Una factura consolidada resume la información de las transacciones y las múltiples facturas emitidas dentro de un período específico. Se pueden emitir varias facturas colectivamente como una sola factura cuando se realizan varias transacciones en rápida sucesión con el mismo cliente. Por lo tanto, el uso de facturas consolidadas puede mejorar la eficiencia contable.

Japón introdujo el sistema de facturas el 1 de octubre de 2023. Las facturas consolidadas deben cumplir con el sistema de facturas. En consecuencia, las herramientas y los sistemas que crean facturas consolidadas en cumplimiento de la normativa del sistema de facturas son cada vez más comunes en las empresas japonesas.

Este artículo proporciona información básica sobre formatos de facturas consolidadas, pasos de preparación, beneficios y precauciones. También describimos cómo cumplir con el sistema de facturas de Japón.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Qué es una factura consolidada?
  
• Los beneficios de las facturas consolidadas
  
• Puntos clave sobre las facturas consolidadas
  
• Formatos de facturas consolidadas
  
• Cómo preparar una factura consolidada
  
• Crear facturas consolidadas en cumplimiento bajo el sistema de facturas
  
• Establecer un entorno que cumpla con el sistema de facturas
  
• ¿Cómo puede ayudarte Stripe Invoicing?
  

¿Qué es una factura consolidada?

Una factura consolidada contiene información colectiva sobre varias transacciones con facturas y comprobantes de depósito para un período específico. Por ejemplo, con un período de facturación mensual, todas facturas por transacciones ocurridas durante el mes se agregan para que la factura se pueda enviar por una suma global.

Una factura consolidada se genera comúnmente mediante un software de hoja de cálculo o un sistema de facturación. En este proceso, la información detallada que aparece en cada albarán o factura se importa a la factura consolidada, que luego se emite al cliente.

Diferencias con las facturas regulares

Tanto las facturas consolidadas como las facturas regulares se emiten a socios comerciales para solicitar el pago de importes incurridos durante las transacciones. También ambas indican claramente el importe de la factura. Sin embargo, las facturas regulares se emiten individualmente para cada transacción. Por otro lado, una factura consolidada, como su nombre lo indica, combina los importes incurridos por múltiples transacciones dentro de un período específico y solicita el pago por el total.

Aunque la factura puede prepararse en cualquier formato, es importante que las partidas de entrada sean claras y fáciles de entender para que el cliente pueda ver exactamente lo que se le factura, por lo que es importante comprender con antelación los requisitos de la factura y sus fines.

Los beneficios de las facturas consolidadas

Las facturas consolidadas se utilizan comúnmente en las transacciones B2B como una forma eficaz de mejorar la eficiencia del trabajo. A continuación, describimos los beneficios de las facturas consolidadas para el emisor y el beneficiario:

Beneficios para los emisores

Cuando hay transacciones frecuentes, la emisión de una factura por cada una de esas transacciones da lugar a una gran cantidad de facturas emitidas. Esto puede dificultar el conocimiento del importe total facturado. Sin embargo, si se utiliza una factura consolidada en su lugar, se puede comprobar fácilmente el importe total facturado. Las facturas consolidadas también pueden reducir la carga de trabajo de generar facturas y chequear procesos de compra, y pueden evitar omisión de facturas y doble facturación.

Beneficios para destinatarios

Incluso cuando las facturas han sido emitidas por la misma empresa, pueden ser emitidas por diferentes departamentos, como ventas y contabilidad, dependiendo de la transacción. Recibir varias facturas de diferentes departamentos puede dificultar que el beneficiario sepa qué importe pagar. Esto podría dar lugar a omisión de pagos o pagos demorados o a preocupaciones por ser facturados doblemente por el emisor.

Las facturas consolidadas se utilizan para evitar este tipo de problemas. Las facturas consolidadas resumen la información sobre múltiples transacciones en un solo documento y establecen el importe total facturado. Esto permite al cliente verificar el importe total facturado al instante y proceder con el proceso de pago.

Puntos clave sobre las facturas consolidadas

Las facturas consolidadas, que permiten a las empresas facturar varias transacciones juntas, ofrecen importantes beneficios en cuanto a simplificar las operaciones contables, pero una consideración importante en relación con las facturas consolidadas es que deben cumplir con el sistema de facturas.

Por naturaleza, las facturas consolidadas por sí solas no pueden cumplir los requisitos del sistema de facturas porque carecen de datos pertinentes. Por ejemplo, tanto las facturas consolidadas como las facturas calificadas emitidas en el marco del sistema de facturas comparten elementos comunes. Deben incluir el nombre de la empresa emisora, el nombre del cliente y el importe total facturado. Sin embargo, las facturas consolidadas suelen omitir detalles, como la fecha de cada transacción, los detalles específicos de la transacción, el importe por tasa impositiva al consumo y el importe del gravamen al consumo. Por este motivo, una factura consolidada por sí sola suele considerarse insuficiente para cumplir plenamente con el sistema de facturas.

Por lo tanto, las empresas deben tomar medidas adicionales, como adjuntar documentos separados a la factura consolidada. A continuación, analizamos los métodos para cumplir con el sistema de facturas.

Formatos de facturas consolidadas

Las facturas consolidadas suelen clasificarse en uno de los dos tipos siguientes:

Formato de visualización con impuestos incluidos

Un formato de visualización con impuestos incluidos es una factura consolidada relativamente general y simple que incluye solo la información mínima requerida. Esta información incluye el importe total facturado para varias transacciones. El formato de visualización con impuestos incluidos no contiene detalles de cada transacción, como los nombres de los productos y los precios unitarios, pero sí información general de la transacción, importes facturados y plazos de pago.

Dado que los datos de las transacciones particulares y los importes facturados no se incluyen en el formato de visualización con impuestos incluidos, puede reducir la carga de trabajo de preparación del documento, pero también puede dificultar la verificación de los detalles y los importes facturados de cada transacción.

Formato de visualización detallado

A diferencia del formato de visualización con impuestos incluidos, el formato de visualización pormenorizado contiene información detallada de cada transacción, es decir, se genera como extracto de factura.

En el formato de visualización detallado, se incluyen detalles de cada transacción, como el nombre del producto o servicio, el precio unitario y la cantidad, además de los importes totales facturados y los plazos de pago.

Con este formato, se puede verificar la información sobre transacciones individuales, incluidos la tasa impositiva aplicable, el importe del impuestos al consumo y el importe facturado. Esto permite al beneficiario certificar la precisión e integridad del importe facturado según la factura consolidada solamente.

La mayor ventaja de usar el formato de visualización pormenorizado para crear una factura consolidada es que el formato cumple con los diversos requisitos del sistema de facturas. Siempre y cuando la información requerida para una factura calificada se incluya en los detalles de las transacciones individuales, incluso una factura consolidada se puede usar como factura calificada.

Cómo preparar una factura consolidada

Los pasos básicos para preparar una factura consolidada son los siguientes:

• Recopilar información de la factura: En primer lugar, se debe recopilar toda la información relativa a las transacciones dentro de un período específico. Para garantizar que no haya facturación faltante, es importante ser exhaustivo y asegurarse de que todas las facturas se hayan reunido en este paso. Al recopilar dicha información, es conveniente tener una lista de números de referencia asignados a cada fecha de transacción, partida y cliente antes de comenzar el proceso de cobro.
  
• Extraer información de la factura: Extraer la información relacionada con la transacción para incluirla en la factura consolidada. Colocarla en la lista descrita anteriormente u otra hoja.
  
• Convertir al formato de factura consolidada: convierte la información extraída a un formato de factura consolidada, como el formato de visualización incluido, o usa una herramienta automatizada. Durante este paso, asegúrate de que la información esté completa y sea precisa. Dado que la precisión del reconocimiento de texto de las herramientas automatizadas varía, puede ser más rápido y preciso manejar este paso manualmente si la información que debes ingresar no es extensa.
  
• Enviar la factura consolidada: Envía la factura consolidada preparada al cliente. Esto se puede hacer enviando por correo una copia impresa, adjuntando un formato de documento portátil (PDF) a un correo electrónico o cargándolo en un sitio web donde el cliente pueda descargarlo. Considera lo que será conveniente para tu empresa y tu cliente. Luego, emite la factura consolidada una vez que el cliente apruebe el método de entrega.
  

Crear facturas consolidadas que cumplan con la normativa bajo el sistema de facturas

Con la introducción del sistema de facturas el 1 de octubre de 2023, los propietarios de las empresas deben emitir y conservar facturas calificadas que cumplan los requisitos, lo que ayuda a garantizar que el crédito fiscal soportado pueda aplicarse de manera adecuada y segura. El gravamen actual sobre el consumo en el Japón se divide en una tasa impositiva estándar del 10% y una tasa impositiva reducida del 8%. El sistema de facturas se introdujo como método de crédito fiscal soportado para hacer frente a estas diferentes tasas de impuestos.

Por esta razón, de manera similar a los casos en los que se emite una factura por transacción, el hecho de que una factura consolidada pueda servir como factura calificada es un factor clave para aplicar crédito fiscal soportado. Con un sistema de este tipo, el vendedor debe emitir documentos con una planificación cuidadosa y una consideración completa por el comprador.

A continuación, describimos formas específicas de gestionar facturas consolidadas bajo el actual sistema de facturas:

Adjunta un extracto de factura o un comprobante de entrega a una factura consolidada

Una forma de garantizar el cumplimiento de la normativa es utilizar varios documentos junto con una factura consolidada.

La información requerida para una factura calificada no tiene por qué estar cubierta en un solo documento. Por este motivo, es aceptable utilizar varios documentos para cumplir colectivamente con los requisitos del sistema de facturas.

Si una factura consolidada por sí sola no cumple con los requisitos, adjunta un extracto de factura o un comprobante de entrega para cada una de las transacciones ocurridas durante el período. En estos documentos, es importante que se indiquen claramente las partidas requeridas de una factura calificada, como fecha de transacción, nombre del producto, importe gravado y tasa impositiva.

Por ejemplo, en la factura consolidada puedes introducir el número de registro del sistema de facturas, que demuestra que eres un titular calificado de la empresa emisora de facturas. Además, puedes incluir en el extracto de la factura o en una boleta de entrega todos los datos de cada transacción, que la factura consolidada no puede cubrir en su totalidad. Estos documentos pueden cumplir colectivamente con el sistema de facturas.

Sin embargo, cuando uses varios documentos, las conexiones entre cada documento deben ser claras. Por este motivo, incluye el número de extracto de la factura correspondiente y el número de comprobante de entrega en la factura consolidada. Gestiona estos números vinculándolos entre sí para poder presentarlos con prontitud, si es necesario.

Usa una factura consolidada como factura calificada

Otra forma de garantizar el cumplimiento de la normativa es utilizar una factura consolidada como factura calificada. Para ello, es necesario introducir un sistema de facturación que cumpla con el sistema de facturas.

Por ejemplo, si has estado usando el formato de visualización pormenorizado desde antes de que se introdujera el sistema de facturas, solo tienes que hacer pequeñas modificaciones de formato. Esto se debe a que ya se incluyen todos los detalles de la transacción. Por lo tanto, es más fácil que este formato cumpla con el sistema de facturas que el formato de visualización con impuestos incluidos. Por otro lado, el formato de visualización con impuestos incluidos requiere una actualización importante del sistema, por lo que la planificación avanzada puede ayudar a garantizar una carga de trabajo manejable.

También es posible utilizar una factura consolidada como documento complementario e introducir por separado una herramienta para crear facturas calificadas.

Usa otro documento como factura calificada con una factura consolidada complementaria

Otra forma de garantizar el cumplimiento de la normativa del sistema de facturas es utilizar un documento diferente como factura calificada.

Una factura calificada no necesariamente tiene que emitirse como factura. Siempre y cuando el documento cumpla con los requisitos del sistema de facturas para una factura calificada, incluso un comprobante de entrega o un extracto de factura por sí solo pueden cumplir con la normativa.

En este caso, no es necesaria una factura consolidada, pero aun así es recomendable adjuntarla como documento complementario. Puede ayudar a mejorar la comodidad entre empresas.

Establecer un entorno que cumpla con el sistema de facturas

En este artículo, hemos abordado información sobre formatos de facturas consolidadas, pasos de preparación, beneficios, cumplimiento de la normativa y precauciones.

Para que los compradores reciban el crédito fiscal admitido bajo el actual sistema de facturas sin ningún problema, se requiere una acción apropiada tanto del emisor como del beneficiario. Bajo el sistema de facturas, las facturas calificadas deben ser emitidas del vendedor al comprador y almacenadas por ambas partes durante un período determinado. Por este motivo, los propietarios de empresas que se ocupan de facturas consolidadas deben contar con sistemas que les permitan cumplir con el sistema de facturas.

Te recomendamos herramientas en línea que pueden simplificar el trabajo, como las funciones de cálculo automático del impuesto al consumo y el software de contabilidad, ya que son extremadamente útiles para crear facturas.

El sistema de facturas tiene diversos requisitos en cuanto al crédito fiscal admitido, y es necesario realizar los preparativos con anticipación, como implementar sistemas que sean compatibles con facturas calificadas y registrarse en el sistema de facturas.Sin embargo, una vez completados estos preparativos, las operaciones contables relacionadas con facturas calificadas deberían ser más eficientes en el futuro.

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