Desafío
En Montessori y otras escuelas pequeñas e independientes, un solo administrador suele encargarse del registro de estudiantes, las asistencia, las comunicaciones con los padres y el cobro de matrículas. Para aliviar la carga de estos administradores, Sean Cann y Samuel Buchanan fundaron Onespot en 2021 para ofrecer a las escuelas su propia aplicación para gestionar el mantenimiento de registros, la comunicación y la facturación. La empresa adoptó Stripe Connect en 2024 para permitir a las escuelas cobrar las matrículas y otros pagos de forma fácil y segura.
A medida que más escuelas adoptaban las funciones de facturación con tecnología de Stripe de Onespot, la empresa reconoció que había un punto débil persistente: las escuelas tenían que conciliar manualmente sus datos de pago en QuickBooks. En marzo de 2025, Onespot decidió automatizar ese proceso. Pero la empresa determinó que desarrollar dicha integración usando la API QuickBooks llevaría semanas a su equipo de desarrollo que contaba con dos personas. Con el año escolar acercándose rápidamente y el equipo queriendo centrarse en desarrollar otras funciones para la aplicación, dedicar semanas a integrarse con QuickBooks no era algo factible.
«Sabíamos que era un deseo muy importante para nuestros clientes y que debíamos resolver este problema; de lo contrario, seguirían frustrados porque sus sistemas no estaban conectados», comentó Cann.
Solución
Onespot recurrió a una solución de terceros: la aplicación QuickBooks Sync de Acodei. La aplicación está disponible en el Stripe App Marketplace para empresas de Stripe y se puede integrar directamente en plataformas que usan componentes integrados Connect. Con esta solución, Onespot creó una integración directa entre los datos de Stripe de una escuela y su cuenta QuickBooks, sin tener que implementar un complejo proceso de desarrollo.
«Cuando realizamos nuestra diligencia debida con Stripe y Acodei, ambos eran los sistemas más sencillos para los usuarios y flexibles para lo que necesitábamos», comentó Buchanan.
Onespot integró rápidamente la solución con Connect de Stripe para añadir funciones al Dashboard para sus escuelas. A continuación, el equipo integró la aplicación QuickBooks Sync con tan solo unas líneas de programación. Finalmente, el equipo configuró la aplicación para asignar los datos de pago en Stripe a los objetos contables correctos en QuickBooks Online.
La aplicación sincroniza automáticamente todas las facturas, ventas, transferencias, reembolsos, comisiones y datos de clientes recogidos por Stripe, junto con pagos en cheques y efectivo no procesados por Stripe, lo que brinda a las escuelas un registro único y completo. Debido a que la sincronización pasa los datos directamente entre Stripe y QuickBooks, Onespot nunca maneja ni almacena datos contables confidenciales.
La integración QuickBooks Sync de Onespot garantizaba que los datos de Stripe de las escuelas se asignaran con precisión a QuickBooks sin necesidad de que el equipo de Onespot estudiase la API QuickBooks ni se enfrentase a problemas contables complejos. Y si un cliente necesita soporte, Onespot puede redirigirlo a Acodei.
«Acodei entiende muy bien QuickBooks y la contabilidad, y ha estado trabajando en esta función específica durante años. Si alguna de nuestras escuelas tiene algún problema, sé que Acodei puede intervenir y hablar con el contable de la escuela para resolver el problema mucho más rápido de lo que podríamos nosotros mismos», explicó Cann.
Resultados
Onespot integró QuickBooks Sync en dos días
Cann estimó que llevaría al menos un mes crear, probar e implementar la integración internamente. Con la aplicación integrada, se tardaron dos días. Onespot pudo ofrecer QuickBooks Sync mucho antes del comienzo del año escolar, lo que liberó a su equipo de desarrollo de dos personas para que se centrara en otras funciones.
«En última instancia, si hubiéramos tenido que hacerlo nosotros, probablemente habríamos terminado por no hacerlo en absoluto. Nos estábamos expandiendo rápidamente y había muchas otras funciones de alto valor que queríamos crear. Esto nos permitió hacerlo todo», comentó Cann.
Se hizo del onboarding del 10 % de la base de clientes de Onespot en los primeros 2 meses
A los 2 meses del lanzamiento, el 1 % de la base de clientes activos de Onespot utilizó QuickBooks Sync para conectar sus datos de Stripe con QuickBooks. Y Cann cree que las experiencias positivas de esos clientes están allanando el camino en la actualidad para una adopción más amplia.
«Hemos tenido 1 escuela, que forma parte de una red de 70 escuelas, que ya nos ha dicho cuánto les encanta», comentó Buchanan. «A medida que compartan su experiencia, esperamos ver que más escuelas de esa red comiencen a usar la función».
Los colegios ahorran en la actualidad ocho horas de conciliación manual
Según el fundador de Acodei, Jeff Ward, las escuelas que utilizan esta integración pueden ahorrar aproximadamente un día en conciliación manual durante los periodos fiscales.
«Desarrollé esta integración a partir de mi propia frustración tras pasar horas y horas tratando de conciliar mis transacciones de Stripe en QuickBooks. Ahora, los usuarios pueden mantenerse al tanto de la conciliación con unos pocos clics al mes, ahorrándose unas ocho horas de trabajo», explicó Ward.
Con Stripe y Acodei, estamos capacitando a las escuelas con la misma tecnología de pago y contabilidad de primer nivel que en la que ya confían las empresas más grandes de todo el mundo. Les está su día a día. Ha sido increíble poder lanzar herramientas realmente potentes con soporte de primer nivel con nuestro pequeño equipo.
Acerca de Acodei
Con la confianza de más de 10.000 empresas, Acodei desarrolla herramientas de automatización contable que ayudan a las empresas a sincronizar los datos de pago Stripe con QuickBooks.
La aplicación integrada de Acodei permite a las plataformas ahorrar tiempo y dinero en la creación de una integración QuickBooks, y los comerciantes conectados obtienen registros contables perfectos cuando llegan periodos fiscales. Es una ventaja para plataformas y usuarios.
