Desafío
En Montessori y otras escuelas pequeñas e independientes, un solo administrador suele encargarse de los expedientes de los alumnos, la asistencia, la comunicación con los padres y el cobro de matrículas. Para aliviar la carga de estos administradores, Sean Cann y Samuel Buchanan fundaron Onespot en 2021 a fin de proporcionar a las escuelas su propia aplicación de gestión del mantenimiento de registros, la comunicación y la facturación. La empresa adoptó Stripe Connect en 2024 con el fin de permitir que las escuelas cobren las matrículas y otros pagos de forma fácil y segura.
A medida que más escuelas adoptaban las funcionalidades de facturación con tecnología de Stripe de Onespot, la empresa reconoció que existía un problema persistente: las escuelas tenían que conciliar sus datos de pago de forma manual en QuickBooks. En marzo de 2025, Onespot decidió automatizar ese proceso. Sin embargo, la empresa determinó que crear dicha integración con la API QuickBooks llevaría semanas a su equipo de desarrollo, conformado por dos personas. Dado que el año escolar se acercaba rápidamente y el equipo quería centrarse en desarrollar otras funcionalidades para la aplicación, dedicar semanas a integrarse con QuickBooks no era viable.
«Sabíamos que esto era algo muy deseado por nuestros clientes y que debíamos resolver este problema; de lo contrario, seguirían frustrados porque sus sistemas no estaban conectados», dijo Cann.
Solución
Onespot recurrió a una solución de terceros: la aplicación QuickBooks Sync de Acodei. La aplicación está disponible en Stripe App Marketplace para empresas de Stripe y se puede integrar directamente en plataformas que usan componentes integrados de Connect. Con esta solución, Onespot creó una integración directa entre los datos de Stripe de una escuela y su cuenta de QuickBooks, sin un proceso de desarrollo complejo.
«Cuando hicimos nuestra diligencia debida con Stripe y Acodei, ambos eran los sistemas más fáciles de usar y flexibles para lo que necesitábamos», dijo Buchanan.
Onespot integró con rapidez la solución con Connect.js de Stripe a fin de agregar la funcionalidad de panel de control para sus escuelas. Luego, el equipo integró la aplicación QuickBooks Sync con solo unas líneas de código. Finalmente, el equipo configuró la aplicación para asignar los datos de pago en Stripe a los objetos de contabilidad correctos en QuickBooks Online.
La aplicación sincroniza de forma automática todas las facturas, ventas, transferencias, rembolsos, comisiones y datos de clientes recopilados por Stripe, junto con los pagos con cheque y en efectivo no procesados por Stripe, lo que brinda a las escuelas un registro único y completo. Debido a que la sincronización pasa datos directamente entre Stripe y QuickBooks, Onespot nunca maneja ni almacena datos contables confidenciales.
La integración de QuickBooks Sync de Onespot garantizaba que los datos de Stripe de las escuelas se asignaran con precisión a QuickBooks sin necesidad de que el equipo de Onespot estudiara la API de QuickBooks ni tenga que sortear problemas contables complejos. Y si un cliente necesita soporte, Onespot puede dirigirlo a Acodei.
«Acodei entiende profundamente QuickBooks y la contabilidad, y hace años que trabaja en esta función específica. Si alguna de nuestras escuelas tiene un problema, sé que Acodei puede intervenir y hablar con el contador para resolver el problema mucho más rápido de lo que podríamos hacerlo nosotros», dijo Cann.
Resultados
Onespot integró QuickBooks Sync en dos días
Cann estimó que llevaría al menos un mes crear, probar e implementar la integración de manera interna. Con la aplicación integrada, llevó dos días. Onespot pudo ofrecer QuickBooks Sync mucho antes del comienzo del año escolar, lo que liberó a su equipo de desarrollo de dos personas para que se concentren en otras funcionalidades.
«En última instancia, si hubiéramos tenido que hacerlo de manera interna, probablemente no lo habríamos hecho. Estábamos creciendo muy rápido y había muchas otras funcionalidades de gran valor que queríamos desarrollar. Esto nos permitió hacerlo todo», dijo Cann.
Se integró al 10 % de la base de clientes de Onespot en los primeros 2 meses
A los dos meses del lanzamiento, el 10 % de la base de clientes activos de Onespot utilizó QuickBooks Sync con el fin de conectar sus datos de Stripe a QuickBooks. Y Cann cree que las experiencias positivas de esos clientes ahora están allanando el camino para una adopción más amplia.
«Una escuela que forma parte de una red de 70 escuelas nos dijo lo mucho que les gusta», señaló Buchanan. «A medida que compartan su experiencia, esperamos que más escuelas de esa red comiencen a utilizar la funcionalidad».
Los colegios ahorran ahora ocho horas de conciliación manual
Según el fundador de Acodei, Jeff Ward, las escuelas que usan esta integración pueden ahorrar aproximadamente un día en la conciliación manual durante la temporada de impuestos.
«Creé esta integración debido a mi propia frustración tras pasar horas y horas intentando conciliar mis transacciones de Stripe en QuickBooks. Ahora los usuarios pueden estar al día con la conciliación con solo unos clics al mes, lo que les ahorra al menos unas ocho horas de trabajo», dijo Ward.
Con Stripe y Acodei, dotamos a las escuelas de la misma tecnología de pagos y contabilidad de primer nivel en la que confían las empresas más grandes del mundo. Para ellas, esto supone un cambio revolucionario. Fue increíble poder lanzar herramientas realmente potentes con un soporte técnico de primer nivel con nuestro pequeño equipo.
Acerca de Acodei
Con la confianza de más de 10,000 empresas, Acodei desarrolla herramientas de automatización contable que ayudan a las empresas a sincronizar los datos de pago de Stripe con QuickBooks.
La aplicación integrada de Acodei permite a las plataformas ahorrar tiempo y dinero en la creación de una integración de QuickBooks, y los comerciantes conectados obtienen registros contables precisos al momento de pagar impuestos. Es una situación beneficiosa para las plataformas y los usuarios.
