Las empresas B2C registraron en Alemania 88.800 millones de euros en ingresos por comercio electrónico en 2024. Cada vez más, las compras en línea se están convirtiendo en algo tan cotidiano como las compras en las tiendas. Pero los compradores en línea esperan algo más que una atractiva gama de productos. También quieren que sus pedidos se procesen de forma correcta y transparente, y eso incluye una facturación correcta.

Este artículo explica por qué las facturas precisas son necesarias para las tiendas web y expone los requisitos que debe cumplir en Alemania.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué son importantes las facturas correctas para las tiendas online?
  
• ¿Qué requisitos debe cumplir una factura en Alemania?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Por qué son importantes las facturas correctas para las tiendas online?

En general, la emisión de facturas incorrectas o incompletas crea tres problemas en uno para las tiendas en línea: se arriesgan a tener problemas con las autoridades fiscales, pierden la confianza de los clientes y tienen que dedicar tiempo adicional a ordenar sus propios libros.

Cuestiones regulatorias

La legislación alemana, concretamente el artículo 14 de la Ley alemana del IVA (UStG), obliga a las tiendas online a enviar facturas. Una factura a la que le falten datos obligatorios, o que contenga cifras incorrectas o errores de formato, podría ser rechazada por la oficina de ingresos. Las consecuencias pueden ir desde que se le cobren sanciones económicas o intereses de demora, que incurra en mora, o un mayor escrutinio de auditoría por parte de las autoridades fiscales. Para las empresas del país, esto va más allá de las posibles pérdidas monetarias; también puede afectar a su imagen, lo que puede perjudicar a las ganancias a largo plazo.

Pérdida de confianza

El éxito de una operación minorista en línea depende de algo más que de unos productos atractivos y un proceso de pedido fluido. La facturación es también un componente integral de una buena relación de trabajo. Emitirlas con precisión es clave para los comerciantes minoristas en línea que desean cultivar una apariencia profesional. Indica que la tienda en línea es un actor serio, lo que refuerza la fidelidad de los clientes.

Una factura de comercio electrónico con errores o en la que faltan detalles da la impresión de ser poco profesional y puede dañar de manera permanente la confianza del comprador. Los compradores esperan que los establecimientos sean fiables y cumplan con la ley. Volver a emitir facturas que ya se han enviado o enviarlas solo después de múltiples recordatorios da la impresión de poca diligencia. En el peor de los escenarios, los clientes se marcharán a la competencia.

La exactitud de las facturas es de suma importancia también en el sector B2B. Los socios comerciales confían en unos recibos sin errores para gravar sus propias obligaciones fiscales y contables. Las incoherencias o las correcciones repetidas retrasan los pagos y complican la conciliación. A largo plazo, esto puede socavar los cimientos de una asociación basada en la confianza.

Desafíos para el equipo financiero

Las facturas de comercio electrónico defectuosas también pueden causar grandes problemas a nivel interno. Los recibos incompletos o inexactos dificultan el trabajo de su equipo financiero, aumentando el tiempo dedicado a conciliar las cuentas y retrasando los estados anuales. Como si fuera poco, el registro incorrecto de los importes puede dar lugar a cifras financieras falsas, con lo que se corre el riesgo de que se tomen decisiones empresariales importantes establecidas en datos poco fiables.

Para minimizar las tasas de error, analiza la posibilidad de pasar a la automatización. La automatización crea, procesa, envía, recibe y archiva documentos de factura, todo ello sin la introducción manual de datos por parte de humanos. Las soluciones de software modernas se integran fácilmente con los servicios de pago y proveedores de servicios de pago. También generan facturas electrónicas en línea con los estándares internacionales, y procesan facturas recurrentes o cartas de reclamación de pagos de forma independiente.

¿Qué requisitos debe cumplir una factura en Alemania?

Una factura de una tienda online sirve para exigir la liquidación a un cliente y también como documento legal para la contabilidad de la tienda online y para las declaraciones del impuesto al valor agregado (IVA). Por este motivo, Alemania regula en gran medida los requisitos que debe cumplir una factura. La base legal de estos criterios abarca el artículo 14 y el 14vo de la UStG, además del Código Fiscal alemán (AO) y el Código de Comercio alemán (HGB).

Datos obligatorios de la factura

Para que una factura cumpla la ley en Alemania, debe incluir determinados datos. En general, estos requisitos se aplican a todas las empresas sujetas al IVA:

• Nombre completo y dirección del comprador y del vendedor
  
• Un número de factura único y secuencial
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Fecha de entrega u otro servicio
  
• Identificador fiscal asignado al vendedor por la agencia fiscal o el identificador de IVA asignado por la Agencia Central Federal de Impuestos
  
• La cantidad y el tipo de productos suministrados o el alcance y el tipo de trabajo realizado
  
• Importe bruto y neto
  
• La tasa impositivo aplicable y el importe correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  

Si falta alguno de estos datos, es posible que el destinatario de la factura no pueda deducir el impuesto ingresado. El emisor puede corregir las facturas incompletas o incorrectas. Pero si las omisiones pasan desapercibidas hasta una auditoría de la empresa, la entidad se arriesga a multas o a entrar en mora.

Formatos de factura

En Alemania, las facturas pueden emitirse tanto en papel como de forma electrónica. Sin embargo, las que se emiten en formato digital aún deben contener todos los detalles requeridos para cumplir con la ley. Aunque la facturación clásica en papel sigue siendo la norma para muchas organizaciones, la facturación electrónica se está convirtiendo en una parte cada vez más clave de hacer negocios.

La facturación electrónica obligatoria entró en vigor en enero de 2025: a partir de ahora, las empresas alemanas deben ser capaces de recibir y procesar facturas B2B en formato electrónico. Los formatos estructurados incluyen XRechnung o ZUGFeRD. La normativa transitoria vigente hasta finales de 2026 permite a las empresas alemanas seguir enviando facturas en papel, en lugar de archivos PDF estandarizados, siempre que ambas partes contratantes den su consentimiento. La facturación electrónica estructurada será previsiblemente obligatoria a partir de 2027.

Opciones de facturación simplificadas

Algunas empresas del país están exentas de facilitar toda la información estipulada en el artículo 14 de la UStG en sus documentos de factura.

Las facturas de pequeño importe cuyo importe bruto no supere los 250 euros están sujetas a requisitos legales menos estrictos. El artículo 33 de la ley alemana de aplicación del IVA (UStDV) exime a las facturas de pequeño importe de incluir los siguientes datos:

• Identificación fiscal y de IVA del vendedor
  
• Nombre y dirección del comprador
  
• Número de factura secuencial
  
• Fecha de entrega u otro servicio
  

Quienes se acojan a la norma para pequeños empresarios prevista en el artículo 19 de la UStG no están obligados a indicar el IVA en sus facturas. Sin embargo, sí están obligados a añadir una nota escrita en la misma indicando que han aplicado la normativa para pequeñas empresas. Esta exención no afecta a otra información obligatoria.

El artículo 4 de la UStG también define las actividades y los sectores exentos del IVA. Estas abarcan actividades médicas, sociales y sin fines de lucro, así como una serie de trabajos relacionados con la educación. Algunas transacciones transfronterizas están exentas de IVA, lo que repercute en la facturación de las tiendas web alemanas y de otros países.

Cómo puede ayudar Stripe Payments

Stripe Payments es una solución de pago global y unificada que cualquier empresa, desde Startups hasta corporaciones internacionales, puede utilizar para aceptar pagos en línea, en persona y a nivel global.

Con Stripe Payments, puedes:

• Optimizar tu flujo de pago: Crea una experiencia de usuario fluida y ahorra miles de horas de desarrollo, con interfaces de usuario de pago prediseñadas, acceso a más de 125 métodos de pago y Link, la solución de cartera propiedad de Stripe.
  
• Acceder más rápidamente a nuevos mercados: Llega a clientes de todo el mundo y reduce el costo y la complejidad de gestionar varias monedas, con opciones de pago transfronterizo disponibles en 195 países y más de 135 monedas.
  
• Estandarizar tus pagos en línea y en persona: Crea un comercio unificado en todos los canales en línea y sin conexión como forma de personalizar las interacciones, premiar la fidelidad y aumentar los ingresos.
  
• Mejorar el rendimiento de los pagos: Aumenta tus ventas con una gama de herramientas de pago personalizables y fáciles de configurar, que incluyen protección contra fraudes que no requiere(n) programación y funcionalidades ampliadas para mejorar los índices de autorización.
  
• Crecer más rápido, con una plataforma flexible y fiable: Confía en una plataforma fiable que crecerá a tu ritmo, con una disponibilidad del 99,999%.
  

Obtén más información sobre cómo Stripe Payments puede ayudarte con tus pagos electrónicos y en persona, o Empieza hoy mismo.