Las empresas B2C registraron en Alemania 88.800 millones de euros en ingresos por comercio electrónico en 2024. Cada vez más, las compras en línea se están convirtiendo en algo tan cotidiano como las compras en las tiendas. Pero los compradores en línea esperan algo más que una atractiva gama de productos. También quieren que sus pedidos se procesen de forma correcta y transparente, y eso incluye una facturación correcta.

Este artículo explica por qué las facturas precisas son necesarias para las tiendas web y expone los requisitos que debe cumplir en Alemania.

¿Qué contiene este artículo?

• ¿Por qué son importantes las facturas correctas para las tiendas online?
  
• ¿Qué requisitos debe cumplir una factura en Alemania?
  
• Cómo puede ayudar Stripe Payments
  

¿Por qué son importantes las facturas correctas para las tiendas online?

En general, la emisión de facturas incorrectas o incompletas crea tres problemas en uno para las tiendas en línea: se arriesgan a tener problemas con las autoridades fiscales, pierden la confianza de los clientes y tienen que dedicar tiempo adicional a ordenar sus propios libros.

Cuestiones regulatorias

La legislación alemana, concretamente el artículo 14 de la Ley alemana del IVA (UStG), obliga a las tiendas online a enviar facturas. Una factura a la que le falten datos obligatorios, o que contenga cifras incorrectas o errores de formato, podría ser rechazada por la oficina de ingresos. Las consecuencias pueden ir desde que se le cobren sanciones económicas o intereses de demora, que incurra en mora, o un mayor escrutinio de auditoría por parte de las autoridades fiscales. Para las empresas del país, esto va más allá de las posibles pérdidas monetarias; también puede afectar a su imagen, lo que puede perjudicar a las ganancias a largo plazo.

Pérdida de confianza

El éxito de una operación minorista en línea depende de algo más que de unos productos atractivos y un proceso de pedido fluido. La facturación es también un componente integral de una buena relación de trabajo. Emitirlas con precisión es clave para los comerciantes minoristas en línea que desean cultivar una apariencia profesional. Indica que la tienda en línea es un actor serio, lo que refuerza la fidelidad de los clientes.

Una factura de comercio electrónico con errores o en la que faltan detalles da la impresión de ser poco profesional y puede dañar de manera permanente la confianza del comprador. Los compradores esperan que los establecimientos sean fiables y cumplan con la ley. Volver a emitir facturas que ya se han enviado o enviarlas solo después de múltiples recordatorios da la impresión de poca diligencia. En el peor de los escenarios, los clientes se marcharán a la competencia.

La exactitud de las facturas es de suma importancia también en el sector B2B. Los socios comerciales confían en unos recibos sin errores para gravar sus propias obligaciones fiscales y contables. Las incoherencias o las correcciones repetidas retrasan los pagos y complican la conciliación. A largo plazo, esto puede socavar los cimientos de una asociación basada en la confianza.

Desafíos para el equipo financiero

Las facturas de comercio electrónico defectuosas también pueden causar grandes problemas a nivel interno. Los recibos incompletos o inexactos dificultan el trabajo de su equipo financiero, aumentando el tiempo dedicado a conciliar las cuentas y retrasando los estados anuales. Como si fuera poco, el registro incorrecto de los importes puede dar lugar a cifras financieras falsas, con lo que se corre el riesgo de que se tomen decisiones empresariales importantes establecidas en datos poco fiables.

Para minimizar las tasas de error, analiza la posibilidad de pasar a la automatización. La automatización crea, procesa, envía, recibe y archiva documentos de factura, todo ello sin la introducción manual de datos por parte de humanos. Las soluciones de software modernas se integran fácilmente con los servicios de pago y proveedores de servicios de pago. También generan facturas electrónicas en línea con los estándares internacionales, y procesan facturas recurrentes o cartas de reclamación de pagos de forma independiente.

¿Qué requisitos tiene que cumplir una factura en Alemania?

Una factura de una tienda por Internet sirve como demanda de cobro de un cliente y también como documento legal para las declaraciones contables y del impuesto sobre el valor añadido (IVA) de la tienda por Internet, por lo que Alemania regula rigurosamente los requisitos que debe cumplir una factura. La base legal de estos criterios abarca los artículos 14 y 14a de la Ley del Iva alemana (UStG), además del Código Fiscal alemán (AO) y el Código de Comercio alemán (HGB).

Datos obligatorios de la factura

Para que una factura cumpla con la ley en Alemania, tiene que incluir ciertos datos. En términos generales, estos requisitos se aplican a todas las empresas sujetas al IVA:

• Nombre completo y dirección del comprador y vendedor
  
• Un número de factura único y secuencial
  
• Fecha de emisión de la factura
  
• Fecha de entrega u otro servicio
  
• Identificador fiscal asignado al vendedor por la oficina fiscal o el identificador del IVA de la Oficina Fiscal Central Federal
  
• Cantidad y tipo de productos entregados o el ámbito y tipo de trabajo prestado
  
• Importe bruto y neto
  
• Tipo impositivo aplicable y el importe correspondiente o, en el caso de una exención fiscal, una referencia a la exención
  

Si falta alguno de estos datos, es posible que el destinatario de la factura no pueda deducirse el impuesto soportado. El emisor puede corregir facturas incompletas o incorrectas; sin embargo, si las omisiones pasan desapercibidas hasta que la empresa audita, la entidad corre el riesgo de ser multada o de incurrir en morosidad.

Formatos de factura

En Alemania, las facturas pueden emitirse tanto en papel como electrónicamente, pero las que están en formato digital deben contener todos los datos necesarios para cumplir la ley. Aunque la facturación clásica en papel sigue siendo habitual en muchas organizaciones, la facturación electrónica es cada vez más importante para las empresas.

La facturación electrónica obligatoria entró en vigor en enero de 2025: las empresas alemanas ahora deben poder recibir y procesar facturas B2B en formato electrónico. Entre los formatos regulados se incluyen XRechnung o ZUGFeRD. La normativa transitoria vigente hasta finales de 2026 permite a las empresas alemanas seguir enviando facturas en papel, en lugar de archivos PDF estandarizados, siempre que ambas partes contratantes den su consentimiento. La facturación electrónica regulada posiblemente será obligatoria a partir de 2027.

Opciones de facturación simplificada

Algunas empresas del país están exentas de proporcionar toda la información dispuesta en el artículo 14 de la UStG en sus documentos de factura.

Las facturas de pequeño valor cuyo importe bruto no supere los 250 € están sujetas a requisitos legales menos estrictos. El artículo 33 de la Ley de aplicación del IVA alemana (UStDV) exime a las facturas de pequeño valor de enumerar los siguientes datos:

• Número de IVA y NIF del vendedor
  
• Nombre y dirección del comprador
  
• Número de factura secuencial
  
• Fecha de entrega u otro servicio
  

Quienes se acojan a la norma de los pequeños empresarios prevista en el artículo 19 de la UStG no están obligados a declarar el IVA en sus facturas, pero sí deben añadirle una nota por escrito en la que se indique que han aplicado el reglamento a la pequeña empresa. Esta exención no afecta a otros datos obligatorios.

El artículo 4 de la UStG también define las actividades y sectores exentos de IVA, que abarcan las actividades médicas, sociales y sin ánimo de lucro, así como una serie de trabajos relacionados con la educación. Algunas transacciones transfronterizas están exentas de IVA, lo que afecta a la facturación de las tiendas web alemanas y más.

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