Uitdaging
Bij Montessori- en andere kleine, onafhankelijke scholen is vaak één beheerder verantwoordelijk voor leerlingendossiers, aanwezigheid, communicatie met ouders en het innen van schoolgeld. Om deze beheerders te ontlasten, hebben Sean Cann en Samuel Buchanan in 2021 Onespot opgericht om scholen een eigen app te geven voor het bijhouden van dossiers, communicatie en facturering. Het bedrijf ging in 2024 Stripe Connect gebruiken, zodat scholen makkelijk en veilig schoolgeld en andere betalingen konden innen.
Naarmate meer scholen de door Stripe aangedreven factureringsfuncties van Onespot gingen gebruiken, zag het bedrijf dat er een hardnekkig probleem was: scholen moesten hun betalingsgegevens handmatig afstemmen in QuickBooks. In maart 2025 besloot Onespot dat proces te automatiseren. Het bedrijf kwam echter tot de conclusie dat het bouwen van een dergelijke integratie met behulp van de QuickBooks API zijn tweekoppige ontwikkelingsteam weken zou kosten. Omdat het schooljaar snel naderde en het team zich wilde concentreren op de ontwikkeling van andere functies voor de app, was het niet haalbaar om weken te besteden aan de integratie met QuickBooks.
“We wisten dat dit een grote wens was van onze klanten en dat we dit probleem moesten oplossen, anders zouden ze gefrustreerd blijven omdat hun systemen niet met elkaar waren verbonden”, aldus Cann.
Oplossing
Onespot koos voor een oplossing van een derde partij: de QuickBooks Sync-app van Acodei. De app is beschikbaar op de Stripe App Marketplace voor Stripe-bedrijven en kan rechtstreeks in platforms worden geïntegreerd met behulp van Connect embedded components. Met deze oplossing creëerde Onespot een directe integratie tussen de Stripe-gegevens van een school en haar QuickBooks-account, zonder een complex ontwikkelingsproces.
“Toen we onze due diligence deden voor Stripe en Acodei, bleken beide systemen het meest gebruiksvriendelijk en flexibel te zijn voor wat we nodig hadden”, aldus Buchanan.
Onespot integreerde de oplossing snel met behulp van Stripe's Connect.js om dashboardfunctionaliteit toe te voegen voor zijn scholen. Vervolgens integreerde het team de QuickBooks Sync-app met slechts een paar regels code. Ten slotte heeft het team de app zo ingesteld dat de betalingsgegevens in Stripe worden gekoppeld aan de juiste boekhoudobjecten in QuickBooks Online.
De app synchroniseert automatisch alle facturen, verkopen, uitbetalingen, terugbetalingen, kosten en klantgegevens die door Stripe zijn verzameld, samen met cheques en contante betalingen die niet door Stripe zijn verwerkt, waardoor scholen één uitgebreid overzicht hebben. Omdat de synchronisatie gegevens rechtstreeks tussen Stripe en QuickBooks doorgeeft, verwerkt of slaat Onespot nooit gevoelige boekhoudgegevens op.
De QuickBooks Sync-integratie van Onespot zorgde ervoor dat de Stripe-gegevens van scholen precies naar QuickBooks worden gekoppeld, zonder dat het Onespot-team de QuickBooks API hoefde te bestuderen of complexe boekhoudkundige kwesties hoefde uit te zoeken. En als een klant ondersteuning nodig heeft, kan Onespot hem doorverwijzen naar Acodei.
“Acodei heeft veel kennis van QuickBooks en boekhouding en werkt al jaren aan deze specifieke functie. Als een van onze scholen een probleem heeft, weet ik dat Acodei kan inspringen en met de accountant van de school kan praten om het probleem veel sneller op te lossen dan wij dat zouden kunnen”, aldus Cann.
Resultaten
Onespot heeft QuickBooks Sync in twee dagen geïntegreerd
Cann schatte dat het minstens een maand zou duren om de integratie intern te bouwen, te testen en te implementeren. Met de ingebouwde app kostte het twee dagen. Onespot kon QuickBooks Sync ruim voor het begin van het schooljaar aanbieden, waardoor het tweekoppige ontwikkelingsteam zich op andere functies kon richten.
“Als we het intern hadden moeten doen, hadden we het uiteindelijk waarschijnlijk helemaal niet gedaan. We groeiden zo snel en er waren zoveel andere waardevolle functies die we wilden bouwen. Hierdoor konden we alles doen”, aldus Cann.
10% van het klantenbestand van Onespot kwam erbij in de eerste 2 maanden
Binnen 2 maanden na de lancering gebruikte 10% van het actieve klantenbestand van Onespot QuickBooks Sync om hun Stripe-gegevens te koppelen aan QuickBooks. Cann denkt dat de positieve ervaringen van die klanten nu de weg vrijmaken voor een bredere acceptatie.
“We hebben van één school die deel uitmaakt van een netwerk van 70 scholen gehoord hoe blij ze er al mee zijn”, zegt Buchanan. “Nu ze hun ervaringen delen, verwachten we dat meer scholen in dat netwerk de functie gaan gebruiken.”
Scholen besparen nu acht uur handmatig afstemmen
Volgens Jeff Ward, de oprichter van Acodei, kunnen scholen die deze integratie gebruiken tijdens de belastingperiode ongeveer een dag aan handmatig afstemmen besparen.
“Ik heb deze integratie ontwikkeld omdat ik het zo frustrerend vond om urenlang bezig te zijn met het afstemmen van mijn Stripe-transacties in QuickBooks. Gebruikers kunnen nu met een paar klikken per maand hun reconciliatie bijhouden, wat hen minstens acht uur werk bespaart”, aldus Ward.
Met Stripe en Acodei geven we scholen dezelfde toptechnologie voor betalingen en boekhouding waar de grootste bedrijven ter wereld op vertrouwen. Dit is voor hen echt een gamechanger. Het is geweldig om met ons kleine team superkrachtige tools te kunnen lanceren met topondersteuning.
Over Acodei
Acodei wordt vertrouwd door meer dan 10.000 bedrijven en maakt tools voor boekhoudautomatisering die bedrijven helpen Stripe-betalingsgegevens te synchroniseren met QuickBooks.
Met de ingebouwde app van Acodei kunnen platforms tijd en geld besparen bij het bouwen van een QuickBooks-integratie, en aangesloten handelaren krijgen tijdens de belastingperiode een perfecte boekhouding. Het is een win-winsituatie voor platforms en gebruikers.
