La sfida
Nelle scuole Montessori e in altre piccole realtà indipendenti, un singolo amministratore è spesso responsabile dei registri degli studenti, delle presenze, delle comunicazioni con i genitori e della riscossione delle rette. Per alleggerire il carico di lavoro di queste figure, Sean Cann e Samuel Buchanan hanno fondato Onespot nel 2021, con l'obiettivo di offrire alle scuole una propria applicazione per la gestione dei dati, la comunicazione e gli addebiti. Nel 2024 l'azienda ha adottato Stripe Connect per consentire alle scuole di riscuotere rette e altri pagamenti in modo semplice e sicuro.
Con l'aumento delle scuole che utilizzavano le funzioni di addebito di Onespot basate su Stripe, l'azienda ha individuato un punto critico ricorrente: la necessità di riconciliare manualmente i dati di pagamento in QuickBooks. Nel marzo 2025 Onespot ha deciso di automatizzare questo processo. Tuttavia, l'azienda ha stabilito che realizzare un'integrazione di questo tipo tramite le API di QuickBooks avrebbe richiesto settimane di lavoro al team di sviluppo composto da due persone. Con l'anno scolastico alle porte e la volontà di concentrarsi sullo sviluppo di altre funzionalità dell'applicazione, dedicare settimane all'integrazione con QuickBooks non era un'opzione praticabile.
"Sapevamo che si trattava di un'esigenza molto sentita dai nostri clienti e che dovevamo risolvere il problema; altrimenti, avrebbero continuato a sentirsi frustrati dal fatto che i loro sistemi non fossero collegati", ha dichiarato Cann.
La soluzione
Onespot si è rivolta a una soluzione di terze parti: l'app QuickBooks Sync di Acodei. L'app è disponibile su Stripe App Marketplace per le attività Stripe e può essere integrata direttamente nelle piattaforme tramite componenti incorporati collegati. Grazie a questa soluzione, Onespot ha creato un'integrazione diretta tra i dati Stripe di una scuola e il suo account QuickBooks, senza alcun processo di sviluppo complesso.
"Quando abbiamo valutato Stripe e Acodei, entrambi si sono rivelati i sistemi più intuitivi e flessibili per le nostre esigenze", ha dichiarato Buchanan.
Onespot ha rapidamente integrato la soluzione utilizzando Connect.js di Stripe per aggiungere funzionalità di dashboard per le scuole. Successivamente il team ha incorporato l'app QuickBooks Sync con poche righe di codice. Infine, l'app è stata configurata per mappare i dati di pagamento di Stripe sulle voci contabili corrette in QuickBooks Online.
L'app sincronizza automaticamente tutte le fatture, vendite, bonifici, rimborsi, commissioni e dati dei clienti raccolti tramite Stripe, insieme ai pagamenti in contanti o con assegno non elaborati da Stripe, fornendo alle scuole un unico registro completo. Dato che la sincronizzazione trasferisce i dati direttamente tra Stripe e QuickBooks, Onespot non gestisce né memorizza dati contabili sensibili.
L'integrazione QuickBooks Sync di Onespot garantisce che i dati Stripe delle scuole siano mappati con precisione in QuickBooks, senza richiedere al team di Onespot di studiare le API di QuickBooks o di affrontare complessità contabili. In caso di necessità, Onespot può indirizzare i clienti ad Acodei.
"Acodei ha una profonda conoscenza di QuickBooks e la contabilità e lavora su questa funzione specifica da anni. Se una delle nostre scuole ha un problema, so che Acodei può intervenire e parlare direttamente con il commercialista della scuola per risolverlo molto più rapidamente di quanto potremmo fare noi", ha spiegato Cann.
Risultati
Onespot ha integrato QuickBooks Sync in due giorni
Cann stimava che lo sviluppo, il test e il rilascio dell'integrazione interna avrebbero richiesto almeno un mese. Con l'app integrata, invece, ci sono voluti due giorni. Onespot è così riuscita a offrire QuickBooks Sync ben prima dell'inizio dell'anno scolastico, consentendo al team di sviluppo, composto da due persone, di avere tempo per concentrarsi su altre funzioni.
"Se avessimo dovuto farlo internamente, probabilmente non sarebbe affatto accaduto. Crescevamo davvero velocemente e c'erano molte altre funzioni strategiche che volevamo sviluppare. Questa soluzione ci ha consentito di fare tutto", ha spiegato Cann.
Il 10% dei clienti Onespot era attivo nei primi due mesi
Il 10% della clientela attiva di Onespot ha utilizzato QuickBooks Sync per collegare i propri dati Stripe a QuickBooks entro due mesi dal lancio. Cann ritiene che le esperienze positive di questi clienti stiano ora aprendo la strada a un'adozione più ampia.
"C'è stata una scuola della rete di 70 istituti che ci ha già detto quanto apprezza la funzione", ha proseguito Buchanan. "Man mano che le scuole condividono la loro esperienza, ci aspettiamo che altre facenti parte della rete inizino a utilizzarla".
Adesso le scuole risparmiano otto ore per la riconciliazione manuale
Secondo Jeff Ward, fondatore di Acodei, le scuole che utilizzano questa integrazione possono risparmiare circa un giorno di lavoro nella riconciliazione manuale durante la chiusura fiscale.
"Ho sviluppato questa integrazione spinto dalla frustrazione di dover passare ore e ore a riconciliare le transazioni Stripe in QuickBooks. Ora gli utenti possono gestire la riconciliazione con pochi clic al mese, risparmiando almeno otto ore di lavoro", ha affermato Ward.
Grazie a Stripe e Acodei, mettiamo a disposizione delle scuole la stessa tecnologia di pagamento e contabilità di livello eccellente su cui fanno affidamento le più grandi aziende del mondo. Per loro è un cambiamento radicale. È stato straordinario poter lanciare strumenti estremamente potenti con un supporto di altissimo livello, pur avendo un team esiguo.
Informazioni su Acodei
Acodei, scelta da oltre 10.000 attività, sviluppa strumenti di automazione contabile che permettono di sincronizzare i dati di pagamento Stripe con QuickBooks
L'app integrata di Acodei consente alle piattaforme di risparmiare tempo e risorse nello sviluppo di un'integrazione con QuickBooks, garantendo agli esercenti registri contabili precisi al centesimo al momento della chiusura fiscale. Una soluzione vantaggiosa sia per le piattaforme sia per gli utenti.
