B2C-bedrijven in Duitsland boekten in 2024 88,8 miljard euro aan inkomsten uit e-commerce. Online winkelen wordt steeds meer een vast onderdeel van het dagelijks leven van mensen dan winkelen in de winkel. Maar online shoppers verwachten meer dan alleen een aantrekkelijk aanbod. Ze willen ook dat hun bestelling correct en transparant wordt verwerkt, en dat geldt ook voor de juiste facturatie.

Dit artikel legt uit waarom nauwkeurige facturen noodzakelijk zijn voor webshops en schetst de vereisten waaraan deze in Duitsland moeten voldoen.

Wat staat er in dit artikel?

• Waarom zijn correcte facturen belangrijk voor webshops?
  
• Aan welke eisen moet een factuur in Duitsland voldoen?
  
• Hoe Stripe Payments kan helpen
  

Waarom zijn correcte facturen belangrijk voor webshops?

Over het algemeen creëert het uitgeven van onjuiste of onvolledige facturen drie problemen in één voor online winkels: ze riskeren problemen met de belasting, verliezen het vertrouwen van klanten en moeten extra tijd besteden aan het uitzoeken van hun eigen boekhouding.

Regelgeving

De Duitse wetgeving, met name § 14 van de Duitse btw-wet (UStG), verplicht webshops om facturen te sturen. Een factuur die verplichte informatie mist, of die onjuiste cijfers of opmaakfouten bevat, kan door de inkomstenbelasting worden geweigerd. De gevolgen variëren van het in rekening brengen van boetes of wanbetalingsrente, het in gebreke blijven of meer controle door de belasting. Voor bedrijven in het land gaat dit verder dan potentiële monetaire verliezen; het kan ook hun imago aantasten, wat op de lange termijn de resultaten kan schaden.

Verlies van vertrouwen

Het succes van een online detailhandel hangt af van meer dan alleen aantrekkelijke producten en soepel verwerken van een bestelling. Facturatie is ook een integraal onderdeel van een goede werkrelatie. Nauwkeurig uitgeven is essentieel voor online retailers die een professionele uitstraling willen cultiveren. Het geeft aan dat de webshop een serieuze speler is, wat de klant-loyaliteit versterkt.

Een e-commercefactuur met fouten of ontbrekende gegevens komt onprofessioneel over en kan het vertrouwen van kopers permanent schaden. Shoppers verwachten dat ondernemingen betrouwbaar zijn en voldoen aan de wet. Het opnieuw versturen van facturen die al zijn verzonden of pas na meerdere herinneringen geeft de indruk van weinig zorgvuldigheid. In het ergste scenario zullen klanten naar een concurrent vertrekken.

Nauwkeurige facturen zijn ook in de B2B-sector van het grootste belang. Ondernemingen vertrouwen op foutloze ontvangstbewijzen voor het voldoen aan hun eigen belasting- en boekhoudkundige taken. Inconsistenties of herhaalde correcties vertragen betalingen en bemoeilijken reconciliatie. Op de lange termijn kan dit de basis van een8 partnerschap op basis van vertrouwen ondermijnen.

Uitdagingen voor het financiële team

Foutieve e-commercefacturen kunnen ook intern voor grote kopzorgen zorgen. Onvolledige of onnauwkeurige ontvangstbewijzen maken het werk van je financiële team moeilijker, waardoor je meer tijd kwijt bent aan het reconciliëren van de rekeningen en het uitstellen van jaarrekeningen. Bovendien kan het onjuist registreren van bedragen leiden tot valse financiële cijfers, waardoor het risico bestaat dat prominente ondernemingsbeslissingen worden genomen op basis van onbetrouwbare gegevens.

Overweeg om over te stappen op automatisering om foutenpercentages tot een minimum te beperken. Automatisering maakt, verwerkt, verzendt, ontvangt en archiveert facturatiedocumenten, allemaal zonder handmatige gegevensinvoer. Moderne softwareoplossingen integreren eenvoudig met betalingen en betaaldiensten. Ze genereren ook e-facturen in overeenstemming met internationale standaarden en verwerken zelfstandig terugkerende facturen of incassoactiviteiten.

Aan welke eisen moet een factuur in Duitsland voldoen?

Een factuur van een online winkel dient als verzoek om vereffening van een klant en dient ook als juridisch document voor de aangiften van de webshop voor boekhouding en belasting toegevoegde waarde (btw). Daarom reguleert Duitsland de eisen waaraan een factuur moet voldoen. De juridische basis voor deze criteria zijn § 14 en § 14a UStG, plus het Duitse belastingwetboek (AO) en het Duitse wetboek van koophandel (HGB).

Verplichte factuurgegevens

Om te voldoen aan de Duitse wet, moet een factuur bepaalde informatie bevatten. Over het algemeen gelden deze vereisten voor alle btw-plichtige bedrijven:

• Volledige naam en adres van de koper en verkoper
  
• Een opeenvolgend, uniek factuurnummer
  
• Uitgiftedatum van factuur
  
• Datum van levering of andere dienst
  
• Belasting-ID toegewezen aan de verkoper door het belastingkantoor of de btw-ID van het federale centrale belastingkantoor
  
• De hoeveelheid en het soort geleverde producten of de omvang en het soort uitgevoerde werkzaamheden
  
• [Bruto- en nettobedrag-
  
• Het toepasselijke belastingtarief en het overeenkomstige bedrag of, in het geval van een belastingvrijstelling, een verwijzing naar de vrijstelling
  

Als een van deze gegevens ontbreekt, kan de ontvanger van de factuur mogelijk geen aftrek van voorbelasting krijgen. De uitgever kan onvolledige of onjuiste facturen corrigeren. Maar als nalatigheden onopgemerkt blijven tot een audit van het bedrijf, riskeert de entiteit boetes of achterstallige betalingen.

Factuurformaten

In Duitsland kunnen facturen zowel op papier als elektronisch worden uitgegeven. Digitale facturen moeten echter nog steeds alle vereiste gegevens bevatten om te voldoen aan de wet. Hoewel klassieke papieren facturen voor veel organisaties de standard blijft, wordt e-Invoicing gestaag een steeds belangrijker onderdeel van het zakendoen van ondernemingen.

Verplichte e-invoicing werd van kracht in januari 2025: Duitse bedrijven moeten nu in staat zijn om B2B-facturen in elektronische vorm te ontvangen en te verwerken. Gestructureerde formaten zijn onder meer XRechnung of ZUGFeRD. Door de overgangsregelgeving die tot eind 2026 van kracht is, kunnen Duitse bedrijven papieren facturen blijven versturen in plaats van gestandaardiseerde pdf-bestanden, op voorwaarde dat beide contractpartijen toestemming geven. Gestructureerde e-invoicing wordt vanaf 2027 naar verwachting verplicht.

Vereenvoudigde facturatie-opties

Bepaalde ondernemingen in het land zijn vrijgesteld van het verstrekken van alle informatie die door § 14 UStG op hun factuurdocumenten wordt voorgeschreven.

Facturen met een kleine waarde met een brutobedrag van niet meer dan € 250 zijn onderworpen aan minder strenge juridische vereisten. § 33 van de Duitse wet btw-Implementatie (UStDV) stelt facturen met een kleine waarde vrij van het vermelden van de volgende gegevens:

• Belasting en btw-ID van verkoper
  
• Naam en adres van koper
  
• Sequentieel factuurnummer
  
• Datum van levering of andere dienst
  

Ondernemingen die gebruikmaken van de kleineondernemersregeling van § 19 UStG, hoeven geen btw op hun facturen te vermelden. Ze moeten er wel een schriftelijke verklaring bij voegen waaruit blijkt dat ze de kleineondernemingsregeling hebben toegepast. Deze vrijstelling doet geen afbreuk aan andere verplichte informatie.

§ 4 UStG definieert ook activiteiten en sectoren die zijn vrijgesteld van btw. Deze omvatten medische, sociale en non-profit-activiteiten, evenals een reeks onderwijsgerelateerde werkzaamheden. Bepaalde grensoverschrijdende transacties zijn vrijgesteld van btw, wat gevolgen heeft voor facturatie voor Duitse webshops en daarbuiten.

Hoe Stripe Payments kan helpen

Stripe Payments is een uniforme, wereldwijde betaaloplossing die elke onderneming, van start-ups tot internationale ondernemingen, kan gebruiken om online fysieke en wereldwijde betalingen ontvangen.

Met Stripe Payments kun je:

• Je afrekenproces optimaliseren: zorg voor een soepele klantervaring en bespaar duizenden ontwikkelingsuren met kant-en-klare betaalgebruikerinterfaces, toegang tot meer dan 125 betaalmethoden, en Link, Stripe's eigen wallet-oplossing.
  
• Sneller toegang krijgen tot nieuwe markten: Bereik klanten over de hele wereld en verminder de complexiteit en kosten van multivalutabeheer met grensoverschrijdende betaalopties, beschikbaar in 195 landen in meer dan 135 valuta's.
  
• Je online en fysieke betalingen standaardiseren: Creëer uniforme commerce via online en offline kanalen om interacties te personaliseren, loyaliteit te belonen en inkomsten te verhogen.
  
• Betaalprestaties verbeteren: Verhoog je omzet met een reeks aanpasbare, eenvoudig te configureren betaaltools, waaronder no code, geen code fraudebescherming en uitgebreide mogelijkheden om autorisatiepercentages te verbeteren.
  
• Sneller groeien met een flexibel, betrouwbaar platform: Vertrouw op een betrouwbaar platform dat met jouw snelheid meegroeit, met een beschikbaarheid van 99,999%.
  

Lees meer over hoe Stripe Payments je kan helpen met je online en fysieke betalingen, of ga vandaag nog aan de slag.