utfärdade fakturor. Detta kan göra det svårt att veta det totala fakturerade beloppet. Men om istället en konsoliderad faktura används kan det totala fakturerade beloppet enkelt kontrolleras. Konsoliderade fakturor kan också minska arbetsbelastningen med att generera fakturor och kontrollera utbetalningar, och de kan förhindra uteblivna fakturor och dubbel fakturering.

Fördelar för mottagare

Även när fakturor har utfärdats av samma företag kan de utfärdas av olika avdelningar – till exempel försäljning och redovisning – beroende på transaktionen. Att ta emot flera fakturor från olika avdelningar kan göra det komplicerat för fakturans mottagare att veta vilket belopp som ska betalas. Detta kan leda till missade eller försenade betalningar eller oro för att bli dubbelfakturerad av utfärdaren.

Konsoliderade fakturor används för att undvika sådana problem. Konsoliderade fakturor sammanfattar information om flera transaktioner i ett enda dokument och anger det totala fakturerade beloppet. På så sätt kan klienten omedelbart verifiera det totala fakturerade beloppet och fortsätta att behandla betalningen.

Viktiga punkter om konsoliderade fakturor

Konsoliderade fakturor – som gör det möjligt för företag att fakturera flera transaktioner tillsammans – ger betydande fördelar vad gäller en enklare bokföringen. En viktig faktor att tänka på när det gäller konsoliderade fakturor är dock att de måste efterleva fakturasystemet.

Konsoliderade fakturor kan inte ensamma uppfylla kraven för fakturasystemet eftersom de saknar relevanta uppgifter. Till exempel har både konsoliderade fakturor och kvalificerade fakturor som utfärdas enligt fakturasystemet gemensamma komponenter. De måste innehålla det utfärdande företagets namn, kundens namn och det totala fakturerade beloppet. Konsoliderade fakturor utelämnar dock vanligtvis uppgifter, t.ex. datum för varje transaktion, specifika transaktionsuppgifter, belopp enligt konsumtionsskattesats och beloppet för konsumtionsskatt. Av denna anledning anses en konsoliderad faktura i allmänhet vara otillräcklig för att helt efterleva fakturasystemet.

Därför måste företag vidta ytterligare åtgärder, till exempel bifoga separata dokument till den konsoliderade fakturan. Vi diskuterar metoder för att efterleva fakturasystemet nedan.

Format för konsoliderade fakturor

Konsoliderade fakturor klassificeras vanligtvis i en av följande två typer:

Visningsformat som inkluderar skatt

Ett visningsformat som inkluderar skatt är en relativt allmän och enkel konsoliderad faktura som endast innehåller den minimala informationen som krävs. Denna information inkluderar det totala fakturerade beloppet för flera transaktioner. Visningsformatet som inkluderar skatt innehåller inte information om varje transaktion, till exempel produktnamn och enhetspriser, men inkluderar allmän transaktionsinformation, fakturerade belopp och deadlines för betalning.

Eftersom enskilda transaktionsuppgifter och fakturerade belopp inte ingår i visningsformatet som inkluderar skatt kan det minska arbetet med att förbereda dokumentet. Det kan dock också göra det svårt att verifiera uppgifter och fakturerade belopp för varje transaktion.

Detaljerat visningsformat

Till skillnad från visningsformatet som inkluderar skatt innehåller det detaljerade visningsformatet detaljerad information om varje transaktion. Det genereras med andra ord som en fakturaförklaring.

I det detaljerade visningsformatet inkluderas information om varje transaktion, t.ex. produkt- eller tjänstenamn, enhetspris och kvantitet, utöver totala fakturerade belopp och deadlines för betalning.

Med det här formatet kan information om enskilda transaktioner – inklusive tillämplig skattesats, konsumtionsskatt och fakturerat belopp – verifieras. På så sätt kan mottagaren intyga att det fakturerade beloppet är korrekt och fullständigt endast baserat på den konsoliderade fakturan.

Den största fördelen med att använda det detaljerade visningsformatet för att skapa en konsoliderad faktura är att formatet uppfyller de olika kraven i fakturasystemet. Så länge som den information som krävs för en kvalificerad faktura ingår i informationen för enskilda transaktioner kan även en konsoliderad faktura användas som en kvalificerad faktura.

Hur man förbereder en konsoliderad faktura

De grundläggande stegen för att förbereda en konsoliderad faktura är följande:

• Samla in fakturainformation: Först måste all information om transaktionerna inom en viss period samlas in. För att säkerställa att det inte förekommer någon missad fakturering är det viktigt att vara noggrann och se till att alla fakturor har samlats in i det här steget. När du samlar in sådan information är det praktiskt att ha en lista med referensnummer tilldelade till varje transaktions datum, radpost och klient innan inkasseringen behandlas.
  
• Extrahera fakturainformation: Extrahera transaktionsrelaterad information som ska inkluderas i den konsoliderade fakturan. Placera den i listan som beskrivs ovan eller ett annat blad.
  
• Konvertera till det konsoliderade fakturaformatet: Konvertera den extraherade informationen till ett konsoliderat fakturaformat, till exempel det som inkluderar skatt eller det detaljerade visningsformatet, eller använd ett automatiserat verktyg. Under detta steg, se till att informationen är fullständig och korrekt. Eftersom textigenkänningen för automatiserade verktyg varierar, kan det vara snabbare och mer exakt att hantera detta steg manuellt om informationen som ska anges inte är omfattande.
  
• Skicka den konsoliderade fakturan: Skicka den förberedda konsoliderade fakturan till klienten. Detta kan göras genom att posta en papperskopia, bifoga en PDF-fil i e-post eller ladda upp det till en webbplats där klienten kan ladda ner det. Fundera på vad som kommer att vara bekvämt för ditt företag och din klient. Utfärda sedan den konsoliderade fakturan när klienten har godkänt leveransmetoden.
  

Skapa konsoliderade fakturor som efterlever fakturasystemet

I och med införandet av fakturasystemet den 1 oktober 2023 är företagare skyldiga att utfärda och behålla kvalificerade fakturor som uppfyller kraven. Detta bidrar till att säkerställa att den ingående skattekrediten kan tillämpas korrekt och säkert. Den nuvarande konsumtionsskatten i Japan är uppdelad i en standardskattesats på 10 % och en reducerad skattesats på 8 %. Fakturasystemet infördes som en metod för ingående skattekredit för att hantera dessa olika skattesatser.

Av denna anledning – i likhet med de fall där en faktura utfärdas per transaktion – är det viktigt att fastställa huruvida en konsoliderad faktura kan fungera som en kvalificerad faktura för att tillämpa ingående skattekredit. Med ett sådant system måste säljaren utfärda dokument med noggrann planering och full hänsyn till köparen.

Nedan beskriver vi specifika sätt att hantera konsoliderade fakturor enligt det nuvarande fakturasystemet:

Bifoga en fakturaförklaring eller ett följebrev till en konsoliderad faktura

Ett sätt att säkerställa efterlevnad är att använda flera dokument i samband med en konsoliderad faktura.

Information som krävs för en kvalificerad faktura behöver inte finnas i ett enda dokument. Därför är det acceptabelt att använda flera dokument för att tillsammans uppfylla kraven för fakturasystemet.

Om en konsoliderad faktura inte ensam uppfyller kraven ska du bifoga en fakturaförklaring eller ett följebrev för var och en av de transaktioner som har inträffat under perioden. I dessa dokument är det viktigt att de obligatoriska radposterna i en kvalificerad faktura – såsom transaktionsdatum, produktnamn, belopp för konsumtionsskatt och skattesats – anges tydligt.

Du kan till exempel ange fakturasystemets registreringsnummer – som bevisar att du är en företagsägare kvalificerad att utfärda fakturor – på den konsoliderade fakturan. Dessutom kan du inkludera alla uppgifter om varje transaktion – som den konsoliderade fakturan inte kan täcka fullt ut – på fakturaförklaringen eller på en följesedel. Dessa dokument kan tillsammans efterleva fakturasystemet.

När du använder flera dokument måste sambanden mellan varje dokument vara tydliga. Inkludera därför relevant fakturaförklaringsnummer och följesedelsnummer på den konsoliderade fakturan. Hantera dessa nummer genom att länka dem så att de kan presenteras snabbt vid behov.

Använd en konsoliderad faktura som en kvalificerad faktura

Ett annat sätt att säkerställa efterlevnad är att använda en konsoliderad faktura som en kvalificerad faktura. För att göra det är det nödvändigt att införa ett faktureringssystem som efterlever fakturasystemet.

Om du till exempel har använt det detaljerade visningsformatet innan fakturasystemet introducerades behöver du bara göra mindre formatändringar. Detta beror på att alla uppgifter om transaktionen redan finns med. Därför är det lättare för det här formatet att efterleva fakturasystemet än visningsformatet som inkluderar skatt. Å andra sidan kräver visningsformatet som inkluderar skatt en större systemuppdatering, vilket är anledningen till att planering i förväg kan hjälpa till att säkerställa en hanterbar arbetsbörda.

Det är också möjligt att använda en konsoliderad faktura som ett kompletterande dokument och separat införa ett verktyg för att skapa kvalificerade fakturor.

Använd ett annat dokument som en kvalificerad faktura med en kompletterande konsoliderad faktura

Ett annat sätt att säkerställa efterlevnad av fakturasystemet är att använda ett annat dokument som en kvalificerad faktura.

En kvalificerad faktura behöver inte nödvändigtvis utfärdas som en faktura. Så länge dokumentet uppfyller kraven i fakturasystemet för en kvalificerad faktura, kan även en följesedel eller en fakturaförklaring ensam uppfylla kraven.

I det här fallet är en konsoliderad faktura onödig, men det är ändå lämpligt att bifoga den som ett kompletterande dokument. Det kan bidra till att göra samarbetet bekvämare mellan företag.

Etablera en miljö som uppfyller kraven i fakturasystemet

I den här artikeln har vi tagit upp information om konsoliderade fakturaformat, förberedelsesteg, fördelar, efterlevnad och försiktighetsåtgärder.

För att köpare utan problem ska få den ingående skattekrediten enligt det nuvarande fakturasystemet krävs lämpliga åtgärder av både utfärdaren och mottagaren. Enligt fakturasystemet måste kvalificerade fakturor utfärdas från säljaren till köparen och sparas av båda parter under en viss period. Av denna anledning bör företag som hanterar konsoliderade fakturor ha system på plats som gör det möjligt för dem att efterleva fakturasystemet.

Vi rekommenderar onlineverktyg som kan förenkla arbetet – som funktioner för att automatiskt beräkna konsumtionsskatt samt bokföringsprogram – eftersom de är mycket användbara för att skapa fakturor.

Fakturasystemet har olika krav på ingående skattekredit, och det är nödvändigt att göra förberedelser i förväg, till exempel genom att implementera system som är kompatibla med kvalificerade fakturor och registrering för fakturasystemet. När dessa förberedelser är klara bör dock bokföringsarbete relaterat till kvalificerade fakturor vara mer effektiva i framtiden.

Så kan Stripe Invoicing hjälpa dig

Stripe Invoicing förenklar behandlingen av kundfordringar – från skapande av fakturor till debitering av betalningar. Oavsett om du hanterar engångsfakturering eller återkommande fakturering hjälper Stripe företag att få betalt snabbare och arbeta mer effektivt:

• Automatisera kundreskontra: Skapa, anpassa och skicka professionella fakturor på ett enkelt sätt – ingen kodning krävs. Stripe spårar fakturastatus, skickar påminnelser om betalningar och behandlar återbetalningar, vilket hjälper dig att hålla koll på kassaflödet.
  
• Accelerera kassaflödet: Minska den genomsnittliga kredittiden och få betalt snabbare med integrerade globala betalningar, automatiska påminnelser och AI-drivna dunningverktyg som hjälper dig att återvinna mer intäkter.
  
• Förbättra kundupplevelsen: Leverera en modern betalningsupplevelse med stöd för över 25 språk, över 135 valutor och över 100 betalningsmetoder. Fakturor är enkla att komma åt och betala via en kundportal med självbetjäning.
  
• Minska arbetsbelastningen på kontoret: Skapa fakturor på några minuter och minska tiden som läggs på indrivning genom automatiska påminnelser och en Stripe-baserad sida för fakturabetalning.
  
• Integrera med dina befintliga system: Stripe Invoicing integreras med populär bokföringsprogramvara och affärssystem (ERP), vilket hjälper dig att hålla systemen synkroniserade och minska behovet av manuell datainmatning.
  

Läs mer om hur Stripe kan förenkla din process för kundfordringar, eller börja i dag.