Een geconsolideerde factuur geeft een overzicht van transactiegegevens en meerdere facturen die binnen een bepaalde periode zijn uitgegeven. Als er snel achter elkaar meerdere transacties met dezelfde klant zijn gedaan, kunnen meerdere facturen samen als één factuur worden uitgegeven. Daarom kan het gebruik van geconsolideerde facturen de efficiëntie van de boekhouding verbeteren.

Japan heeft op 1 oktober 2023 het factuursysteem ingevoerd. Geconsolideerde facturen moeten aan het factuursysteem voldoen. Daardoor worden tools en systemen die geconsolideerde facturen maken die aan het factuursysteem voldoen, steeds gebruikelijker in Japanse bedrijven.

Dit artikel geeft basisinformatie over geconsolideerde factuurformaten, voorbereidingsstappen, voordelen en voorzorgsmaatregelen. We geven ook een overzicht van hoe je kunt voldoen aan het Japanse factuursysteem.

Wat staat er in dit artikel?

• Wat is een geconsolideerde factuur?
  
• De voordelen van samengevoegde facturen
  
• Belangrijkste punten over samengevoegde facturen
  
• Formaten voor samengevoegde facturen
  
• Hoe maak je een geconsolideerde factuur?
  
• Hoe maak je een geconsolideerde factuur die voldoet aan de regels van het factuursysteem?
  
• Een omgeving opzetten die voldoet aan het factuursysteem
  
• Hoe Stripe Invoicing kan helpen
  

Wat is een geconsolideerde factuur?

Een geconsolideerde factuur bevat alle info over meerdere transactiefacturen en stortingsbewijzen voor een bepaalde periode. Bijvoorbeeld, bij een maandelijkse facturatieperiode worden alle facturen voor transacties die in die maand zijn gedaan bij elkaar opgeteld, zodat de factuur in één keer kan worden ingediend.

Een geconsolideerde factuur wordt meestal gemaakt met spreadsheetsoftware of een facturatiesysteem. Hierbij wordt de gedetailleerde info van elke leveringsbon of factuur geïmporteerd in de geconsolideerde factuur, die vervolgens naar de klant wordt gestuurd.

Verschillen met gewone facturen

Zowel geconsolideerde facturen als gewone facturen worden naar zakelijke partners gestuurd om te vragen om betaling voor bedragen die tijdens transacties zijn gemaakt. Ze vermelden ook allebei duidelijk het factuurbedrag. Gewone facturen worden echter voor elke transactie apart gemaakt. Een geconsolideerde factuur, zoals de naam al zegt, combineert de bedragen van meerdere transacties binnen een bepaalde periode en vraagt om betaling van het totaalbedrag.

Hoewel de factuur in elk formaat kan worden opgesteld, is het belangrijk dat de posten duidelijk en begrijpelijk zijn, zodat de klant precies kan zien wat er in rekening wordt gebracht. Daarom is het belangrijk om van tevoren op de hoogte te zijn van factuurvereisten en het doel ervan.

De voordelen van geconsolideerde facturen

Geconsolideerde facturen worden vaak gebruikt in B2B-transacties als een handige manier om efficiënter te werken. Hieronder leggen we uit wat de voordelen zijn van geconsolideerde facturen voor degene die ze maakt en degene die ze krijgt:

Voordelen voor uitgevers

Als er vaak transacties zijn, krijg je een hoop facturen als je voor elke transactie een aparte factuur maakt. Hierdoor kan het lastig zijn om te weten wat het totale gefactureerde bedrag is. Maar als je in plaats daarvan een samengevoegde factuur gebruikt, kun je het totale gefactureerde bedrag makkelijk checken. Samengevoegde facturen kunnen ook de werkdruk van het maken van facturen en het checken van betalingen verminderen, en ze kunnen voorkomen dat er facturen kwijtraken of dat er dubbel wordt gefactureerd.

Voordelen voor ontvangers

Zelfs als facturen door hetzelfde bedrijf zijn uitgegeven, kunnen ze door verschillende afdelingen worden uitgegeven, zoals verkoop en boekhouding, afhankelijk van de transactie. Als je meerdere facturen van verschillende afdelingen krijgt, kan het voor de ontvanger lastig zijn om te weten welk bedrag hij moet betalen. Dit kan leiden tot gemiste of vertraagde betalingen of zorgen over dubbele facturering door de uitgever.

Om dit soort problemen te voorkomen, worden geconsolideerde facturen gebruikt. Geconsolideerde facturen zetten de info over meerdere transacties samen in één document en vermelden het totale factuurbedrag. Zo kan de klant het totale factuurbedrag meteen checken en verdergaan met het betalingsproces.

Belangrijkste punten over geconsolideerde facturen

Geconsolideerde facturen, waarmee bedrijven meerdere transacties samen kunnen factureren, bieden aanzienlijke voordelen wat betreft het vereenvoudigen van boekhoudkundige handelingen. Een belangrijk aandachtspunt met betrekking tot geconsolideerde facturen is echter dat ze moeten voldoen aan het factuursysteem.

Van nature voldoen geconsolideerde facturen op zichzelf niet aan de vereisten van het factuursysteem, omdat ze relevante details missen. Zo hebben zowel geconsolideerde facturen als gekwalificeerde facturen die onder het factuursysteem worden uitgegeven, gemeenschappelijke elementen. Ze moeten de naam van het bedrijf dat de factuur heeft uitgegeven, de naam van de klant en het totale gefactureerde bedrag bevatten. Geconsolideerde facturen laten echter meestal details weg, zoals de datum van elke transactie, specifieke transactiegegevens, het bedrag per btw-tarief en het btw-bedrag. Daarom wordt een geconsolideerde factuur alleen meestal niet genoeg gevonden om helemaal aan het factuursysteem te voldoen.

Daarom moeten bedrijven extra maatregelen nemen, zoals het bijvoegen van aparte documenten bij de verzamelrekening. Hieronder bespreken we methoden om aan het factuursysteem te voldoen.

Formaten voor geconsolideerde facturen

Geconsolideerde facturen worden meestal in een van de volgende twee soorten ingedeeld:

Weergaveformaat inclusief belasting

Een weergaveformaat inclusief belasting is een vrij algemene en simpele geconsolideerde factuur die alleen de minimaal vereiste info bevat. Deze info omvat het totale factuurbedrag voor meerdere transacties. Het weergaveformaat inclusief belasting bevat geen details van elke transactie, zoals productnamen en eenheidsprijzen, maar wel algemene transactie-info, factuurbedragen en betalingstermijnen.

Omdat details van individuele transacties en gefactureerde bedragen niet in het weergaveformaat inclusief belasting staan, kan dit de werkdruk bij het opstellen van het document verminderen. Het kan echter ook moeilijk zijn om de details en gefactureerde bedragen voor elke transactie te controleren.

Gespecificeerde weergave

In tegenstelling tot de weergave inclusief belasting, laat de gedetailleerde weergave je precies zien wat er bij elke transactie is gebeurd. Het is eigenlijk een soort factuur.

In de gespecificeerde weergave staan naast de totale factuurbedragen en betalingstermijnen ook details van elke transactie, zoals de naam van het product of de dienst, de eenheidsprijs en de hoeveelheid.

Met dit formaat kan informatie over individuele transacties, zoals het toepasselijke belastingtarief, het bedrag aan verbruiksbelasting en het gefactureerde bedrag, worden gecontroleerd. Hierdoor kan de ontvanger de juistheid en integriteit van het gefactureerde bedrag controleren op basis van de geconsolideerde factuur alleen.

Het grootste voordeel van het gebruik van het gespecificeerde weergaveformaat voor het maken van een geconsolideerde factuur is dat het formaat voldoet aan de verschillende vereisten van het factuursysteem. Zolang de vereiste informatie voor een gekwalificeerde factuur is opgenomen in de details van individuele transacties, kan zelfs een geconsolideerde factuur worden gebruikt als een gekwalificeerde factuur.

Hoe maak je een samengevoegde factuur?

De basisstappen voor het maken van een samengevoegde factuur zijn:

• Factuurgegevens verzamelen: Eerst moet je alle info over de transacties binnen een bepaalde periode verzamelen. Om ervoor te zorgen dat er geen facturen worden gemist, is het belangrijk om grondig te werk te gaan en ervoor te zorgen dat alle facturen in deze stap zijn verzameld. Bij het verzamelen van deze info is het handig om een lijst met referentienummers te hebben die aan elke transactiedatum, elk artikel en elke klant zijn toegewezen voordat je met het verzamelproces begint.
  
• Factuurgegevens extraheren: Haal de transactiegegevens eruit die in de samengevoegde factuur moeten komen. Zet ze in de lijst die hierboven is beschreven of in een ander blad.
  
• Omzetten naar het formaat van de samengevoegde factuur: Zet de geëxtraheerde informatie om naar het formaat van een samengevoegde factuur, zoals het formaat met belasting inbegrepen of het gespecificeerde weergaveformaat, of gebruik een geautomatiseerde tool. Zorg er tijdens deze stap voor dat de informatie volledig en nauwkeurig is. Aangezien de nauwkeurigheid van tekstherkenning van geautomatiseerde tools varieert, kan het sneller en nauwkeuriger zijn om deze stap handmatig uit te voeren als de in te voeren informatie niet uitgebreid is.
  
• De geconsolideerde factuur versturen: Stuur de opgestelde geconsolideerde factuur naar de klant. Dit kan door een papieren versie te versturen, een PDF-bestand aan een e-mail toe te voegen of het bestand te uploaden naar een website waar de klant het kan downloaden. Bedenk wat het handigst is voor je bedrijf en je klant. Stuur de geconsolideerde factuur vervolgens op zodra de klant akkoord is gegaan met de verzendmethode.
  

Geconsolideerde facturen maken die voldoen aan de regels van het factuursysteem

Met de introductie van het factuursysteem op 1 oktober 2023 moeten ondernemers facturen maken en bewaren die aan de regels voldoen. Dit zorgt ervoor dat de belastingkredietaftrek goed en veilig kan worden toegepast. De huidige verbruiksbelasting in Japan is verdeeld in een standaardtarief van 10% en een verlaagd tarief van 8%. Het factuursysteem is ingevoerd als een methode voor belastingkredietaftrek om met deze verschillende verbruiksbelastingtarieven om te gaan.

Om deze reden, vergelijkbaar met gevallen waarin een factuur per transactie wordt uitgereikt, is het een belangrijke factor bij het toepassen van de verrekening van het belastingkrediet of een geconsolideerde factuur als een gekwalificeerde factuur kan dienen. Met een dergelijk systeem moet de verkoper documenten uitreiken met een zorgvuldige planning en volledige aandacht voor de koper.

Hieronder beschrijven we specifieke manieren om geconsolideerde facturen te behandelen onder het huidige factuursysteem:

Voeg een factuuroverzicht of een leveringsbon toe aan een samengevoegde factuur

Een manier om ervoor te zorgen dat je aan de regels voldoet, is door meerdere documenten te gebruiken samen met een samengevoegde factuur.

De info die nodig is voor een geldige factuur hoeft niet allemaal in één document te staan. Daarom is het aanvaardbaar om meerdere documenten te gebruiken om samen aan de eisen van het factuursysteem te voldoen.

Als een geconsolideerde factuur alleen niet voldoet aan de vereisten, voeg dan een factuuroverzicht of een leveringsbon toe voor elke transactie die tijdens de periode heeft plaatsgevonden. In deze documenten is het belangrijk dat de vereiste gegevens van een geldige factuur, zoals transactiedatum, productnaam, bedrag aan verbruiksbelasting en belastingtarief, duidelijk worden vermeld.

Je kunt bijvoorbeeld het registratienummer van het factuursysteem – dat bewijst dat je een gekwalificeerde factuuruitgevende ondernemer bent – op de geconsolideerde factuur vermelden. Daarnaast kun je alle details over elke transactie – die niet volledig op de geconsolideerde factuur kunnen worden vermeld – op de factuuroverzicht of een leveringsbon vermelden. Deze documenten kunnen gezamenlijk voldoen aan het factuursysteem.

Als je meerdere documenten gebruikt, moeten de verbanden tussen de documenten duidelijk zijn. Zet daarom het relevante factuurnummer en het leveringsbonnummer op de samengevoegde factuur. Houd deze nummers bij door ze aan elkaar te koppelen, zodat je ze snel kunt laten zien als dat nodig is.

Gebruik een samengevoegde factuur als een gekwalificeerde factuur

Een andere manier om ervoor te zorgen dat je aan de regels voldoet, is door een geconsolideerde factuur te gebruiken als een gekwalificeerde factuur. Hiervoor moet je een facturatiesysteem invoeren dat voldoet aan het factuursysteem.

Als je bijvoorbeeld al vóór de invoering van het factuursysteem gebruikmaakte van de gespecificeerde weergave, hoef je slechts kleine wijzigingen in de indeling aan te brengen. Dit komt omdat alle transactiegegevens al zijn opgenomen. Daarom is het voor deze indeling gemakkelijker om aan het factuursysteem te voldoen dan voor de weergave inclusief belasting. Aan de andere kant vereist de weergave inclusief belasting een ingrijpende systeemupdate, waardoor een goede planning kan helpen om de werklast beheersbaar te houden.

Het is ook mogelijk om een geconsolideerde factuur als aanvullend document te gebruiken en apart een tool te introduceren voor het maken van gekwalificeerde facturen.

Gebruik een ander document als een gekwalificeerde factuur met een aanvullende geconsolideerde factuur

Een andere manier om ervoor te zorgen dat je aan het factuursysteem voldoet, is door een ander document als een geldige factuur te gebruiken.

Een geldige factuur hoeft niet per se als factuur te worden uitgegeven. Zolang het document voldoet aan de eisen van het factuursysteem voor een geldige factuur, kan zelfs een leveringsbon of een factuuroverzicht alleen al voldoen.

In dit geval is een geconsolideerde factuur niet nodig, maar het is toch handig om deze als aanvullend document bij te voegen. Dit kan het gemak tussen bedrijven verbeteren.

Een omgeving creëren die voldoet aan het factuursysteem

In dit artikel hebben we informatie gegeven over geconsolideerde factuurformaten, voorbereidingsstappen, voordelen, compliance en voorzorgsmaatregelen.

Om ervoor te zorgen dat kopers zonder problemen de belastingkredietvergoeding kunnen krijgen onder het huidige factuursysteem, moeten zowel de uitgever als de ontvanger de juiste stappen nemen. Onder het factuursysteem moeten gekwalificeerde facturen door de verkoper aan de koper worden uitgegeven en door beide partijen gedurende een bepaalde periode worden bewaard. Daarom moeten ondernemers die met geconsolideerde facturen werken, systemen hebben waarmee ze aan het factuursysteem kunnen voldoen.

We raden online tools aan die het werk makkelijker maken, zoals automatische functies voor het berekenen van verbruiksbelasting en boekhoudsoftware, omdat deze superhandig zijn voor het maken van facturen.

Het factuursysteem stelt verschillende eisen met betrekking tot belastingkredietverrekening en het is noodzakelijk om vooraf voorbereidingen te treffen, zoals het implementeren van systemen die compatibel zijn met gekwalificeerde facturen en het registreren voor het factuursysteem. Zodra deze voorbereidingen zijn getroffen, zouden boekhoudkundige handelingen met betrekking tot gekwalificeerde facturen in de toekomst echter efficiënter moeten verlopen.

De voordelen van Stripe Invoicing

Stripe Invoicing maakt je debiteurenbeheer makkelijker, van het maken van facturen tot het innen van betalingen. Of je nu eenmalige of terugkerende facturen beheert, Stripe helpt bedrijven sneller betaald te worden en hun activiteiten te stroomlijnen:

• Automatiseer debiteurenbeheer: Maak eenvoudig professionele facturen aan, pas ze aan en verstuur ze - geen codering vereist. Stripe houdt automatisch de factuurstatus bij, stuurt betalingsherinneringen en verwerkt terugbetalingen, zodat je je cashflow onder controle kunt houden.
  
• De cashflow versnellen:Verminder het aantal dagen dat verkopen uitstaan (DSO) en krijg sneller betaald met geïntegreerde wereldwijde betalingen, automatische herinneringen en AI-ondersteunde aanmaningstools waarmee je meer inkomsten kunt innen.
  
• Verbeter de klantervaring: Bied een moderne betaalervaring met support voor 25+ talen, 135+ valuta's en 100+ betaalmethoden. Facturen zijn eenvoudig te openen en te betalen via een self-service klantenportaal.
  
• Verminder de werkdruk op je back-office: Genereer facturen in enkele minuten en verminder de tijd die je kwijt bent aan incasso's door middel van automatische herinneringen en een Stripe-hosted betaalpagina voor facturen.
  
• Integreer met je bestaande systemen: Stripe Invoicing integreert met populaire boekhoud- en enterprise resource planning (ERP)-software, zodat je systemen synchroon blijven en je minder handmatig gegevens hoeft in te voeren.
  

[Meer informatie () over hoe Stripe je debiteurenbeheerproces kan vereenvoudigen, of hoe je vandaag nog aan de slag kunt.