Im Jahr 2024 betrug der E-Commerce-Umsatz von B2C-Geschäften in Deutschland 88,8 Milliarden €. Für immer mehr Menschen ist der Einkauf im Onlineshop ebenso selbstverständlich wie ein Einkauf im stationären Handel. Kundinnen und Kunden erwarten dabei nicht nur ein attraktives Sortiment, sondern auch eine korrekte und transparente Abwicklung ihrer Bestellung – inklusive einer rechtssicheren Rechnung.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum korrekte Rechnungen für einen Onlineshop wichtig sind und welche Anforderungen eine Rechnung in Deutschland erfüllen muss.

Worum geht es in diesem Artikel?

• Warum sind korrekte Rechnungen für einen Onlineshop wichtig?
  
• Welche Anforderungen muss eine Rechnung in Deutschland erfüllen?
  
• So kann Stripe Payments Sie unterstützen
  

Warum sind korrekte Rechnungen für Webshops wichtig?

Im Allgemeinen bringt es für Online-Shops drei Probleme mit sich, falsche oder unvollständige Rechnungen auszustellen: Sie riskieren Schwierigkeiten mit den Steuerbehörden, verlieren das Vertrauen ihrer Kundinnen und Kunden und müssen zusätzliche Zeit damit verbringen, ihre Bücher in Ordnung zu bringen.

Aufsichtsrechtliche Aspekte

Nach deutschem Recht, insbesondere gemäß § 14 UStG, sind Webshops dazu verpflichtet, Rechnungen zu versenden. Eine Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben, falsche Zahlen oder Formatfehler enthält, kann von den Steuerbehörden abgelehnt werden. Die Folgen reichen von Geldstrafen und Verzugs- oder Säumniszinsen bis hin zu einer verstärkten behördlichen Prüfung. Für Unternehmen bedeutet das nicht nur potenzielle finanzielle Verluste – es kann auch ihr Image beeinträchtigen und somit langfristig ihre Einnahmen schädigen.

Vertrauensverlust

Der Erfolg von Online-Einzelhändlern und -händlerinnen hängt nicht nur von attraktiven Produkten und einem reibungslosen Bestellvorgang ab. Auch die Rechnungsstellung ein wesentlicher Bestandteil einer guten Geschäftsbeziehung. Die Rechnung korrekt auszustellen ist ein entscheidender Baustein für Online-Händler/innen, die ein professionelles Erscheinungsbild pflegen möchten. Es signalisiert, dass der betreffende Webshop ein ernstzunehmendes Unternehmen ist, und das wiederum stärkt die Kundentreue.

Eine E-Commerce-Rechnung mit Fehlern oder fehlenden Angaben wirkt unprofessionell und kann dem Vertrauen der Käufer/innen nachhaltig schaden. Kundinnen und Kunden erwarten von Unternehmen Zuverlässigkeit und Gesetzestreue. Mehrfach versendete Rechnungen oder Rechnungsversand erst nach mehrfacher Erinnerung erwecken den Eindruck von Schlampigkeit. Im schlimmsten Fall wechseln die Kundinnen und Kunden zu einem Wettbewerber.

Akkurate Rechnungen sind auch im B2B-Bereich von größter Bedeutung. Unternehmen verlassen sich bei ihrer eigenen Steuererklärung und Buchhaltung auf fehlerfreie Belege. Unstimmigkeiten oder wiederholte Korrekturen verzögern Zahlungen und erschweren den Abgleich. Passiert dies wiederholt, kann es die Grundlage einer vertrauensvollen Partnerschaft untergraben.

Herausforderungen für das Finanzteam

Fehlerhafte E-Commerce-Rechnungen können auch intern große Probleme verursachen. Unvollständige oder ungenaue Zahlungsbelege erschweren Ihrem Finanzteam die Arbeit, denn sie erhöhen den Zeitaufwand für Kontenabgleich und Jahresabschluss. Darüber hinaus kann eine falsche Erfassung von Beträgen zu falschen Finanzzahlen führen. Im schlimmsten Fall werden dadurch prominente Unternehmensentscheidungen auf Basis falscher Daten getroffen.

Um Fehlerquoten zu minimieren, sollten Sie die Automatisierung Ihrer Prozesse in Betracht ziehen. Dadurch werden Rechnungen automatisch erstellt, verarbeitet, versendet, empfangen und archiviert – ganz ohne manuelle Dateneingabe. Moderne Softwarelösungen lassen sich problemlos in Zahlungsdienste und Zahlungsdienstleister integrieren. Sie erstellen außerdem E-Rechnungen gemäß internationalen Standards und wickeln regelmäßige Rechnungen und Mahnungen separat ab.

Welche Anforderungen muss eine Rechnung in Deutschland erfüllen?

Stellt ein Onlineshop eine Rechnung aus, dient diese zum einen als Zahlungsaufforderung für Kundinnen und Kunden. Zum anderen ist sie jedoch ein rechtlich relevanter Beleg für die eigene Umsatzsteuerabrechnung und Buchführung. Entsprechend präzise sind in Deutschland die Anforderungen des Webshops. Aus diesem Grund ist in Deutschland streng geregelt, welche Anforderungen geregelt, die eine Rechnung erfüllen muss. Die rechtliche Basis bilden insbesondere § 14 und § 14a UStG ) sowie ergänzend die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB).

Gesetzliche Pflichtangaben einer Rechnung

Damit eine Rechnung in Deutschland rechtskonform ist, muss sie bestimmte Angaben enthalten. Die Anforderungen gelten grundsätzlich für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen:

• vollständiger Name und Adresse von Käufer/in und Verkäufer/in
  
• fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
  
• Rechnungsdatum
  
• Liefer- bzw. Erbringungsdatum
  
• Steuernummer (vom Finanzamt zugewiesen) oder USt.-IdNr. (vom Bundeszentralamt für Steuern ausgegeben)
  
• Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang und Art der geleisteten Arbeit
  
• Netto- und Bruttobetrag
  
• Angewendeter Steuersatz und entsprechender Steuerbetrag oder im Fall einer Befreiung von der Steuerpflicht ein entsprechender Hinweis
  

Fehlen einzelne dieser Angaben, kann das dazu führen, dass der Vorsteuerabzugfür die Rechnungsempfänger/innen nicht möglich ist. Rechnungsaussteller/innen können unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen korrigieren. Bleiben Versäumnisse vom Unternehmen jedoch unentdeckt und werden erst im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandet, drohen Nach- und Strafzahlungen.

Rechnungsformate

Rechnungen können in Deutschland sowohl in Papierform als auch elektronisch erstellt werden. Auch elektronische Rechnungen sind jedoch nur dann rechtskonform, wenn sie sämtliche Pflichtangaben enthalten. Während die klassische Papierrechnung in vielen Unternehmen noch üblich ist, gewinnt die E-Rechnung im Geschäftsverkehr stetig an Bedeutung.

Die erste Verpflichtung im Bereich E-Rechnung trat im Januar 2025 in Kraft: Deutsche Unternehmen müssen jetzt in der Lage sein, B2B-Rechnungen in elektronischer Form zu empfangen und zu verarbeiten. Zu den strukturierten Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD. Im Rahmen von bis Ende 2026 geltenden Übergangsbestimmungen können Unternehmen weiterhin Papierrechnungen anstelle standardisierter PDF-Dateien versenden, sofern dem beide Vertragsparteien zustimmen. Ab 2027 werden strukturierte E-Rechnungen voraussichtlich Pflicht sein.

Möglichkeiten zur vereinfachten Rechnungsstellung

In Ausnahmefällen entfällt für deutsche Unternehmen die Pflicht, sämtliche Angaben nach §14 UStG in ihren Rechnungsdokumenten aufzuführen.

Rechnungen über Kleinbeträge mit einem Bruttobetrag von unter 250 € unterliegen weniger strengen Anforderungen. Nach § 33 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) sind sie von der Auflistung folgender Angaben ausgenommen:

• Steuernummer und USt.-IdNr. des Verkäufers/der Verkäuferin
  
• Name und Adresse des Käufers/der Käuferin
  
• fortlaufende Rechnungsnummer
  
• Liefer- bzw. Erbringungsdatum
  

Diejenigen, die die in § 19 UStG vorgesehene Kleinunternehmerregelung anwenden, müssen auf ihren Rechnungen keine USt. angeben. Sie müssen ihr jedoch einen schriftlichen Vermerk hinzufügen, aus dem hervorgeht, dass sie die Kleinunternehmerregelung angewendet haben. Andere Pflichtinformationen bleiben von dieser Ausnahme unberührt.

Außerdem definiert auch §4 UStG Tätigkeiten und Sektoren, die von der USt. befreit sind. Diese umfassen medizinische, soziale, gemeinnützige und einige edukative Tätigkeiten. Bestimmte grenzüberschreitende Transaktionen sind ebenfalls von der USt. befreit, was sich für deutsche Webshops und auch darüber hinaus wiederum auf die Rechnungsstellung auswirkt.

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