En Alemania, las empresas B2C registraron 88.800 millones de euros en ingresos de e-commerce en 2024. Cada vez más, las compras por Internet se están convirtiendo en parte de la vida cotidiana de las personas, tanto como las compras en las tiendas. Sin embargo, los compradores por Internet esperan algo más que una atractiva gama de productos. También quieren que su pedido se procese de forma correcta y transparente, lo que incluye hacer bien la facturación.

Este artículo explica por qué son necesarias las facturas rigurosas para las tiendas web y describe los requisitos que deben cumplir en Alemania.

¿De qué trata este artículo?

• ¿Por qué son importantes las facturas correctas para las tiendas web?
  
• ¿Qué requisitos tiene que cumplir una factura en Alemania?
  
• Cómo puede ayudarte Stripe Payments
  

¿Por qué son importantes las facturas correctas para las tiendas web?

En general, la emisión incorrecta o incompleta de facturas plantea tres problemas en uno para las tiendas por Internet: corren el riesgo de tener problemas con las autoridades fiscales, pueden perder la confianza del cliente y tendrán que dedicar más tiempo a ordenar sus propios registros.

Cuestiones regulatorias

La legislación alemana, en concreto el artículo 14 de la Ley del IVA alemana (UStG), exige que las tiendas web envíen facturas. Una factura a la que le falten datos obligatorios o que contenga cifras incorrectas o errores de formato puede ser rechazada por la oficina de ingresos. Las consecuencias van desde el cobro de sanciones económicas o intereses de demora, la mora o un mayor escrutinio de auditoría por parte de las autoridades fiscales. Para las empresas del país, esto va más allá de las posibles pérdidas monetarias; también puede afectar a su imagen, lo que puede perjudicar los beneficios a largo plazo.

Pérdida de confianza

El éxito de una operación de comercio minorista por Internet pasa por algo más que productos atractivos y un proceso fluido de pedidos. La facturación también es un componente integral de una buena relación de trabajo. La emisión de facturas rigurosas es clave para los comercios minoristas por Internet que quieren tener una apariencia profesional. Esto indica que la tienda web es seria, lo que fortalece la lealtad del cliente.

Una factura e-commerce con errores o datos faltantes parece poco profesional y puede dañar permanentemente la confianza del comprador. Los compradores esperan que los establecimientos sean fiables y que cumplan con la ley. Reemitir facturas que ya se han enviado o solo enviarlas después de varios recordatorios da la impresión de mala diligencia. En el peor de los casos, los clientes se irán con un competidor.

Las facturas rigurosas también son de suma importancia en el sector B2B. Los socios empresariales dependen de ingresos sin errores para cumplir con sus propias obligaciones fiscales y contables. Las incoherencias o las correcciones repetidas retrasan los pagos y complican la conciliación. A largo plazo, esto puede socavar las bases de una asociación basada en la confianza.

Desafíos para el equipo financiero

Las facturas de e-commerce defectuosas también pueden causar grandes dolores de cabeza a nivel interno. Ingresos incompletos o inexactos dificultan el trabajo de tu equipo financiero, lo que aumenta el tiempo dedicado a conciliar las cuentas y retrasa los extractos anuales. Además, registrar importes incorrectamente puede dar lugar a cifras financieras falsas, lo que implica el riesgo de que se tomen decisiones importantes para la empresa basadas en datos poco fiables.

Para minimizar las tasas de error, considera la posibilidad de adoptar la automatización. La automatización crea, procesa, envía, recibe y archiva documentos de facturas, todo ello sin que las personas introduzcan datos manualmente. Las soluciones de software modernas se integran fácilmente con los servicios de pago y con los proveedores de servicios de pago. También generan facturas electrónicas de acuerdo con los estándares internacionales y procesan facturas recurrentes o cartas reclamación de pago de forma independiente.

¿Qué requisitos tiene que cumplir una factura en Alemania?

Una factura de una tienda por Internet sirve como demanda de cobro de un cliente y también como documento legal para las declaraciones contables y del impuesto sobre el valor añadido (IVA) de la tienda por Internet, por lo que Alemania regula rigurosamente los requisitos que debe cumplir una factura. La base legal de estos criterios abarca los artículos 14 y 14a de la Ley del Iva alemana (UStG), además del Código Fiscal alemán (AO) y el Código de Comercio alemán (HGB).

Datos obligatorios de la factura

Para que una factura cumpla con la ley en Alemania, tiene que incluir ciertos datos. En términos generales, estos requisitos se aplican a todas las empresas sujetas al IVA:

• Nombre completo y dirección del comprador y vendedor
  
• Un número de factura único y secuencial
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Fecha de entrega u otro servicio
  
• Identificador fiscal asignado al vendedor por la oficina fiscal o el identificador del IVA de la Oficina Fiscal Central Federal
  
• Cantidad y tipo de productos entregados o el ámbito y tipo de trabajo prestado
  
• Importe bruto y neto
  
• Tipo impositivo aplicable y el importe correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  

Si falta alguno de estos datos, es posible que el destinatario de la factura no pueda deducirse el impuesto soportado. El emisor puede corregir facturas incompletas o incorrectas; sin embargo, si las omisiones pasan desapercibidas hasta que la empresa audita, la entidad corre el riesgo de ser multada o de incurrir en morosidad.

Formatos de factura

En Alemania, las facturas pueden emitirse tanto en papel como electrónicamente, pero las que están en formato digital deben contener todos los datos necesarios para cumplir la ley. Aunque la facturación clásica en papel sigue siendo habitual en muchas organizaciones, la facturación electrónica es cada vez más importante para las empresas.

La facturación electrónica obligatoria entró en vigor en enero de 2025: las empresas alemanas ahora deben poder recibir y procesar facturas B2B en formato electrónico. Entre los formatos regulados se incluyen XRechnung o ZUGFeRD. La normativa transitoria vigente hasta finales de 2026 permite a las empresas alemanas seguir enviando facturas en papel, en lugar de archivos PDF estandarizados, siempre que ambas partes contratantes den su consentimiento. La facturación electrónica regulada posiblemente será obligatoria a partir de 2027.

Opciones de facturación simplificada

Algunas empresas del país están exentas de proporcionar toda la información dispuesta en el artículo 14 de la UStG en sus documentos de factura.

Las facturas de pequeño valor cuyo importe bruto no supere los 250 € están sujetas a requisitos legales menos estrictos. El artículo 33 de la Ley de aplicación del IVA alemana (UStDV) exime a las facturas de pequeño valor de enumerar los siguientes datos:

• Número de IVA y NIF del vendedor
  
• Nombre y dirección del comprador
  
• Número de factura secuencial
  
• Fecha de entrega u otro servicio
  

Quienes se acojan a la norma de los pequeños empresarios prevista en el artículo 19 de la UStG no están obligados a declarar el IVA en sus facturas, pero sí deben añadirle una nota por escrito en la que se indique que han aplicado el reglamento a la pequeña empresa. Esta exención no afecta a otros datos obligatorios.

El artículo 4 de la UStG también define las actividades y sectores exentos de IVA, que abarcan las actividades médicas, sociales y sin ánimo de lucro, así como una serie de trabajos relacionados con la educación. Algunas transacciones transfronterizas están exentas de IVA, lo que afecta a la facturación de las tiendas web alemanas y más.

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