Défi

Dans les écoles Montessori et autres petites écoles indépendantes, un seul administrateur est souvent responsable des dossiers étudiants, de la gestion des présences, des communications avec les parents et de la collecte des frais de scolarité. Pour alléger la charge de travail de tels administrateurs, Sean Cann et Samuel Buchanan ont fondé Onespot en 2021 pour fournir aux écoles leur propre application destinée pour la gestion des dossiers, des communications et de la facturation. L’entreprise a adopté Stripe Connect en 2024 pour permettre aux écoles de collecter les frais de scolarité et autres paiements facilement et en toute sécurité.

À mesure que de plus en plus d’écoles adoptaient les fonctionnalités de facturation Stripe de Onespot, l’entreprise a constaté un problème persistant : les écoles devaient effectuer manuellement le rapprochement de leurs données de paiement dans QuickBooks. En mars 2025, Onespot a décidé d’automatiser ce processus. Cependant, l’entreprise a estimé que la création d’une telle intégration au moyen de l’API QuickBooks nécessiterait plusieurs semaines de travail pour son équipe de développement composée de deux personnes. Étant donné que l’année scolaire approchait à grands pas et que cette équipe souhaitait se concentrer sur le développement d’autres fonctionnalités de l’application, consacrer plusieurs semaines à l’intégration avec QuickBooks n’était pas envisageable.

« Nous avions conscience qu’il s’agissait d’un enjeu majeur pour nos clients et qu’il fallait résoudre ce problème. Sinon, leur frustration liée à des systèmes non connectés perdurerait », a déclaré Cann.

Solution

Onespot a choisi une solution tierce : l’application QuickBooks Sync d’Acodei. Cette application est disponible sur la plateforme Stripe App Marketplace pour les entreprises qui utilisent Stripe. Elle peut être intégrée directement aux plateformes grâce aux composants Connect intégrés. Avec cette solution, Onespot a pu créer une intégration directe entre les données Stripe d’une école et son compte QuickBooks, sans processus de développement complexe.

« Lorsque nous avons effectué notre analyse approfondie de Stripe et Acodei, nous avons constaté que leurs systèmes étaient les plus conviviaux et les plus flexibles pour répondre à nos besoins », a déclaré Buchanan.

Onespot a rapidement intégré la solution en utilisant Connect.js de Stripe pour ajouter les fonctionnalités du Dashboard à ses écoles. L’équipe a ensuite intégré l’application QuickBooks Sync rien qu’en ajoutant quelques lignes de code. Enfin, l’équipe a configuré l’application pour faire correspondre les données de paiement de Stripe aux objets comptables appropriés dans QuickBooks Online.

L’application synchronise automatiquement les données de l’ensemble des factures, ventes, paiements, remboursements, informations clients et frais collectés par Stripe, en plus des paiements par chèque et en argent liquide non traités par Stripe, ce qui a offert aux écoles un relevé unique et complet. Par ailleurs, étant donné que la synchronisation transmet les données directement entre Stripe et QuickBooks, Onespot ne traite ni ne stocke jamais de données comptables sensibles.

L’intégration de QuickBooks Sync de Onespot a permis de garantir que les données Stripe des écoles correspondent précisément à QuickBooks, sans que l’équipe Onespot ait besoin d’analyser l’API QuickBooks ni de se confronter à des problèmes comptables complexes. Et en cas de besoin d’assistance, Onespot peut orienter les clients vers Acodei.

« Acodei maîtrise parfaitement QuickBooks et la comptabilité et travaille sur cette fonctionnalité spécifique depuis des années. Si l’une de nos écoles rencontre un problème, je sais qu’Acodei peut intervenir et contacter le comptable de l’école pour le résoudre bien plus rapidement que nous le ferons », a déclaré Cann.

Résultats

L’intégration de QuickBooks Sync par Onespot n’a pris que deux jours

Cann estimait qu’il faudrait au moins un mois pour concevoir, tester et déployer l’intégration en interne. Cependant, grâce à l’application intégrée, deux jours ont suffi. Onespot a pu proposer QuickBooks Sync bien avant le début de l’année scolaire, permettant ainsi à son équipe de développement composée de deux personnes de se concentrer sur d’autres fonctionnalités.

« En fin de compte, si nous avions dû le faire en interne, nous ne l’aurions sans doute pas fait du tout. Nous nous développions si rapidement et nous avions tellement d’autres fonctionnalités à forte valeur ajoutée que nous voulions créer. Cette solution nous a permis de tout réaliser », a déclaré Cann.

L’inscription de 10 % de la clientèle de Onespot a eu lieu au cours des 2 premiers mois

Rien que 2 mois après son lancement, 10 % des clients actifs de Onespot utilisaient déjà QuickBooks Sync pour connecter leurs données Stripe à QuickBooks. Aussi, Cann estime que les expériences positives de ces clients ouvrent désormais la voie à une adoption plus large de cette solution.

« Une école faisant partie d’un réseau de 70 écoles nous a déjà fait part de son enthousiasme », a déclaré Buchanan. « À mesure qu’elles partageront leur expérience, nous nous attendons à ce que davantage d’écoles de ce réseau commencent à utiliser cette fonctionnalité. »

Les écoles ont désormais libéré huit heures de rapprochement manuel

Selon Jeff Ward, fondateur d’Acodei, les écoles qui utilisent cette intégration peuvent économiser environ une journée de travail en matière de rapprochement manuel au moment de la déclaration des impôts.

« J’ai créé cette intégration suite à ma propre frustration de passer des heures et des heures à essayer de rapprocher mes transactions Stripe dans QuickBooks. Les utilisateurs peuvent désormais assurer le rapprochement en quelques clics par mois, ce qui leur permet de libérer au moins huit heures de travail », a déclaré Ward.

À propos d’Acodei

Ayant gagné la confiance de plus de 10 000 entreprises, Acodei conçoit des outils d’automatisation comptable qui aident les entreprises à synchroniser les données de paiement Stripe avec QuickBooks.