Défi

Dans les écoles Montessori et autres petits établissements indépendants, un seul administrateur est souvent chargé des dossiers des élèves, de la gestion des présences, de la communication avec les parents et du recouvrement des frais de scolarité. Pour alléger la charge de travail de ces administrateurs, Sean Cann et Samuel Buchanan ont fondé Onespot en 2021 pour fournir aux écoles leur propre application pour gérer la tenue des dossiers, la communication et la facturation. L’entreprise a adopté Stripe Connect en 2024 pour permettre aux écoles de recouvrer les frais de scolarité et autres paiements de manière simple et sécurisée.

Alors que de plus en plus d’établissements scolaires adoptaient les fonctionnalités de facturation de Onespot propulsées par Stripe, l’entreprise a pris conscience d’un problème récurrent : les établissements devaient rapprocher manuellement leurs données de paiement dans QuickBooks. En mars 2025, Onespot a décidé d’automatiser cette procédure. Cependant, l’entreprise a estimé que la mise en place d’une telle intégration à l’aide de l’API QuickBooks prendrait plusieurs semaines à son équipe de développement composée de deux personnes. Avec la rentrée scolaire qui approchait à grands pas et l’équipe souhaitant se concentrer sur le développement d’autres fonctionnalités pour l’application, il n’était pas envisageable de passer plusieurs semaines à intégrer QuickBooks.

« Nous savions que c’était un souhait important pour nos clients et que nous devions résoudre ce problème, sinon ils continueraient à être frustrés que leurs systèmes ne soient pas connectés », a déclaré M. Cann.

Solution

Onespot s’est tourné vers une solution tierce : l’application QuickBooks Sync d’Acodei. Cette application est disponible sur Stripe App Marketplace pour les entreprises Stripe et peut être intégrée directement dans les plateformes à l’aide des composants intégrés Connect. Grâce à cette solution, Onespot a créé une intégration directe entre les données Stripe d’un établissement scolaire et son compte QuickBooks, sans procédure de développement complexe.

« Après avoir mené notre vérification préalable, Stripe et Acodei se sont révélés être les systèmes les plus conviviaux et les plus flexibles pour répondre à nos besoins », a déclaré M. Buchanan.

Onespot a rapidement intégré la solution à l’aide de Connect.js de Stripe pour ajouter une fonctionnalité de tableau de bord pour ses établissements scolaires. L’équipe a ensuite intégré l’application QuickBooks Sync à l’aide de quelques lignes de code seulement. Enfin, elle a configuré l’application pour mapper les données de paiement dans Stripe aux objets comptables appropriés dans QuickBooks Online.

L’application synchronise automatiquement toutes les factures, ventes, paiements, remboursements, frais et informations clients collectés par Stripe, ainsi que les paiements par chèque et en espèces non traités par Stripe, offrant ainsi aux établissements scolaires un registre unique et complet. La synchronisation s’effectuant directement entre Stripe et QuickBooks, Onespot ne traite ni ne stocke jamais de données comptables sensibles.

L’intégration QuickBooks Sync de Onespot garantit que les données Stripe des établissements scolaires sont fidèlement reproduites dans QuickBooks, sans que l’équipe Onespot ait besoin d’étudier l’API QuickBooks ou de se pencher sur des questions comptables complexes. Et si un client a besoin d’assistance, Onespot peut le diriger vers Acodei.

« Acodei connaît parfaitement QuickBooks et la comptabilité, et travaille sur cette fonction précise depuis des années. Si l’un de nos établissements rencontre un problème, je sais qu’Acodei peut intervenir et discuter avec le comptable de l’établissement pour résoudre le problème beaucoup plus rapidement que nous ne pourrions le faire », a déclaré M. Cann.

Résultats

Onespot a intégré QuickBooks Sync en deux jours

Cann a estimé qu’il faudrait au moins un mois pour créer, tester et déployer l’intégration en interne. Grâce à l’application intégrée, cela n’a pris que deux jours. Onespot a pu proposer QuickBooks Sync bien avant la rentrée scolaire, ce qui a permis à son équipe de développement composée de deux personnes de se concentrer sur d’autres fonctionnalités.

« En fin de compte, si nous avions dû le faire en interne, nous ne l’aurions probablement pas fait du tout. Nous nous développions si rapidement et il y avait tellement d’autres fonctionnalités à forte valeur ajoutée que nous voulions créer. Cela nous a permis de tout faire », a déclaré Cann.

10 % de la clientèle de Onespot a été acquise au cours des deux premiers mois

Dans les deux mois qui ont suivi le lancement, 10 % des clients actifs de Onespot ont utilisé QuickBooks Sync pour connecter leurs données Stripe à QuickBooks. Et M. Cann estime que les expériences positives de ces clients ouvrent désormais la voie à une adoption plus large.

« Un établissement scolaire faisant partie d’un réseau de 70 écoles nous a déjà fait part de son enthousiasme », a déclaré M. Buchanan. « À mesure qu’ils partageront leur expérience, nous nous attendons à voir davantage d’établissements de ce réseau commencer à utiliser cette fonctionnalité. »

Les établissements scolaires gagnent désormais huit heures de travail manuel de rapprochement comptable

Selon Jeff Ward, fondateur d’Acodei, les établissements scolaires qui utilisent cette intégration peuvent gagner environ une journée de travail manuel de rapprochement pendant la période fiscale.

« J’ai développé cette intégration pour répondre à ma propre frustration après avoir passé des heures et des heures à essayer de rapprocher mes transactions Stripe dans QuickBooks. Les utilisateurs peuvent désormais effectuer leur rapprochement en quelques clics par mois, ce qui leur permet de gagner au moins huit heures de travail », explique M. Ward.

À propos d’Acodei

Plus de 10 000 entreprises font confiance à Acodei pour créer des outils d’automatisation comptable qui aident les entreprises à synchroniser les données de paiement Stripe avec QuickBooks.