課題

モンテッソーリや他の小規模な独立系学校では、1 人の管理者が生徒記録、出席、保護者への連絡、授業料の徴収を担当することが多いです。これらの管理者の負担を軽減するため、Sean Cann と Samuel Buchanan は 2021 年に Onespot を設立し、学校が記録管理、コミュニケーション、請求を行う独自のアプリを提供しました。同社は 2024 年に Stripe Connect を採用し、学校が授業料やその他の決済を簡単かつ安全に徴収できるようにしました。

より多くの学校が Onespot の Stripe を活用した請求機能を採用する中で、企業は根強い課題があることを認識しました。それは、学校が QuickBooks で決済データを手動で照合しなければならないという点です。2025 年 3 月、Onespot はそのプロセスを自動化することを決定しました。しかし、QuickBooks API を使った統合構築には、2 人の開発チームが完成させるのに数週間かかると判断しました。新学期が間近に迫り、チームはアプリの他の機能開発に集中したいと考えていたため、QuickBooks との統合に数週間を費やすのは現実的ではありませんでした。

「これはお客様にとって大きな要望であり、解決すべきだとわかっていました。そうでなければ、システムが接続されていないことに不満を抱き続けるだろうと」と Cann 氏は語りました。

解決策

Onespot はサードパーティのソリューション、Acodei の QuickBooks Sync アプリに頼りました。このアプリは Stripe ビジネス向けの Stripe App Marketplace で利用可能で、Connect の組み込みコンポーネントを使ってプラットフォームに直接埋め込むことも可能です。このソリューションにより、Onespot は複雑な開発プロセスなしで学校の Stripe データと QuickBooks アカウントを直接統合しました。

「Stripe と Acodei でデューデリジェンスを行ったところ、どちらも私たちのニーズに対して最もユーザーフレンドリーで柔軟なシステムでした」と Buchanan 氏は述べています。

Onespot は Stripe の Connect.js を活用して迅速にこのソリューションを統合し、学校向けにダッシュボード機能を追加しました。チームは数行のコードだけで QuickBooks Sync アプリを埋め込みました。最後に、チームは Stripe の決済データを QuickBooks Online の正しい会計オブジェクトにマッピングするようアプリを設定しました。

このアプリは、Stripe が収集したすべての請求書、販売、入金、返金、手数料、顧客情報、さらに Stripe が処理しなかった小切手や現金の支払いを自動的に同期し、学校に単一の包括的な記録を提供します。同期が Stripe と QuickBooks 間で直接データをやり取りするため、Onespot は機密会計データを扱ったり保存したりしません。

Onespot の QuickBooks Sync 統合により、学校の Stripe データが QuickBooks に正確にマッピングされ、Onespot チームが QuickBooks API を学習したり複雑な会計問題を解決したりする必要がなくなりました。そして、もし顧客がサポートを必要としている場合、Onespot は Acodei へ案内できます。

「Acodei は QuickBooks と会計を深く理解しており、この特定の機能に長年取り組んできました。もし学校に問題があれば、Acodei が学校の会計士と話し合い、私たちよりもずっと早く問題を解決できると私は知っています」と Cann 氏は語りました。

結果

Onespot が QuickBooks Sync を 2 日で統合

Cann は、社内で統合の構築、テスト、展開に少なくとも 1 カ月かかると見積もっていました。組み込みアプリを使うと、2 日で済みました。Onespot は新学期開始前から QuickBooks Sync を提供でき、2 人の開発チームは他の機能に専念できるようになりました。

「結局のところ、もし社内でやらなければならなかったら、おそらくそもそもやらなかったでしょう。私たちは非常に速くスケールしていて、他にも多くの高価値機能を作りたいと思っていました。これですべてができました」と Cann 氏は語りました。

Onespot の顧客ベースの 10% が最初の 2 カ月でユーザー登録

ローンチから 2 カ月以内に、Onespot のアクティブ顧客の 10% が QuickBooks Sync を使って Stripe データと QuickBooks を接続しました。そして Cann は、これらの顧客のポジティブな体験が、より広範な導入への道を切り開いていると考えています。

「70 校のネットワークに属する 1 校が、この機能をすでにどれだけ気に入っているか話してくれました」と Buchanan 氏は語りました。「彼らが経験を共有するにつれて、そのネットワーク内のより多くの学校がこの機能を使い始めると期待しています」

学校が手動照合で 8 時間を節約

Acodei の創業者 Jeff Ward によると、この統合を利用する学校は、確定申告期間中の手動照合で約 1 日の節約が可能です。

「この統合は、QuickBooks で Stripe の取引を何時間もかけて照合しようとした自分自身のフラストレーションから作り上げました。ユーザーは月に数回クリックするだけで照合を把握できるようになり、少なくとも 8 時間程度の作業時間を節約できます」と Ward 氏は述べました。

Acodei について

10,000 社以上の企業から信頼されている Acodei は、企業が Stripe の決済データを QuickBooks と同期できる会計自動化ツールを構築しています。