Para los negocios que operan en el espacio de comercio digital, gestionar y tramitar transacciones no siempre resulta tan fácil como dicta la teoría. Procesos financieros, obligaciones legales y requisitos de las normativas se combinan en una compleja red que sirve de base a cada compra. Y la forma en que cada empresa maneje estos elementos condiciona en gran medida la experiencia que brinda a su clientela, la credibilidad de la marca y sus resultados.

Dado que el e-commerce continúa creciendo a un ritmo endiablado, son muchas las empresas que recurren a un tipo de entidad especializada denominada «comerciante de registro» o MoR (del inglés merchant of record) para que se ocupe en su nombre de las distintas facetas que implica el procesamiento de los pagos digitales.

A continuación vamos a explicar el concepto de comerciante de registro y exponer las funciones y responsabilidades que ostentan los MoR. También enunciaremos las diversas ventajas que ofrecen a las empresas.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Qué es un comerciante de registro?
  
• ¿Qué responsabilidades asume un comerciante de registro?
  
• Comparación entre comerciante de registro y facilitador de pago
  
• ¿Qué tipos de negocios necesitan recurrir a un comerciante de registro?
  
• Ventajas de trabajar con un comerciante de registro
  
• ¿Stripe se considera un comerciante de registro?
  

¿Qué es un comerciante de registro?

La denominación «comerciante de registro» (MoR, del inglés merchant of record) se refiere a una entidad que cuenta con responsabilidad y autorización legal para actuar en nombre de una empresa y procesar pagos de clientes, incluidas transacciones efectuadas con tarjetas de crédito y débito y transacciones con monederos digitales efectuadas para adquirir o contratar bienes o servicios. El MoR asume la responsabilidad de lidiar con los aspectos financieros, jurídicos y de cumplimiento de la normativa relativos a las transacciones. Su trabajo implica tratar con bancos, redes de tarjetas y organismos reguladores. El MoR es un actor de gran relevancia en las transacciones de e-commerce y tiene facultades para modelar el proceso y la experiencia de los pagos por Internet.

¿Qué responsabilidades asume un comerciante de registro?

Dentro del ámbito del e-commerce, un comerciante de registro es responsable de varios aspectos clave del proceso de transacciones financieras. Estas son las responsabilidades clave de un MoR:

• Procesamiento de transacciones
  El comerciante de registro es responsable de gestionar y procesar pagos de clientes. Desde el momento en que el cliente introduce sus datos de pago hasta el instante en que los fondos llegan a la cuenta bancaria del negocio, el MoR se encarga de la precisión y la seguridad de los pagos. También se ocupa de tramitar los reembolsos y los contracargos.

• Infraestructura de pagos
  El comerciante de registro supervisa la instalación y la administración de la pasarela de pagos, así como las cuentas de comerciante que hacen falta para procesar transacciones. Se comunica con los proveedores de servicios de pago y los bancos para cerciorarse de que los pagos se procesan sin dificultades.

• Cumplimiento de la normativa
  Con el objetivo de que las transacciones sean seguras y legales, el comerciante de registro debe respetar una larga serie de regulaciones y normativas financieras, como los estándares de seguridad de datos de la normativa del sector de tarjetas de pago (PCI-DSS). Tiene asimismo la obligación de cumplir las normas de Conocimiento del cliente/KYC y las regulaciones contra el blanqueo de capitales (AML).

• Gestión del impuesto sobre las ventas
  El comerciante de registro debe calcular, cobrar y remitir las sumas correspondientes al impuesto sobreventas, el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y el impuesto sobre bienes y servicios (GST). También tiene que asegurarse de cobrar y remitir esos impuestos a la autoridad fiscal competente, según corresponda a la ubicación del negocio y del cliente.

• Gestión del fraude
  El comerciante de registro desempeña un importante papel para detectar y prevenir transacciones fraudulentas. Es imprescindible que disponga de sistemas que actúen para identificar actividades potencialmente fraudulentas, cuya misión es proteger a la empresa y a su clientela.

• Gestión de datos de clientes
  A menudo, el comerciante de registro gestiona datos de clientes relativos a las transacciones, como información personal e historiales de compra. Al desarrollar esta función, el MoR debe respetar la legislación y las normativas sobre privacidad y confidencialidad de los datos.

• Elaboración de informes y conciliación
  Con frecuencia, el comerciante de registro debe ocuparse de tareas de elaboración de informes y conciliación de datos. Por ejemplo, preparar informes con datos detallados sobre ventas, reembolsos y contracargos, sin olvidar la obligación de registrar y conciliar con exactitud todas las transacciones en los libros y documentos financieros.

En resumen: gracias a la labor del comerciante de registro, las empresas tan solo deben dedicar unos recursos internos mínimos a la gestión financiera y la tramitación de los pagos. Eso les otorga más libertad para centrarse en los productos o servicios que son el eje de su actividad. Al mismo tiempo, el MoR cuida de que las transacciones financieras sean seguras y eficientes, siempre en cumplimiento de los estándares y las normativas vigentes.

Comparación entre comerciante de registro y facilitador de pago

Los MoR y los facilitadores de pagos cumplen funciones muy importantes en el procesamiento de pagos de e-commerce, pero sus responsabilidades y el alcance de sus servicios no son iguales. Conozcamos sus diferencias:

Comerciante de registro

El MoR es responsable de procesar los pagos de los clientes en nombre y beneficio del negocio, asumiendo multitud de deberes financieros y legales ligados a dichas transacciones. Las responsabilidades clave de un MoR son estas:

• Procesamiento de transacciones
  Implica aceptar, procesar y proteger todas las transacciones de clientes, así como gestionar los reembolsos y contracargos.

• Infraestructura de pagos
  El MoR garantiza un procesamiento fluido de las transacciones mediante las integraciones del proveedor de servicios de pago (PSP), la gestión de las cuentas de comerciante, la instalación de la pasarela de pagos y las operaciones de mantenimiento.

• Cumplimiento de la normativa
  El MoR cumple todos los estándares de seguridad de datos pertinentes, como las normativas PCI-DSS, AML y KYC.

• Cobro y envío de impuestos
  El MoR es responsable de cobrar los importes correspondientes en concepto de impuesto sobre las ventas, IVA o impuesto sobre bienes y servicios (GST) en el punto de venta. Posteriormente, deberá remitir lo recaudado a la autoridad fiscal correspondiente.

• Gestión del fraude
  El MoR es un actor fundamental en la detección y prevención de transacciones fraudulentas.

Facilitador de pago

Por su parte, un facilitador de pago constituye un proveedor de servicios que simplifica el proceso de inscripción para abrir cuentas de comerciante. ¿Y cómo lo hace? Pues agrupando múltiples cuentas de comerciante al amparo de una sola cuenta maestra. Los facilitadores de pago permiten que los negocios acepten pagos digitales sin necesidad de abrir cuentas de comerciante individuales. Representan una opción especialmente atractiva para pequeñas empresas y micronegocios que quizás no dispongan de recursos suficientes o no registren un volumen de transacciones que justifique la apertura de una cuenta de comerciante a su nombre.

Un facilitador de pago asume parte de las funciones que desempeña un comerciante de registro, pero no asume el mismo nivel de responsabilidad. Por ejemplo: aunque un facilitador de pago se encargue del procesamiento de transacciones y de ciertos aspectos de la prevención del fraude, no le corresponde la responsabilidad de cobrar impuestos y remitirlos a la autoridad competente. Esto último suele competer a la empresa. De un modo similar, el facilitador de pago puede contribuir al cumplimiento de la normativa del sector de pagos con tarjeta (PCI) a nivel técnico, pero la responsabilidad última sobre la seguridad y confidencialidad de los datos sigue recayendo sobre la empresa.

Comparación

En lo que atañe al procesamiento de transacciones, un MoR asume responsabilidades más completas y delicadas en comparación con un facilitador de pago. El comerciante de registro se arroga la responsabilidad total sobre el proceso de pago entero y sobre el cumplimiento de la normativa, mientras que un facilitador de pago adopta una postura más sencilla: posibilita el pago para empresas, pero no se encarga de todas las responsabilidades que sí llevan aparejadas los comerciantes de registro.

Cada empresa debe decidir si prefiere asociarse con un facilitador de pago o colaborar con un comerciante de registro (incluso podría convertirse en uno). Y la elección depende de varios factores, como el tamaño del negocio, el volumen de transacciones, los recursos y los objetivos estratégicos. Para las empresas de grandes dimensiones o las que operan en varias jurisdicciones fiscales, tal vez resulte ventajoso cooperar con un comerciante de registro o MoR que sepa gestionar una fiscalidad más compleja. Pero probablemente las empresas más modestas prefieran la sencillez y rentabilidad que ofrece un facilitador de pago.

¿Qué tipos de negocios necesitan recurrir a un comerciante de registro?

Cooperar con un MoR es una opción ventajosa para muchas empresas distintas. En particular, para las que operen en el espacio e-commerce o acepten pagos digitales. A continuación veremos una serie de ejemplos que se. beneficiarían de asociarse a un comerciante de registro:

• Empresas de e-commerce
  Las empresas con presencia en Internet que desarrollan transacciones digitales en ese ámbito necesitan que un MoR gestione todos los aspectos del procesamiento de pagos, el cumplimiento de la normativa, la presentación y el envío de impuestos, sin olvidar la lucha contra el fraude.

• Servicios basados en suscripciones
  Las empresas que ofrecen servicios basados en modelos de suscripción (como plataformas de streaming, proveedores de SaaS (Software como Servicio) y los periódicos digitales) encuentran ventajoso recurrir a un MoR para que gestione sus pagos recurrentes y garantice una experiencia coherente y de excelente calidad para los clientes.

• Empresas internacionales
  Para negocios que comercializan productos o servicios más allá de sus fronteras, colaborar con un MoR es útil para superar los obstáculos y dificultades del procesamiento de pagos internacionales, las legislaciones fiscales y los entornos regulatorios.

• Startups y pymes
  Las startups y las empresas de pequeño o mediano tamaño quizás carezcan de los recursos o los conocimientos necesarios para solventar las dificultades que entrañan el cumplimiento de la normativa y el procesamiento de pegos. La ayuda de un MoR serviría para despejar ese camino, librándolas de unas tareas complicadas para que se centren en su actividad fundamental.

• Plataformas de marketplace
  Las plataformas en Internet que conectan a compradores y vendedores, como los marketplaces de e-commerce o las plataformas de economía bajo demanda, suelen usar los servicios de un comerciante de registro para gestionar dinámicas de pagos muy sofisticadas.

• Organizaciones sin ánimo de lucro
  Las organizaciones sin ánimo de lucro que aceptan donativos por Internet se beneficiarán de la ayuda de un MoR para que se ocupe de procesar los pagos y asegure el cumplimiento de la normativa.

Ventajas de trabajar con un comerciante de registro

Contar con un MoR a tu lado aporta un buen puñado de ventajas, especialmente para empresas que operen en el entorno digital o el e-commerce. A continuación, un repaso detallado de las ventajas que implica cooperar con un MoR:

• Procesamiento de pagos más fluido
  Un MoR constituye una solución global para todos. desde la autorización y la captura de la transacción hasta el cobro y la tramitación de reembolsos. Así contribuye a que la empresa ofrezca a su clientela una experiencia más sencilla, práctica y agradable.

• Gestión del cumplimiento de la normativa
  El comerciante de registro carga sobre su espalda la responsabilidad de respetar un extenso catálogo de regulaciones y normativas. Así evita que el negocio sea objeto de sanciones y contribuye a que se exponga a menos riesgos.

• Prevención del fraude y seguridad
  Lo normal es que un MoR cuente con sistemas sólidos para detectar y prevenir transacciones fraudulentas, protegiendo así tanto a la empresa como a su clientela. También se debe encargar de proteger la información confidencial sobre pagos, para evitar filtraciones y cumplir las normativas sobre protección de datos.

• Gestión de la fiscalidad
  El MoR tiene el deber de calcular con precisión, cobrar y remitir los importes que corresponda en concepto de impuesto sobre las ventas, IVA e impuestos sobre bienes y servicios (GST) a nombre de la empresa. Este servicio resulta excepcionalmente práctico para empresas que operen en varias jurisdicciones fiscales (o países) simultáneamente, con diferencias significativas en cuestiones de normativa tributaria.

• Reducción de la carga de trabajo administrativo
  Al externalizar las difíciles tareas de procesar pagos y garantizar el cumplimiento de la normativa para que las desarrolle un MoR, la empresa puede volcarse por completo en su labor fundamental. Así se abre la posibilidad de aumentar la eficiencia operativa y reducir los gastos administrativos.

• Escalabilidad mundial
  Para aquellos negocios con intención de expandirse internacionalmente, un MoR hace que resulte más sencillos aceptar pagos en diferentes divisas y cumplir con las normativas locales. Con ello se facilita que las empresas adapten y expandan sus operaciones en el ámbito internacional.

• Mejora de la gestión del flujo de caja
  Habitualmente, el comerciante de registro se asegura de que las transacciones se cobren a su debido tiempo y eso contribuye a perfeccionar la gestión de los flujos de caja.

• Gestión de disputas con clientes y contracargos
  El comerciante de registro se encarga normalmente de resolver las disputas con clientes o los contracargos en nombre de la empresa. Aquí se incluye también mediar con bancos o compañías de tarjetas de crédito, si es necesario. De este modo, ayuda a que las empresas solucionen sus problemas más eficazmente y mantengan una buena relación con la clientela.

• Elaboración de informes y análisis
  Muchos comerciantes de registro proporcionan a las empresas análisis e informes detallados relativos a sus transacciones. Esa información es muy útil para conseguir perspectivas reveladoras sobre tendencias de ventas, conducta de la clientela y otros aspectos. Una gran ayuda para que las empresas tomen decisiones sólidas, fundadas en datos empíricos.

• Integración sencilla
  Son muchos los comerciantes de registro que se caracterizan porque se integran sin dificultades con las plataformas de e-commerce más populares, cestas de compra y otros sistemas de negocios. De modo que les ponen las cosas fáciles para que los negocios empiecen a funcionar desde el primer instante.

Un MoR puede ser un gran aliado para que la empresa surque las procelosas dificultades del procesamiento de pagos por Internet y consiga ofrecer a sus empleados y clientes una experiencia fluida, segura y totalmente acorde con la normativa al efectuar transacciones.

Is Stripe a merchant of record?

When businesses use Stripe to process payments for regular direct transactions, the business itself remains the MoR while Stripe acts as a payment processor or payment gateway. This means that the business is responsible for transactional compliance, tax obligations, and managing refunds and chargebacks—while Stripe handles the technical aspects of transaction processing.

With Stripe Connect, businesses can become platforms or marketplaces that process payments for third-party businesses or sellers. Connect gives these platforms options: if they integrate with direct charges, individual businesses on their platform or marketplace will be the merchant of record. If they integrate with destination charges or separate charges and transfers, their platform or marketplace will be the merchant of record. You can learn more about different considerations and examples by reading our docs.

However, Stripe is an MoR for crypto onramp. Many Web3-native businesses are not set up to sell crypto directly yet operate on-chain—requiring their customers to transact with cryptocurrencies. With crypto onramp, Stripe assumes the responsibility of being a merchant of record to make it easier for customers to make crypto purchases directly in a checkout flow. You can learn more about crypto onramp in our docs.