ความท้าทาย

ที่ Montessori และโรงเรียนเอกชนขนาดเล็กอื่นๆ เจ้าหน้าที่ธุรการเพียงคนเดียวมักจะต้องดูแลทั้งบันทึกของนักเรียน การเข้าเรียน การติดต่อสื่อสารกับผู้ปกครอง และการเก็บค่าเล่าเรียน และเพื่อช่วยแบ่งเบาภาระให้กับฝ่ายธุรการเหล่านี้ คุณ Sean Cann และ Samuel Buchanan จึงได้ก่อตั้ง Onespot ขึ้นมาในปี 2021 เพื่อช่วยให้โรงเรียนต่างๆ มีแอปเป็นของตนเองในการจัดการการเก็บบันทึก การติดต่อสื่อสาร และการเรียกเก็บเงิน บริษัทนี้ได้นำ Stripe Connect มาใช้ในปี 2024 เพื่อช่วยให้โรงเรียนต่างๆ เก็บค่าเล่าเรียนและการชำระเงินอื่นๆ ได้อย่างง่ายดายและปลอดภัย

เมื่อมีโรงเรียนนำฟีเจอร์การเรียกเก็บเงินที่สนับสนุนโดย Stripe ของ Onespot มาใช้กันมากขึ้น บริษัทจึงพบปัญหาที่เกิดขึ้นอยู่เรื่อยๆ ซึ่งก็คือ โรงเรียนต้องกระทบยอดข้อมูลการชำระเงินใน QuickBooks เอง โดยในเดือนมีนาคม 2025 ทาง Onespot ตัดสินใจปรับขั้นตอนนี้ให้เป็นไปโดยอัตโนมัติ แต่บริษัทก็เล็งเห็นว่า การพัฒนาการผสานการทำงานดังกล่าวโดยใช้ QuickBooks API ด้วยคนเพียง 2 คนย่อมต้องใช้เวลาหลายสัปดาห์กว่าจะเสร็จ เมื่อปีการศึกษาใกล้เข้ามาแล้วและทีมก็ต้องการมุ่งเน้นในการพัฒนาฟีเจอร์อื่นๆ ให้กับแอปนี้ การใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการผสานการทำงานกับ QuickBooks จึงเป็นเรื่องที่ไม่น่าทำได้

คุณ Cann กล่าวว่า "เราทราบดีว่า ลูกค้าของเราต่างคาดหวังในเรื่องนี้กันมากๆ และเราก็ควรแก้ปัญหานี้ ไม่อย่างนั้นลูกค้าก็คงจะหัวเสียกับระบบที่ไม่เชื่อมต่อกันอยู่อย่างนั้น"

วิธีแก้ปัญหา

Onespot หันไปใช้โซลูชันจากภายนอก ซึ่งก็คือแอป QuickBooks Sync โดย Acodei แอปนี้มีให้ใช้งานบน Stripe App Marketplace สำหรับธุรกิจต่างๆ ที่ใช้บริการจาก Stripe และสามารถผสานรวมกับแพลตฟอร์มได้โดยตรงโดยใช้องค์ประกอบที่มีให้ในตัวของ Connect โซลูชันนี้ช่วยให้ Onespot สามารถผสานการทำงานระหว่างข้อมูลบน Stripe ของโรงเรียนกับบัญชี QuickBooks ได้โดยตรง โดยไม่ต้องมีขั้นตอนการพัฒนาอะไรให้ซับซ้อน

คุณ Buchanan กล่าวว่า "เมื่อเราตรวจสอบข้อมูลกับ Stripe และ Acodei ทั้ง 2 บริษัทนี้ก็เป็นระบบที่ใช้งานง่ายและยืดหยุ่นมาก ตรงตามที่เราต้องการพอดี"

Onespot ผสานการทำงานโซลูชันนี้อย่างรวดเร็วโดยใช้ Connect.js ของ Stripe เพื่อเพิ่มฟังก์ชันแดชบอร์ดให้กับโรงเรียนต่างๆ จากนั้น ทีมก็ได้ผสานรวมแอป QuickBooks Sync ด้วยโค้ดเพียงไม่กี่บรรทัด สุดท้าย ทีมได้กำหนดค่าแอปให้แมปข้อมูลการชำระเงินใน Stripe เข้ากับออบเจ็กต์การทำบัญชีที่ถูกต้องใน QuickBooks Online

แอปนี้จะซิงค์ใบแจ้งหนี้ ยอดขาย การเบิกจ่าย การคืนเงิน ค่าธรรมเนียม และรายละเอียดของลูกค้าทั้งหมดที่ Stripe เก็บรวบรวมมาโดยอัตโนมัติ รวมถึงการชำระเงินด้วยเช็คและเงินสดที่ Stripe ไม่ได้ประมวลผล ซึ่งช่วยให้โรงเรียนมีบันทึกที่ครอบคลุมในที่เดียว เนื่องจากการซิงค์จะส่งข้อมูลระหว่าง Stripe กับ QuickBooks โดยตรง Onespot จึงไม่จัดการหรือจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีที่ละเอียดอ่อนเลย

การผสานการทำงาน QuickBooks Sync ของ Onespot ช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลบน Stripe ของโรงเรียนจะแมปกับ QuickBooks ได้อย่างแม่นยำโดยไม่ต้องให้ทีม Onespot ศึกษา QuickBooks API หรือจัดการกับปัญหาทางบัญชีที่ซับซ้อน และหากลูกค้าต้องการความช่วยเหลือ Onespot ก็สามารถให้ทาง Acodei เข้ามาช่วยดูแลได้

คุณ Cann กล่าวว่า "Acodei เข้าใจ QuickBooks และการทำบัญชีเป็นอย่างดี และทำงานในด้านเฉพาะทางแบบนี้มาหลายปีแล้ว หากโรงเรียนไหนพบปัญหา ผมมั่นใจเลยว่า Acodei สามารถเข้ามาพูดคุยกับนักบัญชีของโรงเรียนเพื่อแก้ปัญหาได้เร็วกว่าเรามากๆ ครับ"

ผลลัพธ์

Onespot ผสานการทำงาน QuickBooks Sync ใน 2 วัน

คุณ Cann คาดว่าจะใช้เวลาอย่างน้อย 1 เดือนในการพัฒนา ทดสอบ และปรับใช้การผสานการทำงานนี้ภายในองค์กร แต่แอปแบบผสานรวมในตัวทำให้ใช้เวลาเพียง 2 วัน Onespot สามารถให้บริการ QuickBooks Sync ได้นานแล้วก่อนเริ่มปีการศึกษา ซึ่งทำให้ทีมพัฒนาที่มีกันอยู่ 2 คนสามารถหันไปใส่ใจกับฟีเจอร์อื่นๆ ได้

คุณ Cann กล่าวว่า "สุดท้ายแล้ว ถ้าเราต้องทำเอง เราก็คงไม่ทำ เราขยายการรองรับได้อย่างรวดเร็ว และยังมีฟีเจอร์ที่มีมูลค่าสูงอื่นๆ อีกตั้งหลายอย่างที่เราอยากจะทำ วิธีนี้ช่วยให้เราทำทุกอย่างได้ครับ"

10% ของฐานลูกค้าของ Onespot มีการเริ่มต้นใช้งานในช่วง 2 เดือนแรก

ภายใน 2 เดือนหลังจากเปิดตัว 10% ของฐานลูกค้าที่ใช้งานอยู่ของ Onespot ก็ใช้ QuickBooks Sync เพื่อเชื่อมต่อข้อมูลบน Stripe กับ QuickBooks และคุณ Cann เชื่อว่าประสบการณ์เชิงบวกที่ลูกค้าเหล่านี้ได้รับจะช่วยให้มีการใช้งานกันมากขึ้นในวงกว้าง

"มีโรงเรียนอยู่แห่งหนึ่งซึ่งอยู่ในเครือข่ายโรงเรียนที่มีอยู่ 70 แห่งบอกเราว่าชอบฟีเจอร์นี้มาก" คุณ Buchanan กล่าว "เมื่อได้รับฟังประสบการณ์มาแบบนี้ เราก็คาดว่าจะได้เห็นโรงเรียนในเครือข่ายนั้นเริ่มใช้ฟีเจอร์นี้กันมากขึ้น"

ตอนนี้ โรงเรียนลดเวลาในการกระทบยอดเองไปได้ 8 ชั่วโมง

คุณ Jeff Ward ซึ่งเป็นผู้ก่อตั้ง Acodei กล่าวว่า โรงเรียนที่ใช้การผสานการทำงานนี้สามารถประหยัดเวลาไปได้ประมาณ 1 วันในการกระทบยอดเองในช่วงเวลาภาษี

คุณ Ward กล่าวว่า "ผมพัฒนาการผสานการทำงานนี้ขึ้นมา เพราะเบื่อเวลาที่ต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการกระทบยอดธุรกรรมบน Stripe ใน QuickBooks โดยตอนนี้ ผู้ใช้จะติดตามการกระทบยอดได้โดยคลิกแค่ไม่กี่ครั้งต่อเดือน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในส่วนนี้ไปได้อย่างน้อยราวๆ 8 ชั่วโมง"

เกี่ยวกับ Acodei

Acodei (ซึ่งได้รับความไว้วางใจจากธุรกิจกว่า 10,000 แห่ง) เป็นผู้สร้างเครื่องมือทำบัญชีอัตโนมัติที่ช่วยให้ธุรกิจต่างๆ ซิงค์ข้อมูลการชำระเงินบน Stripe เข้ากับ QuickBooks ได้