Utmaning
På Montessori och andra små, fristående skolor ansvarar ofta en enda administratör för elevregister, närvaro, kommunikation med föräldrar och insamling av skolavgifter. För att göra livet lättare för dessa administratörer grundade Sean Cann och Samuel Buchanan Onespot 2021 för att ge skolor en egen app som hanterar dokumentation, kommunikation och fakturering. Företaget började använda Stripe Connect år 2024 för att låta skolor enkelt och säkert samla in terminsavgifter och andra betalningar.
När fler skolor tog till sig Onespots faktureringsfunktioner med Stripe insåg företaget att det fanns en ihållande utmaning: skolor var tvungna att manuellt stämma av sina betalningsdata i QuickBooks. I mars 2025 beslutade Onespot att automatisera den processen. Företaget kom dock fram till att det skulle ta veckor att bygga en sådan integration med QuickBooks API. Skolåret närmande sig snabbt och teamet ville fokusera på att utveckla andra funktioner för appen, så det var inte möjligt att lägga veckor på att integrera med QuickBooks.
”Vi visste att detta var en stor önskan för våra kunder och att vi borde lösa problemet; annars skulle de fortsätta vara frustrerade över att deras system inte var sammankopplade”, sade Cann.
Lösning
Onespot vände sig till en tredjepartslösning: QuickBooks Sync-appen av Acodei. Appen finns tillgänglig på Stripe App Marketplace för Stripe-företag och kan integreras direkt i plattformar med hjälp av komponenter som är inbyggda i Connect. Med denna lösning skapade Onespot en direktintegration mellan skolans Stripe-data och dess QuickBooks-konto – utan en komplicerad utvecklingsprocess.
”När vi gjorde vår hemläxa med Stripe och Acodei var de båda de mest användarvänliga och flexibla systemen för vad vi behövde”, sade Buchanan.
Onespot integrerade snabbt lösningen med Stripes Connect.js för att lägga till dashboard-funktionalitet för sina skolor. Teamet bäddade sedan in QuickBooks Sync-appen med bara några rader kod. Slutligen konfigurerade teamet appen för att mappa betalningsdata i Stripe till rätt redovisningsobjekt i QuickBooks Online.
Appen synkar automatiskt alla fakturor, försäljningar, utbetalningar, återbetalningar, avgifter och kunduppgifter som samlas in av Stripe – tillsammans med check- och kontantbetalningar som inte hanteras av Stripe – vilket ger skolorna en enda, heltäckande dokumentation. Eftersom synkroniseringen skickar data direkt mellan Stripe och QuickBooks, hanterar eller lagrar Onespot aldrig känsliga bokföringsdata.
Onespots QuickBooks Sync-integration säkerställde att skolornas Stripe-data mappas med precision till QuickBooks utan att Onespot-teamet behövde studera QuickBooks API eller navigera komplexa redovisningsproblem. Och om en kund behöver support kan Onespot hänvisa dem till Acodei.
”Acodei förstår QuickBooks och redovisning på djupet och har arbetat med just den här funktionen i flera år. Om någon av våra skolor har problem vet jag att Acodei kan hoppa in och prata med skolans revisor för att lösa det mycket snabbare än vi kunde”, sade Cann.
Resultat
Onespot integrerade QuickBooks Sync på två dagar
Cann uppskattade att det skulle ta minst en månad att bygga, testa och distribuera integrationen internt. Med den inbyggda appen tog det två dagar. Onespot kunde erbjuda QuickBooks Sync långt innan skolåret började, vilket gav deras utvecklingsteam med två personer möjligheten att fokusera på andra funktioner.
”I slutändan, om vi hade behövt göra det internt, hade vi förmodligen inte gjort det alls. Vi skalade upp så snabbt, och det fanns så många andra värdefulla funktioner vi ville bygga. Det här lät oss göra allt”, sa Cann.
10 % av Onespots kundbas blev onboardade under de första två månaderna
Inom två månader efter lansering använde 10 % av Onespots aktiva kundbas QuickBooks Sync för att koppla sin Stripe-data till QuickBooks. Och Cann tror att dessa kunders positiva erfarenheter nu banar väg för bredare användning.
”Vi har redan haft en skola som är en del av ett nätverk med 70 skolor som berättat hur mycket de älskar det”, sade Buchanan. ”När de delar med sig av sina erfarenheter förväntar vi oss att fler skolor i det nätverket börjar använda funktionen.”
Skolor sparar nu åtta timmar på manuell avstämning
Enligt Acodeis grundare, Jeff Ward, kan skolor som använder denna integration spara ungefär en dag på manuell avstämning när de deklarerar.
”Jag byggde den här integrationen efter min egen frustration över att spendera timmar och åter timmar på att försöka stämma av mina Stripe-transaktioner i QuickBooks. Användare kan nu hålla koll på avstämningen med några klick i månaden, vilket sparar minst åtta timmar i arbete”, sade Ward.
Med Stripe och Acodei ger vi skolor samma världsledande betalnings- och redovisningsteknologi som världens största företag är beroende av. Det förändrar väldigt mycket för dem. Det har varit fantastiskt att kunna lansera riktigt kraftfulla verktyg med toppstöd tillsammans med vårt relativt lilla team.
Om Acodei
Acodei används av över 10 000 företag. De bygger verktyg för redovisningsautomatisering som hjälper företag att synkronisera Stripe-betalningsdata med QuickBooks.
Acodeis inbyggda app gör det möjligt för plattformar att spara tid och pengar genom att bygga en QuickBooks-integration, och uppkopplade handlare får perfekta bokföringsuppgifter när det är dags att deklarera. Det är en win-win för plattformar och användare.
