Herausforderung

An den Montessori-Schulen und anderen kleinen unabhängigen Schulen ist oft ein/e einzige/r Verwaltungsmitarbeiterin für Schülerakten, Anwesenheit, Elternkommunikation und das Einziehen der Schulgebühren zuständig. Um diese Verwaltungsmitarbeiter/innen zu entlasten, gründeten Sean Cann und Samuel Buchanan im Jahr 2021 Onespot, das Schulen eine eigene App für die Verwaltung von Unterlagen, Kommunikation und Rechnungsstellung zur Verfügung stellt. Das Unternehmen führte im Jahr 2024 Stripe Connect ein, damit Schulen Schulgebühren und andere Zahlungen einfach und sicher abbuchen können.

Als immer mehr Schulen die Stripe-basierten Abrechnungsfunktionen von Onespot nutzten, erkannte das Unternehmen, dass es einen hartnäckigen Schwachpunkt gab: Die Schulen mussten ihre Zahlungsdaten manuell in QuickBooks abgleichen. Im März 2025 beschloss Onespot, diesen Vorgang zu automatisieren. Das Unternehmen kam jedoch zu dem Schluss, dass die Entwicklung einer solchen Integration mithilfe der QuickBooks-API sein zweiköpfiges Entwicklungsteam Wochen in Anspruch nehmen würde. Da das Schuljahr schnell näher rückte und sich das Team auf die Entwicklung anderer Funktionen für die App konzentrieren wollte, war es nicht möglich, Wochen für die Integration mit QuickBooks aufzuwenden.

„Wir waren uns bewusst, dass unsere Kundinnen und Kunden dies dringend wünschten und dass wir dieses Problem lösen mussten, da sie sonst weiterhin frustriert über die fehlende Anbindung ihrer Systeme sein würden“, erklärte Cann.

Lösung

Onespot entschied sich für eine Lösung eines Drittanbieters: die QuickBooks Sync-App von Acodei. Die App ist im Stripe App Marketplace für Stripe-Unternehmen verfügbar und kann mithilfe von Connect-Embedded-Komponenten direkt in Plattformen eingebettet werden. Mit dieser Lösung schuf Onespot eine direkte Integration zwischen den Stripe-Daten einer Schule und ihrem QuickBooks-Konto – ohne komplexen Entwicklungsaufwand.

„Als wir unsere Due Diligence mit Stripe und Acodei durchführten, waren beide die für unsere Anforderungen nutzerfreundlichsten und flexibelsten Systeme“, erklärte Buchanan.

Onespot integrierte die Lösung unter Verwendung von Stripes Connect.js schnell, um Dashboard-Funktionen für seine Schulen hinzuzufügen. Anschließend integrierte das Team die QuickBooks Sync-App mit nur wenigen Zeilen Code. Zuletzt konfigurierte das Team die App so, dass die Zahlungsdaten in Stripe den richtigen Buchhaltungsobjekten in QuickBooks Online zugeordnet wurden.

Die App synchronisiert automatisch alle von Stripe erfassten Rechnungen, Verkäufe, Auszahlungen, Rückerstattungen, Gebühren und Kundendaten – zusammen mit Scheck- und Barzahlungen, die nicht von Stripe verarbeitet werden – und bietet Schulen so eine einzige, umfassende Aufzeichnung. Da die Synchronisierung die Daten direkt zwischen Stripe und QuickBooks überträgt, verarbeitet oder speichert Onespot niemals sensible Buchhaltungsdaten.

Die QuickBooks-Sync-Integration von Onespot stellte sicher, dass die Stripe-Daten der Schulen präzise in QuickBooks übertragen werden, ohne dass das Onespot-Team sich mit der QuickBooks-API auseinandersetzen oder komplexe Buchhaltungsfragen klären musste. Und wenn ein Kunde bzw. eine Kundin Unterstützung benötigt, kann Onespot ihn oder sie an Acodei weiterleiten.

„Acodei verfügt über fundierte Kenntnisse von QuickBooks und Buchhaltung und arbeitet seit Jahren an dieser speziellen Funktion. Wenn eine unserer Schulen ein Problem hat, weiß ich, dass Acodei sich einschalten und mit der Buchhaltung der Schule sprechen kann, um das Problem viel schneller zu lösen, als wir es könnten“, sagte Cann.

Ergebnisse

Onespot integrierte QuickBooks Sync innerhalb von zwei Tagen

Cann ging davon aus, dass die Entwicklung, das Testen und die Bereitstellung der Integration intern mindestens einen Monat dauern würden. Mit der eingebetteten App dauerte es zwei Tage. Onespot konnte QuickBooks Sync lange vor Beginn des Schuljahres anbieten, sodass sich das zweiköpfige Entwicklungsteam auf andere Funktionen konzentrieren konnte.

„Hätten wir das intern machen müssen, wären wir wahrscheinlich gar nicht dazu gekommen. Wir sind so schnell gewachsen und es gab so viele andere hochwertige Funktionen, die wir entwickeln wollten. So aber konnten wir alles umsetzen“, so Cann.

10 % der Kundinnen und Kunden von Onespot wurden in den ersten zwei Monaten eingebunden

Innerhalb von zwei Monaten nach der Einführung nutzten 10 % der aktiven Kundinnen und Kunden von Onespot QuickBooks Sync, um ihre Stripe-Daten mit QuickBooks zu verbinden. Cann ist überzeugt, dass die positiven Erfahrungen dieser Kundinnen und Kunden nun den Weg für eine breitere Akzeptanz ebnen.

„Eine Schule, die einem Netzwerk von 70 Schulen angehört, hat uns bereits mitgeteilt, wie sehr sie das Produkt schätzt“, sagte Buchanan. „Da sie ihre Erfahrungen weitergeben, gehen wir davon aus, dass weitere Schulen in diesem Netzwerk die Funktion nutzen werden.“

Schulen sparen jetzt acht Stunden Zeitaufwand für den manuellen Abgleich

Laut Jeff Ward, dem Gründer von Acodei, können Schulen, die diese Integration nutzen, während der Steuersaison etwa einen Tag an manuellem Abgleichsaufwand einsparen.

„Ich habe diese Integration aus meiner eigenen Frustration heraus entwickelt, weil ich Stunden damit verbracht habe, meine Stripe-Transaktionen in QuickBooks abzugleichen. Jetzt können Nutzer/innen mit wenigen Klicks pro Monat den Überblick über den Abgleich behalten und so mindestens acht Stunden Arbeit einsparen“, so Ward.

Über Acodei

Acodei wird von mehr als 10.000 Unternehmen genutzt und entwickelt Tools zur Automatisierung der Buchhaltung, mit denen Unternehmen Stripe-Zahlungsdaten mit QuickBooks synchronisieren können.