ธุรกิจ B2C ในเยอรมนีมีรายได้จากอีคอมเมิร์ซ 88,800 ล้านยูโรในปี 2024 การช้อปปิ้งออนไลน์กำลังกลายเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตประจำวันของผู้คนมากขึ้นเรื่อยๆ เช่นเดียวกับการช้อปปิ้งที่ร้าน อย่างไรก็ตาม นักช้อปออนไลน์ก็คาดหวังมากกว่าแค่สินค้าที่น่าดึงดูด แต่ต้องการให้คำสั่งซื้อได้รับการดำเนินการอย่างถูกต้องและโปร่งใส ซึ่งรวมถึงการออกใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องด้วยเช่นกัน

บทความนี้จะอธิบายเหตุผลว่าทำไมคุณจึงต้องมีใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องสำหรับร้านค้าออนไลน์ และสรุปข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตามในเยอรมนี

เนื้อหาหลักในบทความ

• ทำไมร้านค้าออนไลน์ต้องมีใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง
  
• ในเยอรมนี ใบแจ้งหนี้ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดอะไรบ้าง
  
• Stripe Payments ช่วยได้อย่างไร
  

ทำไมร้านค้าออนไลน์ต้องมีใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง

โดยทั่วไปแล้ว การออกใบแจ้งหนี้ที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สมบูรณ์จะทำให้ร้านค้าออนไลน์ประสบปัญหา 3 ประการด้วยกัน คือ เสี่ยงต่อปัญหาที่เกิดขึ้นกับเจ้าหน้าที่กรมสรรพากร สูญเสียความเชื่อมั่นของลูกค้า และต้องจัดการบัญชีของตนเองนานขึ้น

ปัญหาด้านกฎหมาย:

กฎหมายเยอรมัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง § 14 ของกฎหมายภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (UStG) กำหนดให้ร้านค้าออนไลน์ต้องส่งใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ที่ขาดข้อมูลสำคัญ หรือมีตัวเลขไม่ถูกต้อง หรือข้อผิดพลาดในการจัดรูปแบบ อาจถูกกรมสรรพากรปฏิเสธ ผลกระทบที่ตามมามีตั้งแต่การถูกเรียกเก็บค่าปรับทางการเงิน หรือดอกเบี้ยผิดนัด การค้างชำระ หรือการตรวจสอบที่เข้มงวดยิ่งขึ้นจากหน่วยงานภาษี สำหรับธุรกิจในประเทศ เรื่องนี้ไม่ได้เป็นแค่การเสียเงินเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ ซึ่งอาจส่งผลกระทบต่อรายได้ในระยะยาวอีกด้วย

การสูญเสียความไว้วางใจ

ความสำเร็จของธุรกิจค้าปลีกออนไลน์ไม่ได้ขึ้นอยู่กับแค่สินค้าที่น่าดึงดูดใจและขั้นตอนการสั่งซื้อที่ราบรื่นเท่านั้น แต่การออกใบแจ้งหนี้ก็ยังเป็นองค์ประกอบสำคัญของความสัมพันธ์ที่ดีในการทำงานด้วย เพราะการออกใบแจ้งหนี้อย่างถูกต้องแม่นยำนั้นเป็นกุญแจสำคัญสำหรับผู้ค้าปลีกออนไลน์ที่ต้องการสร้างภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ ซึ่งเป็นสัญญาณบ่งชี้ว่าร้านค้าออนไลน์นั้นๆ เป็นร้านที่ตั้งใจขายจริง ส่งผลให้ลูกค้ามีความภักดีต่อร้านมากขึ้น

ใบแจ้งหนี้อีคอมเมิร์ซที่มีข้อผิดพลาดหรือรายละเอียดไม่ครบถ้วนอาจดูไม่เป็นมืออาชีพและอาจทำลายความไว้วางใจของผู้ซื้อเป็นการถาวร ผู้ซื้อคาดหวังว่าร้านค้าจะน่าเชื่อถือและปฏิบัติตามกฎหมาย การออกใบแจ้งหนี้ซ้ำที่ส่งไปแล้วหรือส่งหลังจากแจ้งเตือนหลายครั้งก็ทำให้ดูเหมือนร้านไม่มีความรอบคอบ ในกรณีเลวร้ายที่สุด ลูกค้าก็อาจหันไปหาร้านคู่แข่งแทน

ใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องแม่นยำมีความสำคัญอย่างยิ่งยวดในภาคธุรกิจ B2B เช่นกัน พาร์ทเนอร์ทางธุรกิจมักพึ่งพาใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้องครบถ้วน เพื่อปฏิบัติหน้าที่ด้านภาษีและบัญชีของตนเอง หากมีความไม่สอดคล้องหรือการแก้ไขซ้ำๆ ก็จะส่งผลให้การชำระเงินล่าช้าและการกระทบยอดบัญชีก็ยุ่งยากขึ้น ในระยะยาว ทั้งหมดนี้อาจบั่นทอนรากฐานของความร่วมมือที่สร้างขึ้นบนความไว้วางใจ

ความท้าทายสำหรับทีมการเงิน

ใบแจ้งหนี้อีคอมเมิร์ซที่ผิดพลาดอาจทำให้เกิดปัญหาภายในองค์กรได้อย่างมาก ใบเสร็จรับเงินที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่ถูกต้องทำให้งานของทีมการเงินซับซ้อนขึ้น ส่งผลให้ต้องใช้เวลามากขึ้นในการกระทบยอดบัญชีและทำให้รายงานประจำปีล่าช้า ยิ่งไปกว่านั้น การบันทึกจำนวนเงินที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้เกิดตัวเลขทางการเงินที่ผิดพลาด ซึ่งเสี่ยงต่อการตัดสินใจทางธุรกิจที่สำคัญโดยอาศัยข้อมูลที่ไม่น่าเชื่อถือ

เพื่อลดอัตราข้อผิดพลาด ให้ลองเปลี่ยนมาใช้ระบบอัตโนมัติ เพราะระบบอัตโนมัติจะสร้าง ประมวลผล ส่ง รับ และจัดเก็บเอกสารใบแจ้งหนี้ โดยไม่ต้องป้อนข้อมูลด้วยตนเอง โซลูชันซอฟต์แวร์สมัยใหม่สามารถผสานรวมกับบริการชำระเงินและผู้ให้บริการชำระเงินได้สะดวก นอกจากนี้ยังสร้างใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ตามมาตรฐานสากล และประมวลผลใบแจ้งหนี้ประจำหรือจดหมายทวงหนี้ได้อย่างอิสระด้วยเช่นกัน

ในเยอรมนี ใบแจ้งหนี้ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดอะไรบ้าง

ใบแจ้งหนี้จากร้านค้าออนไลน์ทำหน้าที่เป็นคำขอให้ชำระเงินจากลูกค้า และยังทำหน้าที่เป็นเอกสารทางกฎหมายสำหรับการทำบัญชีของร้านค้าออนไลน์และการยื่นแบบแสดงรายการภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ด้วย ด้วยเหตุนี้ เยอรมนีจึงควบคุมข้อกำหนดที่ใบแจ้งหนี้ต้องปฏิบัติตามอย่างเข้มงวด หลักเกณฑ์ทางกฎหมายสำหรับเกณฑ์เหล่านี้ครอบคลุม § 14 และ § 14a ของ UStG รวมถึงประมวลกฎหมายภาษีของเยอรมนี (AO) และประมวลกฎหมายพาณิชย์ของเยอรมนี (HGB)

รายละเอียดใบแจ้งหนี้ที่บังคับ

เพื่อให้ใบแจ้งหนี้เป็นไปตามกฎหมายในประเทศเยอรมนี ใบแจ้งหนี้จะต้องมีข้อมูลบางส่วน โดยทั่วไปแล้ว ข้อกำหนดเหล่านี้ใช้กับธุรกิจที่ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่มทุกประเภท ดังนี้

• ชื่อ-นามสกุลและที่อยู่ของผู้ซื้อและผู้ขาย
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ โดยเรียงตามลำดับและไม่ซ้ำกัน
  
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
  
• วันที่นำส่งหรือบริการอื่นๆ
  
• รหัสภาษีที่กำหนดให้กับผู้ขายโดยสำนักงานภาษีหรือรหัสภาษีมูลค่าเพิ่ม จากสำนักงานภาษีกลางของรัฐบาลกลางเยอรมัน
  
• ปริมาณและประเภทของผลิตภัณฑ์ที่จัดหาหรือขอบเขตและประเภทของงานที่ดำเนินการ
  
• ยอดขั้นต้นและยอดสุทธิ
  
• อัตราภาษีที่ใช้และจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง หรือในกรณีที่ได้รับการยกเว้นภาษี การอ้างอิงถึงการยกเว้น
  

หากขาดรายละเอียดเหล่านี้ ผู้รับใบแจ้งหนี้อาจไม่สามารถหักภาษีซื้อได้ ผู้ออกใบแจ้งหนี้สามารถแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ไม่สมบูรณ์หรือไม่ถูกต้องได้ แต่หากยังไม่พบการละเว้นจนกว่าจะมีการตรวจสอบบัญชีของบริษัท นิติบุคคลอาจเสี่ยงต่อการถูกปรับหรือค้างชำระ

รูปแบบใบแจ้งหนี้

ในเยอรมนี ใบแจ้งหนี้สามารถออกได้ทั้งในรูปแบบกระดาษและอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งหนี้ในรูปแบบดิจิทัลยังคงต้องมีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อให้เป็นไปตามกฎหมาย แม้ว่าการเรียกเก็บเงินแบบกระดาษแบบดั้งเดิมจะยังคงเป็นมาตรฐานสำหรับหลายองค์กร แต่การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์กำลังกลายเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจมากขึ้นเรื่อยๆ

การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบบังคับมีผลบังคับใช้ในเดือนมกราคม 2025: ธุรกิจในเยอรมนีต้องสามารถรับและประมวลผลใบแจ้งหนี้ B2B ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ รูปแบบที่มีโครงสร้างประกอบด้วย XRechnung หรือ ZUGFeRD กฎระเบียบชั่วคราวที่มีผลบังคับใช้จนถึงสิ้นปี 2026 อนุญาตให้บริษัทในเยอรมนียังคงส่งใบแจ้งหนี้กระดาษได้ แทนการส่งไฟล์ PDF มาตรฐาน หากได้รับความยินยอมจากทั้งสองฝ่าย การออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แบบมีโครงสร้างคาดว่าจะเริ่มบังคับใช้ตั้งแต่ปี 2027 เป็นต้นไป

ตัวเลือกการออกใบแจ้งหนี้ที่เรียบง่าย

ธุรกิจบางแห่งในประเทศได้รับการยกเว้นไม่ต้องให้ข้อมูลทั้งหมดตามที่กำหนดไว้ใน § 14 ของ UStG บนเอกสารใบแจ้งหนี้ของตน

ใบแจ้งหนี้มูลค่าน้อยที่มีจำนวนเงินรวมไม่เกิน 250 ยูโรจะเป็นไปตามข้อกำหนดกฎหมายที่เข้มงวดน้อยกว่า § 33 ของกฎหมายการดำเนินการภาษีมูลค่าเพิ่มของเยอรมนี (UStDV) ยกเว้นใบแจ้งหนี้ที่มีมูลค่าน้อยจากการแสดงรายละเอียดต่อไปนี้

• ภาษีผู้ขายและหมายเลขประจำตัวผู้ถือภาษีมูลค่าเพิ่ม
  
• ชื่อและที่อยู่ของผู้ซื้อ
  
• หมายเลขใบแจ้งหนี้ที่เรียงตามลำดับ
  
• วันที่นำส่งหรือบริการอื่นๆ
  

ผู้ที่ใช้กฎสำหรับผู้ประกอบการรายย่อยตามที่กำหนดไว้ใน § 19 ของ UStG ไม่จำเป็นต้องระบุภาษีมูลค่าเพิ่มในใบแจ้งหนี้ แต่ก็จำเป็นต้องแนบบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อระบุว่าได้ปฏิบัติตามกฎข้อบังคับสำหรับธุรกิจขนาดเล็กแล้ว การยกเว้นนี้ไม่มีผลกระทบต่อข้อมูลบังคับอื่นๆ

§ 4 ของ UStG ยังกำหนดนิยามกิจกรรมและภาคส่วนที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่มอีกด้วย โดยครอบคลุมทั้งกิจกรรมทางการแพทย์ สังคม และกิจกรรมไม่แสวงหาผลกำไร รวมถึงงานที่เกี่ยวข้องกับการศึกษาอีกมากมาย ธุรกรรมข้ามพรมแดนบางรายการได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่งส่งผลกระทบต่อการออกใบแจ้งหนี้สำหรับร้านค้าออนไลน์ในเยอรมนีและประเทศอื่นๆ

Stripe Payments ช่วยได้อย่างไร

Stripe Payments เป็นโซลูชันการชำระเงินระดับโลกแบบรวมศูนย์ซึ่งทุกธุรกิจตั้งแต่สตาร์ทอัพไปจนถึงองค์กรระหว่างประเทศก็สามารถใช้งานเพื่อรับชำระเงินออนไลน์ด้วยตนเองได้ทั่วโลก

เมื่อใช้ Stripe Payments คุณสามารถทำได้ดังนี้

• เพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนการชำระเงิน: สร้างประสบการณ์ลูกค้าที่ราบรื่นและประหยัดเวลาการพัฒนาหลายพันชั่วโมง ด้วยอินเทอร์เฟซผู้ใช้การชำระเงินที่สร้างไว้ล่วงหน้า การเข้าถึงวิธีการชำระเงินมากกว่า 125 รายการ และ Link โซลูชันกระเป๋าเงินซึ่งเป็นกรรมสิทธิ์ของ Stripe
  
• เข้าถึงตลาดใหม่ได้เร็วขึ้น: เข้าถึงลูกค้าทั่วโลก รวมถึงลดต้นทุนและความซับซ้อนในการจัดการหลายสกุลเงิน ด้วยตัวเลือกการชำระเงินข้ามพรมแดนใน 195 ประเทศและมากกว่า 135 สกุลเงิน
  
• ทำให้การชำระเงินออนไลน์และที่หน้าร้านมีมาตรฐาน: สร้างการค้าแบบแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์ในช่องทางออนไลน์และออฟไลน์ เพื่อปรับแต่งการโต้ตอบ ให้รางวัลแก่ลูกค้าขาประจำ และเพิ่มรายรับ
  
• เพิ่มประสิทธิภาพการชำระเงิน: เพิ่มยอดขายของคุณด้วยเครื่องมือการชำระเงินที่ปรับแต่งได้และกำหนดค่าได้ง่าย รวมถึงเครื่องมือที่ไม่ต้องเขียนโค้ดและฟีเจอร์เพิ่มเติมเพื่อให้มีอัตราการอนุมัติสูงขึ้น
  
• เติบโตเร็วขึ้นเมื่อมีแพลตฟอร์มที่ยืดหยุ่นและเชื่อถือได้: เชื่อมั่นในแพลตฟอร์มที่เชื่อถือได้ซึ่งจะขยายธุรกิจด้วยความเร็วเพราะมีความพร้อมใช้งาน 99.999%
  

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ Stripe Payments สามารถช่วยการชำระเงินออนไลน์และที่หน้าร้าน หรือเริ่มใช้งานเลยวันนี้