Zahlungsabwicklung – Funktionsweise: Ein Kurzleitfaden

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  1. Einführung
  2. Was ist Zahlungsabwicklung?
  3. Zahlungsabwicklung: Schlüsselakteure und wichtige Komponenten
  4. Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?
  5. Warum ist die Zahlungsabwicklung für Unternehmen wichtig?

Dank verschiedener digitaler Tools, Systeme und Plattformen haben die Unternehmen heute die Möglichkeit, Kundinnen und Kunden über Online-Shops, mobile Zahlungsplattformen und soziale Medien zu erreichen. Die Abwicklung von Zahlungstransaktionen hat sich mit den sich kontinuierlich ändernden Bedürfnissen der Kundinnen und Kunden und ihren Zahlungspräferenzen weiterentwickelt.

Die Zahl der digitalen Zahlungstransaktionen nimmt stetig zu. Daher müssen Unternehmen verstehen, wie moderne Zahlungsverarbeitungssysteme sie dabei unterstützen können, wettbewerbsfähig zu bleiben. In diesem Artikel werden die wichtigsten Aspekte der Zahlungsabwicklung und die beteiligten Parteien und Komponenten vorgestellt. Außerdem werden hilfreiche Erkenntnisse vermittelt, die Unternehmen bei der Bewältigung der Herausforderungen des digitalen Handels unterstützen.

Worum geht es in diesem Artikel?

  • Was ist Zahlungsabwicklung?
  • Zahlungsabwicklung: Schlüsselakteure und wichtige Komponenten
  • Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?
  • Warum ist die Zahlungsabwicklung für Unternehmen wichtig?

Was ist Zahlungsabwicklung?

Die Zahlungsabwicklung ist die Art und Weise, in der Käufer/innen und Verkäufer/innen finanzielle Transaktionen abwickeln. Sie besteht aus mehreren Schritten, so unter anderem Autorisierung, Clearing und Abwicklung von Transaktionen.

Zahlungsabwicklung: Schlüsselakteure und wichtige Komponenten

Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs ist ein komplexes System, an dem mehrere Akteure und Komponenten beteiligt sind. Diese arbeiten zusammenarbeiten und ermöglichen somit den sicheren und effizienten Transfer von Geldern bei Finanztransaktionen. Im Folgenden finden Sie einen Überblick über die am Zahlungsverkehr beteiligten Parteien:

  • Karteninhaber/in
    Die Karteninhaberin oder der Karteninhaber ist die natürliche oder juristische Person, die die Zahlung veranlasst, indem sie ihre Zahlungsdaten (Kreditkarte, Debitkarte oder Bankverbindung) bei einem Kauf oder einer Dienstleistung angibt.

  • Business
    Das Unternehmen ist der Händler oder Dienstleister, der die Zahlung der Kundin oder des Kunden im Austausch gegen Waren oder Dienstleistungen annimmt.

  • Händlerbank oder Acquirer
    Die Händlerbank oder der Acquirer ist das Finanzinstitut, das das Händlerkonto führt und die Transaktionsdaten vom Zahlungsabwickler erhält. Die Händlerbank ist für die Autorisierung, das Clearing und die Abwicklung von Transaktionen verantwortlich.

  • Ausstellende Bank oder Aussteller
    Die ausstellende Bank oder der Aussteller ist die Bank oder das Finanzinstitut, das die Kreditkarte an die Karteninhaberin oder den Karteninhaber ausgibt. Die ausstellende Bank prüft das verfügbare Guthaben oder den Kredit der Kundin oder des Kunden und genehmigt die Transaktion oder lehnt sie ab.

  • Kartennetzwerke
    Kartennetzwerke sind Unternehmen wie beispielsweise Visa, Mastercard, American Express und Discover, die die Infrastruktur und die Vorschriften für die Abwicklung von Kreditkartentransaktionen bereitstellen. Kartennetzwerke dienen als Vermittler zwischen akquirierenden Banken und ausstellenden Banken. Sie sorgen für eine reibungslose Kommunikation sowie die Autorisierung und Abwicklung von Transaktionen.

  • Zahlungs-Gateway
    Ein Zahlungs-Gateway ist ein Tool, das die Zahlungsdaten vom Point-of-Sale(POS)-System oder der E-Commerce-Plattform des Unternehmens auf sichere Weise zur Verarbeitung an die Händlerbank übermittelt. Es verschlüsselt die Daten der Karteninhaberin oder des Karteninhabers und überprüft, ob die Transaktion den Sicherheitsstandards entspricht.

  • Zahlungsabwickler
    Ein Zahlungsabwickler oder Zahlungsdienstleister ist ein Unternehmen, das den Transaktionsprozess im Auftrag der akquirierenden Bank beaufsichtigt. Zu den Aufgaben eines Zahlungsabwicklers gehören unter anderem die Kommunikation mit Zahlungsnetzwerken, die Einholung von Autorisierungen und die Verwaltung des Zahlungsabwicklungsprozesses.

  • Point-of-Sale(POS)-System
    Ein Point-of-Sale-System ist die physische oder digitale Schnittstelle, an der die Zahlungsinformationen der Kundinnen und Kunden erfasst und zur Verarbeitung übermittelt werden. In Ladengeschäften können dies Kartenlesegeräte oder mobile Zahlungsgeräte sein, während im Online-Bereich Lösungen wie E-Commerce-Plattformen, mobile Apps oder Websites zum Einsatz kommen.

Diese Parteien sorgen gemeinsam dafür, dass Kreditkartentransaktionen sicher und effizient sind und dass sie die Vorschriften und Branchenstandards erfüllen, damit Kundinnen und Kunden sowie Unternehmen ein reibungsloses und schnelles Zahlungserlebnis genießen können.

Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung?

Die Zahlungsabwicklung besteht aus einer Reihe von Schritten, die ausgelöst werden, wenn eine Kundin oder ein Kunde eine finanzielle Transaktion mit einem Unternehmen einleitet, in der Regel für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen. Der Prozess betrifft mehrere Parteien und Komponenten, die zusammenwirken, um eine sichere und effiziente Autorisierung und Abwicklung der Transaktion zu gewährleisten. Er kann abhängig von folgenden Faktoren unterschiedlich aussehen:

  • Zahlungsumgebung (persönlich, online oder mobil)
  • Zahlungskanal (Website, mobile App, stationärer Einzelhandel, mobiler Händler, In-Home-Dienstleister usw.)
  • Zahlungsmethode (Kredit- oder Debitkarte, Banküberweisung, Digital Wallet usw.)

Trotz dieser Unterschiede verläuft der allgemeine Prozess ähnlich. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Übersicht:

  • Veranlassung
    Die Kundin oder der Kunde gibt ihre/seine Zahlungsdaten am POS Unternehmens, dem Kartenlesegerät oder der E-Commerce-Kasse an, diese umfassen beispielsweise die Kartennummer oder die Bankverbindung.

  • Verschlüsselung und Übertragung
    Die Zahlungsinformationen werden sicher an ein Zahlungs-Gateway übertragen, das die Daten verschlüsselt und anschließend an den Zahlungsabwickler weiterleitet.

  • Autorisierung
    Der Zahlungsabwickler sendet die Transaktionsdaten an die Händlerbank (die Bank des Unternehmens), die die Informationen über das entsprechende Kartennetzwerk an die ausstellende Bank (die Bank der Kundin oder des Kunden) weiterleitet. Die ausstellende Bank wiederum überprüft das Konto der Kundin oder des Kunden und stellt fest, ob genügend Guthaben oder Kredit verfügbar sind, damit die Transaktion durchgeführt werden kann. An diesem Punkt sendet die ausstellende Bank eine Mitteilung über die Genehmigung oder Ablehnung über die Kartennetzwerke und die Händlerbank zurück an den Zahlungsabwickler.

  • Response
    Der Zahlungsabwickler leitet den Status der Genehmigung oder Ablehnung der Transaktion an das Unternehmen weiter, das dann die Kundin oder den Kunden über das Ergebnis informiert. Wurde die Transaktion genehmigt, kann das Unternehmen mit der Lieferung der Waren und Dienstleistungen fortfahren. Bei einer Ablehnung der Transaktion erhält das Unternehmen einen Ablehnungscode, der darüber informiert, warum die Transaktion nicht genehmigt werden konnte. Die Kundin oder der Kunde wird über die Ablehnung der Transaktion benachrichtigt.

  • Clearing
    Nach der Genehmigung der Transaktion beginnt der Clearing-Prozess. Die ausstellende Bank überweist den Transaktionsbetrag (abzüglich eventueller Gebühren) über die Kartennetzwerke an die Händlerbank. Die Details werden protokolliert und zwischen den beteiligten Parteien abgeglichen.

  • Zahlungsabwicklung
    Während der Zahlungsabwicklung zahlt die Händlerbank das Geld auf das Konto des Unternehmens ein. Sobald das Unternehmen die Zahlung erhält, gilt die Transaktion als abgeschlossen.

  • Reporting und Abgleich
    Das Unternehmen und die Finanzinstitute überprüfen ihre Transaktionsaufzeichnungen und gleichen diese ab, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind und um etwaige Unstimmigkeiten zu beseitigen.

Warum ist die Zahlungsabwicklung für Unternehmen wichtig?

Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs ist für Unternehmen aus mehreren Gründen wichtig:

  • Kundenfreundlichkeit
    Die Zahlungsverarbeitung spielt eine wichtige Rolle bei der Gestaltung der Kundenerfahrung. Wenn Kundinnen und Kunden einkaufen oder eine Dienstleistung in Anspruch nehmen, erwarten sie einen reibungslosen und komfortablen Zahlungsvorgang. Dank des Angebots an effizienten und benutzerfreundlichen Zahlungsoptionen und der Akzeptanz einer Vielzahl elektronischer Zahlungsmethoden können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Kundschaft eine positive Erfahrung macht. Dies wiederum stärkt das Vertrauen und die Loyalität.

  • Erweiterte Verkaufsmöglichkeiten
    Mit der Akzeptanz elektronischer Zahlungen können Unternehmen, einen breiteren Kundenstamm erreichen – einschließlich Kundinnen und Kunden, die bargeldlose Transaktionen bevorzugen oder auch Online-Shopper und internationale Kundschaft. Dies kann zu höherem Umsatz und mehr Einnahmen führen.

  • Bessere Liquiditätslage
    Elektronische Zahlungen werden in der Regel schneller verarbeitet und abgewickelt als herkömmliche Methoden, wie etwa Schecks. Dies unterstützt Unternehmen bei der Aufrechterhaltung einer gesunden Liquidität, die für die Deckung der Betriebskosten und das Unternehmenswachstum wichtig ist.

  • Mehr Sicherheit
    Systeme zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs nutzen modernste Sicherheitsmaßnahmen, so etwa Verschlüsselung und Betrugserkennung, um sensible Daten zu schützen und das Risiko nicht autorisierter Transaktionen zu minimieren.

  • Vereinfachte Buchführung
    Bei elektronischen Zahlungsverarbeitungssystemen werden automatisch Transaktionsdatensätze erstellt. Dies verringert den Arbeitsaufwand für die Nachverfolgung von Verkäufen, die Verwaltung von Lagerbeständen und die Überwachung der finanziellen Performance.

  • Reduzierung menschliche Fehler
    Die automatisierte Zahlungsverarbeitung minimiert das allgegenwärtige, mit der manuellen Bearbeitung von Bargeld- oder Schecktransaktionen verbundene Risiko menschlicher Fehler und sorgt so für eine höhere Genauigkeit beim Finanzmanagement.

  • Aufsichtsrechtliche Compliance
    Zahlungsabwickler unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung von Branchenvorschriften und -standards, so etwa dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), der den korrekten Umgang mit Karteninhaberdaten regelt.

  • Skalierbarkeit
    Bei einem Unternehmenswachstum können elektronische Zahlungsverarbeitungssysteme problemlos skaliert werden. So können ein höheres Transaktionsvolumen bewältigt und kontinuierliche Effizienz und Zuverlässigkeit gewährleistet werden.

Die Abwicklung des Zahlungsverkehrs mag auf den ersten Blick für Unternehmen, die Zahlungen von Kundinnen und Kunden annehmen müssen, eine relativ einfache technische Angelegenheit zu sein. Wie zahlreiche andere Aspekte des Aufbaus und der Führung eines Unternehmens ist dies jedoch komplizierter, als es aussieht.

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