Desafio
Em escolas Montessori e outras pequenas escolas independentes, um único administrador costuma ser responsável pelos registros dos alunos, controle de presença, comunicação com os pais e recolhimento de mensalidades. Para aliviar a carga desses administradores, Sean Cann e Samuel Buchanan fundaram a Onespot em 2021 para oferecer às escolas seu próprio aplicativo para gerenciar registros, comunicação e faturamento. A empresa adotou o Stripe Connect em 2024 para permitir que as escolas recolham mensalidades e outros pagamentos de forma fácil e segura.
À medida que mais escolas adotavam os recursos de faturamento da Onespot com tecnologia da Stripe, a empresa reconheceu a existência de um ponto crítico persistente: as escolas precisavam reconciliar manualmente seus dados de pagamentos no QuickBooks. Em março de 2025, a Onespot decidiu automatizar esse processo. No entanto, a empresa concluiu que desenvolver essa integração usando a API do QuickBooks levaria semanas para ser concluído por sua equipe de desenvolvimento de duas pessoas. Com o ano letivo se aproximando rapidamente e a equipe querendo se concentrar no desenvolvimento de outros recursos do aplicativo, dedicar semanas à integração com o QuickBooks não era viável.
“Sabíamos que isso era um grande desejo dos nossos clientes e que deveríamos resolver esse problema; caso contrário, eles continuariam frustrados por seus sistemas não estarem conectados”, disse Cann.
Solução
A Onespot recorreu a uma solução de terceiros: o aplicativo QuickBooks Sync da Acodei. O aplicativo está disponível no Stripe App Marketplace para empresas da Stripe e pode ser incorporado diretamente às plataformas por meio dos componentes incorporados do Connect. Com essa solução, a Onespot criou uma integração direta entre os dados da Stripe de uma escola e sua conta do QuickBooks — sem a necessidade de um processo de desenvolvimento complexo.
“Quando fizemos nossa due diligence prévia com a Stripe e a Acodei, ambos se mostraram os sistemas mais fáceis de usar e flexíveis para o que precisávamos”, disse Buchanan.
A Onespot integrou rapidamente a solução usando o Connect.js da Stripe para adicionar funções de dashboard para suas escolas. Em seguida, a equipe incorporou o aplicativo QuickBooks Sync com apenas algumas linhas de código. Por fim, a equipe configurou o aplicativo para mapear os dados de pagamentos da Stripe para os objetos contábeis corretos no QuickBooks Online.
O aplicativo sincroniza automaticamente todas as faturas, vendas, repasses, reembolsos, taxas e dados de clientes recolhidos pela Stripe — juntamente com pagamentos por cheque e dinheiro não processados pela Stripe — oferecendo às escolas um registro único e abrangente. Como a sincronização transfere os dados diretamente entre a Stripe e o QuickBooks, a Onespot nunca lida nem armazena dados contábeis sensíveis.
A integração do QuickBooks Sync da Onespot garantiu que os dados da Stripe das escolas fossem mapeados com precisão no QuickBooks, sem exigir que a equipe da Onespot estudasse a API do QuickBooks ou lidasse com questões contábeis complexas. E, se um cliente precisar de suporte, a Onespot pode direcioná-lo à Acodei.
“A Acodei entende profundamente o QuickBooks e a contabilidade e vem trabalhando nessa função específica há anos. Se alguma de nossas escolas tiver um problema, sei que a Acodei pode intervir e falar diretamente com o contador da escola para resolver a questão muito mais rápido do que nós conseguiríamos”, disse Cann.
Resultados
A Onespot integrou o QuickBooks Sync em dois dias
Cann estimou que levaria pelo menos um mês para desenvolver, testar e implantar a integração internamente. Com o aplicativo incorporado, o processo levou dois dias. A Onespot conseguiu oferecer o QuickBooks Sync muito antes do início do ano letivo, liberando sua equipe de desenvolvimento de duas pessoas para se concentrar em outros recursos.
“No fim das contas, se tivéssemos que fazer isso internamente, provavelmente não teríamos feito. Estávamos crescendo muito rápido, e havia muitos outros recursos de alto valor que queríamos desenvolver. Essa solução nos permitiu fazer tudo isso”, disse Cann.
10% da base de clientes da Onespot foi integrada nos primeiros 2 meses
Em menos de 2 meses após o lançamento, 10% da base ativa de clientes da Onespot passou a usar o QuickBooks Sync para conectar seus dados da Stripe ao QuickBooks. E Cann acredita que as experiências positivas desses clientes agora estão abrindo caminho para uma adoção mais ampla.
“Já tivemos 1 escola, que faz parte de uma rede com 70 escolas, nos dizendo o quanto já gosta da solução”, disse Buchanan. “À medida que compartilham essa experiência, esperamos ver mais escolas dessa rede começarem a usar o recurso.”
As escolas agora economizam oito horas de reconciliação manual
Segundo Jeff Ward, fundador da Acodei, escolas que utilizam essa integração podem economizar aproximadamente um dia de reconciliação manual durante o período de impostos.
“Criei essa integração a partir da minha própria frustração ao passar horas e horas tentando reconciliar minhas transações da Stripe no QuickBooks. Agora, os usuários conseguem manter a reconciliação em dia com apenas alguns cliques por mês, economizando pelo menos cerca de oito horas de trabalho”, disse Ward.
Com a Stripe e a Acodei, estamos capacitando escolas com a mesma tecnologia de pagamentos e contabilidade de nível mundial em que as maiores empresas do mundo confiam. Isso muda completamente o jogo para elas. Tem sido incrível conseguir lançar ferramentas realmente poderosas, com suporte de alto nível, mesmo com uma equipe enxuta.
Sobre a Acodei
Com a confiança de mais de 10.000 empresas, a Acodei desenvolve ferramentas de automação contábil que ajudam empresas a sincronizar dados de pagamentos da Stripe com o QuickBooks.
O aplicativo incorporado da Acodei permite que plataformas economizem tempo e dinheiro ao desenvolver uma integração com o QuickBooks, e comerciantes conectados obtêm registros contábeis precisos até o último centavo na época de impostos. É uma situação vantajosa tanto para as plataformas quanto para os usuários.
